公文管理制度

1、公文治理制度1 公文治理制度制定的目的及意义：为了规范公司公文处理流程、 统一公司公文格式， 保证公文安全、高效、流畅的运转，依据国家行政机关公文处理方法 （ 2021 年） 的原就，结合公司实际，特制定本制度；2 适用范畴：本制度适用于集团公司及下属全部子公司；3 职责范畴3.1 集团综合部3.1.1 集团综合部是公司公文处理的治理部门；3.1.2 集团综合部负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；同时负责指导集团各部门和下属各子公司的文件处理工作；3.1.3 负责建立健全公司文件治理制度，负责本制度的制定与修改，同时负责本制度的实施和监督工作；3.2 集团其它各部门、子公司

2、3.2.1 不得以集团名义自行对外发布公文；3.2.2 负责按本制度规定执行 ；4 公文处理原就4.1 公文处理包括公文拟制、办理、治理、立卷归档等一系列连接有序的工作；4.2 公文处理应依据行文要求和公文处理规范进行，做到精确、准时、安全、保密；5 公文的种类5.1 公文的定义公文是指公司在经营治理过程中形成的具有治理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书；5.2 常用的公文种类常用的公文种类有：决议、打算、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等；5.2.1 决议；适用于会议争论通过的重大决策事项；5.2.2 打算；适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、

3、变更或者撤销下级部门/ 机构不适当的打算事项；5.2.3 公告；适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项；5.2.4 通告；适用于在肯定范畴内公布应当遵守或者周知的事项；5.2.5 通知；适用于发布、传达要求下级部门/ 机构执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文；5.2.6 通报；适用于表彰先进、批判错误、传达重要精神和告知重要情形；5.2.7 报告；适用于向上级部门/ 机构汇报工作、反映情形，回复上级部门 / 机构的询问；5.2.8 请示；适用于向上级部门/ 机构恳求指示、批准；5.2.9 批复；适用于答复下级部门/ 机构请示事项；5.2.10 函；适用于不相隶属部门/ 机构之间商

4、洽工作、询问和答复问题、恳求批准和答复审批事项；5.2.11 纪要；适用于记载会议主要情形和议定事项；5.3 公文依据行文方向分为：5.3.1 上行文是指各下级单位向上级单位恳求指示、汇报工作、反 映情形、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”；请示是就某项工作中的问题、 明确某项政策界限、 审核批准某事项时使用的请求性上行公文；报告是汇报工作、反映情形、提出建议、回答上级询问等使用的上行公文；5.3.2 下行文是公司或公司职能治理部门向各下级部门或子公司下发的文件，通常有“通知、通报、打算、批复”等；5.3.3 平行文是指没有行政隶属关系或职能治理关系的各级部门或子公司用于联系业务或往来

5、活动的知照性文件，文种有“函”；6 公文格式6.1 公文组成：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门/ 机构标志、发文字号、签发人、标题、主送部门/ 机构、正文、附件说明、发文部门/ 机构署名、成文日期、印章、附注、附件、抄 送部门 / 机构、印发部门 / 机构和印发日期、页码等组成；6.1.1 份号；公文印制份数的次序号；涉密公文应当标注份号；公文 份号是为了把握公文的发放方向，便于公文的保密治理，把握公文的去向；6.1.2 密级和保密期限；公文的隐秘等级和保密的期限；涉密公文应当依据涉密程度分别标注“绝密”“隐秘”“隐秘”和保密期限；6.1.3 紧急程度；公文送达和办理的时限要

6、求；依据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急” “加急”“平急”；6.1.4 发文部门 / 机构标志；由发文部门/ 机构全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门/ 机构全称或者规范化简称； 联合行文时，发文部门/ 机构标志可以并用联合发文部门/ 机构名称，也可以单独用主办部门/ 机构名称；6.1.5 发文字号；由发文部门/ 机构代字、年份、发文次序号组成；联合行文时，使用主办部门/ 机构的发文字号；6.1.6 签发人；上行文应当标注签发人姓名；6.1.7 标题；由发文部门/ 机构名称、事由和文种组成；6.1.8 主送部门 / 机构；公文的主要受理部门/ 机构，应当使用部门/机构

7、全称、规范化简称或者同类型部门/ 机构统称；6.1.9 正文；公文的主体，用来表述公文的内容；6.1.10 附件说明；公文附件的次序号和名称；6.1.11 发文部门 / 机构署名；署发文部门 / 机构全称或者规范化简称；6.1.12 成文日期；署会议通过或者发文部门/ 机构负责人签发的日期；联合行文时，署最终签发部门/ 机构负责人签发的日期；6.1.13 印章；公文中有发文部门 / 机构署名的，应当加盖发文部门 / 机构印章， 并与署名部门 / 机构相符；有特定发文部门 / 机构标志的普发性公文和电报可以不加盖印章；6.1.14 附注；公文印发传达范畴等需要说明的事项；6.1.15 附件；公文

