第二章秘书应用写作的构成要素

1、第二章第二章 秘书应用写作的构成要秘书应用写作的构成要素素1主旨的确立主旨的确立2材料的选取材料的选取3结构的安排结构的安排4表达的方式表达的方式5语言的运用语言的运用6修改与审定修改与审定第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素灵魂灵魂血肉血肉骨骼骨骼外衣外衣第一节第一节 主旨的确立主旨的确立第二节第二节 材料的选取材料的选取第三节第三节 结构的安排结构的安排第四节第四节 表达的方式表达的方式第五节第五节 语言的运用语言的运用第六节第六节 修改与审定修改与审定第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第一节第一节 主旨的确立主旨的确立一、一、主旨的涵义和作

2、用主旨的涵义和作用 历代文章大家都十分强调文章的立意，强调历代文章大家都十分强调文章的立意，强调“作作文一篇，定有一篇之主脑文一篇，定有一篇之主脑”（李渔（李渔闲情偶记闲情偶记）。）。无论什么文章无论什么文章“俱以意为主俱以意为主”（王夫之（王夫之画斋诗画斋诗话话）。他们所说的立主脑、立意，实际上就是指）。他们所说的立主脑、立意，实际上就是指确立主旨。主旨的确立主旨。主旨的“主主”指主要的、基本的；指主要的、基本的；“旨旨”指用意、态度、目的等。指用意、态度、目的等。简言之，主旨就是主要目简言之，主旨就是主要目的和意图。的和意图。 应用写作的主旨是指作者在传达政策、发布命应用写作的主旨是指作者

3、在传达政策、发布命令、周知事项、汇报工作，总结经验或交流思想时，令、周知事项、汇报工作，总结经验或交流思想时，通过全文所表达出来的基本意图或意见目的。通过全文所表达出来的基本意图或意见目的。 第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 在一篇文章中，主旨是极为重要的在一篇文章中，主旨是极为重要的： 首先，主旨是文章的灵魂。首先，主旨是文章的灵魂。 其次，主旨是统帅。其次，主旨是统帅。 再次，主旨起着纲领的作用。再次，主旨起着纲领的作用。第一节第一节 主旨的确立主旨的确立一、一、主旨的涵义和作用主旨的涵义和作用 第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第一节第

4、一节 主旨的确立主旨的确立党和国家党和国家以及上级文件以及上级文件 领导意图领导意图工作实践工作实践 直接依据直接依据具体要求具体要求直接因由直接因由二、怎样确立主旨二、怎样确立主旨机关工作要根据上级机关工作要根据上级文件精神进行，因此，文件精神进行，因此，主旨的确立往往直接主旨的确立往往直接依据中央和上级的精依据中央和上级的精神，按照党的政策和神，按照党的政策和国家的规定考虑。有国家的规定考虑。有时甚至要在文稿中直时甚至要在文稿中直接地具体地写上根据接地具体地写上根据中央或上级的哪个文中央或上级的哪个文件，本着什么精神，件，本着什么精神，按照什么规定，要解按照什么规定，要解决的是什么问题。决

5、的是什么问题。 党政机关和企事业单位党政机关和企事业单位所撰写的公文，其作者所撰写的公文，其作者是法定的某一机关、团是法定的某一机关、团体或某一个事业单位，体或某一个事业单位，或者是法定的某一级组或者是法定的某一级组织的领导人。所以，一织的领导人。所以，一篇公文是一个领导集体篇公文是一个领导集体在工作活动中的产物。在工作活动中的产物。拟稿者在接受公文起草拟稿者在接受公文起草任务后，必须领会领导任务后，必须领会领导意图，这是公文主旨确意图，这是公文主旨确立必不可少的重要条件。立必不可少的重要条件。我们在具体工作进程中，必我们在具体工作进程中，必然随时提出一些实际问题，然随时提出一些实际问题，要立

6、即回答、处理、解决；要立即回答、处理、解决；或者要求制定政策、布置执或者要求制定政策、布置执行；或者要求反映情况、提行；或者要求反映情况、提供参考；或者要求进行商洽、供参考；或者要求进行商洽、研究方法，等等。这就是说，研究方法，等等。这就是说，一篇公文主旨的确立，是有一篇公文主旨的确立，是有一个实际工作中直接因由的。一个实际工作中直接因由的。这就要求我们占有大量材料，这就要求我们占有大量材料，注意不同时期的发展特点，注意不同时期的发展特点，进行全面分析研究，提出解进行全面分析研究，提出解决问题的正确见解。决问题的正确见解。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第一节第一节

