工程档案管理制度

1、工程档案管理制度 篇一：工程档案管理制度九、工程档案管理制度一、档案 资料的 归档分类及范围1.档案资料的归档分 类工程建设档案主要有公文、工程建 设技术资料、经济合同、工程建 设财务 、行政管理及 图 片等几 类。档案 资料应按国家 标准进 行统一分 类、立卷、 归档和存放。2.档案资料的归档范 围（1）省、市政府的来往公文；（2）建管 处的来往公文；（3）建管公司的来往公文；（4）有关技 术问题 的审查、咨 询意见；（5）会 议文件、 记录 等；（6）工程建 设期间 形成的工程技 术材料：招标文件、投标文件、合同及协议；设计图纸、施工组织设计 ； 工程开工 报告、施工方案、施工技 术措施、

2、施工 计划、 报表等文 件； 建筑材料和中 间产品的合格 证、试验报告，砼、砂浆等配合比的 试验报告； 设 计变更及索赔资料；施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材 料；工程质量、安全、事故及 处理情况报告；施工总结、技术总结、工程竣工 图及竣工验收报告及质量评定等； 工程机械 设备、仪器及引进的 技术设备图纸等；（7）工程价款 结算等 资料。二、工程文件收 发 及管理 规 定为加强工程文件收 发管理，理 顺传递 关系，并按工程 进度作好工程文件的提供利用，特制 定本制度。1.工程文件接收 （1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技 术文件、 图纸资料、来文通知等）由档案

3、资料员统一接收。（2）工程部个人从外 单位带回或通 过其它途径收到的工程文件，一律移交档案 资料组进 行统一归档整理。（3）档案资料组对接收的工程文件 资料，必须进行数量和外 观质量检查，发现问题应 及 时通知寄 发单 位补发。（4）档案 资料组对 收发工程文件 应及时建立工程文件收 发登记帐 （收文簿、 发文簿）（5）登记完毕的工程文件， 应及时予以处理，在保 证归档份数后，及 时报审工程部领导 审定，并及 时处 理。（6）对接收的密 级文件资料，要 严格按保密 规定妥善收存，并 认真执行密级文件 资料的 借阅规 定。（7）档案 资料组对归 档的工程文件 资料实 施整 编作业，并建立档案分

4、类登记帐2.工程文件 资料发放（1）分发外单位和部门的工程文件 资料由档案 资料组统一办理。（2）呈送上 级单位的工程文件由工程部 领导 确定发放单位和数量。（3）分发的图纸资 料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。（4）为避免工程文件 资料分发过程中可能出 现的错发现 象，图纸、资料领取单位应指定 领取人名单或部门，并及时通知档案 资料组；档案资料组按指定名 单发放工程文件 资料。3.设计修改通知 单、工程联系单、传递及管理 规定（1）设计修改通知 单、工程联系单统一由档案 资料组按设计修改通知 单、工程联系单中 所指定的部 门及时传递 并建立 签收记录 。（2）设计修改通知 单、工

5、程联系单原件一律及 时交档案资料组归档保存，工程 结束后由 档案资料组向设计院提供全部 设计修改通知 单、工程联系单的复印件供 设计院编制竣工图三、工程 项目各参与方档案部 门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、 监理、承办单位）应按各自的职责，将负 责承建、承 办 的项目文件材料进行收集、 积累、整理，按照 归档要求移交建 设单位。 项目实行总承包的，由 总承包 单位负责对其总包项目的文件从形成到 编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织 、 协调分包单位的归档工作。按 规定向建 设单位提交全套完整、准确系 统的符合档案 规范标 准的项目档案。由建 设单位分别向几个 单位发包的

6、，由各承包 单位负责收集、积累、整理 其承包 项 目的全部文件。1.建设单位各机构： 负责对 形成或收到的有关建 设项目的前期、 设备技术、工艺、涉外、 专利及商检索赔、竣工、 试运行及验收等全部项目档案进行收集、 组织及汇总整理。2.设计单位：负责对形成的基 础材料和项目设计等文件进行收集、 积累、整理。3.施工单位：整理 现场的译文及安装、 调试形成的非 标准图、（竣工 图）、设计变更、试 运行及 维护 、工程事故 处理文件。4.监理单位：负责对 各参建 单位在工程建 设中文件的形成及竣工档案的 编制进行监督与审 核，特 别是对竣工图完整、准确、系 统进行监督和审查。负责收集、 积累、整理

