关于企业档案信息化建设的实践与思考

1、    关于企业档案信息化建设的实践与思考    靳永新摘 要：档案信息化建设和档案信息化，如今已经成为了档案事业快速发展的必然选择。通过党以及国家曾指出“以信息化带动工业化”的要求，直到后来国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标”，档案信息化和档案信息化建设，已经成为了档案信息服务社会的最好的方法。过去实行的档案实体管理体制已经发生了完全改变，档案信息化和档案信息化建设势在必行。关键词：企业；实践；问题分析目前全省乃至全国各地都在搞信息化建设，从各级国家档案馆的馆藏数字化到各单位的数字档案室建设；从电子文中心、电子阅览室、登记备份中心到农

2、村档案信息共享等，可说是热火朝天。如何加快档案馆的数字化建设及电子档案的安全保管便显得尤为迫切。1 目前档案部门信息化建设方面存在的问题分析从上文可以看到虽然这些年建设不少的信息化项目，但是由于历史和现实因素难免存在不少问题，汇总为以下五点：1.1 各自为政、散乱小现在建设档案信息化系统往往是由业务部门发起需求，但是档案局目前的业务范围还是比较广，业务分散，内容繁多，系统之间的关联与整合不够。建设各自系统的时候受部门条条框框的影响较大，缺乏统筹安排，导致每个对应的信息系统都是“麻雀虽小，五脏俱全”，重复度大。1.2 费财费力，专业技术力量簿弱信息系统有个特点，需要支撑起iso标准的7层结构，比

3、如物理层，链路层，网络层等等一直到应用层。这样每套系统建设的过程需要覆盖考虑这些层级对应的设备和软件，为了更好的保质保量的完成这些工作，除了购买各类设备之外，在建设过程和运行维护阶段我们还需要配备各个方面的专业人才，但是这些对我们来讲都是很大的负担，档案局普遍情况下是没有足够的计算机专业技术人员。1.3 没有统一规划、规范每套系统的建设都有其自身的原始需求，但是在社会发展和档案局业务自身建设的大环境下，这些需求都会有个发展曲线，呈现从小到大，从低层向高层发展的趋势。往往各个it供应商都是依据项目建设当前阶段的要求，没有长远的规划就容易导致项目刚开发完毕又落后于实际需求，最后很多项目就是建设周期

4、长并且老是需要打补丁，用户和开发商互相都不满意。1.4 数据安全隐患大现在各个信息系统虽然都有各自的存储设备，比如大硬盘乃至磁盘阵列，但是用户方的备份和恢复措施往往不足，就曾有单位在搬迁机房过程由于保护措施不力导致档案数据丢失的事故。目前各单位的系统还是在政务内网或局域网为主运行，以后随着档案面向社会，面向公众的开放必然建设具有互联网的档案公共资源共享系统，这个时候对黑客，木马等等方面的考虑现在还没有全面的深入开展。1.5 发展进入死胡同综上所述，现在档案局的信息化部门在工作中发现越来越受到各个方面的局限与约束，在建设规划前比较缺乏清晰目标，建设后又没有有效的客观评估。同时对于未来如何开展工作

5、缺乏循环上升的思路。这种情况不仅仅是在档案信息化存在，在其他地方也很普遍。在美国的管理信息系统的专家就曾经对将近200多个公司和部门发展信息系统的实践和经验做出了总结，并且提出了信息系统进化的阶段模式，也就是所谓的诺兰模型。2 档案信息化建设需要遵守哪些原则2.1 文档一体化这是档案信息化的基础前提。同时也要求我们一定要把档案信息化融入到办公自动化的总体布局当中，和办公自动化融到一起。而且，档案人员也要尽快融入到其中，并且要指出相应的档案管理及电子文件归档方面，真正能够应用的要求。2.2 归档双轨这一个过度的原则指的是纸质文件转型向电子文件。虽然电子文件目前还在大批的生产和应用，但他的法律作用

6、和凭证并没有取代现在已经正在广泛使用的纸质文件。有专家曾提出，纸质文件和电子文件在很长时间里将会共存，并且根据国家档案局的相关政策，电子文件将会和纸质文件一起共存。2.3 前瞻档案信息化建设最终是为了构建一个数字化档案馆，通过信息系统的加工及网络传输，把档案资源和档案管理合理的分配使用。这个程序需要分层次、分步骤，而且是一项大投资并且十分复杂的工程。其中硬件设施、网络设施、开发软件、投入数字化信息技术等等，都需要十分昂贵的资金。所以，在信息化实施中，企业内部的档案馆在有限的资金条件下，一定要审时度势，进行合理的论证，并且要全力保证软件配置和开发在每个阶段都一致，把资金全部用在信息化建设的重要部

7、分和阶段，保证软件和硬件资源呈现可承性，同时还可以满足当前信息业特有的特色和要求。2.4 实用档案信息化建设体现在质上，而不仅是单纯的量上。在建设档案信息化期间，档案馆一定要坚持实用原则。不仅要对馆藏档案目录数字化处理，还要有选择性的对馆藏档案全文数字化，在信息服务的内容形式上下功夫。通过自身特点来满足社会不同人群的需求，使自己的信息有着唯一性，最终让更多的利用者直接选择你的网站。通过利用者提出的要求，把馆藏信息资源逐渐完善成有序、统一的信息资源，把这些合理的联系起来，便可以为利用者提供一系列优质的服务。3 结语通常情况下，我们把档案管理模式变得以档案实体保管为主，并且完善成为档案实体的数字化信息，最终向社会提供服务为核心的过程，我们称之为档案信息化。在这个过程中，要实现档案信息的网络数字化、档案信息的传递、接受、存储和利用的一体化，但这一切都让档案管理的模式发生了彻底的变化。同时，档案信息化建设指的是，通过数据库的技术和数据压缩技术、扫描技术，把声像及纸质文件这些以往的文件，和档案馆所馆藏的文件，系统地构建成为一个档案信息库。参考