北京融科智地房地产开发有限公司档案管理办法

1、北京融科智地房地产开发档案管理办法2001 年 6 月 15 日公司总经理室审批通过第一章 总 那么第一条 为加大对公司各类档案的综合治理，逐步实现档案工作 标准化、系统化和标准化，更好地为公司治理各项工作提供效劳，按照国 家?档案法?，并依据北京市建委和市档案局联合公布的?北京市都市建设 工程竣工档案治理实施细那么?的有关局部，结合本公司治理工作中的实际 情形，特制订本方法。第二条 在档案学中，档案、文件材料、资料是三种不同的概念。 档案是在本公司工作活动中直截了当形成的原始记录，通过整理、鉴定、 组卷办理了归档手续的具有储存价值的文字、图纸、图表、声像、电脑光 盘等不同载体的历史记录；文件

2、材料是在本公司现行工作活动中直截了当 形成的原始记录，处于运转、承办过程中，还没有转化为档案；资料是指 为了工作参考的目的而搜集来的文献材料，不是本公司工作活动中直截了 当形成的文件材料。档案必须实行集中统一治理，确保完整、准确、平安， 便于开发利用。档案治理工作是公司治理根底工作的一个重要组成局部，是保护公司 合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项工作，档案应按照文件的种类 和形成的时刻顺序进行全面的收集和认确实整理、编制。公司各类档案均纳入本治理体系。其中：1、工程档案和文书档案归档于档案室；2、财务档案包括合同档案在财务部单独归档；3、人事档案属于存放在人才交流中心的局部按社会方法统一存

3、放在人 才交流中心，属于公司人事手续局部如简历、入职、辞职手续、职员差 不多情形表等同“文件类治理方法，由主管人事工作的岗位人员每月 移交到公司档案室；第五条 本方法适用于公司各部门，其中深圳分部的档案治理纳入本 治理方法。第二章 机构设置 档案治理职责 公司总经理室是档案治理的主管部门，其要紧职责： 审核批准公司档案治理制度、方法、标准； 指导、监督和检查档案治理工作； 决定公司职员执行本标准的奖惩。公司档案室对内赋有各类档案的统管职能，对外赋有档案接口的职 能。公司设置档案信息主管岗位，该岗隶属公共事务部，其要紧职责：1、执行国家档案工作的方针、政策和法规，规划公司档案工作。2. 负责收集

4、、整理、分类、鉴定、保管、统计公 司各类档案及有关资料。3. 指导各个部门的兼职文件治理员， 把需要归档 具有一定储存价值 文件材料归档。4. 主动与各部门一同进行对公司档案、资料等治理方法的研究。5. 开展档案的利用工作。 负责编辑档案参考资料， 编制检索工具 主动开发档案信息资源，逐步到达档案信息资源共享。6. 进行档案的鉴定工作。对已超过保管期限的档案提出存毁意 见，经公司领导审批后进行处理。第九条 各部门设兼职文件治理员负责本部门形成的档案材料的 收集积存、整理和向档案信息主管移交档案等工作。第三章 归档范畴归档储存的含义包括两个方面：一是具有储存价值的文件材料才需归 档储存，才能转化

5、为档案，没有储存价值的文件材料不必归档，也就可不 能转化为档案；二是履行了归档手续，也确实是讲对形成的文件材料通过 鉴不和选择、通过了整理和组卷，履行了归档手续，具有法律效力，成为 公司档案的组成局部。第十条 文书档案的归档范畴：1. 公司营业执照、资质证书等法律类文书原件。 2公司上级有关工作的指示、批示、批复、批转、决定、条例、方法、 规定、打算、通报、通知等。3本公司制定下发的条例、规定、规那么、方法、规划、打算、方案、 工作汇报、总结、通知、通报、统计报表、历史沿革、大事记、简报 、信 访、录音带、照片、影片等。4外联单位报送的工作报告、总结、统计报表、通知、方法等。5.招投标文件、标

