电子文件档案管理系统设计与实现探讨

1、    电子文件档案管理系统设计与实现探讨    谢亚非【摘要】电子文件档案管理系统是企业信息化管理的重要组成部分，在企业档案管理中可以实现有效应用。电子文件档案管理系统在企业管理中的应用具有诸多优势，目前正逐步被应用到企业的管理工作中，对于信息化管理水平的提升具有一定的促进作用。本文主要介绍了电子文件档案管理系统应用趋势发展情况，分析电子文件档案管理系统设计思路，分析电子文件档案管理系统设计和实现策略。【关键词】电子文件;档案管理;系统设计电子文件档案管理系统主要是借助计算机系统，为电子文件的扫描、生成、存储等工作提供路径，其主要的工作任务是进行电子文

2、件的收集、分类、归档以及存储，这种档案管理模式和传统的纸质档案管理有很大的区别，相对来说，这种管理模式更加高效、先进，这也是目前企业现代化管理发展的重要内容。而要实现电子文件档案管理系统的相关功能，需要做好相应的系统设计，促进设计功能有效实现。一、电子文件档案管理系统应用趋势就电子文件档案管理系统来说，这种管理系统能够借助电子化的文件信息收集技术和设备，确保电子文件档案收集效率提升，保证全面性和多样性。其主要的系统应用趋势大致如下：（一）向规范化发展。电子文件档案管理系统的主要工作目标是保证电子文件档案的完整性以及全面性，提升文件准确率和可靠性，而电子文件档案管理系统收集的信息内容越来越多样化

3、，因此，确保全面可靠是有难度的。所以，在电子文件档案管理应用中，需要针对电子文件档案管理系统的具体操作和执行进行规范化处理，形成相应的电子文件主要格式、大小等，保证档案完整性和全面性，同时要保证电子文件档案本身的管理价值和应用价值。（二）向一体化发展。目前，相关技术快速发展，信息技术一体化的应用不断增多，而电子文件档案管理系统实现一体化也是必然的发展趋势和要求。电子文件档案管理系统实现一体化发展，能够保证电子文件档案管理可靠性不断提升，保证电子文件档案的真实性，借助相关的一体化技术设备，实现电子文件档案安全、高效的管理目標。二、电子文件档案管理系统设计（一）系统功能需求。通过对于电子文件档案管

4、理系统业务需求的分析，这些功能包含打印、报表制作、信息查询等，对于系统的管理权限划分可以分为普通以及系统界别。普通权限管理员能够依照自身拥有的权限实施电子文件档案的注册审核、填写档案调用申请、进行档案清理等，提供管理员审核处理。普通权限管理员还可以进行系统数据浏览，但不能进行信息修改。这一权限管理者主要是针对单位人员的。企业档案管理人员被设定成系统管理员级别，负责处理和反馈电子文件档案信息。此外，工作人员还能够实现信息整合，操作系统生成报表，管理员可以根据实际情况进行关键字段设定，对于关键词句进行标识，管理员可以对于相应数据信息进行操作和修改。两类型权限管理员都可以执行输出打印。完整的电子文件

5、档案信息管理是通过众多功能模块和他们的子功能模块相结合的，借助相关模块之间的协作，实现档案管理的全部内容。就功能性模块设计的具体内容来看，还可以进一步进行划分。（二）系统主要模块设计。此电子文件档案管理系统设计中，主要包括以下几大模块：1.登录模块;2.用户注册模块;3.用户信息管理模块;4.其他系统模块。其中，登录模块主要是为已经进行系统注册的用户进行登录操作，用户在注册后可以使用用户名以及密码登录到主页界面中，满足用户浏览网页和进行电子文件系统管理的需要。用户注册模块主要是针对注册过程设置的，用户需要按照相应要求来进行用户名、密码、确认密码等操作，按照系统提示将必填的项目填写完整，包含用户

6、姓名、企业、性质等，完成注册后就可以进入管理员信息模块。用户信息管理模块是针对已经完成注册的用户企业来操作的。用户在登录相应模块后可以输入之前设置的用户名和密码进入用户界面，用户信息管理模块管理的是用户的企业信息，因此其他用户是无权进行该用户信息改动的，但是用户自身可以修改个人信息。这一模块还能够满足用户信息的不同展示界面需要，能够方便管理员进行电子文件档案的查询、检索、修改、归档、分类、存储、删除、新增等操作功能需要。系统设置管理模块也是针对已注册企业用户的功能模块，已注册的系统企业管理员可以按照相应的需要进行系统中档案设置项目的更改。（三）管理流程设计。这里的电子文件管理系统设计中，需要针

