Outlook使用技巧学习课程

1、1、 Microsoft Outlook功能介绍1为什么要进行邮件管理为什么要进行邮件管理第1页/共70页第一页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 使用Outlook进行邮件管理的必要性2Outlook的三大优点：方便快捷安全为什么要进行邮件管理为什么要进行邮件管理第2页/共70页第二页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 企业邮箱3使用“企业邮箱”的优点：企业形象展示，企业对外宣传介质。企业使用更加个性化、自由度高。企业可设立邮件组，更大限度地方便内部沟通。为什么要进行邮件管理为什么要进行邮件管理第3页/共70页第三页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 普通邮箱4普通邮箱的不足：在

2、企业业务处理中使用普通邮箱不能展示企业的形象和品质。普通邮箱的技术不一，存在兼容性问题。普通邮箱经常会收到大量的垃圾邮件。普通邮箱安全性较低，不便于保护公司内部和个人资料的安全。为什么要进行邮件管理为什么要进行邮件管理第4页/共70页第四页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 认识邮件协议5Outlook Outlook 账户设置账户设置第5页/共70页第五页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 开启新浪邮箱服务器的发送接收协议 要使用Outlook作为邮件客户端，进行邮件的收发，就必须首先开启相应邮件服务器的相应服务。是不是所有的邮件服务器都需要手动开启服务？6Outlook Outlo

3、ok 账户设置账户设置第6页/共70页第六页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户初次使用Outlook时，会自动弹出下面配置向导：单击“下一步”进入配置过程7Outlook Outlook 账户设置账户设置第7页/共70页第七页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step1：选择是否配置Outlook单击“是”进入下一步8Outlook Outlook 账户设置账户设置第8页/共70页第八页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step2：输入个人电子邮件帐户信息输入E-

4、mail相关信息后，单击“下一步”进行联机服务器9Outlook Outlook 账户设置账户设置第9页/共70页第九页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step3：联机搜索服务器10Outlook Outlook 账户设置账户设置第10页/共70页第十页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step3：联机搜索服务器出错若出现该信息，需要返回上一步进行手动设置11Outlook Outlook 账户设置账户设置第11页/共70页第十一页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件

5、帐户Step4：手动配置Outlook客户端12Outlook Outlook 账户设置账户设置第12页/共70页第十二页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step5：选择“Internet电子邮件”单击“下一步”进入详细配置13Outlook Outlook 账户设置账户设置第13页/共70页第十三页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step6：详细输入E-mail相关信息信息输入完毕后，单击该按钮进行帐户测试14Outlook Outlook 账户设置账户设置第14页/共70页第十四页，编辑于星期六：十

6、一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step7：测试出错15Outlook Outlook 账户设置账户设置第15页/共70页第十五页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step8：修正错误单击“其他设置”，进行服务器验证设置16Outlook Outlook 账户设置账户设置第16页/共70页第十六页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step9：配置成功17Outlook Outlook 账户设置账户设置第17页/共70页第十七页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 添加帐户，实现

7、多邮箱管理18 Outlook具备多邮箱管理功能，我们可以把日常工作中的多个邮箱都在Outlook中进行管理，这样当我们打开Outlook软件时可以方便的查看所有邮箱的信件单击“添加帐户”Outlook Outlook 账户设置账户设置第18页/共70页第十八页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 添加帐户，实现多邮箱管理19多帐户侧边栏Outlook Outlook 账户设置账户设置第19页/共70页第十九页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 巧用邮件署名没有署名，会产生很多麻烦！20邮件管理邮件管理第20页/共70页第二十页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 巧用邮件署名更完整的

8、签名，更方便沟通！21邮件管理邮件管理第21页/共70页第二十一页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 活用分类发送发送：我们希望对方给我们回信；抄送：我们希望对方知道，收信者可以不会信；密送：不让其他收信者看到的收信者；22邮件管理邮件管理第22页/共70页第二十二页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 规范邮件主题区别上下两种邮件主题的效果，你认为哪种更好？23邮件管理邮件管理第23页/共70页第二十三页，编辑于星期六：十一点 三十九分。4、 规范附件命名规则第二附件的命名更有利于信息的分类与管理24邮件管理邮件管理第24页/共70页第二十四页，编辑于星期六：十一点 三十九分。5、 巧

9、用后续标志 使用该功能可以对重要事情、邮件、计划进行提醒和标志，以防止错过重要的邮件和重要事情25邮件管理邮件管理第25页/共70页第二十五页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 发送邮件的准备工作设置邮件签名邮件签名有何作用？26邮件管理邮件管理第26页/共70页第二十六页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 发送邮件的准备工作选用邮件信纸单击“主题”按钮进行信纸的选择27邮件管理邮件管理第27页/共70页第二十七页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 发送邮件的准备工作选用邮件信纸选用信纸后的邮件效果28邮件管理邮件管理第28页/共70页第二十八页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2

10、、 如何发送一封普通的邮件创建邮件进入“开始”功能区，单击“新建电子邮件”发送邮件窗口，等待输入邮件内容29邮件管理邮件管理第29页/共70页第二十九页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 如何发送一封普通的邮件填写收件人和抄送人可以单击“收件人”按钮选择收件人30邮件管理邮件管理第30页/共70页第三十页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 如何发送一封普通的邮件添加邮件主题、邮件内容、附件以及发送邮件注意附件文档的命名方法单击“发送”按钮，发送邮件31邮件管理邮件管理第31页/共70页第三十一页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 如何发送一封特别的邮件【案例】 国庆长假单位组织员工