8、正文的说明、补充或者参考资料；6.1.16 抄送部门 / 机构；除主送部门/ 机构外需要执行或者知晓公文内容的其他部门/ 机构，应当使用部门 / 机构全称、 规范化简称或者同类型部门 / 机构统称；6.1.17 印发部门 / 机构和印发日期；公文的送印部门/ 机构和送印日期；6.1.18 页码；公文页数次序号；6.2 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按 照有关国家标准和规定执行；民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字；6.3 公文用纸幅面尺寸公文用纸采纳gb/t148中规定的a4型纸张，其成品幅面尺寸为：210mm*297m；m特别形式的公文用纸幅面，依

9、据实际需要确定；6.4 版面6.4.1 页边与版心尺寸公文用纸天头 （上白边）为 37mm±1mm，公文用纸订口 （左白边）为 28mm±1mm，版心尺寸为156mm*225m；m6.4.2 字体和字号无特别要求， 公文格式各要素一般用3 号仿宋体字； 特定情形可以做适当调整；6.4.3 行数和字数一般每面排22 行，每行排28 个字，并撑满版心；特定情形可以做适当调整；6.4.4 文字的颜色如无特别说明，公文中文字的颜色均为黑色；6.5 公文的版式及详细格式要求参照依据党政机关公文格式（ bg/t 9704-2021）国家标准执行； 7 行文规章7.1 行文应当确有必要，

10、讲求实效，注意针对性和可操作性；7.2 行文关系依据隶属关系和职权范畴确定；一般不得越级行文，特别情形需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门/ 机构；7.3 向上级部门 / 机构行文，应当遵循以下规章：7.3.1 原就上主送一个上级，依据需要同时抄送相关上级部门/ 机构和同级部门 / 机构，不抄送下级部门/ 机构；7.3.2 下级部门 / 机构的请示事项，如需以本部门/ 机构名义向上级部门/ 机构请示， 应当提出倾向性看法后上报，不得原文转报上级部门/机构；7.3.3 请示应当一文一事；不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；7.3.4 除上级部门 / 机构负责人直接交办事项外，不得以本部门

11、 / 机构名义向上级部门 / 机构负责人报送公文， 不得以本部门 / 机构负责人名义向上级部门 / 机构报送公文；7.3.5 受双重领导的部门/ 机构向一个上级部门/ 机构行文，必要时抄送另一个上级部门/ 机构；7.4 向下级机构行文，应当遵循以下规章：7.4.1 主送受理部门 / 机构，依据需要抄送相关部门/ 机构；重要行文应当同时抄送发文部门/ 机构的直接上级部门/ 机构；7.4.2 涉及多个部门职权范畴内的事务，部门之间未协商一样的，不得向下行文；擅自行文的，上级部门 / 机构应当责令其订正或者撤销；7.4.3 上级部门 / 机构向受双重领导的下级机构行文，必要时抄送该下级部门 / 机构

12、的另一个上级部门/ 机构；7.5 除集团公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导个人报送“请示” 、“看法”和“报告” ；8 文件编号8.1 每份文件都必需设置编号，不得重复或遗漏；8.1.1 红头文件红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行；8.1.2 会议纪要按年度次序编“xxx集会纪 2××××号”；8.1.3 函件编号按年度次序编“xxx集函 2××××号”；8.1.4 其他类型的文件公司其他文件，依据业务进展和治理的需要，另行确定；9 公文拟制9.1 发文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序

13、；9.2 公文起草应当做到：9.2.1 符合国家法律法规和公司的方针政策，完整精确表达发文部门/ 单位意图，并同现行有关公文相连接；9.2.2 一切从实际动身，分析问题实事求是，所提措施和方法切实可行；9.2.3 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条例清晰，表述精确，文字精炼；9.2.4 文种正确，标点正确，格式规范；9.2.5 深化调查争论，充分进行论证，广泛听取看法；9.2.6 公文涉及其他单位或者部门职权范畴内的事项，起草部门/ 单位必需征求相关地区或者部门看法，力求达成一样；9.3 公文文稿签发前，应当由发文机构进行审核；审核的重点是：9.3.1 行文理由是否充分，行文依据是否精

14、确；9.3.2 内容是否符合国家法律法规和公司的路线方针政策；是否完整 精确表达发文意图； 是否同现行有关公文相连接；所提政策措施和方法是否切实可行；9.3.3 涉及有关部门或者子公司职权范畴内的事项是否经过充分协商并达成一样看法；9.3.4 文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落次序、引文等是否精确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；9.3.5 其他内容是否符合公文起草的有关要求；9.4 公文拟制通过oa系统流程执行；10 公文办理10.1 行政治理中心负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理；各部门各子公司负责本部门或本公司外来文件以及公司下发文件的处理；10.2 公文办理的每一阶段，均要求办理的时效性；其中，一般件办 理掌握在 72小时内，急件办理掌握在24 小时内，特急件应立刻办理；各责任人应在相应时间范畴内向公司领导、行政治理中心反馈办理情形；11 公文立卷、归档和销毁11.1 公文办理完毕，承办人或者主管人员应当依据公文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷；公文立卷， 应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原就；敏捷运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特点和储存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作