总经理助理工作手册

1、groupfumanj ialov e i n th e f u ma n jia第一章岗位描述第一节岗位描述总经理助理一方面要为公司进展运筹规划，另一方面更要分担繁重的行政事务，让总经理得以集中精力摸索事关全局的、具有战略意义的大事； 因此，总经理助理须有广博的学问， 丰富的治理体会，聪明的头脑和干练、稳健的办事作风；组织机构及岗位结构总经办：总经理助理兼办公室主任姚薇总经理助理兼财务部经理李横股东会董事长总经理监事会顾问团创改办总经理助理兼信息部经理付士丽商学院纪检副总孟广武营运副总张文雅选购副总乔桂月财务副总蔡大平办公室主任姚薇外联部经理郎秀丽选购一部经理陈丽娟审计部经理肖艳华福满家酒店

2、副总王亮福满家便利店总经理李敏杰电子商务部负责人杨瑞文杏仁露销售承德区负责人胡晓红杏仁露销售围场区负责人宋晓燕其次章岗位职责一、主要职责：（一）执行董事会决议，完成总经理交办的各项任务，对总经理负责；（二）依据总经理的指导和思想，帮助总经理完成董事会重要文件、章程、制度、规划方案的起草和修订工作；（三） 监督总部及各分支机构执行总经理决议的落实情形，并给与帮助督查，准时向总经理汇报结果；（四）受总经理托付，参与各种会议，传达总经理的看法和建议；（五） 对送至总经理的文件及材料进行初步审核，必要时附上个人建议，以便于总经理（总经理）决策；（六） 帮助总经理处理公司日常事务；对总经理需要处理的重要

3、大事、重要洽谈事宜及行程等事项的记录及提示；（七）受总经理托付， 帮助做好大客户的商务接待及支配工作；做好对外公共关系和谐；帮助总经理对政府各职能部门之间的沟通与和谐工作；（八）做好总经理睬议记录和各种文件资料的整理归档工作；二、主要权力：（一）对总经理下达的任务有监督检查的权力；（二）对于总监级及以上别召开的有方案性的会议有和谐支配的权力；（三）有对各部门组织的大型活动支配有审核权；（四）决策权、组织权、指挥权、人事权、奖惩权、财务权第三章工作程序与规章第一节职业素养一、总经理助理不是总经理秘书；两者一个最大的区分就是总经理秘书是在总经理指导下的琐碎工作，而总经理助理是要帮助总经理工作，工作

4、的意义包括参谋、建议、执行、和谐、帮助治理等；二、有总经理助理的职业道德；1、不乱说话， 总经理助理和总经理相处的时间比较多，对总经理的事情明白也比较多，所以要知道什么该说，什么不该说；2、明白什么该知道、什么不该知道；3、要明白自己的职位的权益，有时候总经理助理行使着等同总经理的职权，但要明白 在什么场合、时间，什么样的事情下使用，一个有太大权益欲望的人做不好总经理助理，但没有权益欲望也做不好总经理助理；4、不以非工作眼光在总经理面前评判员工，以免影响总经理对某个员工的判定，特殊是总经理助理仍负责人事支配的情形下；三、总经理助理要明白自己的工作职责是帮助总经理工作，明白自己的位置，总经抱负到

5、去做的， 要去帮助完善并执行，总经理没有想到的，要去主动建议或者主动去做，对总经理的一些打算要无条件听从去执行，一切结果可能都要以总经理的名义，所做的许多工作可能都是不为人知的，但总经理知道即可；四、总经理助理没有明确严格的工作职责范畴和工作量；一切以总经理的支配为准；五、总经理助理心态上要凭良心去工作，总经理助理不能靠定性、定量去工作，由于总经理是公司兴衰成败的关键，所以总经理助理在心态上也应当向总经理一样把公司当成自己的公司去工作，这样才能做一个好助理，想总经理之所想，达成工作默契感；六、总经理助理要亲和力强，责任心强， 懂商务礼仪、 具备良好的气质等多种综合素养； 总经理助理在许多时候是

6、联系员工与总经理之间的桥梁，所以要有亲和力；由于常常会总经理来人的接待工作，所以要有多种综合素养；其次节工作程序与规章一、督办公司的高级治理人员下达命令以后，除特殊重要的以外，很难件件督查， 甚至于忘了自己下过什么命令；于是下级摸到了规律，就拖着不办；上级真想起来了，也没关系，中国是“理由大国” ；下级会找一百个理由搪塞过去；因此，企业要建立督办系统；指挥离不开督办：（ 1）保证任务完成：有这样的督办，下级很难忽视上级的命令；（ 2）分担上级的部分工作：上级不用每天去想、去记， 我曾经给什么人下了什么命令，什么时候完成；督办系统的种类：会议督办、命令督办、日常工作督办；1、会议督办：（ 1）总

7、经理主持的会议由总经理助理整理睬议纪要，依据总经理要求下发会议纪要；（ 2）然后助理以会议纪要为依据，对总经理的决议进行督办；（ 3）把督办结果报告给总经理；2. 命令督办（暂时职责督办）：助理依据总经理、总经理的看法把任务分成：很重要很紧急、 不重要很紧急、很重要不紧急、 不重要不紧急，然后按次序进行督办；在任何会议上或工作现场只要总经理、总经理 对助理说：“做正式记录. ”这件事便进入公司督办系统；3、日常工作督办：（ 1）对总经理的直属下级的日常工作进行督办，包括年度、月度的总结与方案；（ 2 ） 要 求 上 月 工 作 总 结 和 本 月 工 作 计 划 在 每 月5日 之 前 发 至