7、 主旨的确主旨的确立立三、主旨的要求三、主旨的要求正确正确集中集中鲜明鲜明123 主旨必须符合党的路线、方针、政策和国主旨必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，必须符合客观实际情况，能家的法律、法规，必须符合客观实际情况，能反映出客观事物的本质规律，对工作起到积极反映出客观事物的本质规律，对工作起到积极的指导作用，经得起实践的检验。的指导作用，经得起实践的检验。 实用写作实用写作是传达贯彻党和国家的方针、政策，联系和处是传达贯彻党和国家的方针、政策，联系和处理公务的重要工具，因此，具有很强的思想性理公务的重要工具，因此，具有很强的思想性和鲜明的政治性，必须遵照执行，决不能偏离和鲜明的

8、政治性，必须遵照执行，决不能偏离违背。违背。 第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第一节第一节 主旨的确立主旨的确立三、主旨的要求三、主旨的要求正确正确集中集中鲜明鲜明123 主旨要集中单一，不可多中心，主旨要集中单一，不可多中心，“意多乱意多乱文文”。只有主旨集中，文章才有好的表达效果，。只有主旨集中，文章才有好的表达效果，才容易被对方理解，有关事项便于处理，有关才容易被对方理解，有关事项便于处理，有关 规定便于执行；只有主旨集中，文章才能写得规定便于执行；只有主旨集中，文章才能写得 深刻，重点才会更突出、鲜明。为了做到主旨深刻，重点才会更突出、鲜明。为了做到主旨 集

9、中，作者不能塞进与主旨无关的材料而节外集中，作者不能塞进与主旨无关的材料而节外 生枝，不能下笔千言，离题万里。应坚持生枝，不能下笔千言，离题万里。应坚持“一一文一事文一事”的原则，切忌繁冗庞杂。的原则，切忌繁冗庞杂。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第一节第一节 主旨的确立主旨的确立三、主旨的要求三、主旨的要求正确正确集中集中鲜明鲜明123 要做到主旨鲜明，首先要有针对性，要回答要做到主旨鲜明，首先要有针对性，要回答现实中需要解决的问题，要有的放矢，不能遇事现实中需要解决的问题，要有的放矢，不能遇事绕道走，说不着边际的话，失之空泛绕道走，说不着边际的话，失之空泛 ；其

10、次要；其次要清晰明确，对其内容的解释必须是唯一的，不能清晰明确，对其内容的解释必须是唯一的，不能模棱两可，语言必须准确达意，不能含糊其辞；模棱两可，语言必须准确达意，不能含糊其辞；再次要有完整性，要做到提出问题，分析问题，再次要有完整性，要做到提出问题，分析问题，解决问题，不能只提问题，不去解决或含而不露，解决问题，不能只提问题，不去解决或含而不露，让受文者去体味，去猜测。让受文者去体味，去猜测。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第一节第一节 主旨的确立主旨的确立四、怎样表现主旨四、怎样表现主旨（一）题目名旨（一）题目名旨山西省人民政府关于山西省人民政府关于严厉打击非

11、法出版活动严厉打击非法出版活动有关事项的通知有关事项的通知 例如：标题本标题本身就是身就是主旨主旨 在题目中概括点明主旨。 第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第一节第一节 主旨的确立主旨的确立四、怎样表现主旨四、怎样表现主旨（二）开篇点旨（二）开篇点旨国务院关于保障民用航空安全国务院关于保障民用航空安全的通告的通告的开头：的开头：“为了保障民为了保障民用航空的安全，防止劫持，破坏用航空的安全，防止劫持，破坏民航飞机和破坏民用航空设施事民航飞机和破坏民用航空设施事件发生，确保公共财产的安全，件发生，确保公共财产的安全，特通告如下：特通告如下：” 例如：开篇就用简开篇就用

12、简明扼要的语明扼要的语句把主旨明句把主旨明确地表达出确地表达出来，使人一来，使人一目了然。目了然。 法规、规章文体常常在第一条中标示主旨。 第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第一节第一节 主旨的确立主旨的确立四、怎样表现主旨四、怎样表现主旨（三）卒章显志（三）卒章显志中共中共区委关于表彰李区委关于表彰李同志秉公办同志秉公办事不受礼的通报事不受礼的通报，在既概括而又典型地，在既概括而又典型地介绍了该同志的先进事迹后，结尾写道：介绍了该同志的先进事迹后，结尾写道：“李李同志工作兢兢业业，不吃请，不受同志工作兢兢业业，不吃请，不受礼，秉公办事，体现了一个共产党员的高礼，秉公