7、、 归档项 目监理文件。建 设单位委托 监理单位负责监督、检查项目文件的收集、 积累和完整、准确、 系统情况，并 审核、签署。同时向建设单位提交有关 专项报告。验证材料及其他 监理文件。四、 声像档案管理 办 法1.建 设 工程声像档案主要是指在城市 规划、建 设、管理活 动 中直接形成的，具有保存价 值 的照片、底片（包括反转片）、影片、 录像带、光盘及磁性载体，以声像 为主，辅以文字说 明的 历史记录 。2.建设单 位应向城建档案管理机构 报送的声像档案主要有：建 设工程的照片档案、 录像档 案和相 应的文字 说 明。3.照片档案 应 符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加

8、修 饰剪裁；（2）能体 现工程竣工后的外 观、设计 特色、地理位置；（3）以传统感光材料 为载体的照片需 报送底片、正片（照片）；（4）使用数 码相机拍摄，其影像不能 进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素 （不允 许插值 ） 。4.录 像档案 应 符合以下要求：（1）主题明确、内容 连贯简洁 、影像清晰、 镜头平稳；（2）需注明工程 项目所在的地理位置、外 观、周围环境、人防 设施、消防 设施、水电设 施、保安 设施、标准房、 标准层、设计特色、建筑特色等；（3）报送第一代素材 录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。文字说明包括：工程名称、建 设单位名称、 设计

9、单 位、施工篇二：工程 资 料管理制度工程 资料管理制度1目的1.1为了建立健全集 团公司开发项目工程 资料管理，完整、准确、系 统地管理好工程 资料 档案，充分 发挥 工程资料档案在投 资、开发工作中的重要作用， 为公司提高工程管理和投 资效益提供更好的服 务。1.2工程 资料是指整个建 设项目从前期、开工、施工、竣工及 验收、备案全过程中形成的 有归档保存价 值的文件 资料，包括在此 过程中形成的文字材料、 图纸、图表、声像材料和 其它 载体。2工程 资料的 归 档范 围2.1对与工程建 设有关的重要活 动、记载工程建 设主要过程和现状、具有保存价 值的各种 载体的 资料，均 应收集 齐全

10、，整理立卷后 归档。2.2工程资料的具体 归档范围应符合建设工程文件归档范围和保管期限表的要求。3工程文件材料的 质量要求3.1工程资料应字迹清楚、 图样清晰、图表整洁、签字盖章手 续完备（不能代 签或打印）。3.2复印、打印文件材料及照片的字迹、 线条和影像的清晰及牢固度 应符合规定的质量要 求。9.3.2.6工程 资料应为原件，复印件必 须注明原件的存放地， 经办人并加盖原件存放 单位的公 章。9.3.2.7工程资料的内容及其深度必 须符合国家有关工程勘察、 设计 、施工、 监理等方面的技 术规 范、标准和 规程。9.3.2.8工程 资料的内容必 须真实、准确，与工程 实际相符合。4工程施

11、工 过程中的 资料检查 ：工程部 资料员 在工程施工 过程中不定期 检查（每月必 检一次）施工 单位、监理单位的 质量 验收和安全资料，及时检查资 料是否按国家 质量/安全验收规范、地方主管部 门相关文件 要求 编制，与施工 现场是否同步，原材料、 试件等是否按 规范留置、送 检， 发现 有缺漏的， 列出缺漏清 单，督促施工、 监理单位及时补齐 。必须检查 的施工 阶段： 项目开工前；基 础、主体等各分部工程 验收前；竣工 验收前二个月。5工程 资料的接收：5.1递件单位提供给工程部的工程 资料（工程技 术文件、来文、 图纸、资料）由部 门资料 员统一接收，并应填写工程 资料接收 记录和收文登

12、 记表。9.4.1.2工程部或其它部 门从外单位带回或通 过其它途径收到的工程文件，一律交 资料员，并 应登记。5.3对接收的工程 资料，必须进行数量和外 观质量检查，发现问题应 及时通知寄发单位补 发。5.4对接收的工程 资 料应及时建立工程 资料接收 总登记台账和分类 台账（簿式台 帐和电子 台帐 ）。3.1对各单位提供的不符合 规定的档案 资料文件， 资料室有 权退回归档单位，归档单位应 按资料室的有关要求 进行整改，直至提交符合 规定要求的 归档资料。3.2凡因工程文件材料 归档不完整，不符合有关 归档 规 定者，不能 进行工程决算、工程款 支付，各 项工程款的付款必 须由资料室 对竣

