办公室日常事务处理及注意事项

1、办公室日常事 务处理及注意事 项办公室是一个 单位的综合管理部 门，是领导的参 谋助手，综合承接上 级部门指示和各下 级各单位的请示、报 告，综合协调处 理行政事 务，督查领导 决策和各 项政策的 贯彻落实以及重要工作的完成； 办公室是一个 单位运 转的中枢，是领导和各 职能部门的中介，在各 单位中 处于中心地位，既是各 职能部 门协调联 系的 纽带，又是政策指令和各种信息的交 汇点和集散地；办公室是 单位的窗口和 总进出口，负责 本单位与政府、行业 管理部及其它有关部 门和兄弟 单位的 联系应对 ，接待上级的视察和兄弟 单位的参 观访问 ，接收 处理上 级部门和兄弟 单位的来文来函， 处理各

2、种公 务往来，接待群众来 访等等。总 之，办公室沟通上下， 协调 左右，联系各方，照应内外，其运行状况直接影响着 单位整体工作的水平和效率。办公室的日常工作很繁 杂，只有紧紧围绕 提高工作效率和服 务质 量，才能在现有人力 资源和办公条件下，实现效益的最大化，从而最大限度地 实现我们 “三服务 ”的工作宗旨，由于时间关系，我们就办公室 协调工作、完成领导 交办任务、接待工作应 掌握的一些原 则和注意事 项及请示审批程序 进行讲解，以资大家参考。一、协调 工作（一）协调 工作的重要性从办公室工作人 员的角度理解， 协调 就是办公室工作人员协助领导 ，在其职责 范围内或在 领导 的授权下，调整和改

3、善人 际之间、部门 之间、工作之间 的关系，促使各种矛盾缩小或消除，促使各 项活动趋 向同步化与和 谐化，以实现共同目标的过程。办公室工作人 员协调 工作，在办公室工作人 员工作中占有重要地位， 办公室根据 “三服 务”的宗旨，做好 综合协调特别是政策性 问题 的协调 ，是突出发挥 参谋助手作用的必然要求。随着企业 深化改革，各种新的矛盾突出，如 历史与现实的矛盾，旧的法 规、条例阻碍着新的生产 力的发展；又如人 们思想上左与右的矛盾 纠缠不清，影响着各 项任务的落 实；特别是各方面、各局部之间 利益的矛盾等等，如不加以 协调，就会意见分歧，政出多 门，严重影响 领导决策的贯彻 ，阻碍企业改革

4、与 发展，办公室工作 为什么这样重要呢，其原因在于：1、办 公室的位置，通常 处于各种利害矛盾和政策矛盾关系的交 汇点。在一个单 位内外之 间，如果发生了需要 协调的问题，一般都得找 这些单位的领导出面解决，那么 办公室就 须将有关 问题 的信息，包括 问题产生的原因、背景，解决 问题的方 针、办 法，进行协调的方法、步骤 等，收集起来，综合研究，反映 给领导 参考采 纳。2、办 公室的参 谋、助手作用和 “不管部 ”性质，决定了领导 人需要做 协调工作时，首先会找办公室或 办公室工作人员人员协 助进行，有时甚至会授 权办公室工作人 员出面主持或参与 协调的大部分 过程。由于办 公室一般不管理

5、具体的 专业业务 ，而又全面掌握各方面的情况信息，是一个综合部门，比较超脱，它代表的是 领导整体的利益而不是某个局部的利益，也就自然成 为最适合 协助领导做好综合协调 的部门。3、办 公室本身所作的各 项工作中，也包含了大量需要协调而后才能完成的事情。诸 如办事、办文、办 会，都可能遇到各部 门认识 与步 调的不一致，利害与矛盾的干 扰等，尤其在企 业深化改革，积极参与市 场竞争的程中，既需要一个安定 团结 的社会 环境，需要通过大量的 协调工作去正确处理各种矛盾，又需要 认真听取和采 纳下级与群众的意见和建议，才能正确决策，推 动企业的发展。（二）办公室工作人 员协调 的基本方法与注意事项1