13、办事，体现了一个共产党员的高贵品质，区委决定予以通报表扬。希望全贵品质，区委决定予以通报表扬。希望全区干部，职工向李区干部，职工向李同志学习，为我区两同志学习，为我区两个文明建设多做贡献。个文明建设多做贡献。” 例如：在文章结尾一在文章结尾一语道破，或前语道破，或前提后点，开头提后点，开头提示文章内容提示文章内容重点及方向，重点及方向，结尾亮底，点结尾亮底，点明主旨。明主旨。 第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第二节第二节 材料的选取材料的选取一、一、材料的涵义和作用材料的涵义和作用 材料，就是指撰写者在表现主旨时选用的具体事实、材料，就是指撰写者在表现主旨时选用的具

14、体事实、基本情况以及数字、引语等。选材，就是对占有的材料进基本情况以及数字、引语等。选材，就是对占有的材料进行鉴别、筛选，把最有价值的材料选用进文稿。行鉴别、筛选，把最有价值的材料选用进文稿。 材料是构成文章的重要因素之一。如果说主旨是灵魂，材料是构成文章的重要因素之一。如果说主旨是灵魂，那么，材料就是血肉。没有材料，主旨就不能确立。材料那么，材料就是血肉。没有材料，主旨就不能确立。材料是公文写作的基础，是说明观点的佐证，是表现观点的支是公文写作的基础，是说明观点的佐证，是表现观点的支柱，没有材料，就无从谈写作。所以，应注意精心选材。柱，没有材料，就无从谈写作。所以，应注意精心选材。材料过多会

15、淹没主旨，材料失真会破坏主旨，材料平庸会材料过多会淹没主旨，材料失真会破坏主旨，材料平庸会冲淡主旨，材料陈旧会削弱主旨。可见，必须从严选材，冲淡主旨，材料陈旧会削弱主旨。可见，必须从严选材，做好查实、鉴别、筛选工作做好查实、鉴别、筛选工作。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 二、材料的占有二、材料的占有（一）直接材料和间接材料（一）直接材料和间接材料 凡是凭借五官接触的事物，通过耳闻目睹，获得的第一手凡是凭借五官接触的事物，通过耳闻目睹，获得的第一手材料，就叫材料，就叫直接材料直接材料。它是通过自己的观察得到的切身感受，。它是通过自己的观察得到的切身感受，因而最新鲜，最

16、实在，最有活力，但是，个人经历毕竟有限，因而最新鲜，最实在，最有活力，但是，个人经历毕竟有限，事事躬亲，既不可能，也没必要，还得借助第二手材料，这就事事躬亲，既不可能，也没必要，还得借助第二手材料，这就是是间接材料间接材料。例如：听取介绍，查阅简报、记录、报表等。这。例如：听取介绍，查阅简报、记录、报表等。这类材料也较真实、具体、广泛、客观，也很有价值。只有掌握类材料也较真实、具体、广泛、客观，也很有价值。只有掌握了这两类材料，才能写出有说服力的公文。了这两类材料，才能写出有说服力的公文。第二节第二节 材料的选取材料的选取第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 （二）现实材

17、料和历史材料（二）现实材料和历史材料 实用写作的任务，在于解决现实生活中提出的各种问题，实用写作的任务，在于解决现实生活中提出的各种问题，因此，搜集和掌握现实生活中实际情况的材料是非常重要的。因此，搜集和掌握现实生活中实际情况的材料是非常重要的。但是，对任何一个事物，仅仅看到它的现在还是不够的，还要但是，对任何一个事物，仅仅看到它的现在还是不够的，还要看到它的发生、发展以及它的过去和将来，也就是不能忽略其看到它的发生、发展以及它的过去和将来，也就是不能忽略其历史材料。可见，实用写作，既要首先着眼于现实材料，又要历史材料。可见，实用写作，既要首先着眼于现实材料，又要尽可能多地了解有关的历史材料，

18、做到知古知今、知中知外，尽可能多地了解有关的历史材料，做到知古知今、知中知外，这样才能洞察和了解事物的纵横方面。这样才能洞察和了解事物的纵横方面。第二节第二节 材料的选取材料的选取二、材料的占有二、材料的占有第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 （三）具体材料和概括材料（三）具体材料和概括材料 具体材料就是典型材料；概括材料就是面上材料。这两具体材料就是典型材料；概括材料就是面上材料。这两者的有机结合，对于加强实用写作的针对性和指导性有着重者的有机结合，对于加强实用写作的针对性和指导性有着重要的积极意义。点面结合在汇报性、论说性文件中，尤为重要的积极意义。点面结合在汇报性

