第四章会展运作阶段的文案(中)

1、第四章 会展运作阶段的文案（中）o 第一节 参展说明书 o 第二节 会展接待方案 o 第三节 展会相关活动策划案 o 第四节 会展意向书 4.1参展说明书 o 4.1.1 参展说明书的含义参展说明书的含义o 参展说明书又称参展商手册是办展机构将会展筹备、开幕以及参展商参加会展时应注意的其他问题汇编成册，以方便参展商做参展准备的一种小册子。编制参展商手册是会展筹备过程中的一项基础工作。 4.1参展说明书o4.1.2参展说明书的主要内容参展说明书的主要内容o）前言o主要是对参展商参加本会展表示欢迎，阐明本说明书编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。

2、前言一般要求言简意赅。o）展览场地基本情况o包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。o）会展基本信息o包括会展的名称、举办地点、展览时间、办展机构、会展指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。4.1参展说明书o）会展规则o即会展要求参展商和观众等参展时所必须遵守的规章制度，包括：会展有关证件使用和管理的规定、会展现场保安和保险的规定、展位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。o）展位搭装指南o是对会展展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明

3、等。o）展品运输指南o是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。o）会展旅游信息o是对解决参展商及观众等参加会展期间的吃、住、行等需要和会展前后的旅游需要等做出的一些说明。o）相关表格o是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，主要包括展览表格和展位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。 4.1参展说明书o 4.1.3参展说明书的编制要求参展说明书的编制要求o ）实用 ）简明 ）详尽 ）美观 ）专业 ）国际化4.2会展接待方案 o

4、4.2.1 会展接待方案的基本内容会展接待方案的基本内容o 1）接站与引导o 2）报到与签到o 3）看望与会见o 4）安排食宿和作息时间o 5）文艺招待和参观游览o 6）返离工作4.2会展接待方案o 4.2.2会展接待方案的结构与写法会展接待方案的结构与写法o 会展接待方案的书面格式如下：o （1）标题o 综合性方案的标题由会展活动名称加“接待方案”组成。如：“2004年东北亚高新技术及产品博览会接待方案”。4.2会展接待方案o （2）正文o 正文逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、

5、日程、责任和经费等内容，在撰写相关条目时一定要力求准确、详实，充分考虑到不同类展会和不同参展商的具体要求。尤其在具体的接站、食宿安排、及活动安排更不能有所纰漏。o （3）提交方案的会务工作机构o （4）提交方案的时间4.3展会相关活动策划案 o4.3.1 展会相关活动策划案的作用与原则展会相关活动策划案的作用与原则o1）举办展会相关活动的作用o举办展会相关活动能满足参展企业与专业观众达成交易、获得信息等多种需求；对于办展企业而言，也能使展会的影响力、知名度提高，作用很大。这主要表现在以下五个方面：o（1）丰富展会信息o（2）强化展会发布o（3）扩展展会展示o（4）延伸展会交易o（5）活跃展会现

6、场气氛4.3展会相关活动策划案o 2）举办展会相关活动的原则o 一般来说，举办展会的相关活动应遵循的原则有以下三条：o （1）要切合展会的主题o （2）有助于吸引目标受众o （3）有助于提高展会效果4.3展会相关活动策划案o 4.3.2展会相关活动策划案的种类与策划展会相关活动策划案的种类与策划o 1）开幕式策划o 开幕式是展会正式开始的标志，同时也是主办单位向公众展示展会的规模和实力的良好机会，因而必须受到重视，更不能有任何差错。其策划要点有以下几点：4.3展会相关活动策划案o （1）主题o （2）时间和地点o （3）开幕式程序o （4）出席的主要嘉宾o （5）讲话稿和新闻通稿o （6）创新

7、之处4.3展会相关活动策划案o2）专题会议策划o在展会的相关活动中，专业研讨会、技术交流会、行业会议以及产品发布会等是最常见的会议活动。在策划专题会议时关键要掌握策划要点。o（1）专业研讨会o（2）技术交流会o技术交流会使以技术的交流和传播为主要内容的会议。这类会议是与会者就大家共同关心的领域和能引领合作事业，或是未来伙伴关系的框架进行研讨。o（3）行业会议o行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办，行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、议题和筹备方案。o（4）产品发布会o产品发布会是以发布新产品或者是有关新产品信息为主要内容的会

8、议活动。在发布形式上可采取新闻发布会、记者招待会、情况通报会、记者通气会、政策说明会、技术推介会、产品推介会以及成果发布会等类型，这些类型在内容和形式上常常互相交叉，有各有特点。4.3展会相关活动策划案o 3）评奖活动策划评奖活动的策划要点有：o （1）成立评审委员会 o （2）制定和发布活动方案o （3）发动参展商参加 o （4）评委会评选 o （5）公布评奖结果 4.3展会相关活动策划案o 4）娱乐活动策划o 在展会期间，为了活跃现场气氛、更好地吸引企业参展和观众参观，办展机构往往会结合展会的需要，举办一些与展会有一定关联的表演及其他活动，如比赛、特色餐饮等娱乐活动，如果这些活动策划得好，

9、可以提高展会的效果。o （1）表演o （2）其他4.3展会相关活动策划案o5）展会旅游活动策划o会展旅游的概念有广义和狭义之分。广义的概念是把展会作为旅游活动的一种特殊类型，而狭义的概念是指展会之余所伴随的观光、休闲活动。本书所说的展会旅游活动是指狭义的概念。展会旅游活动的策划要点有：o（1）策划项目及路线o一般来说，策划展会旅游项目及路线要考虑以下几个方面：o切合展会主题o照顾对象兴趣。o接待能力。o内外有别。o（2）安排落实o落实好车辆，安排好食宿，准备好必须的资金和物品，如摄像机、对讲机、团队标志、卫生急救药等。o（3）陪同o（4）介绍情况o（5）摄影o（6）安全4.4会展意向书o 4.

10、4.1会展意向书的含义 会展意向书是会展活动过程中当事人之间表达合作愿望的文书，没有法律约束力。会展意向书常常是会展合同的前奏曲，很多重大项目的合同就是在意向书的基础上签订的，因此它是签订重大会展合同的必要准备。4.4会展意向书o 4.4.2会展意向书和会展合同的区别 1）内容上 会展意向书的内容概括、原则，仅表明当事人双方的意向、设想和打算，而会展合同的内容具体、详细、周密，对双方的权利、义务等有具体的要求。 4.4会展意向书o 4.4.2会展意向书和会展合同的区别 2）法律效力上 会展意向书不具有法律效力，不受法律保护；而会展合同具有法律的约束力和强制性，当事人必须全面履行合同规定的义务，

11、任何一方不得擅自变更或解除合同，不论哪一方违背了合同中规定条款，都要负违约责任。 4.4会展意向书o4.4.3会展意向书的结构和写法 1）标题 标题要写明双方合作意向的主题或项目名称，如“联合办展意向书”。文种必须写“意向书”，不能写成“协议书”。 2）双方当事人名称或姓名 标题之下写明双方当事人名称或姓名，一般用“甲方”、“乙方”作简称，也可写明双方法定住所、营业批准机关名称及批准时间、营业执照编号等。 3）开头 说明订立意向书的目的、依据、时间、地点、原则，并用“达成如下合同意向”过渡到下文。标题下不写双方当事人名称或姓名的。必须在开头部分写明双方名称或姓名。4.4会展意向书o4.4.3会展意向书的结构和写法 4）主体 一般应写明醒