浅谈民营企业档案管理现状及对策

1、浅谈民营企业档案管理现状及对策王建荣内容提要：本文主要介绍了民营企业档案的定义，档案工 作的主要任务和归档范围，并分析了民营企业建档的必要性。 文章主要针对当前民营企业档案工作开展中存在的问题进行了 分析并提出了几点建议。民营企业包括个体户.私营企业、私营有限责任公司、 以及非国家控股的股份制（合作制）企业等。民营企业档案 是个体户及各类型的民营企业在生产、经营、科研、基建以 及各项管理活动中形成的，对企业具有参考保存价值的各种 文字、图表、声像等不同形式的历史纪录；是维护民营企业 历史真实面貌、合法权益的历史凭证，是提高产品质量、增 长经济效益的重要条件。民营企业的档案是企业的重要资源 和信

2、息资源，属投资者所有，受国家法律保护。一、民营企业建档的必要性我国加入wto以后，企业外部环境市场化程度进一步提 高，民营经济在国民经济中占的比重也逐渐开始增加。随着 国家对民营企业的大力支持，民营企业迅速发展壮大，在内 外部环境的影响下，民营企业的档案工作将面临着新的挑战 与机遇。发展民营企业的档案工作，即是档案工作的客体特 征，更是企业自身发展的实体需求。档案以其特有的原始性，记录了企业从创建、发展、昌 盛、衰败的整个发展过程，既是企业重要的信息资源，又是 重要的经济资源。档案作为重要的信息资源，是企业实现科学管理的不可 缺少的资源条件。我们说管理最重要的职能之一是决策，决 策就是选择最优

3、的方案，这就意味着要消除不确定性，意味 着需要大量准确和及时的信息。档案是对企业已往活动过程真实的记录，档案管理一切活动的进行也以维护档案的原始 性作为基本出发点。这就决定了已进行的管理活动面貌不仅 在档案中得到全面、真实的再现，而且，这些真实、可靠的 档案信息又可以为新的管理决策提供依据。档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的经 济资源，是推动企业健康持续发展的重要资源要素。如对科 技档案内容的全面了解，有利于对生产流程、工艺技术、设 备性能等的认识，提高企业的生产效率，提高企业的竞争能 力。适时的，有针对性的开发档案信息，有利于提高企业的 管理水平，有利于提高企业的经济效益，有利于

4、增强企业的 竞争能力。档案工作对企业生产、经营、管理等活动提供优 质的服务，将自己的隐性效益以现实的经济效益体现出来. 这样，不但使得企业管理层认可并重视档案工作，提高档案 工作者的地位。同时，也使人们在利用档案时认识到档案工 作给自己带来的效用与便捷，并从潜意识中增强了人们的档 案意识。二、民营企业档案工作的归档范围民营企业的档案管理应根据国家法律法规和有关规定， 结合本企业实际制定文件材料归档范围，其主要包括：党群 类；行政管理类；经营管理类；生产技术管理类；产品类； 科学技术研究类；基本建设类；设备仪器类；会计档案类； 职工档案类；声像档案类等类别。各企业又根据本企业的具 体情况对不同类

5、型的档案资料，分门别类的收集、整理、鉴 定、归档。例如：立丰房地产公司根据自己的实际情况，设 定了：文书类、基建类、纠纷类、拆迁类、销售类、会计类、 声像类、照片类、人事类、实物类等。另外还增设图书类等 类别。民营企业档案工作其主要是贯彻执行国家有关档案工作 的法律法规；建立健全本企业档案管理规章制度；统一集中 管理本企业的全部档案，维护档案完整、准确与安全，并做 好档案利用工作；对所属单位部门的档案工作进行指导、协 助.监督和检查。三、民营企业档案工作的现状截止2003年6月底，全市共有民（私）营企业千余户， 从业人员两万多人。由此可以看出，民营企业经济在全市国 民经济发展中在不断的壮大，同

6、时也在为全市的经济发展做 着贡献。然而从民营企业档案管理工作的角度看，档案工作 的实际现状十分不如人意。大体上可分为五种状况：1、民营企业档案领导档案意识薄弱，档案工作得不到 应有的重视。出现这种情况原因是多方面的，但最主要的还 是档案工作效益的特点所致：档案工作不直接创造价值，只 有通过社会的利用，才能实现间接性的收益，同时，从收集 到开发利用，到取得实际效益，也要经过一定的时间过程。 而对于民营企业来说，因所有权的私人性，他们追求的是利 益最大化，利润的实际性。档案工作效益的这种隐蔽性和滞 后性，在一定程度上影响了管理者对档案工作的评价，也在 某种程度上对档案工作造成了一定的消极影响。而且