19、、论说性文件中，尤为重要。没有要。没有“点点”上的材料，就往往导致文件的一般化，缺乏上的材料，就往往导致文件的一般化，缺乏足够的说服力；没有足够的说服力；没有“面面”上的材料，就往往说不清问题，上的材料，就往往说不清问题，不能给人以宏观、全局的概念，同样会影响文件的社会效果。不能给人以宏观、全局的概念，同样会影响文件的社会效果。掌握这两方面的材料，也是实用写作的一个必备条件。掌握这两方面的材料，也是实用写作的一个必备条件。第二节第二节 材料的选取材料的选取二、材料的占有二、材料的占有第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 （四）正面材料和反面材料（四）正面材料和反面材料 正

20、面材料正面材料就是指应当肯定、赞成、褒扬的材料；就是指应当肯定、赞成、褒扬的材料；反面材反面材料料就是指应当否定、反对、贬斥的材料。有比较才能鉴别，就是指应当否定、反对、贬斥的材料。有比较才能鉴别，有鉴别才能决定取舍。掌握这两方面的材料，便于进行比较有鉴别才能决定取舍。掌握这两方面的材料，便于进行比较研究，揭示事物本质，无论对确立主旨还是表现主旨，都有研究，揭示事物本质，无论对确立主旨还是表现主旨，都有不可忽视的意义。有的实用文体主要以正面材料作为事实根不可忽视的意义。有的实用文体主要以正面材料作为事实根据，有的则主要以反面材料作为依据。特别是在规范人们行据，有的则主要以反面材料作为依据。特别

21、是在规范人们行为而提出的限定要求时，往往要借助反面材料。为而提出的限定要求时，往往要借助反面材料。第二节第二节 材料的选取材料的选取二、材料的占有二、材料的占有第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第二节第二节 材料的选取材料的选取三、选材的要求三、选材的要求真实真实准确准确典型典型新颖新颖 观点和材料都必须实事求是，观点和材料都必须实事求是，经得起实践和历史的检验。也就是经得起实践和历史的检验。也就是指材料不能虚假，必须是实有的事指材料不能虚假，必须是实有的事物；材料本身必须能够反映事物的物；材料本身必须能够反映事物的本质。本质。 选用的材料要能够准确地说明主旨。其一，

22、就选用的材料要能够准确地说明主旨。其一，就整篇文章来说，选用的材料，必须从不同的侧面，整篇文章来说，选用的材料，必须从不同的侧面，紧扣主旨，针对性极强地说明主旨。其二，要选用紧扣主旨，针对性极强地说明主旨。其二，要选用能突出、明确、具体地说明主旨或观点的材料，给能突出、明确、具体地说明主旨或观点的材料，给人以深刻的印象和清晰的认识，不能笼统含糊，使人以深刻的印象和清晰的认识，不能笼统含糊，使人印象朦胧，不得其要。人印象朦胧，不得其要。 材料能深刻地揭示事物的本质，具有材料能深刻地揭示事物的本质，具有代表性和说服力。我们应当根据主旨和观代表性和说服力。我们应当根据主旨和观点的需要，在同类材料中选

23、取最生动、最点的需要，在同类材料中选取最生动、最有特点、最富有说服力的材料。有特点、最富有说服力的材料。 材料能反映客观事物材料能反映客观事物的发展变化趋势，说明客的发展变化趋势，说明客观事物的最新面貌，回答观事物的最新面貌，回答现实生活中人们最关心的、现实生活中人们最关心的、最迫切需要了解的新问题、最迫切需要了解的新问题、新人、新事、新成果、新新人、新事、新成果、新数据、新经验、新思想等。数据、新经验、新思想等。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第二节第二节 材料的选取材料的选取 在应用文中，观点和材料是相互依存、相互制在应用文中，观点和材料是相互依存、相互制约的辩

24、证统一体。如果离开材料，应用文中的观约的辩证统一体。如果离开材料，应用文中的观点就显得空洞干瘪，毫无价值；如果离开观点，点就显得空洞干瘪，毫无价值；如果离开观点，材料就像一盘散沙，什么问题也说明不了。因此，材料就像一盘散沙，什么问题也说明不了。因此，必须用观点统帅材料，用材料说明观点，做到二必须用观点统帅材料，用材料说明观点，做到二者的有机统一。常见的方法有以下几种：者的有机统一。常见的方法有以下几种：四、材料的安四、材料的安排排第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第二节第二节 材料的选取材料的选取（一）先亮观点，后列材料（一）先亮观点，后列材料 这样安排先声夺人，头绪

25、清楚。常在段首概括这样安排先声夺人，头绪清楚。常在段首概括亮出观点，然后列举事例陈述、说明、解释观点。亮出观点，然后列举事例陈述、说明、解释观点。（二）先列材料，后摆观点（二）先列材料，后摆观点 先介绍事实，或列举数字、依据，然后水到渠先介绍事实，或列举数字、依据，然后水到渠成地归纳概括出观点。这样安排从事到理，说服力成地归纳概括出观点。这样安排从事到理，说服力强。强。（三）边列材料，边摆观点（三）边列材料，边摆观点 夹叙夹议，既摆事实，又说道理，由浅入深，夹叙夹议，既摆事实，又说道理，由浅入深，便于理解。便于理解。 四、材料的安排四、材料的安排第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作