11、外出旅游，安排菁菁征求大家的意见，选项为“黄山、九华山、九寨沟”的三个旅游景点中的哪一个最受欢迎信件的个性化设置在邮件中插入投票32邮件管理邮件管理第32页/共70页第三十二页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置在邮件中插入投票单击“使用投票按钮”进行投票设置33邮件管理邮件管理第33页/共70页第三十三页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置在邮件中插入投票选择投票投票结果确认34邮件管理邮件管理第34页/共70页第三十四页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置请求回执【

12、案例】 当我们发出邮件，总希望了解对方是否已经收到，Outlook提供了请求回执功能，能帮我们解决这个问题？35邮件管理邮件管理第35页/共70页第三十五页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置请求回执投票结果确认36邮件管理邮件管理第36页/共70页第三十六页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置请求回执收件人回执效果37邮件管理邮件管理第37页/共70页第三十七页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置设置约会【案例】 Outlook提供了约会提醒功能，以便于及时提醒工作繁

13、忙人员约会或事件的处理，那么如何设置呢？38邮件管理邮件管理第38页/共70页第三十八页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置设置约会39邮件管理邮件管理第39页/共70页第三十九页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 单邮件转发在“收件箱”中单击需要转发的邮件，再单击“转发”按钮40邮件管理邮件管理第40页/共70页第四十页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 多邮件转发只需同时选择需转发的多个邮件41邮件管理邮件管理第41页/共70页第四十一页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 什么是邮件的快速步骤？ Outlook 2010相较于2007版

14、本，新增了非常实用的快速步骤栏。工作中我们经常会发一些重复性的邮件，使用快速步骤，可以避免重复新建邮件、输入地址、写入内容等操作，化繁冗为便捷。默认的快速步骤42邮件管理邮件管理第42页/共70页第四十二页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 什么是邮件的快速步骤？新建快速步骤43邮件管理邮件管理第43页/共70页第四十三页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 什么是邮件的快速步骤？管理快速步骤44邮件管理邮件管理第44页/共70页第四十四页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 如何创建快速步骤【案例】 菁菁每天都要把收到和处理的公司的相关邮件，发送给上司作为备份和工作依据，为了更好更快

15、地完成这项任务，可以使用Outlook的快速步骤的功能。45邮件管理邮件管理第45页/共70页第四十五页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 如何创建快速步骤管理快速步骤单击“选项”可以编辑快捷步骤46邮件管理邮件管理第46页/共70页第四十六页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 如何创建快速步骤管理快速步骤此处可为快捷步骤定义快捷键47邮件管理邮件管理第47页/共70页第四十七页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 邮件规则邮件的分类存放管理【案例】 随着岗位的变化，管理和联系的部门及个人增多，相应邮件也会大量增加。哪些邮件需要立即阅读，哪些部门的邮件需要长期保存和查阅等等，这些都需

16、要我们对邮件进行分类管理。48邮件管理邮件管理第48页/共70页第四十八页，编辑于星期六：十一点 三十九分。4、 如何创建简单邮件规则创建邮件规则文件夹单击“新建文件夹”定义新建文件夹的名称及位置49邮件管理邮件管理第49页/共70页第四十九页，编辑于星期六：十一点 三十九分。4、 如何创建简单邮件规则创建邮件规则文件夹完成后的邮件规则文件夹50邮件管理邮件管理第50页/共70页第五十页，编辑于星期六：十一点 三十九分。4、 如何创建简单邮件规则操作四 邮件的分类管理创建规则单击该项新建规则51邮件管理邮件管理第51页/共70页第五十一页，编辑于星期六：十一点 三十九分。4、 如何创建简单邮件

17、规则设置规则单击该项新建规则52邮件管理邮件管理第52页/共70页第五十二页，编辑于星期六：十一点 三十九分。4、 如何创建简单邮件规则应用规则单击“立即运行规则”应用规则53邮件管理邮件管理第53页/共70页第五十三页，编辑于星期六：十一点 三十九分。5、 如何使用Outlook的邮件搜索【案例】 菁菁每天都要收发大量邮件，如果手动查找某一封以前所发的电子邮件是一个很复杂的事情，但只要使用Outlook强大的邮件搜索功能就可以轻松的找到想要的邮件。54邮件管理邮件管理第54页/共70页第五十四页，编辑于星期六：十一点 三十九分。5、 如何使用Outlook的邮件搜索简单邮件管理55邮件管理邮

18、件管理第55页/共70页第五十五页，编辑于星期六：十一点 三十九分。5、 如何使用Outlook的邮件搜索使用Outlook的邮件搜索功能 单击此处搜索邮件56邮件管理邮件管理第56页/共70页第五十六页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 什么时候需要备份邮件操作五 如何备份与恢复邮件 Outlook是通过把邮件下载并保存到本地计算机上来实现对邮件的管理的，每封邮件都会占用一定量的存储空间，随着邮件占用空间的增大，Outlook的运行速度会变的越来越慢 一般来说，当邮件占用2GB以上的存储空间，就应该及时对邮件进行备份。57邮件管理邮件管理第57页/共70页第五十七页，编辑于星期六：十一点 三十九分。2、 邮件自动存档该对话框如何打开？58邮件管理邮件管理第58页/共70页第五十八页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 邮件的导出和导入导出邮件59邮件管理邮件管理第59页/共70页第五十九页，编辑于星期六：十一点 三十九分。3、 邮件的导出和导入导入邮件60邮件管理邮件管理第60页/共70页第六十页，编辑于星期六：十一点 三十九分。1、 新建单个联系人61联系人管理联系人管理