汾西矿业集团建立物资采购动态数据库的实践

1、    汾西矿业集团建立物资采购动态数据库的实践    王铜摘要降低成本，实现效益最大化，是企业的最终目标。通过建立物资采购的动态数据库，使数据库物资采购价格与市场价格随时保持一致，具有可靠的参考价值，达到降低采购成本的目的。关键词物资采购 招标 动态数据库中图分类号g250.74文献标识码a文章编号1672-5158（2013）05-0151-02前言目前，企业面临材料价格上涨、技术更新加快、采购成本高、部分供应商垄断、开发供应商难度加大等物资采购环节的严峻形势，企业必须更新采购观念和创新采购模式，用战略思维构筑企业可持续发展的战略采购体系，达到降低企

2、业采购成本、增加企业利润空间的目的。拥有并保持一个具有高度竞争力的供应市场，具有成本领先优势，对任何一个公司，都是具有关键战略意义的。随着市场竞争的日趋激烈，面对日益严峻的成本压力和残酷的市场挑战，科学管理物资供应商使之提供合适的产品或服务，已成为众多企业规避风险、提升核心竞争力的必然选择，采购成本控制与供应商管理已成为影响企业未来市场竞争能力的关键因素。传统的采购管理模式已不适应现代企业的发展，采购部门也不仅仅是“买东西”，对供应商进行现代化管理正逐步成为采购部门的重要职责。供应链管理体系应用而生，对降低供应环节的风险、提高服务的响应速度和持续的降低成本有着无可比拟的巨大作用。供应链管理体系

3、建立后，每年在供应链环节可节约成本6-8%，效益相当可观。建立物资采购运态数据库可以提供所需物资实时市场价格动态和采购价格信息，为集团公司决策提供数据支持，降低采购成本，减少前期市场调研消耗，同时避免了人工管理带来的暗箱操作，形成不必要内耗，为集团快速响应市场、提高企业核心竞争力夯实基础。1动态数据来源1.1山西焦煤物资价格目录、集团公司历年采购的各种物资价格历史数据，由各采购单位提供的实时物资交易数据。1.2通过暗标方式与准人的商贸公司或供货企业签订协议，由准人的供应商联网实时传递物资的价格数据，并汇总到动态数据库中。1.3准入供应商的下属供应商物资报价。使企业对每一项采购物资的来源有地可寻

4、，更准确的判断采购成本、采购价值。1.4市场实地调查物资的价格数据。由市场调研组调研而成，多方互相制约，促进工作快速完善执行。2数据库的管理2.1物资采购价格动态信息，只限于集团公司领导调阅查看和对物资采购的管理工作提供参考。2.2动态数据库由企管处负责建立，提供接口给二级物资采购单位，二级物资采购单位根据集团公司的要求建立本单位的物资采购数据库，并与集团公司动态数据库联网，每周将集团公司各单位物资的采购情况，上网报送集团公司领导。2.3物资价格如果变化，数据库管理人员根据准人商贸公司或供货企业实时传递的价格变动情况和变动原因，及时对物资价格数据进行调整，同时向二级物资采购单位通报市场物资价格

5、变动情况。3实施步骤3.1成立动态数据库管理小组3.2成立招标小组3.3成立监督小组4数据库功能4.1权限分配领导决策层权限：查看、修改、审批、发文通告功能。供应商权限：自己独立账号下资料的查看、添加。采购部权限：执行领导指示采购工作，订单生成、进度查询、到货验收、结单付款申请提交。财务部门权限：验收单查看、财务审批、上下级工作通报。企管处：相应权限下资料查看、错误纠正修改。4.2数据库角色分层4.2.1供应商产品以类别详细划分，可实现按类别、按名称等的检索。使领导的查询条理明晰。同样，由于我集团公司采购物资种类、规格繁多，我们可根据采购物资的不同而把供应商划分为不同级别，以方便领导层对物资信

