企业档案网站建设的探讨

1、企业档案网站建设的探讨 福建省晋江市邮政局 陆雏内容提要：企业档案部门依托企业OA管理系统建立档案网站，根据企业需求合理设置网站栏目，做好网站资料的收集和整理，加强网站开通后的建设与管理。关键词：企业档案 网站建设 管理随着现代信息技术的迅猛发展,整个社会的信息环境发生了巨大变化,特别是通信技术和网络技术正快速地应用于档案文献信息的收集、加工、储存和传递，因此建设档案网站已成为档案信息网络化建设的首要任务。档案网站是档案部门在互联网上或各级公共网络上建立的网站，其功能主要是进行档案政务处理、档案宣传和档案信息查询，对于扩大档案工作宣传和实现档案信息资源社会共享提供了新的途径。档案网站对外展示了

2、档案事业的形象，使档案事业能借助这种全新的信息交流和资源共享的工具得到前所未有的发展，建设档案网站已成为企业档案工作发展的新契机。笔者认为企业档案部门也应适应历史潮流，依托企业OA管理系统建立档案网站，通过介绍馆（室）藏档案、档案管理情况，展示企业发展历史，宣传档案知识，提高全员档案意识，提供档案检索，引导企业员工在线利用档案。一、企业档案网站建设的必要性1实现档案信息资源共享的有效途径网络作为一个新兴的媒体，以迅猛的速度向前发展。进入网络时代，人们对利用档案信息的时间、空间和手段的观念发生了根本的转变，利用者越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取和沟通所需的信息。建立档案网站改变了传统的档

3、案整理、编目、人工检索和等待利用者上门借阅档案的落后局面，使用户可以足不出户就能从网上利用档案，是实现档案信息资源高度共享的有效途径之一。档案网站和企业的办公自动化系统紧密衔接，各部门的现行文件材料均可在网页上以电子文件的形式发布、流转及信息交流。档案管理部门及时将归档后的文件材料分类、通过联网的档案数据库，积极提供档案网上查询服务和多种形式、多种途径的借阅方式，提高了企业各类信息共享水平。2提供宣传企业档案的新方式互联网作为新兴的已被公认为是继三大媒体之后飞速发展起来的第四媒体，能够克服传统的档案宣传形式的许多局限，成为档案部门加强和深化宣传工作的新窗口、新阵地。建立档案网站，无疑是给企业档

4、案馆（室）提供了一个宣传自己、展示自己的更为广阔的新天地，充分利用局域网覆盖企业各部门面广、信息流量大的宣传优势，把档案管理情况、先进经验、开放利用服务等信息作成精美的网页，放在办公网上，通过该平台提高档案在企业的知名度和利用水平。二、企业档案网站建设的可行性1企业办公网为档案网站的建设提供了平台 目前绝大多数企业都已建立起自已的办公网，从文件的形成、办理到归档、编目和各类信息发布，都是在办公网上实现的。企业办公网是一个覆盖面广和信息流量大的公共信息平台，是档案网站建设的信息来源重要途径之一。档案网站依托企业网络平台的信息来源，充分发挥其公共信息库的作用。办公网具有强大信息数字化承载与传输功能

5、，避免建设档案网站在硬件方面的重复投资，节省了大量资金， 2档案管理规范化档案工作的规范化、标准化是档案网站建设的坚实基础。企业通过贯彻执行国家档案局、国家经贸委、国家计委发布的企业档案管理规定，落实档案管理体制，规范档案业务流程，同时做到档案信息处理的标准化。各类电子文件著录均按档案著录规则执行，实现计算机贮存和检索各类信息，为档案信息上网提供了必要的前提。3馆（室）档案实现数字化管理随着办公自动化程度的提高和网络的发展运用，在办公自动化系统中形成的电子文件进入档案数据库管理，同时档案馆（室）保管的历史档案，其大量的纸质文件也通过全文扫描等技术存储在档案数据库，企业逐步实现了存量档案数字化和

6、增量档案电子化。利用档案信息开发的各类汇编材料、专题档案等均以数字化的方式存储，为档案在网上交流创造了条件。三、网站的定位网站的发展反映着企业信息化的进程，企业建设档案网站要分两步走，即从展示性网站逐步过度到互动性网站。档案网站目前还不能满足利用者最基本的要求“想看什么就能看到什么”。企业档案部门仅仅是将馆（室）形象、藏品和文件有选择地展示在网站上。展示性网站创建相对简单，一般规模不大，投资少，宣传效果好，这类网站符合国情，符合档案馆（室）的发展现状。我们在选定网站建设规模的时候，主要考虑的就是访问网站对象的范围，每个网站的主要或经常访问的对象不同。作为企业档案网站，上网发布的主要是企业贯彻实

7、施有关部门颁发的方针政策和本企业档案馆（室）藏档案资料信息，为领导决策、生产经营、各部门工作查考、利用档案信息服务，为企业开展档案工作提供指导作用。档案部门文化氛围极其浓厚，为此，档案网站形式与内容要突出文化性。一方面，在网站的版面设计、美工设计方面要揭示地方的文化底蕴；另一方面，在网站内容建设方面，一定要在形式与内容上发挥其基本功能的作用，做到形式多样，新颖别致，页面生动活泼，雅俗共赏。要充分利用网上展览、文件中心、档案检索等形式，突出馆（室）藏，发挥宣传教育窗口的作用，进一步开拓思路，扩宽视野，让档案融入企业，服务企业各项工作。四、 网站栏目设置与资料的收集和整理1网站栏目的设置企业档案馆

