时间管理在企业中意义和有效利用

1、工商企业管理专业（专科）毕业设计毕 业设 计 题 目教学班学号姓名指导教师职称学院 /市县开放大学年月日摘 要： 大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，由于时间所具有 的独特性， 时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。 而在一个企业的时间构成中， 管理者 的时间固然重要，但员工的时间显然占有更高的权重员工的执行力直接影响业绩和利 润。员工的工作随意无序、办事拖沓，将影响到整个公司业务的运转状态。因此，作为企业 的管理者，要考虑的常常不是自己一个人或者某个人的时间，而是所有员工的时间。显然， 要求所有的员工拥有与管理者同等的时间管理能力是不现实的， 而若要所有的部门经理去帮 助他的

2、每个员工做一份工作目志， 更是天方夜谭。 企业的时间管理说到底要借助多方面的力 量，比如人力资源的监管、办公软件的辅助，多媒体信息化的应用，并最终形成习惯，这样 才能将企业的时间管理带入良性循环。关键词：时间 时间管理 企业管理目录一、时间管理的概念 41.1 什么是时间？ 41.2 什么是“时间管理”？ 4二、时间管理在企业中的重要性 5三、制定科学合理的时间管理手段 63.1 区分“西瓜”和“芝麻” 63.2 软件工具支持时间管理理念落地 63.3 制作符合企业特征的时间管理优先矩阵 63.4 企业生产活动中浪费时间的各种因素及有效解决措施 73.41.电话干扰因素3.42 用人不当因素

3、3.43. 社交闲谈因素 3.44. 权责混淆因素 3.45. 沟通不良的因素 103.46 进度失控因素 103.47. 管理者浪费别人的时间 11四、提高企业管理者自身的时间管理意识 114.1 工作事务的分类及工作的重心 114.2 合理分配工作时间 ,才能使工作价值最大化 121313五、企业时间管理案例 六、总结论无锡壹叠科技有限公司时间管理的意义和有效性子在川上日：逝者如斯夫！时间的流逝，个人 “对”而言意味着生命的消耗，企业而言， 赋予了更多对则种复杂的意义。 有效的管理者知道， 时间是一项限制因素。 任何生产程序的 产出量，都会受到最稀有资源的制约。在我们称之为 “工作成就 ”

4、工的生产程序里，最稀有的 资源，就是时间。但人们却往往最不善于管理自己的时间。要提高企业中对时间的有效利用率和时间管理水平，先要找出企业时间耗用的症结所 在，录其首记时间耗用的实际情形。 其次，是最终的目的和手段， 就是要做有系统的时间管 理。一、 时间管理的概念1.1 什么是时间？1930 年，胡适先生在一次毕业典礼上，送给风华送正茂的学生们一句话：惜时间，珍 不要抛弃学问。 胡适先生的这一番语重心长的话语道出了时间的实质 “时间就是金钱” “时间就是生命” “一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”。而对于企业，时间，从某种意义 上来说其实就是价值和利润的代名词。 世界几乎全面地在进步，但我们一天

5、还是只有 24 小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有 24 小时，但区别就在于他们如何利用这所 拥有的 24 小时。一个成功发展的企业，一定是个高效运转的企业，一定是有具备一定时间 管理能力的管理者和机构。1.2 什么是“时间管理”？时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧， 引导并安排管理自己及 个人的生活，理有效地利用可以支配的时间。时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”即效果、效率、 效能。 “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费， 以便有效地完成既定目标。由于时间 所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“管

6、理 者自身的管理”。、时间管理在企业中的重要性大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了 2 0 多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。 第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等 项目基本原则， 显示了他专业管理的精神。 第三， 他献身时间管理原则的事迹已经得到大量 文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。在信息爆炸的今天，咨讯的空间在无限地扩展，面临竞争的压力、客户高品质的需求， 您是否

7、又有些无所适从呢？由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中又往往容易被我们所忽略。而在一个企业的时间构成中， 管理者的时间固然重要， 但员工的时间显然占有更高的权 重员工的执行力直接影响业绩和利润。 员工的工作随意无序、 办事拖沓， 将影响到整个 公司业务的运转状态。 因此， 作为企业的管理者， 要考虑的常常不是自己一个人或者某个人 的时间，而是所有员工的时间。显然， 要求所有的员工拥有与管理者同等的时间管理能力是不现实的，而若要所有的部门经理去帮助他的每个员工做一份工作日志， 更是天方夜谭。 企业的时间管理者说到底要借 助多方面的力量，比如人力资源的监管、 办公软件的辅助，多媒体信息化的应用

