商贸有限公司合同管理职责说明

1、商贸有限公司合同管理职责说明1）行政部（暂由公司总经理助理负责）：是公司合同综合监督管理部门，负责合同的法务审查、合同管理的规范、指导、监督、 检查工作和所有合同存档备查。2）财务部：是公司合同专业监督部门，负责对合同的契约要件、 交易条件、履约能力等是否符合法律及公司权益进行专业监督。3）防损部（暂由公司公司稽核部门负责）：是合同风险控制监督 部门，负责对合同订立及履约的全流程进行监察，并根据制度 对违规行为提请处罚。4）承办人制度a）每一项合同须由公司确定一主要承办单位或承办人（附件合同承办审批权限表；b）合同承办人须为本公司正式聘用员工，不得是社会临时性借 用、临时性聘用人员。c）承办人

2、应对合同订立、履行的全过程负责，期间出现的任何 与合同有关的问题须及时与有关部门及法律机构进行协商， 并以承办人为主解决。d）合同承办部门应当履行以下职责：负责合同项目的申请报批； 负责调查、了解对方当事人主体资格、资信和履约能力等情况；具体承办合同的谈判；负责合同的草拟、会签、修改，保证合同的可行、合法、有效性；负责督促合同的履行和违约追偿；参加合同争议的调解、仲裁和诉讼活动。5）合同会签制度（参照业务流程审批权限表）a）合同会签的实质是合同内容的内部检讨与协作；b）会签部门均为与合同履行相关的部门；c）稽核部门为所有合同的监督会签部门；d）会签单位依据合同承办审批权限表之规定，未明确会签单

3、位的审查,由总经办指定会签单位;e）原则上所有合同都必须经过法务和财务审核；涉及经济往来的，财务必须参与审核；f)格式合同的审查会签须依据经过正式批准的合同标准;g）合同条件超出规定标准或有特殊要求的，须由承办部门提交超限申请书；h)审查会签部门可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。i）审核意见应明确、具体，禁止使用模糊性语言，一旦使用, 视为对合同草案的否定。j）审查会签部门的不同意见应明确说明理由或提出修改意见。发现重大错误、遗漏、不妥时，应以书面方式提出修改意见;需要退改时，应连同全部文件退还承办人。k）必须提交法务律师审查的合同：新合同，或者经谈判对原合同范本作出修改，或

4、者任何一个审查会签部门提出需要由律 师（法务）审查的。6）超限审批制度a）凡合同内容超出合同管理规定及相关既定标准之范围的，须 进行超限审批。超限审批的目的是为了保证合同内容确实代 表公司法人的真实意愿，杜绝任何超越规定标准的行为。b）超限审批属于前置性审批，必须在合同签订之前完成。c）由合同承办人填写超限申请书，报总公司由董事长或其 授权人批准。d）合同会签部门均有权就超限问题提出质询，并要求进行超限 审批。e）下述情况必须提交超限申请书审批：交易条件低于市场标准或我公司规定的平均标准的；合同内未明确阐述却又是合同内容之主要依据的；合同内涉及的费用项目超出一定金额的；（详见费用管 理办法）其它超出合同管理规定及相关既定标准之范围的；未做具体规定但被会签单位认为需要进行超限审批的。7）合同审批签字权限（详见合同承办审批权限表）a）签字权限合同签字人必须是公司总经理或总公司董事长授权的人 员，合同签字必须代表由法定代表人决定的利益与责任;签字人资格不得低于主管、科长级别；签字授权只能向更 高级别转移。b）批准权限合同批准人为公司总经理或总公司董事长授权人（原则上 不低于副总级）；超限申请书的批准人为总公司董事长或授权人。c）授权与受托法定代表人可以授权委托其他人代行合同批准与签字事 项；授权人为公司法人代