13、工资料签收合格后支付。5.7工程档案在工程 项目竣工验收后一个半月内由施工 单位向建 设方提交完整、准确、并 经各参建方有关 负责 人签章的工程技 术档案资料。5.8施工方要按合同 约定的份数移交工程竣工 资料到公司 资料室，在取得 资料室 资料员接 收资料的确认签字后，才能与公司成本部、 财务部进行结算工作。移交 归档材料必 须填好 移交清 单，一式两份，移交人和 资料室接收人双方在移交清 单上 签字，各自保存一份，以 备存查。5.9凡归档的文件材料，如不符合有关 规定和标准的，资料室有 权不接收。5.10凡不按归档范围、时间 、要求 归档的，资料室有权追查。6工程 资料的 发 放6.1分发

14、外单位和部门的工程资料（工程技 术文件、发文、图纸、资料）由部 门资料员统 一办 理。4.1.1呈送上 级单位的工程 资料由工程部（ 项目部）确定 发放单位、部 门及份数。4.1.2工程部分 发的图纸资 料应编制图纸资料分发清单，分 发的图纸资 料至少 预留一份， 连同图纸资 料分发清单原件存档。4.1.3为避免工程 资料分发过程中可能出 现的错发现 象， 图纸、资料领取单位应指定专人领 取，并 电话或书面通知部 门资料员，剖门资料员填写 图纸资 料发放领取登记表。7设计变 更、工程 联系单管理 规定7.1设计变 更、工程 联系单统一由部门资料员按设计变更、工程 联系单中所指定的部 门及 时分

15、发并建立 签收记录 。4.1.3设计变 更、工程 联系单原件一律及 时归 档保存。8工程 资料的保管8.1及时将收集的 资料、图纸等，整理分 类、编写目录，装订成册，在保管 过程中， 严格 遵守档案接收、查阅、出借、 归还的登 记制度。8.2归档的 资料要完整、系 统、准确。8.3资料按 类别存放，在相 应的档案盒上 贴上标签。8.4做好 资料的“防火、防盗、防潮、防 尘”工作，档案柜必 须加锁。8.5保存的工程 资料每半年清理核 对一次，如有 遗失、损毁，要查明原因，及 时处理。9声像 资料管理 办法9.1工程施工声像 资 料主要是指施工 过程管理活 动中直接形成的，具有保存价 值的照片、

16、影片、光 盘及磁性 载体，以声像 为主，辅以文字 说明的历史记录 。9.2公司 应向城建档案管理机构 报送的声像档案主要有：建 设工程的照片档案、 录像档案 和相 应的文字说明。9.3照片档案要求9.3.1技术 要求9.3.1.1建设工程声像档案 归档内容是指整个工程建 设过程，从原貌、施工到竣工 验 收等一 系列活 动中，用照片、 录像等形式 现场 采集的有保持价 值的工程声像素材以及后期整理成 果。9.3.1.2录制、拍 摄的内容必 须真实、准确、完整，与 实际 工程相符。9.3.1.3应按照工程施工 顺序进行拍摄，保持画面之 间的有机 联系。工程项目如果为多个单位工程，各 单位工程的名称

17、必 须标示清楚，各 单位工程的内容 应保 持完整和 连续 。工程照片必 须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨 损、划伤、有 污渍，胶卷、相 纸应选择质 地良好的 产 品。（1）照片 应当主 题 明确，画面清晰完整，色彩 还原准确，无 污染，被 摄主体不能有明 显 失真 变形现象。（2）照片 规格为6英寸光面彩色照片，无需 过塑，同 时附照片 对应的元数据光 盘和文字 说明。照片文字 说明包括拍 摄照片的事由、 时间 、地点、人物、背景、 摄影者。（3）数码照片应当使用不低于800万像素的数 码相机拍摄，图像格式为JPEG格式，不 能进行压缩、修改、添加、合成、挖 补等编辑处理（为提高画面