8、（室）担负着监督、指导本企业的档案工作和档案收集、保管利用双重职能，要充分利用网站固有的公开性、交互性、无时间地域限制等特点，结合本企业档案工作的实际情况，在办公网上把这两种职能的作用充分反映出来。档案管理是企业管理的一个重要组成部分，面对企业员工首先是要提供它的服务职能。只有让人们了解什么是档案、档案工作在干些什么、档案对他们的工作和生活有什么帮助，在网上建立“需要档案服务”和“提供档案服务”的双向交流渠道平台，网站的档案“服务”才能真正做得活起来。根据这个出发点，设置介绍企业组织沿革的“机构概况”、“大事年表”；宣传企业各项工作有关法律、法规的“政策法规”；在网上提供现行文件的全文阅览服务

9、，设置“现行文件利用”和普及档案知识的“档案小百科”等栏目。同时根据监督、指导职能设置“业务指导”栏目，把档案业务指导工作拓宽到网络上来；设置“档案工作成果”栏目，展示档案科研成果，档案开发利用成果。为营造良好的学术气氛，为档案工作者提供网上交流的场地，设置了“学术研究”栏目。另外，从增加网站访问的可观性出发，在大部分的一级栏目下，分设了二级栏目。2栏目内资料的收集和整理在网站栏目架构设定后，针对栏目的分类，收集和整理各栏目的资料，必须注重收集资料的深度和广度。网站栏目内容的丰富程度，使首次访问网站的用户感觉到在该网站能够获取有价值的信息，进而影响这个用户再次访问网站的可能性，并将网站介绍给别

10、人。用户对网站的点击次数可以评价网站的受欢迎程度，因此，从用户的需要出发，为栏目收集实用性强、有代表性的资料，提高网站的点击次数，为网站在企业建立良好印象。收集的资料按用途可分为：介绍性资料，宣传性资料，展示性资料，查询利用资料，下载性资料和交流性资料。1.介绍性资料：如“机构概况”，目的是向网站访问者介绍企业内部的机构组成，职能配置，服务承诺和联系方式，可以给访问者留下亲切的印象。另外，“馆（室）藏概况”和各栏目的版头语等等，都是介绍性资料。2宣传性资料：包括国家和省行政管理部门颁布的重要法律法规和工作标准规范，本企业结合实际情况所制定经常使用的规章和标准。3展示性资料：主要是收集展示馆（室

11、）藏有代表性的档案和资料。如“荣誉实物”栏目中展示企业发展各历史阶段的各种物品和纪念品。“历史照片”和“珍贵资料” 展示馆（室）收藏的极有保存价值的报刊、书籍和照片。“档案工作成果”栏目中展示企业档案工作取得的成果等资料。4查询利用资料：这部分资料主要是公开的现行文件资料、馆（室）藏已开放的档案资料和编研资料。收集的重点放在平时利用率较高的档案资料上。在现行文件收集时，电子文件也应同时收集。对于已开放的档案资料，有些不适宜在网络上公开的，可进行二次文献汇编，制作专题目录，才能作为上网的资料使用。5下载性资料：在“业务指导”栏目中，有企业制定的档案馆、档案室的规章制度，国家各级档案部门颁发的档案

12、工作规范，档案分类方案，各类档案的整理方法等资料。主要提供给下属单位档案员在整理档案遇到疑问时，可在网站下载，作为参考资料使用。6交流性资料：“学术研究”栏目中，提供给档案工作人员交流学术问题时使用的资料。如：“学术论文”和“他山之石”。五、网站开通后的建设和管理1采取措施确保网上信息安全。档案信息上网会涉及到部份企业机密的泄露，因此，网站安全问题十分重要。应采取切实可行的措施保证其安全。一是成立档案信息上网安全管理机构，用行政手段对上网档案信息的安全进行管理，上网的信息要严格按照档案保密和信息上网的有关规定执行。二是对上网的信息进行加密，内部网上要建防火墙，限制外部网的非法访问。三是对内外网

13、进行物理隔离，防止黑客的攻击。四是采用性能可靠的杀毒软件，防止病毒侵害。 2加强网页制作，及时更新维护网站的界面质量偏低，结构呆板，信息量少，更新缓慢，是当前不少档案网站存在的主要问题，因此要依靠专业人员的帮助，提高网页的制作水平。档案网页设计不能仅拘泥于传统的服务项目，要进一步开拓网页内容的深度和广度，增强网页内容的娱乐性、可看性。企业档案网站要把生动活泼的企业文体、娱乐活动包含在内。网站增加适度的智力游戏、Vod视听点播、电子书刊等内容，满足员工广泛的利用需求，从而吸引更多的网络用户。要拓宽信息渠道，丰富上网信息，档案部门要组织专业人员对馆（室）藏档案信息进行加工编辑，组织专人及时收集企业最新的信息上网，如举办的重大活动，重大工程项目的开、竣工，以及企业内发生的其他大事。网站