26、的构成要素 第三节第三节 结构的安排结构的安排一、结构一、结构的涵义和作用的涵义和作用 结构就是指文章内部的组织构结构就是指文章内部的组织构造。亦即对内容恰当的组织安排。具造。亦即对内容恰当的组织安排。具体地说，就是要使主旨清晰地、有条体地说，就是要使主旨清晰地、有条有理地贯穿全文，连缀成篇，做到首有理地贯穿全文，连缀成篇，做到首尾呼应，取舍得当，考虑好各部分的尾呼应，取舍得当，考虑好各部分的分合接榫，使全篇文章完整严密，内分合接榫，使全篇文章完整严密，内容充实丰满而不零乱。容充实丰满而不零乱。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第三节第三节 结构的安排结构的安排 文章

27、的结构，实质上是一个如何认识文章的结构，实质上是一个如何认识和反映客观事物的问题，是客观事物的内和反映客观事物的问题，是客观事物的内部联系，通过作者的构思，在文章中有层部联系，通过作者的构思，在文章中有层次的反映。如果把文章主旨喻为灵魂，材次的反映。如果把文章主旨喻为灵魂，材料比作血肉，那么，结构就是文章的骨架。料比作血肉，那么，结构就是文章的骨架。文章离开了结构，主旨、材料就失去了组文章离开了结构，主旨、材料就失去了组织文章的依托。织文章的依托。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素第三节第三节 结构的安排结构的安排二、结构的组成部分二、结构的组成部分标题标题开头开头要求

28、要求切题 简明得体醒目公文式标题新闻式标题双标题单标题形式形式标题标题开头开头结尾层次和段落层次和段落过渡和照应过渡和照应第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第三节第三节 结构的安排结构的安排二、结构的组成部分二、结构的组成部分标题标题开头开头结尾层次和段落层次和段落过渡和照应过渡和照应概括情况说明根据介绍目的交待原因阐明观点表明态度提出问题慰问祝贺引述公文不另写开头第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第三节第三节 结构的安排结构的安排二、结构的组成部分二、结构的组成部分标题标题开头开头结尾层次和段落层次和段落过渡和照应过渡和照应收篇点题提出希望

29、、号召提出意见、建议说明有关问题表示祝贺、慰问。自然结尾。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第三节第三节 结构的安排结构的安排二、结构的组成部分二、结构的组成部分标题标题开头开头结尾层次和段落层次和段落过渡和照应过渡和照应层次就是指文章思想内容的表现次序。实用文体的层次，要体现出客观事件的发展和阶段性、客观事物组合的系统性、客观事物内部的条理性和作者认识、表现客观事物的程序性。段落是指一个个自然段。一般说来，它在文中是一个最小的可以独立的意义单位，具有低两格另起一行的换段标志，从形式上很容易辨认。划分段落必须注意单一、完整、有序、合理。第二章第二章 秘书应用写作的构成

30、要素秘书应用写作的构成要素 第三节第三节 结构的安排结构的安排二、结构的组成部分二、结构的组成部分标题标题开头开头结尾层次和段落层次和段落过渡和照应过渡和照应 过渡，是指层次、段落之间的衔接与转换。它是上下文连贯的纽带，能够起到一种承上启下、穿针引线的作用，使全篇内容组织严密，浑然一体。常见的过渡方式有： 1、段落过渡 2、句子过渡 3、关联词或词组过渡 照应，是指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。常见的照应方式有： 1、首尾照应 2、前后照应 3、题文呼应第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素第三节第三节 结构的安排结构的安排三、结构的安排三、结构的安排直叙式直叙式递

31、进式递进式并列式并列式总分式总分式（一）纵向组合结构（一）纵向组合结构（二）横向组织结构（二）横向组织结构（三）纵横交叉结构（三）纵横交叉结构第二章第二章 秘书应用写作的构成要秘书应用写作的构成要素素第三节第三节 结构的安排结构的安排三、结构的安排三、结构的安排直叙式直叙式递进式递进式（一）纵向组合结构（一）纵向组合结构 或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。这种结构比较单一，事情的来龙去脉十分清楚。常用于内容单纯、叙事性强的文种。采有这种方式时，要按照发展顺序，把事件恰当地纵剖成几个阶段，使层次正确、清晰；但要注意突出重点，兼顾一般，切忌平均使用气力，平铺直叙。 就是作者在安