6、书。第十一条 城建档案的归档范畴： 城建档案是都市建设开展规划、勘测、设计、施工、治理、科研、抗 灾、战备等项工作的重要依据，包括基建文件、施工技术文件和竣工图三 局部。其中基建文件由建设单位负责编制，施工技术文件和竣工图由施工 单位编制，建设单位负责检查、督导，由建设单位组织统一报送城建档案 馆。由建设单位编制的基建文件要紧有： 基建打算任务书等重要文件：工程建设工程立项依据：工程建议书及批复文件；可行性研究及其 报告；打算任务书及批复文件，与工程立项有关的领导的重要讲话记录、 重要的会议纪要等；会议文件、纪要：由建设单位或工程治理部门主持召开的重大咨询 题的技术会议、和谐会议等会议文件及会

7、议纪要；规划、环保、消防、防疫、节水、人防、抗震、劳动、卫生等有关 职能部门的审查意见及批准文件。专家建议文件 建设用地、征地、拆迁文件： 建设工程选址报告及土地、规划部门批复； 征用土地办理国有土地使用权转让、抵押等文件、建设用地规划许 可证及批准用地范畴图；有关拆迁安置协议、拆迁实施方法等要紧文件。勘察、测绘、设计、投招标、监理文件：勘察包括工程地质、水文地质及气象、地震资料等。工程地质具体 内容要紧有地质勘探报告、勘探点平面位置图，地层岩性剖面图、地面岩 性及物理力学性质综合统计表等。测绘包括红线桩位置及测量报告，钉桩成果报告；工程设计包括工程设计条件通知单、托付设计任务书、扩初设计、

8、施工图、结构运算书及概预算等。招投标文件包括工程设计、勘察、施工招投标，各种招投标文件及 合同。工程监理文件：监理合同、监理规划及实施细那么等。工程竣工总结的差不多内容：工程竣工总结是工程竣工后的一个综合性的报告，简要地介绍工程建 设的全过程。可按照工程规模的大小、施工难易程度、专业特点和工程的 重要性有所不同，大体分为三种情形：第一种，国家、市有关部门组织国家或市级工程竣工验收大会的工程, 验收大会包括预验收大会文件，可做为工程竣工总结归档，不再另行 编制。验收大会文件要紧包括：工程建设报告、工程设计报告、工程施工报 告、工程决算报告、工程竣工档案编制报告、验收鉴定书、验收委员会成 员名单、

9、领导讲话等。第二种，未召开国家或市级验收大会特大型、大型建筑安装工程，要 编制较为详细的工程竣工总结其差不多内容如下：概述工程立项的依据和建设目的；工程概况，包括工程位置、规模、数量、概算包括征用土地、拆迁、 补偿费、预、决算等；工程设计、工程施工招投标情形，工程监理情形；三通水通、电通、道路通一平场地平情形。设计、施工情形设计情形设计单位和设计内容如不是一个设计单位，要把全部设计单位 名称及设计内容写清晰;工程设计有什么新的设计构思和特点，采纳了哪些新的设计方法， 采纳哪些新的建筑材料。施工情形开、竣工日期；施工组织情形、要紧技术措施；施工单位相互和谐情形如总包和分包、各专业之间等；使用新的

10、施工技术情形。质量事故及其处理情形。与市政公用工程连接的市政公用工程施工情形包括道路、上水、雨 水、污水、供电、电讯、热力、燃气等。红线内道路、绿化施工情形。工程质量及体会教训工程质量鉴定意见和评判；施工组织和治理等方面的体会、体会或教训；工程遗留咨询题及其处理意见。其它需要讲明的咨询题如新建工程的门牌号码等上述三项未包括的内容，仍需讲明均可在此 交待清晰。第三种，除上述一、二种以外的其它一样工程，其竣工总结内容可参 照第二种，但能够简述，只要把要紧情形写清晰即可，不必面面俱到。工程照片、声像材料：工程照片含底片要紧有：施工前的原貌；各施工时期有代表性的 照片，专门是隐藏工程、质量事故的照片；

11、采纳新的施工技术和新的建筑 材料的照片；竣工后新貌室内、外。每张照片都要有简要的文字材料, 能准确讲明照片内容，如照片类型、位置、拍照时刻、作者、底片编号等。对国家、市重点工程、特大型工程、特种工程，原那么上要求报送声像 材料，录音材料包括领导的重要讲话、重要会议的录音等；录像材料包括影片要能反映工程建设的全过程，如原貌、奠基、施工过程、竣工验 收等内容。录音带、录像带、影片均要附有注明工程工程名称及录音、录 像、影片内容的文字材料。第四章归档时刻和手续第十二条文书档案各部门每月向公司档案室移交一次。第十三条 工程前期所有文件、证件在工程开工后一次性移交档案室。 第十四公司重要活动声像档案在每