18、 质量、增强画面效果所做 的技术后期处理除外） 。手机拍 摄、电脑合成的照片不能作 为归档的照片。9.3.2编制要求9.3.2.1分类：同一工程 项目内按照建 设程序、 问题等进行分类。9.3.2.2排列：按照分 类方案， 结合时间 和重要程度等 进行排列。9.3.2.3编号：照片号是固定和反映每 张照片在整个工程 项目照片中的代 码，同一个工程 项 目的照片 应连续编 号，从 “1开”始按 顺序编号。9.3.2.4入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯 页上， 组成照片册。 应使用国家 规定 的标 准照片册。9.3.2.5说明：分单张照片说明和组合照片 说明两种。（1）单张照片说明的格式：

19、每 张照片要对应填写一 张著录卡片，采用横写格式，分段 书写。 其格式如下：照片号（底片号）：即照片的 编号参见 号：由档案保管 单位填写题 名：简明概括、准确反映照片的基本内容时 间 ：用8位阿拉伯数字表示，如20111013地 点：工程所在地点摄影者：一般填写个人，必要 时可加写 单位（2）每张照片要对应填写一张著录卡片， 题名的正确 书写： 工程名称（ 栋、标段）十部 位（ 详细 施工内容）（3）组合照片 说明的填写:一组（若干张）联系密切的照片按 顺序排列后，可 拟写组合照片 总说明。组合照片总说明应概括揭示 该组照片所反映的主要信息内容及其他需要 说明的事项。总说 明中 应指出所含照

20、片的起止 张号和数量。 组合照片一般不宜越册。（4）照片册卷内目 录卷内目 录 排列在卷内文件首 页之前。（5）照片册脊背卷盒封面无 须填写，照片 夹脊背的“案卷号 ”栏留空。 “题名”栏填写业主和工程名称， “年度 填写移交 时所属年份，脊背要求用70g牛皮 纸打印好后粘 贴。2.%2装具：使用符合GB/T 11821-1989/2000标准的6英寸照片档案册。 照片 说明、 卷内目 录 、照片档案册脊背 统一用黑白激光打印机打印。9.4视频 档案要求9.4.1技术 要求9.4.1.1工程录像档案资料应当主题明确，主题明确、内容真 实、连贯简洁、影像清晰、 镜 头平稳。专题片一般按整个 项目

21、时间顺 序制作。（1）工程 录像档案 资料应当使用 专业级别摄 像机，配以合适 稳固的脚架， 记录 信号为数字方式，清晰度在2k（1920X1080像素）以上。（2）录像档案资料应配有相应的文字说明，反映 录制时间、地点、内容、人物、背景及 拍 摄 者。1.%2.%3建设工程声像档案素材全部做完后， 应填写声像档案卷内目 录 。9.4.1.3录像资料需剪辑，根据工程 项目等级制作成工程 简介视频短片或专题片， 视频短片 配解说字幕、背景音 乐， 专题片还须人工配音。字幕、 图像画面要同步准确。 视频 短片或 专题片输出格式为高清格式，像素1920X1080编码格式为HD H.264 MPEG-

22、4 AVCVIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，总比特率不能低于30mbps，帧速率每秒25帧或50帧。篇三：建 设工程档案管理制度1.目的规范公司建 设工程档案的收集、整理、 归档、保管、移交、利用等工作。2.适用范 围 本制度适用于公司所有新建、 扩建、改建和其它 专项工程项目。3.术语与定义4.3.1建设工程档案：建 设工程项目在立项、审批、招投 标、勘察、设计、施工、监理，到 竣工、验收全过程中直接形成的，具有 归档保存价值的文字、 图纸、图表、声像等各种形 式的原始 历史记录。包括工程建设前期文件、 监理文件、施工文件、竣工 图和竣工 验收等；4.3.2立卷：亦

23、称 “组卷”，系按照一定的原 则和方法，将有保存价 值的文件分 门别类整理成 案卷；4.3.3归档：建 设工程的勘察、 设计、配套、材料 设备供应、施工、 监理等单位在完成其工 作任务或阶段性任务时，向公司 报送经整理立卷的工程文件、 资料以及公司各 职能部门将 项目阶段形成并 经过 整理立卷的工程文件、 资料及 时送行政管理部的 过程；4.3.4移交：工程竣工 验收后，公司向集 团档案管理部 门、物业管理部门和项目建设当地的 档案管理主管部 门移送有关建 设工程档案的 过程。4.职责4.1行政管理部4.4负责各项目工程档案的 编目、接收、 归档、保管、利用等管理工作；4.1.2负责建立 公司

