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文档简介
1、 行政事业单位电子档案管理创新路径探析 王静摘 要:作为信息化社会发展的必然产物,电子档案已经成为行政事业单位档案管理的发展趋势。想要确保行政事业单位档案管理的工作质量与工作效率,档案管理者就需要明确电子档案的特点,能够找到其问题所在,这样才可以提出相应的措施,做好问题的油画,确保电子档案管理的有效性。关键词:行政事业单位;电子档案;管理;创新实现档案信息电子化,不但可以方便相关数据的录入与检索,同时也可以提升工作的简便性,降低档案工作人员的工作压力,提升工作效率,最终提升行政事业单位的整体工作质量,确保單位的发展能够与社会发展相互协调,进一
2、步提升服务水平。1 电子档案的特点在传统的档案管理中是利用手工抄写以及整理的模式完成的,不仅工作效率地下,同时也浪费时间,不利用保存和查阅,直接影响整体的工作效率。但是计算机网络技术和信息技术的融入,不但可以降低档案工作人员的劳动强度,同时也可以实现对信息的利用与提升工作效率,其主要的优势表现在:(一)信息处理速度快电子档案工作模式,可以直接将相关的初始信息录入电脑,无论是文字,还是图片方式都可以,之后,在计算机之中设置好程序,就可以实现对档案资料的分析、整理与归档,在降低人工操作失误的同时,也可以节约时间,提升工作效率1。(二)查阅方便在录入档案信息之后,会自动的生成目录与检索,这样可以实现
3、档案的自动分类整理,完成工作的编排。在查阅信息的时候,只需要将相关的关键词输入进去,就可以及时查阅到相应的信息,这样也节约了查找信息的时间。(三)存储稳定传统的纸质档案管理,不但会浪费空间,同时还需要适宜的环境支持。但是电子档案本身的存储就很稳定,可以直接存放在光盘、存储卡、云盘等载体之中,不会受到过多的外界环境影响,并且存储的时间较长,稳定性较高。2 行政事业单位电子档案管理中存在的问题目前,行政事业单位在进行电子档案管理的时候还面临诸多问题,这些问题会直接影响档案管理工作的整体质量与效率,同时对于档案资料信息的可靠性与安全性也会带来威胁。第一,无法确保电子档案的安全性。利用电子档案进行信息
4、的收集、整理与传输的过程中,都需要借助计算机与网络来实现,虽然提升了工作效率,但是难免会存在安全隐患。如,当计算机遭受到黑客入侵、病毒袭击的时候,就可能出现档案信息被窃取、删除等问题。第二,在配制档案管理人员方面,因为大部分行政事业单位缺少综合素质能力强的复合型人才。在开展电子档案管理工作的时候,需要管理人员拥有较高的素质、宽阔的事业以及较强的能力。具体来说,也就是管理人员需要拥有档案业务能力以及较高的职业素养,这样才可以对行业的工作情况进行全面的了解与掌握,同时还能够具有信息技术、互联网相关方面的重视,能够熟练的操作计算机。但是就目前的实际情况来看,管理人员素质与能力不达标是很普遍的现象,另
5、外,行政事业单位不重视档案管理人员的再教育培训工作,缺少相应的工作制度的支持,没有针对档案管理人员进行职业方面的规划,都可能影响档案管理人员的工作积极性,磨灭其工作热情2。3 行政事业单位电子档案管理的创新策略(一)建设电子档案管理安全保障体系安全问题一直都是电子档案管理系统的主要内容,从而受到行政事业单位的广泛关注。除开相对应的档案管理制度完善之外,对于电子档案安全性的重视度也是行政事业单位需要注重的方面。在建立电子档案安全保障体系方面,行政事业单位可以从下述几个方面入手:第一,强化硬件的保障工作,做好电子档案管理系统的及时维护,并且设定好网络设施保障屏障以及安全保障屏障。第二,维修人员需要
6、定期针对服务器、设备以及线路进行维护,避免电子档案管理硬件系统出现问题。第三,提升应用系统的安全保障意识,及时的建立单独的用户访问平台以及稳当中心,并且针对相关的应用安全性进行定期的检查。通过特定的浏览器,做好病毒的检查,及时的使用专业的杀毒软件进行监控和扫描处理。第四,电子档案还需要做好专业防火墙的网络系统管理设置,避免出现网络黑客盗用重要档案信息的问题,直接威胁行政事业单位的发展。如,某事业单位在电子文件加入数字签名技术,希望通过这样的方式能够确保电子文件的安全传输,具体见图1所示3。(二)确保档案文件真实性档案文件本身的原始性与真实性,可以采用严密的制度与先进的计算机技术来实现。第一,行
7、政事业单位可以借助国外先进的文件加密技术,这样就可以完完全全的记录每一次档案修改的具体内容和时间,通过电子档案内部结构以及背景等诸多元数据的保留,就可以方便后续的追踪和查询工作的开展。第二,在制度上也需要进行合理的设置,在相关人员修改档案的时候,需要上级批准,然后利用身份验证管理系统进行操作,避免无关人员恶意的篡改数据信息,具体而言,主要包含了数字证书认证、用户信息验证、输入密码口令等方法,这样就可以限制用户的权限,确保档案数据本身的原始性和真实性。(三)建立严格的保管制度在完成电子档案归档之后,需要一套严格的保管制度来确保其安全性。第一,严格把控存储载体的质量关;第二,规范存储载体的保管条件
8、,电子档案的保管需要远离强磁场或者是存在有害气体的环境,并且建立一个满足磁、光保护的物理保管环境,同时保持良好的湿度与温度环境。第三,注重对计算机病毒的检测,确保电子文件载体不会带有任何的病毒,并且将载体放置在保护的状态下。同时也应该注重对加密电子档案的管理。第四,保证信息内容的可读性和完整性,确保载体无任何的损伤。定期对电子档案进行安全方面的检查,一旦出现载体损坏或者是信息损坏,需要及时的进行维护,做好修复与拷贝等处理。(四)规范统一格式针对行政事业单位来说,想要在文件共享与传输的环节尽量的减少的不兼容的问题,只有在各个单位之间建立出统一的标准,针对格式做好相对应的规范与统一,避免使用特殊格
9、式的软件,保证文件类型的一致性。通过电子档案规范制度的建立,就可以严格的规定电子档案的收集、整理以及保存等多个方面的细节问题,进而在方便行政事业单位整体工作效率的同时,也能够提升事业单位的服务质量。4 结束语总而言之,对于行政事业单位而言,档案管理工作是其稳定发展的基础,为了提升档案管理工作效率的要求,就应该顺应时代的发展,能够利用高效的电子档案工作模式。而电子档案凭借其诸多的优势,在提升档案管理工作效率的时候,必定会面临一定的风险影响电子档案的真实性和准确性。所以,找到有效途径,强化电子档案管理的创新,才能确保其为行政事业单位贡献更大的力量,促进行政事业单位与社会发展同步接轨。参考文献1王璠.关于新时期事业单位档案管理创
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