12、项工作完成后，由主办部门将声 像材料和文字简介，两个月内向档案室归档。一样活动声像记录由经办人 自行保管。第十五条 图纸设计图纸和竣工图纸等技术文件类。设计治理与技 术方案研究部为设计图纸等技术类文件的第一责任人，工程治理部为竣工 图等技术类文件的第一责任人，各局部不建立相应的文件积存与保管责任 制，定期交公司档案室存档。第十六条 招投标类文件，投资治理部为第一责任人，应建立相应的文 件积存与保管责任制，定期交公司档案室存档。第十七 接收档案必须履行手续，应按照移交人提供的移交档案名目， 与移交人共同清点，对重要案卷，要逐项清点，经查对无误，方可办理签 收手续。第五章归档要求第十八条 本公司文

13、书档案实行按形成部门立卷制度。归档的文件材 料应完整、准确地反映公司或部门在各项活动中的真实过程，必须是 定稿后由公司或部门负责人签发的原件。请示类文件应有批复，保证 档案的完整性。第十九条 城建档案、招投标文件、标书等实行按工程分类、立卷。 第六章 档案的保管第二十条 各类档案差不多上公司的重要财宝，由档案室集中统 一治理，任何部门或个人都不得视档案为私有。全体职员都有保护档案的 义务。第二十一条 档案室按便于保管、方便利用为原那么，对档案进行 分类、编号和排列。第二十二条 档案室应研究和改良档案的保护，对已破旧、虫蛀、 霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。公司应为档案保护提供必要 条件

14、。第二十三条 档案室对已超过保管期限的档案进行鉴定，报请公 司领导做出处理决定。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档 案。对销毁的档案应编制销毁清册永久储存。第二十四条 各类档案按其内容、价值确定保管期限为永久、长期和 短期三种。第七章 档案的利用和开放第二十六条 档案人员要熟悉库藏，开展档案编研，主动提供利 用，为公司各有关部门效劳。第二十七条 珍贵档案应以复制件代替原件提供。第二十八条 档案室应加大编研工作，对档案资料进行研究、整理、 编辑。编写或配合有关部门编写重要参考资料。第八章 档案立卷质量要求 立卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点；保持文 件之间的有机联系，区不

15、不同价值，便于保管和利用。第二十九条 立卷要求 1归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。 归档材料要原件，没有原件的能够用字迹清晰的复印件。2在归档的文件材料中，应当将每份文件的正文与附件、请示与 批复、多种文字形成的同一文件，分不立在一起，不得分开。3时刻划分：从 1月 1日起，至 12月 31日止。不同年度的文件 一样不得放在一起立卷。4卷内文件材料应按时刻顺序排列，依次编写页号；需要立卷归 档的材料， 在有文字的当页材料正面的右上角， 反面的左上角填写页号 背 面没有文字的材料不须填写页号 ； 图表、声像和实物档案应在装具上或 在声像和实物反面逐件编号。5永久、长期和短期

16、应按规定的格式逐件填写卷内文件名目。 6照片应用文字标出活动的时刻、地点、人物、中心内容。 7文件质量要求：文件材料统一用 A4 纸；卷内文件材料要去掉 金属物回形针、大头针、钉书针 ；对破旧的文件材料要托裱；字迹已扩 散的应复制一份与原件一起立卷；对较大的表格，要折叠成 A4 纸大小；有 小字条的要加边成 A4 纸大小。第三十条 卷内文件名目填写方法顺序号：卷内文件排列的先后顺序，即件号。 文号：文件制发机关的发文字号。题名：即文件的标题，一样应照实抄录。没有标题或标题不能讲 明文件内容的，可自拟标题，外加“ 。没有年、月、日的材料要考证清 晰，填入有关项内；会议记录要填写每次会议的时刻、要紧内容。日期：文件的形成时刻、填写时可省略年、月、日字，年、月、 日用“ .小数点表示。例如： 。页数：一份文件有几页反面有文字的也算一页 。 页号：卷内文件所在之页的编号。 即图书名目的编号 如：第 1份文件有 5 页，页号填 1；第 2份文件有 3页，填 6，填 每份文件第 1 页的页号，以此类推。第九章 附那么第三十一条 本方法由公共事务部负责