6、、办 公室工作人 员协调 是经领导 授权、在办 公室的 职责范围内进行的。因此，必须 了解研究 领导协调的全局性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点，努力做到一要从全局出 发，尽可能站在 领导的全局高度考 虑问题 ；二要按本层次的职权 范围办 事；三要讲究协调 的科学性，认真细致地做好 协调 前期的各 项准备工作，如调查 研究，讲究方式，选择最佳时机等；四要在协调中注意 维护领导 的威信，特别是注意依法 协调、公正协调 和讲究协调艺术 ，完善协调事项的贯彻执 行和督促 检查 手段，使协调 事项得以兑现 ；五要加 强预见性，超前、及时协调 ，减少“马后炮 ”，从被动中力争主 动。2、办 公室工

7、作人 员协调 既然是 辅助领导协调 ，在大问题上应严格按领导 所定的目 标要求进行，加强请示报告，遵守 办公室工作人 员纪律，不擅自作主，不 掺杂私心 杂念处理问题。在涉及重要的方针 政策性 问题的协调中，应由领导亲 自出面的，办公室工作人 员要做好信息 综合、沟通联系、事务 准备和有关文字工作等，并 对领导 考虑不周的事情及 时 “参谋提醒 ”。对 于在自己 职责范围内的事 务协调中，则应积 极主动，大胆负责，为领导 分忧解难，使领导能把精力解放出来去抓大事。3、由于领导 工作的全面性，而 协调 又贯穿于一切工作之中，办公室工作人 员要想辅助领导把什么 问题都协调好，实际上是不可能的。因此，

8、必须 明确重点，并充分依靠和 调动其他部 门的智慧与力量，共同做好 协调工作。一些有专门机构负责的问题 ，诸如生产经营 的协调、组织 人事的 协调、财务预 算的协调 等，则应当主要是 协调领导 ，调动 有关部门的积极性，提出方案，适当配合。办 公室的力量有限，不可能事事都管，不要事事包 揽。4、办 公室工作人 员协调 要讲究方法和 艺术。不同的问题、对象、时间、场 合，有不同的 协调方法，不可能一个模式。协调艺术 ；是多学科知识与经验的综合运用，它同 协调者的理 论、政治、文化修养都有关系，需要通过 学习与实践去培养。二、完成领导临时 交办的工作（一）完成好领导临时 交办工作任 务的重要意 义

9、领导临时 交办的工作是指 单位负责人临时 交待给办公室的工作任 务，需要同具体人 员负责处理、及时 完成的事项。领导临时 交办的工作任 务是办公室重要的工作内容，完成好 领导临时 交办的工作，对于保证企业正常运 转和政令畅通、提高工作效率有着十分重要的意义。1、提高工作效率和工作质量办公室是 单位沟通内外、联 系上下的中枢部 门，领导遇到一些需要及 时处 理的工作和一些 临时发 生的事 项时，总要通过办 公室来完成， 对这些问题的处理速度和 处理质量直接反映的 办公室的服 务水平和工作 质量。如果能够 恰当、准确、迅速地完成领导 交办的临时 工作作任 务，不仅给领导腾 出更多的 时间 和精力来

10、运筹全局工作和 处理日常工作，减轻领导 的压力，更能增 强领导处 理临时发 生问题 的能力，领导一经交办的事 项，马上得到落 实，增强了领导 的权威信性，加快的 单位的运 转速度。2、改进 工作作 风，反映出本单位的良好 风气当前有些 办事部门还不同程度的存在着官僚主 义作风和消极怠工思想，本来比 较容易 办的事情，由于互相推 诿、扯皮，延误了办理时机，又不得不由 领导亲 自过问，把这些事项临时 交待 给办公室，办公室工作人 员作为领导 的助手和参 谋，要本着对领导 和工作 认真负责的态度，及时去处理，如果遇到 问题和梗塞，要想方 设法去进行疏导，直到做出妥善 处理。按照领导 的意 图把这些临