8、， 并最终形 成习惯，这样才能将企业的时间管理带入良性循环。这无疑给企业的 CIO 们提出一个新的 命题： 如何借助信息化工具去优化企业的时间管理？近几年， 时间管理理念不断被刷新， 更 是对企业的信息化部署提出了挑战。 针对企业时间管理的现状， 专家们建议时间管理部署要 从理念开始，并选择有效的管理工具。三、制定科学合理的时间管理手段3.1 区分“西瓜”和“芝麻”生活中 ,大多数人可能不会留意 ,当事件在时间上发生冲突的时候 , 人们通常会按照自己 的价值取向来进行取舍或调整。对企业而言,也是一样 ,只不过 ,在企业中 ,价值是由企业建立的, 而取舍、调整则多是由个人操作的。这种不一致性,在

9、很多时候直接导致“西瓜”和“芝麻”混淆情况的发生。 因此 ,在企业部门内建立起员工广泛认同的价值观/集体目标 ,是非常重要的。这种价值观将被作为员工时间管理/行动管理的依据。有效的时间管理 /行动管理应该是目标驱动的行动安排 ,而这种目标是构建在企业 /部门的统一价值观之上的。3.2 软件工具支持时间管理理念落地弄清楚了时间管理的实质及价值衡量方法,企业还需要有效的工具去实现时间管理理念的落地 ,这样才能真正从时间管理理念中受益。前面提到, “时间管理的实质就是行动管理 ,就是执行、协作”。当企业员工有了区分“西瓜”与“芝麻”的意愿和能力的时候 ,便是时 候上一套管理系统来实现落地了。目前的管

10、理软件市场,专门针对时间管理设计的软件风毛麟角 ,但已经有不少厂商在产品中嵌入了时间管理功能。企业管理软件产品 ,在同一平台内实 现了时间管理与“统一通信”“ CRM ”的融合应用 ,致力于为企业实现“三管”功能 ,即“管 通信、管时间、管客户”。当然 ,企业在选择软件工具的时候还是要考虑自身的业务实际 ,甚 至有些企业只需要 Excel 表格就能满足行动管理的需求了。不过,这不是重点。软件工具不是万能的 ,如果没有理念上的部署和指导 ,软件工具也只相当于没有灵性的机械而已,功能的发挥也会大打折扣。时间管理要真正成功应用于企业,首先要把前两步 （即时间管理的实质及确定事件价值衡量方法 ）走好。

11、3.3 制作符合企业特征的时间管理优先矩阵新一代的时间管理理论 ,把时间按其紧迫性和重要性分成ABCD 四类 ,形成时间管理的优先矩阵。如图 1 所示 :紧急A 重要紧迫C 紧迫不重要不紧急B 重要不紧迫D 不紧迫不重要紧迫性是指必须立即处理的事情 ,不能拖延。重要性与目标是息息相关的。有利于实现目标的事物都称为重要 ,越有利于实现核心目标 ,就越重要。 有些事情紧迫又重要 ,如有限期压力的计划 ;可能有些事情是紧迫但不重要 ,如有不速之客 ,或者某些电话 ;有些事重要 ,但是不紧迫, 如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康等。当然有很多事情不重要,又不紧迫 ,如琐紧急碎的杂事 ,无聊的谈话

12、等。如图 2 所示。不紧急A 危机，紧急状况，有限 期压力的时间B 学习新技能，建立人 际关系，保持身体健康C 某些电话，不速之客， 某些会议D 琐碎的事情，某些信件，无聊的谈话3.4 企业生产活动中浪费时间的各种因素及有效解决措施3.41.电话干扰因素电话干扰会浪费很多时间。 许多管理者认为电话经常占据他们大量的时间。 与电话有关 的许多问题都牵涉到人性 ,牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话,而是来自于人的心理 ,电话之所以会吸引你有很多原因 ,假设每次电话都来的名正言顺 ,需要你注意 , 而如果你不中断自己的工作去接电话 ,就是不负责任的结论。你总有这种错觉,不管来电者想要做什,

13、带来很多么,他的需要都比你当时所做的事来得重要。电话干扰的确会给你的工作产生干挠 时间的浪费 ,会影响你的时间管理 ,解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。 阻绝干扰很多人就是因为不了解过滤电话 ,不知道如何处理电话 ,以至于他在一天的时间里往往 都浪费在接电话上。学会过滤电话 ,阻绝干扰有几个步骤。A 处理如果有可能尽量由助理回答来电者的需求,并记下有关的信息。B 转接如果助理无法处理电话 ,下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。C 暂缓如果遇到只有你能处理的状况 ,助理要试着写下留言 ,避免使你受到打扰 ,你可以下一步 再去处理这个事情。D 速办如果来电者合乎你们事先约定好的原则,紧急事

