办公自动化环境下医院档案管理探讨

1、    办公自动化环境下医院档案管理探讨    王晓帆+刘惠+杨翠平摘 要随着经济的发展，信息化时代已经来临，当今社会无论是企业事业单位还是政府，都在大力倡导办公环境自动化。在医院档案管理过程中利用信息化建设加强档案的归类、管理和储存，是医院进一步提高管理工作质量的基础。为了使档案能够更加有效的为医院工作的进一步发展提供有力支持，医院必须要加强办公自动化形势下的档案管理与建设。基于此，本文将对办公自动化环境下医院档案管理与建设过程中所面临的问题和途径进行探讨。关键词医院；办公自动化；档案管理doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2

2、017.06.111r197.3 a 1673-0194（2017）06-0-02办公自动化建立在信息技术发展的基础上，通过信息化的交流和数据传收，把资料进行网络储备，这不仅能够提高办公的效率和质量，还拓展了办公的场所、途径，提高了办公的精准性，是各单位实现科学管理的必经之路。同时，依托互联网技术的资源共享系统，扩大了档案管理的范围，使档案管理工作能够与各部门进行资源共享，提高了档案收集的效率。而且把纸质档案转变为电子档案，能够有效节约档案存储空间，扩大档案存储的数量，有利于档案的长期利用。1 当前医院档案管理存在的问题1.1 理论与实践难以齐驱并驾对于电子文件的概念，学界早在20世纪90年代

3、便开始研究了，主导人物是如今档案学的领军人物冯惠玲，时至今日，对电子文件的研究一直没有间断过。国家层面上也出台了相关标准和战略规划，目前正在进行纸质档案数字化工作，实行“双套制”保存，即纸质一套，数字化一套。保存纸质的原因在于，它物理上易于保存，科学维护下保存几百年不成问题，并且现在国家政府各个部门并没有统一实行无纸化办公，这些直接产生的纸质记录是必须要进行保存的。而进行信息化、数字化的原因，一是为了安全备份，二是为了便于查询和未来的开发利用。但“双套制”无疑增加了档案人员和档案保管的负担。同时，医院的档案管理人员还保持着传统的档案管理观念，几乎所有医院的档案是由自己单位负责管理而不是归档案部

4、门管理，这就对档案管理人员提出了更高的要求。1.2 档案管理制度不规范医院档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显存在缺陷。而且因为缺少系统的管理，在档案的存储过程中只能保留下经过筛选与改动的最终文件，从而导致部分原始文件丢失。而又因为各类文档的存储方式存在差异，在数据库检索中会出现一些紊乱，给搜索、查阅文献资料带来了一定的不便。信息技术的发展与应用在给档案管理工作者带来便捷的同时，也对其专业素质提出了更高的要求。电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，而以现代化的手段对档案信息进行归档处理，需要一些专业人员进行科技管理，这就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。

5、1.3 信息技术存在安全隐患虽然医院的电子档案已经开始保存，但如何实现电子文件的真实性、完整性和有效性仍是医院在研究的难题，电子文件很容易被修改和在载体之间进行迁移，且它的凭证作用怎么定性，是一个很重要的问题，法律地位得不到确定，就难以在工作中发挥作用。且电子档案如何长久保存？光盘、磁带、硬盘的寿命都是有限的，系统的寿命也是有限的。现在的系统能读出电子文件，以后支持该系统的软、硬件平台消失了怎么办？此外，电子档案的安全性也是一大问题，这也是政府相当看重的问题，面对信息化时代的“网络攻击”，一不小心就会泄露密级档案，这些都是信息技术存在的隐患。2 改进办公自动化环境档案管理的途径2.1 建立全新

6、的档案管理模式在办公自动化建设之前，医院的档案管理工作一般由固定的部门或个人进行。办公自动化的建设使档案管理工作的主体转变为档案文件本身，经过处理的文件可以直接通过扫描完成归档。这种归档方式实际上为各部门之间的协作提供了机会，原因在于自动化的归档需要信息技术部门和档案管理部门进行团结协作。一旦某个环节出现问题，就会对档案的完整性产生影响，从而能够引起两个部门的高度重视。所以，传统的管理方式并不适合办公自动化的要求，需要引起医院领导的重视，把档案管理制度进行拓展延伸，并把前端控制纳入办公自动化系统的内容，保证医院档案管理的完整性。2.2 建立健全制度规范，促进档案管理标准化现阶段，医院档案管理需

7、要一套全新的管理模式，因为没有前车之鉴，缺乏一套系统化、理论化的管理制度及有效的指导标准，导致之前的医院档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，使档案管理建设过程进度缓慢，多走了许多弯路。因此，有关部门领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统的医院档案管理建设制度，且制度应该囊括档案管理工作的各个方面，使档案工作人员在工作中有法可依，合理的、科学的安排档案管理工作的工作流程。另外，医院还要制定一套监督制度，随时监督档案管理工作，保护档案的保密性，绝不能给予不法分子可乘之机。2.3 落实信息技术支持，完善档案管理系统只有资金落实到位，档案建设的软件和硬件配置才能齐全，这也是开展档案管理工作的基

8、础性条件。只有拥有齐全的配置，档案工作人员的工作才能顺利进行。各单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，保证网络信息体系的顺畅、无阻，从而提高档案管理工作的效率。另外，医院还应邀请专业人士为单位医院档案管理工作设置特定的档案管理软件，减少工作中不必要的程序和环节，提高工作效率，加快档案管理工作的执行力度。此外，医院还要为档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免医院档案信息的泄露或流失，降低患者资料遗失的风险。2.4 加强宣传，提高全员主动归档意识单位应加强宣传力度，让全体职工理解档案管理的重要性，促进全员职工档案意识的提高，全力支持档案管理信息化工作，为檔案工作提供有记录价值的第一手资料。单位各部门应积极配合工作，保证档案管理工作的顺利开展。档案管理者应全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。3 结 语办公自动化是一个全新的工作机遇，医院要抓住这个机遇，对档案管理工作进行调整与规划，采用先进的信息技术和管理模式，推进医院档案管理工作的有效进行。总