7、，档案 行政管理部门对社会档案工作的宣传力度，也影响着人们对 档案工作的认识。2、各部门分门别类管理、保存档案，造成档案的分散 管理，不利于查找利用。现实中这种分散管理的模式得到企 业乃至于档案工作人员的认可，认为这比较利于对档案的利 用。在企业的发展初期，形成的文件数量跟种类都不是很多， 而且对档案信息的利用也比较的初浅，这种管理模式的作用 是显著的。但随着企业的发展，档案数量、种类的增加以及 档案信息深层次的开发利用，显然是无法满足的。从“收集" 方面来看，只有做到文件材料的齐全完整，才能丰富档案内 容，才能有效的发挥档案价值，然这种分散的管理模式，文 件处理部门也作为档案的保管

8、者，不对档案部门负责，一定 程度上增加了档案人员收集工作的困难。分散管理，由于技 术设备，人员配置等多方面的影响，“管理”上也不利于档 案实体的安全性。也正是“收集”、“管理”等方面的不足， 给档案的信息开发利用带来了一定的隐患。立丰集团成立初 期的档案便是如此，档案资料分散与个人手中，导致人走资 料丢，使得公司在一定程度上蒙受了巨大的损失。3、企业档案人员不能及时和外界沟通，了解新的档案法 规。和同行交流档案管理经验，可以促进档案管理工作更好 的为企业决策、运营服务。任何工作都是要与外界沟通的， 我们不可能闭门造车。当然，网络时代的今天也没有什么不 可以实现的。但毕竟那样沟通总是存在着虚幻性

9、。企业领导 为了节约资金，减少了档案员外出学习交流的机会。从而减 少了同行之间交流经验的机会。企业的档案人员只能根据自 己以往所学来整理本企业的档案资料，大大限制了档案所发 挥的重要作用。4、档案人员的知识素质偏低。一些小型企业为了保守自 己所谓的商业秘密，或是节约资金。聘请家属或是学历较低 的人来管理自己的档案。岂不知这样，档案管理的效率更加 降低。档案资源不能合理的利用，反而影响了企业的顺利发 展。5、缺乏必要的档案规章制度。民营企业普遍存在着档案 规章制度不健全状况，大多数只建有档案员责任制一项，而 且还不能坚持严格考核，少数企业甚至都没有档案工作制 度。"没有规矩不成方圆&q

10、uot;。档案工作是民营企业管理的重要 组成部分，没有必要的档案规章制度，档案工作的起步就不 扎实，就不规范，就不能有序发展。档案工作也就可能随着 档案人员的辞职而处于瘫痪状态。一些企业在建立之初，尚 不能顾及档案工作的建章立制，还有部分企业不知从何下 手。怎样在企业建立之初，档案工作就随之科学规范建立并 与之同步发展，这一当前急要问题正深深困扰着民营企业档 案工作。四、民营企业档案管理工作的几点建议1、实行集中统一管理的档案工作原则，建立综合性档 案室。所谓综合档案室，即是国家各机关、企业事业单位，统 一保管本单位各种门类档案的独立实体。建立综合档案室， 就是将一个单位里的文书、会计、科技以

11、及其它门类、载体 档案集中起来统一保管和管理，并提供利用的企业服务。民 营企业注重生产与销售，对档案资料熟视无睹或者缺乏认 识，导致档案资料丢失.遗弃或是当作废纸卖掉，从而造成 的损失是不可弥补的。建立综合性档案室，构建企业的档案 库房，根据企业自身特点对档案资料进行分类整理，排列上 架。并制定统一的档案管理制度，各部门都按照制度行事， 这样可以减少不必要的损失，也使得档案工作逐步向规范 化、制度化、现代化、科学化发展，同时也不断的促进企业 的管理不断的向更高层次迈进。2、提高企业的全员档案意识。首先、加大档案的宣传力度，使得企业领导层的档案意 识增强。作为民营企业的领导一般只重视企业经济效益

12、，而对档 案管理等一些企业基础性的工作不会有太多的重视。档案员 可以实行“推销术”，从不同的角度宣传档案工作，增强企 业领导的档案意识，或者主动的与领导交谈，提出档案工作 中的一些意见或者建议。只有领导重视档案工作，才能在工 作开展中顺利的解决所遇到的各种问题，如：制度的执行， 设备的购置，人员的配备等。并将档案管理工作列入到企业 的年度计划当中，随着企业的发展而发展。其次，提高企业职工和基层员工的档案意识，从而达到 全面提高企业档案意识的目的。企业的档案是企业在生产活动和经营活动中形成的珍 贵原始资料。最先接触资料的便是企业的员工，只有员工的 档案意识增强了，当他们接触档案资料时，会主动地将