14、或者重要人物的电话可以直接接听,速办可以把时间压缩更短。如果你没有助理怎么办?那么 ,你就必须与同事互相帮助接电话 ,安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断,或将电话移到视线以外 ,关键性的时间索性拔掉电话的插头 ,甚至把你的工作带到没有电话的地方。 集合所有电话在某时间段把电话一起回掉 , 同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话,就不会受到电话的干扰。3.42 用人不当因素在竞争激烈的社会环境里 ,公司改组 ,缩小规模 ,裁减人员的管理方式已经司空见惯 ,管理 人员必须会利用较少的员工去完成较多的或至少与过去等量的工作,因为越是竞争 ,人手越不足 ,工作量就会越大。管理人员必须学会

15、如何利用较少的人去完成更多的工作,或者说与过去等量的工作。解决方法 :教导员工善用时间教导员工善用时间 ,学习良好的时间管理 , 告诉他们排除干扰包括来自你的干扰 ,并示范 如何为一天设立目标 ,以及将这些目标排出优先次序的技巧。提升员工时间管理的成本意识改善现有员工运用的情况 ,如果还是不足 , 就必须拟定一套职位管理计划 ,根据工作日志 做一次详尽的成本利用分析。现在很多员工比较缺乏成本意识,有的人是为工作而工作 ,不知道他今天的工作价值 ,他仅是为了这个公司而上班。 所以作为主管 ,你必须让你的员工 ,你的团 队里的每一个人了解时间的成本观念。你这个月做多少业绩是用多少时间完成的, 你每

16、一次的时间成本是多少 ,透过这种时间成本的训练去影响他们 , 让他们去接受训练。让员工接受良 好的训练 ,同时你也可以带领他们完成每天的工作,对员工发挥极大的影响力。所谓开发潜能就是训练并教导你的员工了解时间的成本意识。3.43. 社交闲谈因素纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞。需要改变工作的步调异常和好奇心理,渴望消息灵通 ,满足自我 ,害怕冒犯别人 ,无法抗拒、喜欢社交的人 ,工作时间在办公室里闲谈 ,都 是造成浪费时间的原因。解决的方法 :过滤访客与电话来访的客人要让秘书首先接待 ,谢绝与工作无关的人员和电话。衡量办公地点是否恰当很多大公司设置 OA办公区 ,每人一个空间 ,不要造成

17、员工与员工之间的对话 ,避免无谓的 言谈。过去的办公室是属于开放式的,你坐在我前面 ,他坐在我后面 ,一个人讲话大家听得到 ,然后办公室里面你说我说他说 ,造成了工作效率的降低。3.44. 权责混淆因素权责,其中权是指职权 ,是完成你所负责工作的权利 ;责是责任 ,是谁有义务做什么工作的 问题。权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。主要表现在:权责问题主要是发生在工作项目的说明上 ,说明含糊不清就会导致权责不清。权责配合不当 ,会浪费许多时间 , 甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任 ,却没有授予他们完成指示的 权利。解决方法 :(1) 定期更新所有员工的工作说明

18、,以保证他们真正的权责得到清楚的界定。(2) 权责对等。3.45. 沟通不良的因素一个群体 , 一个团队的士气是否高昂 ,彼此之间的融洽度是不是良好 ,一个重要的原因就 是沟通 ,沟通不良是造成浪费时间的原因。不明白事情的重要性上例中那个秘书主动承揽了一些事情 ,但她不明白事情的重要性 ,没有去沟通 ,造成了一 些不好的影响。没有时间没有安排时间 ,让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通,大家彼此表述一下对工作、 对目标的一些看法。 往往是你做你的 ,我做我的 ,彼此之间没有互通信息 ,甚至也不知道 如何去协调。一个团队沟通不良 , 这个单位的主管要负完全责任。 没有倾听没有学习倾听 ,每

19、个人的工作都是绝对的重要 ,你说你的重要 ,我说我比你的还重要 ,那到 底谁最重要呢 ? 所以不知道事情的重要性 , 因为没有安排时间来沟通 ,大家对事情不了解 ,就是 没有所谓的倾听。要知道 ,上帝给你两只耳朵 , 就是要让你多去听听别人的意见。 沟通的目的不明确有沟通但不知道沟通的目的是什么,为什么事情而去交流、交换信息 ,或者说是去协调。沟通目的不明确也会造成时间浪费。解决方法:沟通的方式有很多 ,有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通等方式。训练或者培育一个人沟通的技巧,改善沟通的步骤 ,关键是如何去沟通 ,怎样去运用沟通的工具。不管用电话也好,语言也好 ,文字也好 ,应该选择什么方