6、息的检索。集团采购物资科系统，可按照采购频率、单次采购数量、合同金额大小等将其划分开来。即：长期主要采购物资、长期次要采购物资、临时大宗采购物资、临时小量采购物资。因此，供应商也可按照物资采购类别的划分来归类，分为a、b、c、d四级。a级应商是我集团公司长期主要物资的供应商。为集团公司长期紧密战略性合作伙伴。主要材料的提供者。b级供应商为我集团公司长期次要物资供应商。采购频率较低。c级供应商为我集团公司临时大宗物资供应商。采购数量多。d级供应商为我集团公司临时小量物资供货商。涉及合同单位小，金额少，合作数量少。一级供应商供应物资还含有许多从小供应商处汇总而来的物资，我们要更清楚的了解采购情况就

7、需要对这些小供应商报价也集成到数据库。相对应的这些供应商我们将其划分为二级供应商a、b、c、d级。a、b、c、d级供应商是有特定上家的供应商，隶属于a、b、c、d之下，为a、b、c、d级供应商的下级供应商。二级供应商需将其供应给一级供应商的产品、规格、合同数量、合同金额详细列表填写。供我集团公司查看。各供应商联系人为集团公司企管处主管人员，各企管人员在各自领域内享有独立查看，错误批复、修改权限。真正做到任务责任到人。4.2.2集团公司管理人员根据集团公司实际情况，集团公司软件实操者包括企管处的企业管理者及采购部业务执行者两大类。软件浏览内容上两者严格划分，各司其职，有效防止业务人员的暗箱操作。

8、企管处主要负责保证数据库信息准确实时性，在供应商价格变动情况下可及时将变动更新到数据库。采购部主要执行采购任务，需要对采购流程进行一系列作业，不享有数据库的查阅权，只有上传已购物资价格数据权限。不同岗位上的业务员负责范围明确分配。对无关事宜不需要享有查看功能，统一界面下按业务员编号登陆管理系统，界面简单清晰。4.2.3招标部通过招标小组，在bs架构网页上对网上的投标单位投标报价进行汇总处理。4.2.4监督部对投标网页投标信息享有查看权，抽取数据做记录对比招标部报告进行招标监督工作，可实时查阅数据库内自动对比生成的价格大幅异动。5软件说明软件专业化标准化的界面，细节到了每一个按钮、面板、标签、图

9、标、滚动条、状态栏及封面的设计。美观大方，流程设置清晰明了，使用户在办公时舒适、便捷。软件采用bs+cs架构（通俗说cs就是客户端+服务器端，每台电脑必须安装客户端，优势是速度快，可以处理复杂数据。bs就是网页形式的，优点是免维护，免配置）。二级供应商数量繁多，商家具有很大不确定性，集团公司亦不与其产生直接业务，仅了解其产品报价即可，因此，二级供应商的报价需采用bs架构（其登陆账号由一级供应商负责发放，我方进行审核），简单便捷易实现我方调阅目的。界面罗列上级供应商（一级供应商）名称、产品规格、产品数量、产品报价、产品名称、产品产地等等，可直接在线提交数据资料，实现小供应商实时网上报价。一级供应

10、商是我集团公司的直接物资供应商。涉及业务流程手续，办理需要相关人员审批，因此，一级供应商的报价采用cs架构。在每个一级供应商处发送数据库管理软件，在供应商各自的权限平台下填写报价单，报价单发送至相关业务员系统，避免因数据繁多导致的错误和丢失。一级供应商上无修改下级供应商报价资料权限，仅可拉取报价。一级供应商全程操作可留痕查看，自动集成供应商报价动态数据库，供我方随时调阅。历史合作商各产品成交价格从采购部数据中自动生成列表记录，集成历史价格数据库。供应商报价动态数据库与历史价格库自动对比生成动态数据库，领导决策层通过对动态数据库的查询掌握价格差异。（与现货交易查询软件类似，实时显示物资价格变动、最新报价、最新成交价格）当投标报价与历史价格相差超过10%时产生价格异动，生成异价数据库，自动提示领导决策层，方便领导准确的判断。6结束语汾西矿业