数据库系统管理与维护07PPT课件

1、第7章 报表设计与制作第1页/共41页学习要点 了解报表的功能和结构 掌握创建报表的各种方法 掌握在设计视图中创建和修改报表 了解控件在报表设计中的使用方法第2页/共41页创建报表报表概述报表的定义和类型报表是数据库中的主要对象，通过报表能将数据源中的数据根据用户所要求的格式在屏幕上或打印机上输出。通过报表可对数据库中的数据进行计算、分组和汇总。报表和窗体数据源都来自于表、查询或SQL语句。窗体控件基本上都可以在报表中使用，窗体中可以输入数据，而报表侧重于按指定的格式输出数据。常见的报表类型纵栏式报表表格式报表图表报表标签报表第3页/共41页创建报表 报表的视图和结构 报表的三种视图方式： 设

2、计视图 用于创建报表或修改已存在的报表 打印预览视图 用于显示报表打印时的样式，并在报表中显示全部数据。 版面预览视图 查看报表的版面设置，其中只包括报表中的示范数据第4页/共41页创建报表 报表设计器由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚、报表页脚5个节组成。 如果设计分组报表，报表设计器中还有组页眉和组页脚第5页/共41页创建报表 创建报表 使用自动报表方法创建报表 使用自动报表方法可以创建纵栏式报表 例7.1 利用学籍管理数据库中的查询6创建“纵栏式学生成绩表” 操作步骤 打开学籍管理数据库 在数据库窗口中选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。第6页/共41页创建报表

3、 选择“查询6”作为数据源，再选择“自动创建报表：纵栏式”选项，确定后，报表预览窗口中显示报表。 保存为“纵栏式学生成绩表”第7页/共41页创建报表 例7.2 用学生信息查询创建“表格式学生信息表” 操作步骤 在数据库窗口中选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。 选择“学生信息查询”作为数据源，再选择“自动创建报表：表格式”选项，确定后，报表预览窗口中显示报表。 保存为“表格式学生信息表”第8页/共41页创建报表 使用报表向导创建报表 使用报表向导创建报表时，可以选择字段个数，还可以选择报表的布局和样式。 例7.3 以学生信息表为数据源，创建“学生信息表”报表 操作步骤

4、打开学籍管理数据库 在数据库窗口中选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。 在“新建报表”对话框中，选择“报表向导”选项，确定后，打开报表向导第一步的对话框。在“表/查询”下拉列表框中选择数据源“表：学生信息表”，并选择所需的字段。第9页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，进入报表向导的第二步，在其中确定是否添加、删除和修改分组级别，以“性别”为分组字段。第10页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，进入报表向导的第三步，在其中确定明细信息的排序顺序和汇总信息，以“学生编号”进行排序。第11页/共41页创建报表 单击“汇总选项”按钮，打开“汇总选项”对话框，选中入学成

5、绩字段的“平均”复选框与“明细和汇总”单选按钮，确定。第12页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，进入报表向导的第四步，在其中选择报表布局，选择“递阶”和“纵向”单选按钮。第13页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，进入报表向导的第五步，在其中选择报表样式，选择“正式”。第14页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，进入报表向导的第六步，为报表指定标题“学生信息表”第15页/共41页创建报表 选中“预览报表”单选按钮，单击“完成”，保存并预览报表。第16页/共41页创建报表 使用图表向导创建报表 图表报表是Access的一种特殊格式报表，通过图表的形式输出数据源中两组数据之间的关系。

6、利用图表可以更方便、更直观表示数据之间的关系。 例7.4 以学生信息表为数据源，创建“学生入学成绩统计图” 操作步骤： 打开学籍管理数据库 在数据库窗口中选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。 在“新建报表”对话框中，选择“图表向导”选项，并选择“学生信息表”为数据源，确定后，打开“图表向导”对话框，选择用于图表的字段“姓名”和“入学成绩”。第17页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，选择图表类型为“三维柱状图”。第18页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，进入图表布局对话框，双击图表中的数值字段，可改变数值型字段的汇总方式。单击“预览图表”按钮，可以预览设计的效

7、果。第19页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，进入图表的标题等参数的设置对话框。第20页/共41页创建报表 单击“完成”按钮，保存并预览图表，完成图表报表的创建。第21页/共41页创建报表 使用标签向导创建报表 标签是Access报表的一种特殊形式，用于标签式的应用，如产品的标签和客户的邮件地址等。利用标签向导可以快速地创建各种规格的标签式报表。 例7.5 以学生信息表为数据源，创建“学生卡”标签报表。 操作步骤： 打开学籍管理数据库 在数据库窗口中选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。 在“新建报表”对话框中，选择“标签向导”选项，并选择“学生信息表”作为数据源，