24、工程档案的分 类、检索及 调用体系；4.4.1指导各部 门制订部门立卷类目，督促和 检查 有关文件的 归档；4.4.2协助开 发管理部完成建 设当地城建档案管理机构 对工程档案的 预验收及档案移交工 作；4.5.2项目工程部4.6.2负责项 目建设前期文件、 监理文件、施工文件、竣工 图和竣工 验收等工程文件的收 集、汇总、立卷、 归档、保管与保密；4.6.2负责向公司各 职能部 门催要归档的工程文件、 资料；4.6.2负责提请项目建设当地档案管理机构 对工程档案 进行预验收；4.2.4负责 按照工程档 案相关 规定和要求移交；4.3工程管理部5.3.3负责收集和整理从初步 设计到施工 图设计

25、完成阶段的工程文件的立卷、保管、保密 与归 档；5.3.4负责监督和检查项目工程部 对工程文件的收集、 汇总、立卷、保管与保密等工作；5.4.1开发管理部5.5.2负责收集和 汇总 整理各工程建 设用地、征地、拆迁文件并立卷、保密、 归档；4.4.2负责收集和整理各工程立 项文件并立卷、保密、 归档；4.5设计管理部5.6.2负责收集和汇总整理各工程 总体规划设计、方案设计文件并立卷、保密、 归档；4.6成本管理中心负责收集和汇总整理工程 设计、施工、材料 设备等集中招投 标采购文件并组卷归档、 保密；负责检查 工程设计、施工、材料 设备等授权、分散招投 标采购文件的 组卷归档和保 密工作；负

26、责检查 工程投 资估算、概算，施工 预 算、 结算等成本造价有关文件并立卷、保密、 归档。5.工作内容工程档案管理体系的建立建立工程档案管理的 组织体系；5.1.2各职能部门应制定内部档案管理制度；公司由一名 领导分管档案管理工作，并根据 实际情况 设置专职 或兼职档案工作人 员；行政管理部 统一制定工程档案的 编目，设定系列编号、指 导各部门按该体系分类编 目，并制定工程档案 归 档计划各职能部门须实行工程档案 预立卷制，即在 项目立项后，各专（兼）职档案员按工 程档案分 类要求拟好名目标签，便于各 类文件、资料对号归档，为工程档案的立卷和移交 打好基 础 。工程档案的收集、整理项目立 项是

27、各 类工程文件、 资料收集的开始 时间；各职能部门专业技术人员、管理人 员有义务在完成工作（或事 项）后3天内主动将 文件、资料的原件交 专（兼）职档案员鉴别；各专（兼） 职档案 员将鉴别 确 认有归档保存价 值的文件、 资料归入拟好的名目 标签 的文件 夹 ；各专（兼） 职档案员每月至少一次提醒各 专业 技术人 员、管理人 员提交文件、 资料 原件；各专（兼） 职档案员每月对工程档案的 预立卷 进行一次整理，以保 证预立卷文件、 资料的完整。5.3工程档案的立卷、 归档案卷卷皮及卷内目 录表应统一执行国家 规范和建 设当地规定的规格和样式；5.3.2各 职能部门在完成阶段性工作后15天内对形

28、成的工程文件和 资料予以整理、立卷，并及 时 送交项目工程部 归档；工程管理部 须要求设计单位在完成初步 设计和施工图设计 任务后向项目工程部提供 整套设计文件，且在施工 过程中不断充 实设计变 更文件；在工程竣工后，工程管理部 须督促项目工程部 组织设计 、施工、 监理等单位的技 术 人员、专（兼） 职档案 员在7天内完成 对项目竣工档案的整理、核 实、确 认、立卷、 归档 等工作；各职能部 门必须要求勘察、配套、材料 设备 供应、施工、 监理等单位完成其工作任 务或阶段性任 务后按合同或相关规范规定的时间提交经立卷的工程文件、 资料，并组织各专业技术人员、管理人 员 和专（兼）职档案员在30天内完成核 实、确认、立卷、 归档工作；5.3.6各职能部门宜同 时留存工程文件、 资