电子档案监管问题探究

1、电子档案监管问题探究本文作者：赵曼丽单位：湖南商学院档案室高校教学档案管理现状由于目前众多高校缺乏统一的教学档案管理计划、规章 制度和职责说明，使得许多高校的教学档案示能进行集中统 一管理，致使教学档案分散在各职能部门，文件材料收集不 齐全、保存不完整，甚至造成教学档案材料的流失。同时由 于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异, 导致各高校之间对于教学档案管理操作的步调不够一致，甚 至存在极少数相互抵触的情况，这就为教学档案管理工作的 效率带来了障碍。档案管理人员人为破坏和自然损坏现象在 所难免。高校电子教学档案虽已实施，但因为实施时间不长， 档案管理人员信息处理经验有待加强，使

2、得很多高校还只是 将打印出的纸质教学档案存档，而没有将存储在计算机中的 教学档案信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响到高校 电子教学档案的完整性。以上是各高校教学档案管理工作中 比较突出的特点，也是高校教学档案管理工作效率提高的瓶 颈所在，从中也可以看到，提高高校电子化教学档案管理势 在必行。利用电子信息技术进行高校教学档案管理的利弊分析首先，利用电子信息技术的强大信息处理功能，能大大 提高高校教学档案管理的工作效率。随着高校的办学规模迅 速扩大，教学档案管理工作量和难度也大大增加。比较传统 的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存 储都需要耗费大量人力物力，同时还容易疏漏出错。

3、在这种 情况下，要求教学档案管理跟上高校日益提升的教学发展水 平，显然是力不从心的。其次，电子文档的存储方式便于实 现高校教学档案的共享。传统的纸质档案的频繁调阅，不仅 会造成教学文件的遗失，还会降低教学文件的利用效率，同 时文件在查找时也面临诸多困难。利用电子信息技术，通过 高效的电子文档处理系统则可及时有效地进行档案的查找 与过滤，促进高校整体教学质量的提升。再次，以电子文档 形式保存教学档案文件所需条件较纸质形式低。由于传统档 案以纸张作为存储媒质，环境因素对其存储寿命影响较大， 所以对纸质文档的存放要求较高。同时，大量的数据消耗纸 张，不利于环境保护。最后，采用信息技术还能提高文档的时

4、 效性和安全性。普通闪存的读写速度都是以mb/s为单位，存 储卡体积小重量轻，这些都是纸质文档所无法彼及的。在安 全性方面，因高校教学档案传输频繁，文件丢失等情况时有 发生。在实际的档案管理工作中，电子教学教学档案在存储 和使用的过程中也在一定程度上存在以下风险。档案保护措 施缺失带来的存储安全性风险。电子教学档案的保存也不一 定是万无一失的，因其自身内在诸因素以及外部环境因素的 影响，电子档案载体的使用寿命会受到一定的影响。如电子 档案载体的保存如果超过标准的温度与湿度，存储介质就会 发生膨胀、收缩、粘连等问题，影响教学信息数据的读取。 同时，由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害

5、 的程度更是大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一 字体、统一标识，丧失了手写汉字的特性，受侵害的文件不易 被发现。这些安全问题都是不容忽视的。电子档案数据的完 整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响 范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处 理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成 大范围的结果受影响。此外,文件多处于开放状态，更新不及 时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式 多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。电子档案 的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，电子 档案就永远不会脱离这种技术和设备，造成了信息对载体

6、的 依赖性。随着电子技术的日新月异，计算机更新换代频率加 快，如果软件开发标准不统一，兼容性出现问题，也可能造 成信息的丢失，并导致缩短电子档案的寿命。信息化在高校教学档案管理中的应用针对电子教学档案在实际运用中所涉及的风险问题，可 以采取以下对策进行防范：加强电子教学档案存储设备以及 网络的安全性，加强知识产权保护意识。高校档案管理部门 应创建适应电子教学档案管理的科学方法、途径、标准与技 术。同时，还要严格规定读写权限，对档案及时备份，加强 电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存 储、传输过程中的安全、保密。首先档案工作人员应积极提 高自身的服务思想与现代意识。在管理的标准化建

7、设中要为 档案工作人员创造良好的成才环境与成长环境。档案工作人 员需掌握现代知识与技能，在档案管理的各项工作中，严格 按照档案工作标准化管理的各项规章制度与流程进行。第三, 为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存 储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性 和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步， 防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。并 且，高校档案管理部门还要采取严密的档案保护措施，保障 存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级与维 护管理，保证存储设备的良好状态。结论在这个高度信息化的时代，随着高校档案管理工作的发 展，高校电子教学档案的意义和作用正被越来越多的人重 视，高