32、排层次时，往往按事物事理的逐层深入关系来组织材料。这种关系，可以是由表及里，由点到面的层层剖析，也可以是由浅入深，由感性到理性的步步升华。但不管采用哪种形式，材料和材料之间的关系必须是步步深入的。采用这种结构形式，摆情况要翔实、简明；作分析要有理有据，观点鲜明；下结论要明确、具体；解决问题的办法、措施要切实可行。它的重点是结论部分，摆情况、作分析必须围绕结论逐步深入，这样才能自然地引出令人信服的结论来。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素第三节第三节 结构的安排结构的安排三、结构的安排三、结构的安排 在安排层次时，往往将性质相同的材料归纳在一起；或者是一个问题的几个方面；

33、或者是一个事物的几种存在形式；或者是一个部门的几种典型但不管哪种情况，材料与材料之间的关系必须是并列的。并列式并列式总分式总分式（二）横向组织结构（二）横向组织结构 在安排层次时，往往按事物的种属关系来组织材料。有的采用“总分总”的形式，就是先有一段“总说”即公文的前言，通常包括情况、存在的问题和写作目的等。再就是“分”，它是公文的主体部分，包括解决问题的意见、方法、措施等。最后一个“总”，是指内容的归纳、总结，或提出希望、要求等。另外，也有的采用“总分”的形式，或采用“分总”的形式。但无论采用哪种形式，材料与材料间的关系，必须是整体与部分的关系。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写

34、作的构成要素第三节第三节 结构的安排结构的安排三、结构的安排三、结构的安排（三）纵横交叉结构（三）纵横交叉结构 有些内容丰富、容量较大、篇幅较长的公文，常采用这种结构形式。采用这种结构，常常有主有从，要注意交叉，又不杂乱无章。同一个层次的材料，一般按一种定向组合结构为好，便于控制、驾驭。先按纵向结构组织，可以看出事物发展的全过程；先按横向结构组织，可以分出事物各部分间的联系和比较、区别。应根据具体情况，适当处理。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素四、结构安排的要求四、结构安排的要求第三节第三节 结构的安排结构的安排必须围绕主旨必须围绕主旨安排结构安排结构必须必须要有要有

35、明确明确清晰清晰的层次的层次必须必须做到做到完整完整严谨严谨匀称匀称在写作时不仅选择和确定材料应根据在写作时不仅选择和确定材料应根据主题的需要，而且组织和安排材料，主题的需要，而且组织和安排材料，也必须根据主旨的需求，努力为表达也必须根据主旨的需求，努力为表达主旨服务。主旨服务。层次是安排文章内容层次是安排文章内容的逻辑次序，是文章的逻辑次序，是文章的意义段、逻辑段、的意义段、逻辑段、结构段、部分。层次结构段、部分。层次的划分与安排，具体的划分与安排，具体地展示了文章结构，地展示了文章结构，体现了作者思路，直体现了作者思路，直接关系到结构安排的接关系到结构安排的优劣成败。因此，要优劣成败。因此

36、，要做到层次清晰，必须做到层次清晰，必须正确反映客观事物内正确反映客观事物内部联系的规律。部联系的规律。完整完整，是指文章的中心，是指文章的中心线索要连贯，有过渡有线索要连贯，有过渡有照应，有头有尾，不能照应，有头有尾，不能顾此失彼，残缺不全；顾此失彼，残缺不全；严谨严谨，是指划分层次段，是指划分层次段落精当，组织严密，联落精当，组织严密，联系紧凑，无懈可击；系紧凑，无懈可击；匀称匀称，是指层次和段落，是指层次和段落的大小不能过分悬殊，的大小不能过分悬殊，主次详略得体，各个部主次详略得体，各个部分应搭配相当。只有精分应搭配相当。只有精 心组织，恰当安排结构，心组织，恰当安排结构，才能更好地表达

37、文章内才能更好地表达文章内容，体现主旨，突出重容，体现主旨，突出重点。点。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第四节第四节 表达的方式表达的方式 表达，是指作者运用语言文字对客观事物、事理、情感进行的表述。而应用写作的基本任务在于传达和贯彻党的方针、政策，发布法规，请求和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验，等等。其表达方式是叙述，议论，说明。 叙述是一种陈述事物状况和变化过程的方法。 议论即议事论理，也就是作者对所述情况或事件进行分析阐述，或者加以评论，以阐明自己的观点，表明态度。 说明是对客观事物的介绍和解说，目的是使人们了解事物的情况、性质、特征以及内在的

