沟通管理程序

1、- 1 - 沟通管理程序文件编号zw-eicc-004 制定修改制定日2014 年 4 月 28 日作成部门总务部总页数3 制定修改制定修改年月日制定修改内容0 2014 年 4 月 28 日初版作成钱大五金制品厂承认确认作成保管期限：直到修订版发行2沟通在公司管理中非常重要，为保障信息能有效上传下达，特制定本规定。1 定义：涉外信息：指当地政府机关、机构、商会、社会组织、民间团体和与公司有业务往来的商户、个人、团体等传递给我方的信息，以及我方传给对方的信息。内部信息：指公司经营过程中的发出或收到的指令、决定、精神、制造部信息、品质信息、人事信息、异常情况、各种事件的处理方案及结果、质疑、投诉

2、、协调会、专题会等等。2 权责划分2.1 总务部负责与内部员工、当地政府、员工代表和相关利益方的信息沟通。2.2 生管部负责与供应商的沟通。2.3 生管部负责与客户和香港公司的沟通。2.4 员工代表负责代表员工与管理层沟通。2.4 各部门支持并配合对外和内部信息沟通。3 对内对外的总要求：3.1 信息沟通可以采用口头或书面的形式，也可以采用其他形式，如电话、传真、电子邮件、研讨会、发布会等。3.2 对内对外沟通应保留适当的记录或证据。包含日期、单位、当事人（联络人）、内容、交流方式等。3.3 一旦收到有质疑、质询、投诉信息，应尽快核实质疑、投诉事件，查清原因，妥善处理质疑或投诉。重大问题应报管

3、理高层批准。3.4. 一旦发现有违反公司政策、法律法规的事项，应及时采取补救和纠正措施。情况严重时，应及时报告管理高层。3.5 在信息沟通中，责任部门或责任人不得拖延、推诿，任务授出人要追踪任务进度，任务执行人要回报进度。3.6 在处理信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司机密。4对内沟通 4.1当地政府机关发出的政策、法令、通知和地方机构发出的信息，总务部及时传达到公司及各部门员工。需公告的应张贴到公告栏。 4.2客户的要求、订单信息、投诉等，生管应做好记录，确认无误后，及时发给相关人员。中途有变化，及时把变更信息用书面形式发给事项相关人员。注意不可遗漏相关人员。 4.3供应商的供应能力、

4、品质情况、交期等信息，采购人员每天记录，每周汇总整理，重要、紧急物料的交期应每天报告关联人员。出现异常时，应及时通知生管、制造部、品管部门，以便做相关调整。 4.4部门间的协助、支援和品质制造部异常，用书面的形式联络，责任部门应在规定的时间内处理和回复。4.5 按规定需做的记录、报表在规定的时间内填写完，需上交的报表、单据在规定的时间内上交。4.6 管理者代表至少每月开一次意见箱，并做好开箱记录。对员工意见要及进处理和回复。管理者代表协助工会，定期举行员工代表大会。4.7 总务部做好工时、工资、健康、安全、环境的日常检查和记录，对政策和现状有及时通报和回答员工质疑、投诉的责任。4.8 总务部应

5、及时突发事件并将结果和预防措施通报各部门。处理部门间的争执和员工间纠纷时，应公正公平。5. 对外沟通3 5.1任何人收到来自外部的文件、传真、电话或其他信息资料，应及时转交给责任部门。 5.2 除 5.1 外，总务部应通过网上、报刊等收集法律、法规、政策、行业规定等信息资料。管理者代表组织鉴别与评估，将适用文件进行登记和转发。5.3 当地政府、工会或相关利益方提出的检查、参观或访问要求，由总务部接待，并请管理者代表协助。需要其他部门参予或准备的，及时书面通知到相关部门。5.4 当地政府、工会或相关利益方提出意见、建议、投诉或质疑，由相应的责任部门调查核实，妥善处理。及时回复，并记录备案。 5.5有合同要求的，责任部门要核实公司是否履行合同，如有争议或条件变更等情况，应积极寻求对方支持；如果的我方未达合同要求，应积极采取补救措施。 5.6 所有对外沟通在应符合利己原则，所有向外发出的信息必须经权力责任人批准才能外发。 5.7 禁止任何人以任何方式向外部泄露公司商业秘密，违者将被追究赔偿责任，情况严重的，追究刑事责任。6记录与保管 1.对内对外的文件、信息收集、接收、发出都应做相关记录。2. 法律性、法规性、政策性、重大事项文件资