11、时交办的事项处理好，就能够促进单位作 风的转变 ，“体现出廉洁、实干、高效 ”的单位风貌。3、体现办 公室的参 谋助手作用领导遇到了一些 临时工作交由 办公室去完成，使 领导不必事必躬 亲，只要交代办事意 图，检查落实情况，就可以使一些工作得到 圆满完成。因此，办 公室在 办理领导临时交办的工作 时，对有些 经调查 了解后需要及 时汇报的。要简明扼要的反映情况，提出解决 问题的合理意 见；对于一些简单的事 务性事项，直接去完成，把事情 办妥。这样 不仅给领导处 理问题当了参 谋，又是领导完成某 项临时 性工作的助手，这就可以 为领导节 省大量的 时间 和精力，让领导去做那些他必 须亲自去做的事

12、情。（二）完成领导临时 交办工作的方法和注意事项1、接受工作任务要弄清 “三要素 ”。领导交办工作任 务，大体都有 “三要素 ”：一是内容-办什么事；二是时限 -什么 时间完成；三是要求 -工作质量、注意事 项等等。办 公室工作人 员人员在接受 领导 交办任务时 ，一定要把 “三要素 ”搞清楚，为把事情 办好创造前提条件。2、优 化办事成果 “三比较 ”。办事的目的是 为了获得好的 结果，排除或缩小坏的 结果，因而办事的全 过程也是 趋利避弊、兴 利抑弊的 过程。事物有其两面性，比 较地说，一是利，一是弊。优 化办事成果，要进行三个方面的比 较，这就是 “利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相

13、交取于小 ”。3、把握好办 事 “三形式 ”办事可能出 现三种形式：（1）单一办事 -在同一 时间 内完成一 项工作任 务；（2）交叉办事 -同时接受领两项工作任 务或者两位 领导分别赋予不同任 务，需要在同一 时间或交叉 时间 内完成；（3）穿插办事 -三项以上工作任 务穿插在同一 时间流程中 进行。同时办 两件或两件以上的事情要注意分清事情的 轻重缓急，主次先后，抓住重点和要点。4、检验办 事效率 “三标准 ”办公室工作人 员完成领导 交办工作之后，要 进行工作效率自我 检验。一是工作质 量是不是达到了 领导 要求的限制条件，有没有潜在的 问题和漏洞；二是工作速度，有没有超过工作时限，有没

14、有浪 费拖延 时间的情形；三是办事过程中，对企业、职 工有没有 产生不良影响。5、情况汇报 “三注意 ”工作任 务全部结束，或告一段落，应向交 办任务的领导复命，汇报 完成任 务的效果、时间 ，讲明存在和可能出 现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时 要注意三点：一是不失真。对 完成任 务情况要一是一，二是二，不 扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。二是不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。三是不邀利。不要因为完成了 领导交办工作而向 领导提出不合理的利益要求。三、接待工作（一）做好接待工作的重要意 义接待工作就是接待前来履行公 务的人员的工作，搞好接待工作 对提高企 业知名度有很大的

15、帮助，也是企 业搞好公共关系的重要手段。1、有利于增进单 位之间和人际之间的了解，增 强社会的广泛 联系，进而促进企业发展。需要接待的前来 办理公 务的人员有的是 为了了解情况，把握形 势，研究问题，为决策提供科学依据；有的是 为了搜集和 传递各类信息，直接为发展生产和科学技 术服务；有的是 为了交流和学 习经验 ，改进各方面的工作；有的是 为了核准情况，以便正确 处理问题等等。这 些公务人员如能顺利实现各自的愿望，就能使他 们有各自的 岗位上有所 创新和 贡献，能推动他们各自的 单位和社会 进一步发展。这些公 务人员能否顺利实现各自的愿望， 办公室的接待工作是关 键，办公室的接待工作做得好，

