档案信息化建设与档案管理的几点思考_4

1、    档案信息化建设与档案管理的几点思考    张晶摘 要：本文从档案管理的相关概念及特征出发，随着市场经济的深入发展，档案管理工作的重要性也越来越凸显。档案是对已经发生过的历史事件进行记录。企业或者事业单位，在档案管理工作中，首先就必须建立一支高质量的档案管理队伍以此来提升档案管理的质量。本文主要内容是分析新形势下高职院校档案管理工作，并提出做好信息化档案管理工作的有效措施。关键词：档案信息化；新形势；建设引言档案信息化建设是现代化档案管理工作的重要内容和形式，也是顺应时代发展的一种现代化管理方式。传统的档案管理工作由于文本资料整理复杂，受到年限、环

2、境等影响，容易造成丢失，严重影响档案资源的有效利用。积极开展档案信息化建设，能够及时加强档案信息资源的归档整理，便于进行分类查找，从而更好地加以利用。受到技术等方面的制约，档案信息化建设在推进过程中整体进度较慢，效果也差强人意，需要引起高度重视。加强新形势下档案信息化建设和档案管理思考研究，对不断提升档案管理质量和档案资源最大化利用水平具有重要的推动意义。1档案信息化建设的主要特点1.1档案信息化建设的革新性在以往的办公室档案管理工作当中，主要还是以比较传统落后的纸质档案为主，这种工作模式不仅工作效率低下而且还极容易造成失误和过错，例如档案收集的遗漏，档案保管的丢失损毁等等问题。新的信息化档案

3、管理就会在很大程度上改变这一现状，在根本上改变传统落后的档案管理模式，以之中新的高效简便的管理方法去弥补以往管理工作中的不足和缺失，提高管理效率和完善管理思维，这就是信息化档案管理的主要特点和优势之一。一般而言，新的形势下和传统的档案管理模式相比，信息化档案管理具有革新性的特点和优势，主要表现在以下几个方面：第一，信息化的档案管理模式可以改变以往的传统模式，大大简化档案管理流程，提高管理档案管理过程的信息收集的效率，以信息化的方式去减少档案管理过程当中的错误和不必要的麻烦；第二，构建起信息化档案管理模式的主要目的主要是建设其档案管理和建设的信息自动化处理，能够自行的对档案信息中的资料的真假进行

4、自动的分辨，然后能够对根据资料的类型和收集方式进行自动的分类，来尽可能的提高信息内容的可靠性。1.2档案信息化建设的时效性就办公室档案管理工作而言，其本身就是一个十分复杂和综合的管理工作。虽然其管理的信息内容十分的繁杂，但是档案管理工作本身却对档案的信息的时效性具有较高的要求。由于档案内容会随着时间的推移发生时刻的变化，这就需要档案管理人员进行实时的改变。在以往的传统的管理工作当中，为了保持档案的时效性是较为困难的，同时也需要大量的工作人员和工作时间但效果却很低。在新的形势下信息化的档案管理模式就可以极大的改变这一现状，最大程度的提高档案管理的工作效率提高档案信息的时效性。只有构建起信息化的档

5、案管理才能进一步的将档案的内容进行更加深入的細化、分化、消化。需要指出的是，我们所谓的档案信息化建设的时效性不仅仅是需要对档案信息的实时更新和收集，同时还需要对档案的时间观念进行有效掌控。2档案信息化建设现况2.1对档案信息化建设的重要性认识有待提升很多人对档案信息化建设的重要性存在误区，认为档案信息化工作无关紧要，缺乏对档案信息化建设重要性的充分认识。更有甚者，某些单位的档案从业人员本身就对该项工作不够重视，工作责任感匮乏，亦不具备的信息化管理理论知识和专业技能，更无法站在宏观角度看待档案信息化建设的社会意义和战略作用。这种对档案信息化工作淡漠的思想不利于档案信息化建设工作的顺利开展，进而会

6、阻碍档案信息化建设迈向大数据时代的步伐。2.2档案信息化专业技术人员严重匮乏档案信息化的实现，首先要以档案信息化专业技术人员为依托。档案信息化工作的先进技术水平和专业技术人员较高的知识素养，是确保档案信息化工作顺利开展的关键。目前，档案部门的现代化高技术人才，特别是档案、信息处理复合型人才匮乏的现象尤为突出，相当一部分档案人员信息化技术水平不高。现代化设备的利用既不充分也不高效，有的设备甚至沦为摆设。想要档案管理工作长期健康发展，人才积累是其核心竞争力所在。另外，由于档案管理单位多为事业单位，待遇不高，很难吸引优秀的技术人员，这也是档案信息化专业技术人员匮乏的主要原因。2.3档案的信息化管理水

7、平有限信息化时代，各种现代化的信息技术已经广泛应用在了档案管理工作中。档案的存储保管由传统的单一纸质文本发展到了现在的纸质、影像、电子集成等多种存储资料共存的新阶段。在管理和使用档案的过程中，很多档案管理软件兼容性差，甚至部分检索工作仍旧采用传统的手工操作来完成，信息化管理水平仍需提升。3加强档案信息化建设和档案管理具体方法探析为了进一步提高档案信息化建设水平，更好地发挥好档案应有的价值，建议从以下几个方面进行积极探索：3.1加强档案电子资料管理。在对基础文本资料进行整理的基础上，要提高对电子文件管理重要性认识，充分利用计算机网络技术和软件，对档案文件进行电子化管理，运用电子文件的形式进行存储

8、，分类整理，从而便于集中管理和应用。在具体开展过程中，要建立专门的服务管理部门开展档案信息化建设，加强技术资源配置，同时要加强对电子文件处理管理，对电子档案保存形式，接收方式，处理和格式等制定明确统一的规范，在保存方面要结合不同的档案资料的重要程度设置具体的权限和保存周期，对于需要长期保存的重要资料还要做好备份管理，从而避免出现丢失或者损坏等情形。3.2档案资源信息化管理在如今，我们需要对档案的信息的资源的管理和录入进行信息化管理，摒弃以往传统的单纯靠纸质档案录入的管理方式，采用全新的信息录入和管理方式。信息化的档案资源管理模式我们需要尽最大可能来利用智能化设备来对档案信息精心管理，这种信息化

9、的档案资源管理模式具有较大的优势，主要表现为极大的提高工作效率，同时也能够确保信息录入的准确性，减少信息录入的遗漏和丢失等错误的发生概率。3.3加强信息化专业人才队伍建设为解决档案信息化建设人才缺失问题，适应信息化时代档案管理的新形势，应从加强培训和引进人才两方面入手，通过政策引导，强化专业队伍，吸引高素质人才，以此来提高信息化管理的专业水平。一方面相关部门要加大对档案信息化建设资金的投入，并建立相应的鼓励引导高素质专业人才从事现代化档案信息化建设工作的政策规章，提高薪资待遇、社会地位及认可度，吸引人才；一方面从组织内部入手，建立内部激励机制，树立工作责任感，掌握现代化档案工作技能，从而全面提升档案提升信息化建设水平。结语：在档案管理工作过程中，档案利用服务一直都是十分重要的一项内容，也是实现档案信息价值的重要途径及措施，因而较好开展档案利用服务也就十分必要。在当前电子政务背景下，相关工作人员应当结合电子政务环境特点，选择并运用符合实际情况的档案利用服务模式，从而确保档案利用服务能够得以更好开展，使档案利用服务质量及水平能够得以有效提升，更好满足人们实际需求及要求。参考文献