大学档案管理发展趋势

1、    大学档案管理发展趋势    门永红等摘要：随着高校管理制度规范化，高校的档案管理的重要性越来越明显。本文通过阐述大学档案管理发展的三个阶段，分析大学档案管理的发展趋势，以此提高档案管理人员对档案管理未来发展趋势的认识。关键词：大学 档案管理 发展趋势大学档案管理是高校管理工作的重要组成部分，大学档案记录了高校在培养人才、社会服务功能以及其它科研活动等内容，大学档案管理随着社会科学技术的发展而发展，加强大学档案管理对于促进大学教学活动、科研以及行政工作具有重要的作用，因此研究大学档案管理的未来发展趋势具有重要的现实意义。1 大学档案管理的三个发展阶

2、段大学档案管理随着社会科学技术的发展而不断的发展，目前我国大学档案管理主要经历了三个阶段的发展：1.1 纸质档案管理阶段。纸质档案管理阶段主要是从我国建立大学阶段到90年代末计算机技术还没有应用前，此阶段的大学档案管理主要是通过纸质形式进行各种文件的统计与管理，此阶段的管理办法主要是采取事后控制的方法，也就是只有在各种文件、数据进行归档后，档案管理部门才能对档案进行管理，并且档案是通过手工记录的，档案的真实性有时会受到怀疑。1.2 纸质档案与电子档案并存阶段。纸质档案与电子档案并存阶段主要起源于计算机技术的普及，随着计算机技术的普及，电子档案出现了，电子档案就是档案以电子化的形式展现在计算机工

3、具中，电子档案具有很多纸质档案所没有的优点：电子档案上传的速度比较快，不会发生丢失的现象。目前我国大学档案管理主要集中在此阶段，我国大学的档案管理主要是通过纸质档案与电子档案并存的管理阶段，通过两种档案形式保证大学档案信息的安全，当然此阶段它们之间是可以互换的，一是纸质档案利用扫描仪器进行上传，形成电子档案；二是电子档案通过打印机，形成纸质档案。1.3 电子档案的普及阶段。随着计算机技术的不断发展，网络技术的普及，以后的电子档案必然会出现电子档案的普及阶段，办公自动化的进一步发展，以及网络技术安全性的进一步提高，档案管理必然会朝着电子档案的方向发展。目前有的大学已经实现了电子档案的普及。2 大

4、学档案管理的发展趋势随着高校规模的不断扩大，高校的档案管理工作越来越重要，如何实现档案管理的制度化、规范化以及精细化是大学档案管理的重点内容，也是大学档案管理的发展方向。2.1 档案管理的现代化。虽然我国大学的档案管理处于纸质与电子档案并存阶段，传统手工模式在大学的档案管理中仍然发挥着重要的作用，但是档案管理的现代化是档案管理的必然发展趋势，档案管理的现代化趋势有其存在的必要条件，一是我国现代技术的发展为大学的现代化管理提供了技术支持；二是大学档案的工作人员思想前卫，为现代化提供了思想动力。大学档案管理的现代化主要体现在：一是档案管理的系统化，大学档案包含许多方面的内容，既有教学内容、科研活动

5、，也包括大学的行政管理工作等等，对于这些不同的档案要进行整合，形成系统化档案管理系统；二是档案管理技术的现代化，大学档案管理会应用大量现代先进的管理技术；三是档案管理的动态管理，通过现代计算机技术对档案的信息进行动态管理。2.2 大学间档案信息的共享和标准统一化。当前每个大学都建有自己的档案管理数据库，但是由于各个大学之间没有相对统一的构建标准以及信息共享制度，使得大学之间缺乏相应的交流与联系，因此未来的大学档案管理必然会建立标准统一的信息共享标准，通过实行统一的档案数据库构建标准，实现大学之间的信息查阅共享。2.3 档案管理的专业化、复合化。未来大学档案管理不再是对档案进行统计与保管，而是要

6、采取相应的理论，结合档案管理规律，将档案管理看做是复杂的行政事务，因此未来档案管理对于档案管理提出更高的要求，需要档案管理人员不仅要具备较高的理论基础、实践技能，还要掌握不同的技能，比如应用计算机的能力、综合分析能力以及良好的沟通能力等等，因此，未来的档案管理人员是具备多种技能的专业型复合型管理人员。当然大学档案管理的专业化不仅仅体现在工作人员身上，还体现在大学档案管理组织结构、管理手段与技术上。2.4 档案管理人本化。随着大学档案的社会化功能越来越明显，大学的社会服务功能日益被大学所看重，因此大学档案管理也必然会出现人本化的管理趋势，因为根据现代管理理论：大学档案管理只有将人本化理论应用其中

7、，才能实现大学档案服务社会、服务地方的社会功能，大学档案管理中的人本化，就是大学在档案管理中要将“人”的因素放在第一位，将服务“人”作为档案管理的工作重心。档案管理中的人本化中的“人”既包括档案管理工作人员，也包括利用档案的人，档案管理的人本化发展趋势是档案管理的最终发展趋势。3 结束语档案管理是大学管理工作的重要组成部分，是大学开展各项工作的基础，因此加强大学的档案管理工作具有重要的现实意义。随着社会科学技术的发展，大学档案管理出现了一些新的特点、新变化，这些新变化对促进大学档案管理创新具有积极的作用。参考文献：1刘蓓，刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势档案管理的信息化j.价值工程，2012（04）.2宋云驰.我国高等院校档案管理发展趋势的研究j.科技向导，2012（23）.3董文英