16、 为办理公 务的人员周到服 务，为他们安排好食宿和活 动日程，为他们提供各种工作的便利，帮助他 们与各有关部 门协调好关系、沟通联系等等，就能保 证前来 办理公务的人员顺 利完成任 务，使他们达到预期的目的。如果接待工作做不好，就会给 他们的公 务活动设 置障碍，增加麻 烦，延误他们的时间，甚至无法实现目的。2、完善公共关系，促进联合公共关系是 现代社会的一种催化 剂，社会越发展，整个社会的 联系就越多，而体 现社会内部 联系的公共关系就越发达，因此只有在正确 处理好公共关系的 过程中，各单位才能得以生存和 发展，公共关系 处理得好与不好，都将直接影响到 单位的声誉和形像， 对前来办理公务的人

17、员接待得 热情、周到就能改善两单 位之间的关系，加强两个单位联系，促进两个单位之 间的相互支持和合作。3、促进经验 交流，开阔眼界，有利于改 进单位自身的工作。古人云，山外有山，天外有天，在大量的接待工作中，将会面 对各类人员，这些人员会带来各种各 样的情况、信息和 经验，通过接待工作可将 这些送上 门的情况、信息和经验 加以分析和比 较，摘其善者而学之、用之。这样做可以开阔视野，有助于解放思想从而改 进和推 动自身的工作。从这个意上 讲，接待工作又是学 习和借鉴别 人经验的极好途径。4、提高企业 知名度，树立企 业形象。个单位能否有 较高的知名度，在外界能否有 较好的影响，做好接待工作是一个

18、极 为重要的条件，接待工作是一个单位对外沟通 联系的窗口，宣 传自身形象的 门窗口和 门面是好是坏直接影响到一个 单位的形象，如果接工作搞得好，来办理公 务的人员就觉得到家一 样，办理公务的人 员就会 对这个单位留下美好的印象。知名度也会越来越高。（二）接待工作注意事项1、诚恳热情。诚恳热情是接待工作的起点和要点，热情友好的言 谈举止，会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。因此，对 于来访者，不管是上 级单位来的，还是下 级单位来的，也不管其身份、职位、资历如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。2、讲 究礼仪。接待活动 作为一项典型的社会交 际活动，务必以礼待人，体 现办 公室工作人

19、 员人员较 高的礼貌素 质养。讲 究礼 仪所包排括：在仪表方面：要面容清 洁，衣着得体，和蔼可亲；在举方面，要稳重端庄，态度自然，从容大方；在语言方面，要声音适度， 语气温和，礼貌文雅。讲 究礼仪是个人修养的自然流露和体 现，这同虚情假意和 矫揉造作是截然不同的。3、细致周到。接待工作的内容往往具体而琐 碎，涉及到许多方面的部 门和人员，这就要求 办公室工作人 员人员在接待 过程中要开 动脑筋，综合考虑，把工作做得面面具到、细致入微、有条不紊、善始善终 ，也要一环扣一环，一丝不苟地做好每一件事，切忌有 头无尾，缺少章法。办公室工作人 员人员必须严格遵照有关接待方面的制度执行，不得善自提高接待

20、标准，有问题人随 时请示汇报，对职责 范围以外的事 项不可随意表 态，不准向客人索要礼品，对方主动赠送，应婉言 谢绝，无法拒绝的要及 时汇报 ，由单位处置，同时还要根据不同地区、不同民族风 俗习惯来区 别接待。5、俭 省节约。接待工作在某种意义上是一种消 费活动，需要人力、物力、财力的投入。办公室工作人 员人员应厉 行节约，精打细算，勤俭务实 ，不搞形式主 议、摆阔气、讲排场、尽可能少花 钱多办事。6、保守秘密。在重要的接待工作中，往往接触到一些机要事 务、重要会议、秘密资 料等，所以要特 别注意保密工作。在接待各色人等来送往的过 程中，尤其要注意自己的言谈举止的分寸，注意内外有 别，严守单位秘密。7、平等相待。在接待过 程中，不论来宾职位的高低，都要 热主动的提供各种必要的服 务，杜绝官贵民贱、嫌贫爱富的现象出现。四、请示的处理请示是向上 级单位要求 对某项工作、某个问题 做出指示，给予答复，审核批准的一种公文，它属于 请求性的上行文，其行文目的主要是 对有关事 项问题 等请求上级单位给予