企业单位档案管理重要性探讨

1、    企业单位档案管理重要性探讨    汪军利随着市场经济的发展，现代企业体系不断完善，档案管理越来越重要，但是在具体实践中，企业档案管理还存在着各种各样的问题，必须引起重视。本文旨在讨论企业档案管理的重要性，提出现今档案管理中的问题和方案。随着时代的发展，互联网技术创造了新的社会情景，信息资源已经成为重要的资源，企业单位的档案记录着企业的重要活动，这些信息是非常重要的企业资产，具有重大的信息价值。由此，我们必须认识到企业的档案管理越来越重要这个事实，积极改进企业档案管理，促进企业不断发展。一、档案管理工作的重要性当今社会已经成为一个信息化的社会，企业

2、档案作为一样信息资源，是企业的重要资产。我国企业的档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业的档案管理是现代企业的一项基础工作，对企业的正常运转发挥着重要的作用。（一）企业档案是企业的机密企业档案记录着企业生产经营活动信息，企业档案中不仅包括人事档案信息，还包括会计档案、科研档案、经营管理档案，后者涉及到企业的机密，如果泄露出去，会给企业带来极大的经济损失，严重者会导致企业破产。只有做好企业档案管理工作，才能保证企业机密不被泄露，保证企业正常运行。（二）企业档案可以帮助企业抵御风险企业档案保存着企业的经营销售材料，有

3、企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。做好企业档案的管理，一旦遇到违约合作者，企业档案中的记录就是有力的法律证据，能够在帮助企业抵御违约风险，保证企业稳定。（三）有助于企业的文化建设企业文化对企业建设有着重要的意义，企业文化是企业的灵魂所在，昭示着企业不同于其他企业的地方。企业文化是企业长期实践中形成的，显示着企业的价值观，投映着企业的管理制度、员工规范、经营理念等许多元素。企业档案记录了企业运行的方方面面，企业文化也被间接的记录其中，在企业档案中，可以清晰的找到企业文化的存在。此外，企业档案中这些企业历史资料，可

4、以从纵向上看到企业文化的成长发展，拥有震撼人心的力量，用于企业文化宣传，是非常直观有说服力的。（四）有助于企业资源合理配置资源合理配置是企业日常运行必不可少的一环，对任何企业都是重中之重。企业每天的运行都要消耗大量的资源、经营好发展好企业就在于在长期发展的视角下如何花费更少的资源做更多的事情，这就关系到如何进行合理的资源配置。企业档案记录了企业长期的运营情况，是企业资源合理配置的重要参考。通过对档案的管理分析，企业可以得出哪里的资源浪费了，哪里还需要再投入资源，可以节省企业运行的成本，推动企业的长期发展。二、当下档案管理存在的问题在当下，企业档案管理存在着各式各样的问题，档案信息意识不足，工作

5、人员专业素养不足，现代化设备缺乏，档案可用性缺乏，这些问题对企业单位档案管理造成极大的阻碍，不利于企业的发展进步。（一）档案信息意识不足随着时代的发展，信息资源开始具有巨大的价值，企业档案作为信息资源的一种，具有重要价值。在具体实践中，企业依然更加重视核心盈利部门的作用，企业的信息档案管理在企业中被忽视，企业档案还经常托管给其他公司单位。（二）档案管理人员的专业素养不足企业在选择档案管理人员时对专业要求普遍不高，认为档案管理工作简单易操作，在招聘上十分随意，导致了后续工作的进展缓慢。事实上，企业档案管理工作具有很强的政策性，而且具有很高的保密要求，要求工作人员的耐心细致具有高度的服从性。现今企

6、业档案管理人员经常变动，而且经常被抽调到其他部门，导致档案工作受到影响。（三）企业档案管理的设备落后问题现在已经进入信息化时代，企业档案管理也应该树立信息化档案管理意识，档案信息共享化服务也是一种趋势，对于可供查询的档案，只要在企业专用app就可以查询，而现在有些企业单位还存在手写录入，纸张具有难以保存且使用起来工作量大的特点，而且不易查找，对比信息化管理短板十分突出，不利于企业档案管理的发展。（四）企业人事档案缺乏可用性企业单位每天都产生大量需要归档的信息，企业档案的记录和归档对比企业活动有时会产生明显的滞后性。在企业人事档案中，档案记录就缺乏生动性，企业工作人员的升迁、调动、考评、离职等记

7、录常常是滞后的甚至有缺乏记录的情况，而且有记录的部分也很可能是浮于表面的空话。这些情况使企业单位的人事档案多数情况下不可用，不利于企业的决策，造成了一定的困境。三、解决当下企业档案管理问题的措施在现代经济科技不断发展的今天，促进企业的现代化发展就必须要解决企业档案的管理问題，在提高职工队伍的建设的同时，进行企业档案管理的现代化建设，引进先进技术，利用新方式来解决企业管理中的老问题，最终提高企业档案的管理水平，保证企业的运转。（一）提高工作人员提高专业素养提高工作人员的专业素养是解决当下企业单位档案管理问题的重要一环。首先要提高企业档案管理人员的档案意识，充分意识到企业档案管理工作的重要性，意识

8、到档案对企业具有很高的价值，从心底对工作负责;此外，还要树立“档案管理无小事”的观念，要求工作人员在工作中小心谨慎，在细节上严格要求自己，对经手的档案切实负责;另外，树立专人专项的观念，尽量不抽调档案管理人员被其他部门临时抽调而耽误本职工作;最后，企业还应该为档案管理人员提供合适的学习培训，不断提升工作能力。（二）引入现代技术，实行信息化管理档案管理信息化是档案管理不可逆的大趋势。首先要有档案管理信息化的意识，想要实现企业现代化管理，促进企业的现代化发展，企业单位档案管理信息化是必不可少的一环，档案管理人员紧跟时代的步伐，不断学习新技术，更新工作理念，用更科学的信息化档案管理方式工作，提升工作

9、效率。其次是企业应当主动开发档案管理的平台，对档案进行及时的扫描录入，对各类档案进行明确的分类归档。企业的档案管理工作人员也应该提高技术修养，主动学习培养技术能力，减轻企业的档案管理成本。管理平台的应用长远来看可以节省企业的空间资源，人力资源和时间资源，提高企业运转的效率。企业还应该注意有些档案本身的保密性，在引进技术进行信息化管理的同时，为各类档案设置观看权限，防止企业机密外流造成经济损失也是现代企业档案信息化管理的重中之重。（三）正确对待企业档案管理的现代化越是历史悠久的企业就有越多的档案留存，在档案的信息化上录入所需的时间也就越长，企业应该认识到罗马不是一天建成的，企业档案管理的现代化也并非一朝一夕之事，企业档案管理的现代化是一个长期的过程，而且，企业档案的信息化管理并不能完全取代人力，档案的鉴定收集等工作还是需要工作人员完成的，要正确处理这种变化才能真正的增强企业单位档案管理的水平，提升企业的发展潜力。四、结语在信息化时代，企业单位档案是企业宝贵的财富，企业单位的档案管理对于企业