38、规律。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第四节第四节 表达的方式表达的方式 叙述作为一种最基本的表达方式，主要作用是保叙述作为一种最基本的表达方式，主要作用是保证内容完备简明，让人一目了然；头绪清楚，增强文证内容完备简明，让人一目了然；头绪清楚，增强文章的条理性；详略得当，中心突出。叙述主要包括章的条理性；详略得当，中心突出。叙述主要包括“写人写人”和和“写事写事”。而在实用公文中一般不专门写。而在实用公文中一般不专门写人，叙事则是常用到的。人，叙事则是常用到的。 其主要表现如下：其主要表现如下：一、叙述一、叙述第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要

39、素第四节第四节 表达的方式表达的方式（一）请示性、陈述性公（一）请示性、陈述性公文中的情况反映文中的情况反映 请示性、陈述性公文的情况反映，是作为汇报做法的根据出现的，两者都起着持之有效的作用，而叙述在此就起很大的作用。一、叙述一、叙述（二）商洽性公文中的事（二）商洽性公文中的事由由 商洽性公文是平行机关或不相隶属机关之间经常用的一种公文，目的在于商洽工作。而商洽的事由和根据，必须通过叙述表达。如公函等就是这样。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素第四节第四节 表达的方式表达的方式（三）指示性公文中提出的（三）指示性公文中提出的存在问题存在问题 指示性公文中提出的存在问题

40、，是作为指示的根据出现的。因而，指示才显得有的放矢，提出解决问题的办法，才具有坚实的基础。有的指示、决定就是这样。一、叙述一、叙述（四）答复性公文提出的来文（四）答复性公文提出的来文所要求解决问题的情况所要求解决问题的情况 答复性公文是针对来文提出的问题而发的，在行文中必须先有对来文提出问题的情况叙述，然后才指出解决问题的办法，这样才有针对性。如批复等公文就是这样。第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第四节第四节 表达的方式表达的方式 叙事有以下两点要求： 其一，叙事清楚 叙事时，必须交代清楚有关的关系。如在叙述事由、情况反映或存在的问题时，有的要写事件的始末，有的要写

41、事件的产生及变化情况，有的要陈述事件的结果。这些情况都需做到脉络清楚，线索分明。 其二，叙事简括 叙事时，要求文字必须简洁、概括。公文中常常采用“概括叙述”而少用“具体叙述”采用概括叙述，既可以交代清楚情况事件，使人有个总的清晰印象，又可以保证篇幅短小，使之便于批阅和处理。一、叙述一、叙述第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素第四节第四节 表达的方式表达的方式 公文中的议论主要作用是用来揭示层次的意义，证明文章的观点，揭示人们阅读时理解的方向。公文的说理，一般建立在叙事的基础之上，是对问题的分析和判断。主要表现在：二、议论二、议论（一）在上行文中提出的需要解决问题的理由或者

42、是存在问题的原因（一）在上行文中提出的需要解决问题的理由或者是存在问题的原因（二）在平行文中提出的意见和要求（二）在平行文中提出的意见和要求（三）在下行文中提出解决问题的原由和意见，以及应注意的事项和（三）在下行文中提出解决问题的原由和意见，以及应注意的事项和应采取的措施。应采取的措施。第二章秘书应用写作的构成要素第二章秘书应用写作的构成要素 第四节第四节 表达的方式表达的方式 说明是对客观事物的介绍和解说，目的是使人们了解事说明是对客观事物的介绍和解说，目的是使人们了解事物的情况、性质、特征以及内在的规律。物的情况、性质、特征以及内在的规律。 说明这种表述方式在公文中占有很大比重，起着十分重

43、说明这种表述方式在公文中占有很大比重，起着十分重要的作用。如命令、指令中的办法、措施，决定、决议中的要的作用。如命令、指令中的办法、措施，决定、决议中的内容等等，都是说明的具体运用。再如，调查报告、工作总内容等等，都是说明的具体运用。再如，调查报告、工作总结、广告、合同，等等，更是说明大显身手的地方。结、广告、合同，等等，更是说明大显身手的地方。三、说明三、说明第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第四节第四节 表达的方式表达的方式（一）客观翔实就是指作者在进行说明时，“态度是非常冷静的。道理本该怎样，作者把它说清楚就算完事，其间掺不进个人的感情呀，绘声绘色的描绘呀这一套

44、。”（叶圣陶文章例话）可见，说明事物态度必须冷静客观。（三）言之有序就是指说明要有条理性。事物本身是呈条理而存在的，我们说明事物也应按一定的条理去反映。这样，才会给人明晰的印象。（二）简而得要就是指说明的语言要求，要简练而道出本质，有明确的规定性。不论是定义说明，还是法规性、条例性说明，都要在分寸上、界限上体现出解释的单一性和规定的确定性。对原则性公文，更要体现出这一点。公文的说明有以下要求：公文的说明有以下要求：三、说明三、说明第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第五节第五节 语言的运用语言的运用实用写作中规范性词语，反映了其工作程序和引文关系。我们在具体使用时，可根

