设计院财务报销制度

1、财务报销制度及报销流程第一部分 总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务制度分为审批权限管理制度、借款管理制度、发票报销制度、财务报销制度、科研经费使用管理制度。第三条 本制度适用公司全体员工。各地分公司参照执行。第二部分审批权限管理第一条 本制度所指审批权限是对各类财务支出、 包括借款具有的签字审批权。各部门具有签字审批权限为：院部为院领导；生产部门为签订承诺协议的所长（主任） 、书记；职能部门为部门主任或副主任（主持工作） 。第二条 根据关于审批权限管理的规定及

2、其补充规定（华东院字2007第14 号、 15 号） ，审批权限汇总表如下：审批权限汇总表部门/金额2万以内（含）2-3万（含）3-5万（含）5万以上职能部门部门负责人部门负责人、分管院长部门负责人、分管院长、总经理、董事长生产部门部门负责人部门负责人、分管 院长部门负责人、分 管财务院长、总 经理、董事长科研项目项目负责人、分管院长项目负责人、分 管科研院长、总 经理、董事长专项、事项专项、事项负责人及分管院长专项、事项负责 人及分管院长、 总经理、董事长分包20万以内（含） 部门负责人及财务分管院长20-50 万（含）部门负责人、财务 分管院长、总经理50万以上 部门领导、财务分 管院长、

3、总经理、董事长第三部分借款管理规定及流程第一条借款管理规定（一）除员工出差借款可借支现金外，其他借款原则上不能支付 现金，应通过支票、转账、电汇形式支付。（二）投标押金借款时，应提供标书复印件及收款方账号，且必 须通过银行支付。（三）以现金支付的出差借款金额超过 5000元应提前两天预约, 以便财务备款。（四）借款逾期未还者原则上不得再次借款。第二条借款的归还期限根据华东院财字2007第01号中对各类借款归还期限要求如下：60 天内结清；项目投标保证金借款6 个月内结清；其他个人借款30 天内结清；第三条 借款流程（一） 借款人按规定填写三联式借款单 ，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致

4、，不得涂改） 、支付方式。（二 ） 审批流程： 所借款项在借款人所在部门负责人的审批权限范围内的，由部门负责人审批；超过其审批权限的，由部门负责人审批后，逐级审批。（三） 财务付款： 凭审批后的借款单及必要的附件到财务部办理付款手续。第四部分 发票报销规定第一条 发票报销的一般规定（一） 可用于报销的发票有增值税专用发票及非增值税发票两类。应尽量取得可抵扣的增值税专用发票用于报销， 涉及以下费用类型的发票必须取得增值税专用发票：分包支出、资产采购支出、软件购置支出、车辆修理支出、汽油费支出、效果图模型费。（二）取得发票为非增值税发票的，发票抬头准确、内容清晰，且真实、有效、符合发票开具要求和管

5、理规定。发票大写与小写金额应一致，且不得涂改。（三）取得的发票为可抵扣专用发票的，发票上的单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号必须准确，且能够通过税控系统认证。（四）各类发票的取得途径，应合法合规。通过伪造、变造等途径取得的发票，不得用于报销。（五） 可用于报销的发票， 应在发票的有效期内。 发票的使用期。限以税务机关通告为准，或新版发票代替旧版发票的日期为准、第二条 发票报销的特殊规定（1） 一次性购买大宗同类商品， 发票上不能逐一标明商品名称的，发票内容可填写“详见清单” ，但清单内容必须与实物一致，且清单必须加盖与发票一致的“财务专用章”或“发票专用章” 。（2） 可抵扣的发

6、票共有两联， 分别为作为报销凭证的 “发票联”和作为计算进项税额依据的“抵扣联” 。（三）对发票内容为礼品、化妆品、虫草、健身、按摩、洗浴、娱乐、旅游、烟、酒等与企业经营无关的项目不得作为报销凭证。第五部分 财务报销制度第一条 报销一般规定（1） 必须取得相应的合法票据，且一般为当年度开具的发票。相关规定见发票报销规定。（2） 现金报销应在 oracle 系统中的 “费用报销” 模块填制报销单据；通过银行支付的报销单据应在“无合同应付”模块或“合同采购订单”模块填制。（三）涉及增值税发票的现金报销单据应在“无合同应付”模块填制。（四）按照审批权限管理制度的要求，对报销单据采取书面签字审批及 o

7、racle 系统审批的双重审批制度。（五）一次性现金报销金额大于 5000 元的，需提前二天预约，以便财务备款。（六）企业与企业之间，支付款项过万元得，应签订相关合同，未过万元应签订相关协议。（七） 在一个预算期间内， 各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第二条 各类报销的具体规定（一）设计分包类1、发票的取得：属于“营改增”试点范围地区的分包单位，应提供可抵扣的增值税专用发票； 非试点地区的分包单位， 应提供加盖分包单位公章的工程设计资质证书复印件。2 、“营改增” 试点地区， 报销时应提供的材料， 增值税专用发票、实收系统中开具负数的设计收费通知单 、由项目经理签字确认付款阶段的合同、经