13、这些 资料交由集团档案室保管。现在，立丰公司的所有员工当接 收到资料后，第一个反应便是将它交到档案室。当然，在这 之前，档案室对全体员工进行了档案知识培训，对公司的各 部门内勤进行了为期一个月的档案培训。使得在员工的思想 上建立一个保存档案资料的意识。从而减轻了档案员亲自收 集档案的困难，也保证了档案资料的齐全完整。3、提高档案人员专业知识水平和业务素质档案工作有很多的具体工作，主要包括收集、整理、鉴 定、保管和提供利用等项工作，而且，随着企业的发展，档 案工作将愈来愈艰巨。因此，档案人员要随时不断的提高自 己的知识水平和业务素质，并且应该随时的“走出去、引进 来”，将外单位的先进经验融入本单

14、位的档案管理中。这样， 可以通过便捷的方式来提高自己的业务水平同时更好的为 本单位的工作开展服务。4、突破家族式的管理方法，以人为本，注重实效。民营企业档案工作的根本目的就是把档案收好、理好、 管好、用好。家族式的企业管理，家长式作风严重。一切事 情都必须按老板自己的意愿形式。然而，这就使得档案管理 员在管理档案时畏首畏尾，不能按照更好的适应于企业自身 的方法管理档案，在企业中不能很好的发挥自己的作用。在 这种企业中，企业主可以适当的放开权利，调动全体员工的 积极性。档案是大家行为活动所产生的，是与自己息息相关 的，是自己在企业里立足、成长、发展的生动记述。只有大 家认同，才能自觉的收集生产活

15、动中形成的文件资料。资料 收集齐全，方便查找利用，企业主从而获利，将会更加支持 企业档案工作的开展。5、全面开展企业档案制度的建设。首先，结合本单位的实际情况制定出相应的档案管理制 度，并确定档案的归档范围，档案期限表，制定符合本单位 实际的分类方案以及其他档案管理制度（女口：库房管理制度, 档案查阅制度等等）。立丰集团根据自身的工作性质以及形 成资料的特征制定了西安立丰企业集团档案管理暂行规 定、立丰集团文书立卷归档范围及保管期限表、档 案工作人员岗位职责、立卷归档制度等一系列的档案 管理制度，使得管理达到民营企业档案管理规范化、制度化、 现代化、科学化的要求。其次，档案制度的宣传。争取各个

16、领导都了解档案管理 制度，各部门员工，尤其是内勤，都懂得档案管理制度。才 有利于档案管理制度的贯彻执行。女口：档案室可以通过培训， 让全体员工了解档案管理制度的具体内容，然后通过具体的 实號，进一步的巩固档案管理制度在员工心目中地位。达到 全员共同维护和执行档案制度的目的，从而更好的管理企业 的档案资料。最后，根据档案管理制度制定相应的措施，档案人员要 做到“三纳入"、“四参加” “四同步"争取将档案资料收 集的齐全完整，不丢失遗漏任何档案资料。五、提高档案的利用意识。档案的管理最终的目的便是 要很好的服务于企业的管理，政策的制定，这是档案管理最 基本，最起码的目的。我们要

17、主动的发挥档案的作用，积极 的为企业的发展服务。随着社会信息化时代的到来，实现企业的信息化是民营 企业发展所面临的一个巨大挑战，而这一切最终的源头都是 原自于完整的档案资料。企业要发展，要进步，要生存离不 开档案，企业也只有管好，理好本单位的档案资源，才能更 好的为企业的建设服务，才能使得企业在激烈的市场竞争中 表现不凡的魅力。参考文献：1. 郭跃进.家族企业经营管理.经济管理出版社，20032. 财政部企业司编.企业信息化管理.经济科学出版社，20043. 宿磊，王冰.中小企业行政办公管理办法。科学技术文献 出版社，2004作者简介：姓名：王建荣性别：女工作单位：西安 立丰企业集团 职务：

18、档案管理员通讯地址：西安市东大街233号立丰集团 联系电话：87458260转276二00五年七月十九日上一篇-下篇其他新闻2011年05月26日0&40:00 -碑林区档案局联合教育系统举办档案目标管理认证现场观摩会2011年05刀25 l i 09:30:00 -碑林区档案学会全面开展“小金库”治理复査工作2011年05月19日14:20:00 -碑林档案简讯（六）2011年05月19 ii 08:40:00 -碑林区档案局与碑林区教育局形成合力狠抓落实档案目标管理认证工 作2011年04月14日0&50:00 -碑林档案简讯（五）2011年04月11 n 15:31:49 -天人长安创意自然一20 11西安世界园艺博览会图片展在万 达广场展出