8、再单击“确认”按钮，打开“标签向导”对话框，指定标签的尺寸及类型，也可以单击“自定义”按钮自行设计。第22页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，指定标签文本的字体、字号、粗细和颜色。第23页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，在打开的对话框中确定标签的内容，可以在左侧的列表框中选择需要的字段，或直接在右边的原型标签上输入所需的文本。第24页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，在打开的对话框中选择标签记录的排序依据。第25页/共41页创建报表 单击“下一步”按钮，在打开的对话框中指定报表的名称等参数。第26页/共41页创建报表 单击“完成”按钮，保存并预览标签报表。第27页/共41页

9、创建报表 使用设计视图创建报表 比较简单的报表或报表封面等，可直接使用设计视图由空白开始创建的报表。对于比较复杂的报表，可先使用向导快速创建报表的基本框架，在使用设计视图对报表进行修改。 例7.6 以学生信息表 操作步骤 打开学籍数据库 在数据库窗口中选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。 在“新建报表”对话框中，选择“设计视图”选项，再选择数据源，确认后，打开报表设计器窗口第28页/共41页创建报表 在报表设计器中，将数据源的字段列表中所需的字段拖到“主体”节中，调整各控件位置，调整布局。 保存并预览报表。第29页/共41页修改和美化报表 利用各种向导创建的报表，往往不

10、能满足用户的要求，所以可以先用向导快速地创建报表的基本框架，在使用设计视图对报表进行修改完善和美化。 修改报表 报表的设计视图与窗体的设计视图十分相似。在设计视图中对报表进行修改时，可在报表中添加控件、修改控件属性，对控件布局、对报表进行排序、分组和统计汇总，还可以在报表中添加当前的日期和时间、页码等 例7.7 在设计视图中修改当前创建的“表格式学生信息表”报表第30页/共41页修改和美化报表 操作步骤 打开数据库 在数据库窗口中选择“报表”对象，在选择“表格式学生信息表”报表，然后单击“设计”按钮，在设计视图中打开“表格式学生信息表”第31页/共41页修改和美化报表 修改报表标题，将标题的标

11、签控件改为“学生基本情况表” 按“性别”字段对报表进行排序。选择“视图”-“排序与分组”命令，或单击工具栏上的“排序与分组”按钮 ，打开“排序与分组”对话框，在“字段/表达式”列的第一行的组合框中选择或输入“性别”，在“排序次序”列中选择“升序”选项。第32页/共41页修改和美化报表 按“性别”字段对报表进行分组。在“排序和分组”对话框中的“组属性”选项区中设置相应的组属性，将“组页眉”和“组页脚”文本框设置为“是”。在设计视图中添加了“性别页眉”和“性别页脚”。 将字段列表中的性别字段拖到性别页眉中，在性别页脚中添加一个文本框控件，在文本框中输入公式“=Count(*)”，并将其标签文本修改

12、为“人数：”。第33页/共41页修改和美化报表 将报表存为“学生基本情况表”。 预览报表。第34页/共41页 例7.8 在设计视图中，修改前面创建的“表格式学生信息表”，为报表添加子报表“学生课程成绩”，设置子报表的数据源为“查询6” 操作步骤 在设计视图打开报表“表格式学生信息表” 修改报表标题，改为“学生基本情况及课程成绩表” 调整“主体”节的高度，预留出报表的位置。 单击报表控件的工具箱中的“控件向导”按钮 ，在单击“子窗体/子报表”按钮 。 在预留出的子报表位置处单击并拖动鼠标，打开“子报表向导”对话框。第35页/共41页 选中“使用现有的表和查询”单选按钮，单击“下一步”按钮，打开确

13、定子报表中所含字段的对话框。在“表/查询”下拉列表框中选择“查询：查询6”，在“可用字段”列表框中将所需的字段添加到“选定字段”列表框中。 单击“下一步”按钮，在其中定义链接主报表和子报表的字段，选中“从列表中选择”单选按钮。第36页/共41页 单击“下一步”按钮，在其中定义子报表的名称。 单击“完成”按钮，完成子报表的创建。选中子报表控件，在格式（窗体/报表）工具栏中单击“线条/边框”右侧的下拉按钮，打开“线条/边框宽度”面板，单击“1”选项，设置报表的边框。 保存报表，预览。第37页/共41页第38页/共41页 例7.9 在设计视图中修改前面创建的“纵栏式学生成绩报表”为多列式报表 操作步骤