8、审批的合同采购付款申请表 。非试点地区，还应提供工程设计资质证书复印件。（二）出国考察类1、出国考察包括技术类出国考察与非技术类出国考察两类。技术类出国考察，须提供经审批的因公出入境专业化考察审批表 ，非技术类出国考察，须提供经审批的因公出入境审批表 。2、技术类出国考察通过旅行社办理出入境事宜的，可按合同额70%预付，待考察结束后支付余款。 预付时应提供经审批的借款单。3 、 出国考察报销时， 应提供材料： 发票、 签订的出国考察合同、员工出入境审批表，经审批的合同采购付款申请表 。技术类考察还应提供考察成果备案表 。（三）资产购置类1、资产购置需预付的，须提供经审批的固定资产请购单复印件，

9、按要求的填制的、经审批的三联式借款单。2、一次性大批采购及车辆购置应签订资产采购合同。3、采购的资产由综合办验收并入库。4、资产购置类报销时，提供以下材料：增值税专用发票、 固定资产请购单原件、 资产入库单 、经审批的付款申请单、资产采购合同。5、资产的实物管理由综合办负责。（四）职工福利类1、 发放给职工的劳防用品等各类物品、 卡券， 应由领受人签收。签收单作为报销凭证的附件。2、旅行社开具的发票内容为：团费，机票、酒店，考察费，差旅费的发票可以作为职工旅游费的报销。 若多人组团旅游的， 应通过旅行社办理并签订相应的旅游合同。 合同签订形式， 应与院相关规定3、员工自助旅游的，在旅游地实际发

10、生的交通费、住宿费、餐费等， 符合报销规定的、 取得发票合法的有效的， 可作为旅游费报销。4、临时聘用人员发放劳务费，应按要求详细填写劳务费发放通知单 ， 按审批权限审批后， 先交人力资源部审核， 再交财务审核。审核无误，由本人领取或有发放部门代为领取。（五）其他类1、差旅费报销时应详细填写外埠差旅费报销单 。2、其他各类报销按照一般报销规定办理。第六部分 科研经费管理制度第一条 所指科研经费是公司从事各类科研活动所获得的经费。按其来源分为四类：1、国家级、市级项目经费：指由国家自然科学基金、国家社会科学院基金、国家各部（委）的专利项目研究经费、各类开放实验室基、市或区科委、市或区经委下达的项

11、目研究经费等。2、外部项目经费：指由公司企事业单位、大专院校、厂商批准立项、签订合同以及联合开展的科研所获得的科研经费。3、集团项目经费：指由集团公司下拨的科研经费。4、院部项目经费：指由本公司独立开展的科研项目所需的，由企业内部调拨的科研经费。第二条 技术部统一管理各类经费来源的科研项目。 科研项目经费的申请、预算的编制、经费的使用，应按照技术发展经费使用管理规定 执行， 财务部仅审核科研项目经费使用是否符合财务报销的相关规定。第三条 科研项目经费支出预算包括基本费用、专项费用、人力资源费和其他费用等。（ 1）基本费用具体如下：1、 办公费， 包括办公用品、 手机费、 电话费、 邮费、 快递

12、费等；2、差旅费，一般不大于院内拨款总额的20%，包括：市内交通费、 外埠差旅费； 差旅费是指在课题研究过程中开展科学实验 （试验） 、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠（国内）差旅费、市内交通费用等。差旅费的开支标准应参照国家有关规定执行。3、 出版物 / 文献 /信息传播 / 知识产权事务费是指课题研究过程中需要支付的出版费、资料费、专业软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请以及其他知识产权事物等费用。打印、复印、印刷、制版、 照相、 文献检索入网费及书籍购买费等各项费用可在该项预算中列支。4、会议费，指课题研究过程中为组织开展学术研讨、专家咨询以及协调课题等活动而发生的相关费用。 应严格控制会议规模、 会议数量、会议开支标准和日期，并提供详细说明。5、业务招待费，不大于院内拨款总额的5%。第四条 科研经费的使用实行支出登记制度，项目组在向财务部门报销费用时应注明预算项目、金额。财务部门报销相关费用时，发现属于下列情况之一的， 不予报销： 单项使用累计金额超出单项的总预算额； 累计使用总额超出当前的已拔经费总额； 违反院其他相关财务规定的情况。第五条 科研经费均实行按项目建账，独立核算。科研经费的使用由项目负责人全权负责。 项目负责人经在制度允许的范围内， 依据 申请时所列经费适用范围，自主合理支配项目科研经费的使用。第六条 科研项目报销的一般规定1、