45、据文种需要，酌情选取。主要有以下情况：（一）开端用语表示行文目的、依据、原因、伴随情况等。如：根据、为了、遵照，等等。（二）引叙用语即引叙来文时的用语。例如：前接、现接、现经、收悉、已悉，等等。（三）称谓用语例如：我（局）、本（公司）、该同志、单位、贵（局），等等。一、规范性词的运用一、规范性词的运用第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第五节第五节 语言的运用语言的运用（四）表态用语即根据表态程度不同，讲究用语分寸。如：照办、可行、不同意、同意，等等。（五）征询用语即表示征求、询问对有关事项的意见和态度的用语。如：当否、妥否、如无不妥、是否可行，等等。（六）期请用语即表

46、示发文者某种期望和要求的用语。如：恳请、希望、切盼、请，等等。（七）结尾用语如：希望认真贯彻执行、现予以公布、为荷、为盼、此布、此告，等等。一、规范性词的运用一、规范性词的运用第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 公文语言中介宾语组运用的频率很高。例如：表示目的、手段的介词：“为了”“为”“按照”；表示对象、范围的介词：“对”“对于”“关于”；表示依据、方式的介词：“在”“根据”“遵照”，等等。介宾词组在公文语言运用中，一般都充当状语或定语，并且连续运用，起限制、修饰作用，从目的、范围、对象、依据等各个方面对表述对象和内容进行限定，从而使其更加明确、严密。第五节第五节 语

47、言的运用语言的运用二、大量使用介宾结构二、大量使用介宾结构第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 在公文中，无论是国家公诸于众的条例，还是某单位拟订的规章守则，无主句者俯拾皆是。例如：“对于涉及国家机密的证据，应当保密。”（中华人民共和国刑事诉讼法）这是国家颁布的条文，这里的主语是指国家机关及有关人员，但无需补足说明，否则，反而显得罗嗦。所以，单用无主句既能明确地表义，又在文字上显得简洁精炼。第五节第五节 语言的运用语言的运用三、无主句运用繁多三、无主句运用繁多第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第五节第五节 语言的运用语言的运用 简缩是公文习惯用语

48、的一个特点。它是一种高度简化紧缩的句式，是在原来句式基础上的重新概括与组合。但使用简缩必须注意：一要约定俗成，不可随心所欲；二是避免歧义，注意地方性和区域性。 模糊语言，是指自然语言中带有模糊性的语言。它与含糊不清、模棱两可、易生歧义的语言有本质的区别。这种模糊性是相对具体性而言的。实际上有些话不可能说得十分具体，一具体反而不准确了。四、简缩和模糊语言四、简缩和模糊语言第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第五节第五节 语言的运用语言的运用 使用模糊语言有其积极的作用： 一是对某些带有模糊性的概念，或不便使用准确语言进行具体表述的对象，利用模糊语言可以达到表述的准确性；

49、二是运用模糊语言能够使一些问题的表述留有回旋余地，具有一定的灵活性，便于因地制宜，变通执行，防止机械地搞一刀切； 三是运用模糊语言对公文表达内容进行高度概括，可以明显减少公文的字句，避免某些表述内容的冗长。四、简缩和模糊语言四、简缩和模糊语言第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第六节第六节 修改与审定修改与审定 文章的修改工作是贯穿在整个写作过程中的。起草之前，选择材料，提炼主题，谋篇布局实际其中已有修改；起草之中，对字词、句、段各个部位 要进行修改；定稿时，还要作全面集中的修改。总之，修改，就意味着起草人对事物的反复认识和对表达形式的反复选择。有人说，好的文章是改出来

50、的，这确实是经验之谈。一、修改的意一、修改的意义义第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第六节第六节 修改与审定修改与审定对于写好的文稿，从内容到形式都要进行全面的检查对于写好的文稿，从内容到形式都要进行全面的检查和修正工作。审定的范围有以下六个方面，即和修正工作。审定的范围有以下六个方面，即“六查六查”： （一）查有无矛盾抵触之处（一）查有无矛盾抵触之处（二）查政策界限是否明确（二）查政策界限是否明确（三）查措施落实（三）查措施落实（四）查程序和手续（四）查程序和手续（五）查文字表达（五）查文字表达（六）查文件体式（六）查文件体式二、审定的范围二、审定的范围第二章第二章 秘书应用写作的构成要素秘书应用写作的构成要素 第六节第六节 修改与审定修改与审定六查（