20、法和步骤 ,要仔细思考。3.46 进度失控因素进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性,不知道控制的进度工具 ,认为完善的计划会自行达成目标 ,没有加强控制及提出适当的进度报告。解决的方法: 解决的方法就是拟定计划。 什么时候完成什么事情 ,由谁来执行 ,完成以后向谁汇报等程序问题 ,要拟定详细的 计划。要求自己所有重要的工作都应该有进度报告,每一天都要控制的进度。如果你的进度没有完善 ,或者没有去做进一步的检查就会造成浪费时间。3.47. 管理者浪费别人的时间这种现象并不明显 ,但有一个简单方法可以诊断出来 :去问问你的下属。有效的管理者懂 得有系统及诚恳地问他的下属 :“请你想想看 ,

21、 我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事 情? ”问这样的问题 ,而且问得对方敢说真心话 ,才是有效管理者的特色。即使管理者处理的 都是颇有成效的工作 ,其处理方式仍可能造成别人时间的浪费。四、提高企业管理者自身的时间管理意识企业管理者的价值在于将企业资源转化为企业财富与生产效益,并承担一定的企业风险和责任。 对管理者来说 ,时间就是效益。 在和普通员工同等条件下 ,管理者的时间管理的能力 将决定企业生产效率和创造价值的能力,时间管理能力的大小 ,取决于他们如何合理地安排自己的时间 ,来做属于他本人该去做的重要事。4.1 工作事务的分类及工作的重心当企业达到一定规模时 ,大小事务千头万绪 ,

22、我们按“重要性、紧急性”将其分为四类:第一类紧急重要的事 :指企业突发事件、矛盾的协调、日程紧迫的任务和问题等;第二类不紧急但重要的事 :指企业经营分析评估、企业规划、机制或制度建设、文化建 设、各种计划工作、各种预防工作人际关系维护、授权委托工作等 ;第三类紧急不重要的事 :可授权的日常事务、被人询问打扰的电话、接待来访、例行会 议的出席等 ;第四类不紧急不重要的事 :与工作无关的邮件处理、看杂志、上网聊天、琐事等。管理 者都明白 :第四类不紧急也不重要的事尽可能少做或不做;第一类、 第三类是急事 ,一般都会习惯性花精力去做 ;而第二类是不紧急的事 ,是解决远期问题的事 ,是费时、 耗智、

23、需要大量时间 投入、短期内难现效益的事 ,所以往往容易被紧急事情挤掉。相当多的人知道它重要,但总是力不从心。事实上 ,他们忽略了紧急事情与重要事情之间有着相互转化的关系。当第二类事做到位 了, 相当于预防工作做好了 , 第一、三类紧急事就会明显减少 ,企业家做低产能的事也随即减少。所以笔者认为企业管理者应该成为时间管理专家,时间管理能力决定了企业资源的转化率。4.2 合理分配工作时间 ,才能使工作价值最大化企业家应如何有效分配自己的工作时间,使自己在企业经营活动中价值最大化?通过与多名成功企业家、管理专家研讨,结合自己多年的创业实践经历 ,我认为企业家的工作时间作如下分配较为合理 :第一类紧急

24、重要的事控制在20%以内（普通人一般均超过 25%左右 ）;第二类不紧急但重要的事占65% 左右（普通人一般不足 20%）;第三类紧急不重要的事控制在15% 左右（普通人一般超过 50%）;第四类不紧急不重要的事控制在 1%以内 （普通人一般在 5%左右 ）。企业成长的同时 ,管理者的管理理念应与时俱进,每一个管理者和员工的时间就是企业的效益 ,企业管理者应尽可能将自己的精力与时间,投入到企业不紧急但重要的事上 ,当时间,紧急的事就会明显减少 ,企业就会逐步进比例提高到 60% 以上时 ,企业的运行就能有条不紊入良性的运行和发展轨道。我们生活在当今的快节奏年代 ,“快”是竞争的核心。任何企业正常营运,必然会产生问,但是当急情变成了题,一旦发生问题就需要我们立即解决。偶尔的急情发生不是太大的问题,那么我们的日常事务 ,就成为大问题了。如果我们常感到永远无法去做自己想做的重要事情我们的人生就会被这种充满急情的节奏所控制。而与上述情况恰恰相反 ,我们在实际的工作和生活中最重要的事通常是不紧急的事。比 如企业项目规划 ,健全管控体系 ,