探析网络环境下档案信息资源共享策略

1、    探析网络环境下档案信息资源共享策略    贺磊【摘 要】伴随着信息化时代的到来，档案信息资源在网络环境下逐渐实现了资源共享，但是，网络环境下的档案信息资源共享依旧存在着许多问题，亟待解决。因此，本文通过对问题的分析，提出了一些有效的共享策略。【关键词】网络环境；档案信息；资源共享一、网络环境下档案信息资源共享存在的主要问题（一）共享内容匮乏近年来，伴随着信息技术的快速更新发展，虽然档案信息资源网站逐渐增加，但是其中所包含的真正有价值的信息还是远远不足，十分匮乏。虽然具备档案信息资源数据库，但是大多都是二次文献，用户在检索时，职能检索到题录和文献摘

2、要等基础信息，却无法下载到档案的全部数据，而想要查询到具体的档案信息内容，还必须要去档案馆查询。（二）缺少统一的建设标准档案信息资源网络共享的建设涉及到很多方面，尤其是全国性质的档案信息资源网络共享。但是，目前我国缺乏明确的责任主体，统一规划和协调档案信息资源共享，而且也没有制定统一的建设标准，这就直接导致各地区间的档案信息资源无法实现共享，这些现象都会对档案信息资源的网络共享建设形成一定的阻碍。（三）共享工具和检索手段落后档案信息的存在和分布具有行业性、部门性和地域性，档案信息资源的收集和整理也呈现分布式，这就进一步加大了信息资源整合的难度。现阶段，我国大多数的档案信息资源网站仍旧缺乏共享工

3、具，用来整合、检索和定位档案信息资源，缺少先进的信息资源分类检索、信息传播和利用平台。不仅如此，检索软件的落后，档案信息的分类不细致，缺乏全方位反应档案信息内容和信息检索方式，会对用户的查阅效率造成严重影响，使得网络环境下的档案信息资源共享依旧存在一定的难度。（四）共享方式单一，服务水平较低目前，我国的档案信息资源共享水平相对较低，就档案馆网站的共享水平来看，大多数档案网站并不具备档案全文数据库和图片数据库，共享方式也相对单一，服务水平也差强人意。部分档案信息资源网站只是提供一些信息浏览服务和些许信息咨询，却几乎不会涉及到高级网络技术。而过少的信息咨询和接待服务也是流于形式，并且档案信息资源网

4、站的远程登录、文件传输等高级服务形式更是遥不可及。（五）档案信息资源网络共享意识淡薄我国的档案信息资源管理工作一直都十分注重馆藏，而忽视实用性，对档案信息资源共享缺乏重视。伴随着信息化时代的到来，档案工作人员开始加强对档案信息资源共享的重视，档案局也开始积极投入网络设施，以此支持档案信息资源网络建设，但是大多数研究停留在表面工程，或者是信息资源共享意识不强，导致形成了信息资源的孤独性。二、网络环境下档案信息资源共享的有效策略（一）不断更新技术1.硬件环境建设。进行硬件环境建设，首先需要对档案信息资源共享的技术设备和基础设施进行市场调查和分析，并切实根据自身工作的实际情况，购置高标准的、先进的设

5、施设备，为档案信息资源共享创造良好的物质基础。档案信息资源共享的硬件环境建设主要体现在档案信息数字化所必须具备的计算机和扫描仪。存储数字档案信息还需要磁盘阵列和磁带库等大量存储设备和防尘设备，数字档案信息的传输还需要网站和网络传授通讯线路等基础设施。在此基础上，还要及时建立微机室、多媒体制作室和数字档案信息阅览的场所等等。2.软件环境建设。在档案信息资源共享的技术建设中，遇到的技术难点主要就是管理软件的优化以及标准化问题。在软件环境建设上，应该坚持开发和引进相结合的原则，选择经济又实用的软件，既要考虑先进性，又要考虑兼容性。3.网络环境建设。网络环境建设的规划设计要始终以长远、先进、安全有效和

6、全面兼容为基础理念，充分利用已有的网络，并在网上设立网站，及时发布和更新档案信息，提供优质的档案服务。目前我国已有的网络之间是相互联系的，所以不需要严格规定档案网站的接入网。档案网站之间应该借助一个链接，建立一个国家级的、相互贯通的档案网站体系，形成完善的档案信息资源网。（二）加强档案信息资源的整合首先，对档案信息资源进行统计了解，掌握档案信息资源的分布状况，对档案部门档案的系统性和特色性进行分析，切实了解用户的多元化需求，以此确定档案信息资源整合的重点。其次，逐渐建立内容丰富、形象鲜明的馆藏体系。再次，加快建设档案信息资源的数字化进程，其中主要内容是档案全文数字化，将关键的、利用率高的档案文

7、献转化成数字信息，逐步实现全文献数字化。最后，构建具有特色性的数据库，档案信息资源整合主要就是将档案信息资源实现生动化、动态化，围绕专题形成系统的档案信息，形成信息流，最大程度满足用户需求，实现网络环境下档案信息资源的社会性共享。（三）提高信息服务的深度和广度在档案信息资源网络共享环境下，为用户提供多元化的档案信息服务，必须要建立一个健全的档案信息服务系统，积极转变档案信息服务方式，实现从传统服务方式向网络平台的转变。对于档案馆而言，应该建立面向开放和分布数字信息环境的服务系统。这样一来，用户只需要通过计算机，就能够享受档案信息资源服务。同时还应该开放链接服务和用户认证控制系统等，实现档案信息

8、资源的多元化服务。档案信息资源服务的方式也要积极转变，可以采用档案馆主页服务、档案信息检索服务、档案信息数字咨询服务等方式。将网站论坛或留言板资源进行整合，建立动态知识库，将丰富的档案信息资源存入知识库，并不断进行实时更新，为用户提供全方位的档案信息资源，实现全国性的档案信息资源共享。（四）树立以用户需求为中心的共享理念以用户需求为中心的共享理念是指在档案信息资源共享建设过程中，以用户的多元化需求为中心，整合档案信息资源，为用户提供使用的档案信息服务，实现档案信息资源的共享。以前的档案工作主要是针对馆藏档案资源实现科学管理，一直以馆藏充实和结构合理为中心。所以管理的中心也一直停留在开发档案信息

9、资源，无法切实满足用户的多元化需求，进而产生了一种信息产品有效供给不足的现象。据此，档案信息资源共享的建设必须以用户的实际需求为中心，尤其是档案信息资源服务体系的建立，要切实根据用户的需求规划和设计组织结构和技术方案，全面提高用户的利用效率，实现资源共享。三、结语综上所述，网络环境下档案信息资源实现共享并不是单纯地引进和应用现代化信息技术，其是一项非常复杂的、系统的工程。而在这项工程的建设过程中，统筹合理的规划、信息资源的整合、先进的信息技术设备、充足的资金以及高素质的工作队伍都是必不可少的。只有实现这些因素的融合，网络环境下的档案信息资源共享才有可能实现。参考文献：1邵阳.浅谈利用大数据促进档案信息共享的探究j.科技经济导刊.2016（04）.2郭晓梅.网络环境下档案信息资源开发利用的