7、对相应的系统模块管理流程进行设计，管理流程的设计主要分为流程规则以及系统内部结构设计。对于流程规则的设计要结合相关的系统管理标准来设计，考虑到各个管理工作有相应的子系统功能，因此，必须要进行优先级别区分，设计好对应的子系统，做好系统的功能排序。此外，在进行系统的设计中，还需要针对相关电子文件的具体应用环境分析，结合环境的特殊性与否，制定相应的流程规则，保证电子文件的有效应用。还要结合该档案管理系统设计的输入和输出要求，在具体的系统结构设计过程中，做好相关活动要素控制，对于相关的文件进行编辑和整理，形成相应分类，为实施电子文件的信息化管理做好准备。针对电子文件档案管理系统的设计，要确保系统设计的

8、功能满足需要，相应的操作能够有效实现，必须要做好文件的流程设定，并进行顺序设定，实现档案规范化管理目标。在实际的设计过程中，需要做好资料的提前收集工作，针对相关的内容进行编辑整理和划分，为档案有序、规范管理奠定基础。（四）业务流程设计。在电子文件档案管理系统设计中，相应的业务流程设计对于系统的功能实现具有重要影响。在进行管理系统的业务流程设计中，一般需要把握三大点内容，也就是确保文档收集、鉴定和整理三部分内容能够对应相应的业务流程。因此，在进行设计时，需要将这三部分内容放在重要位置：首先是做好档案的收集整理，这一步需要通过办公自动化系统来实现对于相关文件的有效搜集和整理，实现归档。其次是根据相

9、关文件属性来实施统计。最后是进行存储。在管理设计中，需要实施对于档案的整体整理，对于相关文件的价值实施判断，进行归类。针对系统中没有价值的文件部门进行及时清理，保证系统空间足够。相关管理人员可以根据文件日期、类型来有效管理文档，保证整体的电子文件档案管理系统合理化，保证系统资源合理利用。三、电子文件档案管理系统设计实现的前提（一）建设电子文件归档专递网线。当前，计算机信息管理网的建立和发展为开展电子文件档案管理提供了可能，重要文件通过电子扫描的形式存档，能够借助网络平台实现高效共享，相关文件可以在业务部门中挑选，能够对于相关职能活动提供一个概貌信息基础，对此，实现电子文件档案管理系统设计之前，

10、需要首先做好电子文件档案管理系统的专递网线设计，确保相应的计算机信息管理网络畅通，能够建立起相关的设备之间的信息传递通道，例如，扫描设备和计算机的信息通道，为相关电子文件档案管理提供专用网线通道。（二）选择电子文件信息的汇集点。现阶段，基于办公自动化的发展应用需要，人们对于信息工作的标准化、系统化要求不断提升，计算机信息系统开发也逐渐从传统的分散对立转向现阶段的集中统一，在电子文件档案管理系统设计实现过程中，需要计算机以及信息管理部门提前做好规划，统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息系统，为电子文件寻找信息的汇集点，创造相应技术设备和人才条件，确保电子文件档案管理目标的实现。（三）促进相

11、关部门职能交融集成，建立电子文件归档制度。企业电子文件来源非常多，类型多样、内容海量，要对海量电子文件实施归档，做好文件档案的有序管理，必须要建立相关的规范化操作和管理制度，用制度来指导相关工作的开展，让电子文件档案管理更具有针对性和指向性。想实现这一目标，相关部门之间应该尽快达成一致，针对相关电子文件归档制度进行明确，为相关工作开展提供可靠的制度保障，促进电子文件档案系统有效应用。四、结语电子文件档案管理系统设计对于提升企业档案管理工作效率，促进企业管理信息化发展等具有重要意义，针对目前企业档案管理工作设计和需要，设计相应的电子文件档案管理系统，需要把握系统设计中的相关要点，做好电子文件档案管理系统设计基础工作，确保电子文件檔案管理设计目标的实现。【参考文献】1葛翔.基于物联网的高职院校二级学院信息化教学档案管理系统设计j.电脑知识与技术，2020，16（02）：113-114+120.2樊科梅.物流基地工程档案智能管理信息化建设思路与设计以中海油惠州物流基地工程档案智能管理系统为例j.科技视界，2019（29）：224-226.3亓彩群.工程设计企业数字档案管理系统的设计与应用以某工程设计企业为例j.兰台内外，2019（26）：11-12.4皇甫亮.基于面向用户服务体系的档案管理系统设计对比研究以云南