煤炭企业电子采购平台建设的关键点分析

1、煤炭企业电子采购平台建设的关键点分 析王育才山东能源国际贸易有限公司摘要：电子采购是企业提高采购效率、增强透明度、降低成本的有效途径，在国内外一 些大型企业得到有效实施，取得良好效果。本文通过对煤炭企业传统采购形式与 电子采购的关键优劣分析，提出建设电子采购平台的必要性。在此基础上结合相 关企业实践，提出煤炭企业建设电子采购平台应注意事项。关键词：材料物资;电子采购;企业;采购活动是企业经营核心环节之一，常被企业作为挖掘利润的源泉，其管理的 水平对企业经营绩效和市场竞争力有重要影响。煤炭企业生产过程需要采购的物 资种类多、金额大，如何有效管控采购活动、降低成木、实现阳光采购，成为一 项值得研究

2、的课题。电子采购是20世纪90年代伴随电子商务广泛应用而在传统采购基础上发展而来 的现代采购技术，其基本特点是网上寻找供应商和商品、在线洽谈、订货、支付, 包括在线目录采购、电子竞价、电子招投标、在线磋商等基木形式。一、煤炭企业传统采购形式与电子采购的优劣分析传统采购形式下，煤炭企业采购活动重点一般放在如何和供应商进行商业洽谈 上，为节约时间和成本，询价多采用电话、传真、电子邮件等方式，存在报价泄 露、迟报价厂家在知晓其他厂家价格后再报价的巨大漏洞。电子采购平台则可通 过程序设计，使报价揭示前仅显示是否完成报价而不显示价格，报价揭示时同 吋显示价格，从而彻底解决这一监管难题。传统采购形式下需制

3、作过多单据，且单据签名通常不少于3人，一旦有人出差 往往造成审批拖延。电子采购平台结合移动网络实现移动办公，通过多方式信息 提醒，及时催促下一环节负责人完成待办任务，提高工作效率。传统采购形式下监管困难，如要加强监管则需要配备较多专职人员，增加人力 成木和费用。电子采购可以将事后监管变为过程监管，通过将需监管事项量化、 规范，作为前置判断条件，使与之不相符的操作发岀警示、或不予通过。监管人 员可以通过条件筛查，很方便地查找出相关操作进行针对性监察，提高工作效 率。通过以上关键点的分析对比，可以看出，相较传统采购形式，电子采购在效率、 监管等方面更具优势，符合煤炭企业采购管理现代化的发展方向。二

4、、从相关实践分析电子采购平台建设应注意的关键点笔者所在企业担负着母公司集团的物资采购管理工作。母公司集团及其所属企业 在电子采购方面做了大量探索实践，取得了不俗成效，成为企业降本增利、提高 管理水平的利器。作为集团型企业，所属单位众多、管理层级多，在传统采购模式下，主要采用订 货会、面对面商务洽谈、电话传真沟通等方式，信息传递方式落后、不畅，采购 信息不共享、形成孤岛，釆购流程不统一、各成一套，特别是管理制度和要求得 不到刚性执行，严重制约了采购管理水平的进一步提升。为紧跟时代发展步伐，集团借鉴跨国公司和大型央企的成功经验，着手建设电 子化采购平台，在建立统一、标准采购业务流程的基础上，将采购

5、制度要求嵌入 系统，确保强制执行。一是将统一的采购工作流程固化到电子采购系统中，采购 业务只能按设定的权限和规定的步骤实施。二是将供应商及其许可供应产品fi录 导入系统，采购业务只能在网络内选择供应商，只能在许可供应产品目录范围 内进行交易。三是将采购审批的管理要求固化到系统，网上审批通过后才能继续 操作下一步业务。四是将采购报价揭示的管理要求固化到系统，杜绝暗箱操作， 实现完全密封报价。五是将供应商量化考核的管理要求固化到系统，在系统中对 供应商交易情况进行量化评价，由系统自动汇总，为采购决策提供支持。六是将 对物资采购的实时监控要求固化到系统，让各级管理人员和用户可以实时登录 系统，了解采

6、购进程，监管采购业务。通过一段时间运行，促使采购工作发生巨 变:一是实现了各项管理要求的刚性执行，避免了人为随意性。二是业务过程信 息和结果信息实吋记录在案，信息高度集成、广泛共享，达到了 “操作公开、过 程受控、全程在案、永久追溯”的管理要求。三是采购进度可查询、可跟踪、可 分析，实施网上采购监控，打造了物资采购阳光工程。四是网上询价、报价、商 务技术交流与洽谈，实现了业务的异地和电子化处理。五是实现了完全密封报 价、货比多家，更加公平，采购成本控制能力显著提高。总结企业的相关实践经验，煤炭企业要成功建设电子采购平台应把握好几个关 键点：一是做好基础性管理工作。关键在于结合企业实际，健全采购

7、管理制度，规范理 顺业务流程，将科学高效的业务流程固化到电子采购系统中，刚性贯彻执行。二是要有强有力的组织领导。电子采购平台建设涉及到资金投入、部门协调、业 务调整等，有时还可能涉及机构调整，是名副其实的“一把手”工程。因此，项 目建设要取得主要领导的大力支持，组建高层面的项目建设领导小组，能确保 资金到位，减少部门间推诿扯皮，有效破除运行阻碍，确保项口成功实施并取 得实效。三是加强相关的培训教育工作。从实践来看，项目实施前期的主要阻力来自于基 层员工的抵触，究其主要原因在于对脱离熟悉的工作流程或者忽然增加的信息 化工作量感到不满。要通过教育培训，使基层员工深切认识到熟练运用以后对提 高工作效率、降低违规风险，以及后期统计、查询、总结决策等方面的便利，积 极配合项目实施。同时要做好对经常供应商的培训，使其能够熟练应用。三、结论相比传统采购形式，电子采购在提高效率、过程控制、增强透明度、便于监管等 方面都体现岀更大优势，符合企业采购管理现代化的发展趋势，煤炭企业建设 电子采购平台十分必要。建立健全采购管理制度和业务流程，并将其固化到电子 采购平台中刚性执行，在实施过程中加强组织领导，加强对员工和供应