8、 总 经 理 邮 箱fumanjiajia；（ 3）由总经理助理对总结和方案进行初审，并向总经理汇报；（ 4）直属下级依据每项工作方案完成时间向总经理助理依次上报工作完成情形；假如一项任务已经进入了公司督办系统，完成人可以向 “督办”复命，这样做仍可以起到爱护自 己的作用， 一旦上级忙而遗忘你对他的复命造成缺失后，可以由督办为你作证；有些重要的任务复命时，假如下令人不在，受令人要向督办复命；4、督办原就：（ 1）谁支配向谁汇报；（ 2）会议下发的各项任务向总经理助理汇报；二、对于副总级别召开的有方案性的会议的和谐支配；1、各副总对需要召开的大型会议以请示的形式上报至总经理助理处；2、由总经理助

9、理依据人员、会议室使用情形及董事长的时间支配制定会议的最终时间上报董事长，由董事进步行审批；三、对各部门组织的大型活动支配的审核；1、各部门对需要举办的大型活动以请示的形式上报至总经理助理处，要求附上详细活动方案和内容；2、由总经理助理依据公司运营情形及董事长的时间支配活动时间上报董事长，由董事进步行审批；一、目的： 使得会议更具方案性、时限性，会议议程更明确，便于部门间和谐，沟通更顺畅，资讯传达更准时，问题解决更精准；二、范畴： 集团总部三、内容：1、会议组织者应明确会议概要：（ 1）议题：会议必需有明确的目的，议题不宜过多；（ 2）时间、地点：便于自己和他人和谐支配日程，防止打乱其他人的工

10、作进度；组织者要摸索这个会是否肯定要开；（ 3）主持人：无人主持的会议会陷入无序状态；（ 4）参会人员：挑选相关度高的人，能供应建议的人，对会议起打算性作用的人；2、组织者将会议概要上报总经理助理，总经理助理依据全月会议方案进行审核支配，如有时间、地点、人员冲突须进行和谐；如为重要会议，须报请董事长和谐；3、会议组织者提前通知参会人员开会，并告知议题、时间、地点；如会议时间超过1 小时，会议组织者应事先预备好会议议案，并将提前 1 天将议案和相关材料分发至与会人员手中；4、参会人员须提前阅读会议材料，并写出相关看法，以备会上发言；5、办公室依据会议议程和总经理助理通知提前预订会议室，订会时明确

11、告知酒店参会人数、必备服务和必备物品；6、会议组织者提前半小时预备会场；7、组织者检查人员到会情形，准时开会，影响会议决策的人员如无法到场，应提前通知会议取消；8、主持人主持会议进行， 主持人不肯定是会议组织者或决策人；（ 1）主持人要留意会议节奏、不跑题；（ 2）维护现场秩序，支配发言次序；（ 3）会议陷入僵局或争辩过于猛烈时，准时掌握气氛；（ 4）提示组织者开会目的，做到开会必有成果，议而不决不如不开；（ 5）提示记录员复述决议和会上产生的问题，以及布置的任务；9、组织者支配专人进行会议记录，并在会后 24 小时内将会议纪要上交至会议组织者，组织者审核后上交总经理助理；10、总经理助理督导

12、各部按会议决策开展相关工作，如会议中涉及规章、制度相关内容， 总经理助理须立刻将会议纪要转发给规章建设部，由规章建设部组织固化会议已确定的规章，并组织针对会议发觉问题风暴解决方案，制定相应标准；月度会议支配表时间组织部门参会人员会议室会议时长备注8 月 1 日8 月 2 日8 月 3 日；备注：由总经理助理和谐办公室，每月月初统计会议支配时间与参会人员等；会议须有会议记录员，会议记录人员由会议组织者支配本部门人员，会议记录在会后24 小时内整理上交至办公室，办公室汇总后上交至总经理助理，由总经理助理将会议内容上报至总经理；总经理助理组织办公室按会议决议开展工作；会议与文件跟踪表日期部门会 议

13、或 文件内容责任人完成时间是否完成备注一、目的： 为了便于各部各机构精确、高效的学习和落实通知文件，特下发本流程；二、范畴： 福满家集团总部、各分支机构；三、内容：1、文件审批：（ 1）全部流程、规章、制度等文件下发前必需交由规章建设部审核，董事长审批；（ 2）方案性文件必需由上一级领导审批， 重要方案要多级审批；2、明确发文部门：文件审批后须统一交由相关部门下发：（ 1）总部由办公室下发；（ 2）围场分部由围场办公室下发；（ 3）各超市统一由店长室下发；（ 4）便利店由总经理室下发；（ 5） 大 酒 店 由 办 公 室 下 发 ；3、明确接收部门：将文件交给发文部门时，要明确列出文件接收部门

14、，是全员接收仍是个别部门接收；4、文件下发：（ 1）发文部门在1 个工作日内将文件发送至相应部门，紧急文件要第一时间传送；（ 2）电子文件通过邮件方式传送，纸质文件通过复印和传真方式发送；（ 3）文件下发时必需使用统一编号，例如：福满家集团2021 年7 月 001 号文件，福满家超市2021 年 7 月 005 号文件；5、文件存档：（ 1）纸质文件由发文单位存档；（ 2）规章类文件由发文单位发送电子版文件到规章建设部存档；6、文件下发追踪：（ 1）发文部门发文完毕后立刻通知接收单位接收文件，要求接收部门进行邮件反馈或签字确认；（ 2）因发文不准时或通知不准时，发文部门需承担相应责任；（ 3）文件下发后准时将文件记录在会议与文件跟踪表中；7、文件接收反馈：文件接收部门收到文件后应第一时间进行反馈，电子文件通过邮件反馈，纸质文件须在文件下发记录上签字；8、文件落实：（ 1）文件接收部门必需依据文件相关规定开展落实工作，并依据要求定期反馈文件落实情形；（ 2）各级接收部门要将文件存放于