外联接待管理办法

1、外联接待管理办法1、目的（1）对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对 外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。（2）本办法适用于全公司各部门。2、对外接待范围（1 ）本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理 活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排 和工作。（2）接待的对象分为内宾和外宾。3、对外接待部门（1）公司总经办为公司负责接待的职能部门。（2）遇到重大接待工作和活动，可由总经办协调若干部门共同 做好此项工作，有关部门要积极主动配合。4、对外接待原则接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人 高兴而来、满意而去。（1）平等

2、原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大 方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特 殊情况高规格接待。（2）对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应 予以协调，谁出面接待谁负责到底。（3 ）节约原则：内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪 费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。（4）周到原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼 相待，使客人感到热情、周到。（5）保密原则：向贵宾介绍情况，注意保守公司机密。重要会 议要有记录。巧妙回避不宜回答的话题。5、接待规格的确定（1）高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派 员来人、其他企事业单位来员洽商

3、重要事宜、集团领导来访视察 工作情况。（2）对等接待。适用于一般性接待活动。（3）低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务 往来。6、接待礼仪（1）见面。原则为主动、热情、礼貌。（2）接待：主动起迎，问明来意。（3）安排交谈地点：A、根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会 议室）进行交谈；B、手头忙时，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代原因;C、切忌让客人久候而无人问津。D外宾提出相关领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至 约定地点等候会面，介绍后再行离开。7、引见（1） 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。（2）引见顺序：A、把身份低、年龄轻的人介绍给身份高

4、、年纪大的；B、按职务高低，依次介绍一行来客；C、职务相同，先介绍年纪大的。D领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人 共同协商安排。（3）行路A、陪同客人行路，请客人行于自己右侧；B、乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；C、自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 &其他（1）穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；（2）主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；（3）尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。（4）因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。9、接待内容和程序（1 ）接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性

5、 别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。（2）布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、 安排、费用预算，并报请总经理批准。（3 ）迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾 馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派 人派车迎接。若对方是外宾，需安排译员，并有与外宾身份相当的对口、对等 人员迎送。根据对方身份情况，可事先在机场（车站、码头）安 排贵宾休息室，并备有饮料。（4）看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望， 表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有 关部门。（5）安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去

6、 住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。若对方是外宾，对会见会谈场所、座位要事先精心安排，应在桌 上放置中外文座位卡。会见的座位排列为：外宾在右边，我方人 员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位， 副团长坐第二位， 其他外宾可依次随便落座。会谈时用长桌的，中外各一方，请外 宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。（6）组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人 介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。如有合 影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主 人右手为上，主客双方间隔排列。（7）送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算 食宿帐目，

7、话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。（8）小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结 经验、改进后续工作。10、接待标准（1）用餐、住宿标准接待 对象接待界定就餐标准 （不含酒 水、香烟）酒水、 香烟 标准陪同 接待 人员住宿标 准高 标 准重要官员、外来考省部级领导、 厅级领导、处 级领导、绵阳 市对口管理 局级领导，业80200元/人餐 （就餐住宿地点为五粮 液或 同类 酒水（200公司 总经 理，副 总，对四星或 五星宾 馆（标准 间控制 在察、 集团 领导务往来频繁 的关系户，专 家、教授较咼档饭 店）-300 元 / 瓶八 中华 香烟口部 门负 责人。300-500元/间

8、）较 高 标 准较重 要官员、同行 业高 层管 理者政府部门科 长、主任级， 主管部门科 长、主任级（比处长、局 长略低级）， 较重要关系 户80120元/人餐 （就餐住宿标准为 中档饭 店）二线 品牌 白酒（120 -180 元 / 瓶八 玉溪 或云 烟公司 总经 理，副 总，部 门负 责人三星或 四星宾 馆（标准 间控制 在200-350元/间）般 标 准地方 一般 干部、外单 位来 人政府、主管部 门一般官员（科长、主任 以下级别）， 一般关系户5080 元 /人餐（指定就 餐住宿标 准为中低 档饭店）一般 白酒80-100元/ 瓶、玉 溪或 云烟部门 负责 人二星或 一般宾 馆（标准

9、间控制 在100-200元）较 低 标 准公司 分支 机构 来人25元左 右/人餐无低 标 准常客员工餐标 准10元/人餐无A、接待标准应由公司领导原则确定，接待部门在此基础上灵活 掌握，要本着热情大方，同时又节约俭朴的原则进行。绝不可铺 张浪费。B、对于住宿，原则上不予安排，确需安排住宿的，须事前经总 经理同意。（2）借支款管理：接待费用借支由参与接待人员中职务高者预支， 招待本着节约为 主，又不失礼数的原则，严格按标准执行，如果超出了预订标准， 需在用餐前电话请示上级领导， 经同意方可执行。在报销时须列 出招待费用明细，参与人员，菜品明细，报总经理审批。（3）接待地点选择：招待官员、外联考察、集团领导档次为高档较重要官员、专家、同行业高层管理档次为中高档地方一般干部、外单位来人档次为中档具体档次分配见附表二11、加强培训为了加强公司对外接待的业务能力，各部门主管要加强员工的业 务能力培训。12、附则（1）涉及重大接待活动，需总经办会同后勤部协调执行。（2）每次接待具体人员，由总经办提出建议，总经理批准。（3）本办法由人力资源部和总经办解释执行，由公司总经理颁 布生效。