秘书核稿“三字经”—写作知识

1、秘书核稿“三字经”一写作知识在秘书工作中，核稿虽是一项常规工作，但该项工作 做得如何，不仅是秘书工作水平的体现，更会对文书工作 质量、单位的形象甚至健康发展造成影响。故作为一名秘 书，必须掌握核稿的技能技巧，把好关、站好岗，扎扎实 实做好这项工作。笔者从日常的工作中探索总结出了一些 经验，在此和大家一起分享。所谓核稿，是指办公室秘书对已拟好的文稿在领导签 发之前审核把关的公务活动。一般情况下，秘书每天要修 改、核查大量的文稿，核稿工作具有工作量大、耗时长、 要求严、责任重等特点。一、验“样”境界核稿的第一层境界为验“样”。秘书对已经拟好的文书 的样式等基础内容进行检验核实，是秘书核稿的最基本要

2、 求，也是最基础的境界。秘书应当从如下几个方面验“样”:第一，明确行文方向。行文方向是公务文书的基本要 素。任何文书的格式、内容、逻辑、措辞等要素均会受到 行文方向的影响，所以秘书在核稿时首先要检查文书的行 文方向是否正确。明确了文书是上行文、下行文还是平行 文，便为整个文书确定了方向、奠定了基调。第二，检查文书格式。文书写作的一项最基本要求便是格式正确。秘书在核稿的过程中，一定要从文书的字体字号、段落行距等方面对文书进行检查，确保文书格式规 范。在这一过程中，特别要检查主送单位及抄送单位称谓 及文种选用等方面的内容。第三，修改行文病句。在明确行文方向、确保格式规范的基础上，秘书应当逐字逐句地

3、检查行文中的措词用语。主要从重复啰嗦、前后矛盾、搭配不当、表意不清、措词 错误等方面逐一核查，发现病句，应立即改正。同时，应 当对标题、主送单位、正文中的标点符号加以认真检查， 确保标点符合应用正确合理。二、审“体”境界秘书核稿的第二层境界为审“体”。审体境界是比验“样”更高一层的境界，对秘书的核稿水平也提出了更高 一层的要求。这里的“体”，指的是文书的整体架构、各 部分结构，以及结构与结构间、句子与句子间的搭配关系 及行文逻辑。秘书应当从如下几个方面来审“体”:第一，理清行文逻辑。行文逻辑是一篇文书的写作主线，任何一篇文书，都应当有明确的行文逻辑，并沿着这 一主线铺开。在核稿的过程中，秘书应

4、当明确文书是按照 背景、原因、起因、过程、结果、需求、要求等逻辑展开, 还是按照结果、背景、原因以及要求等逻辑展开，然后调 整布局、理清行文逻辑。一般情况下，可根据常规的原因、 过程、结果的思路展开文书，而对一些紧急、重要且篇辐 较长的文书，则可采用“倒金字塔”式结构，先开门见山 写结果或提要求，再从目的、原因、过程等方面展开。第二，调整文书架构。在理清行文逻辑之后，秘书要 重新调整整个文书的架构。在调整的过程中，应当使结果、 原因、过程等内容各自成段。当然，对于行文逻辑清晰、 架构合理的文书只需做适当优化即可。第三，优化文书结构。在调整了文书架构之后，应当 重点优化文书结构。在这个过程中，秘

5、书应当根据行文需 要及逻辑关系，重点优化三个方面的结构。一是优化文书 标题与整个文书之间的结构。秘书在核稿时应当对标题、 正文等作出适当修改与调整，使标题与正文内容相互呼应、 紧密联系、配合得体。二是优化段落之间的结构。要通过 调整段落所处的位置，使段落与段落之间的关系符合行文 逻辑。三是要通过核查与调整，使各部分之间、段落内各 句子之间关系明确、衔接有序、搭配得体。三、追“魂”境界追“魂”是秘书核稿的最高境界。这里所说的追“魂”, 是指秘书在核稿的过程中，在审核了样式、调整优化了框 架结构的基础上，对文稿的内容、发文意图以及文字所反 映岀的职责与权力等进行审核。这要求秘书有扎实的文字 功底及

6、较高的写作水平，在实际的核稿工作中积累总结,不断沉淀。秘书应当从如下几个方面来追“魂3第一，抓住发文意图。发文意图可通过两个方面获得, 一是通过采访、询问拟文者得知，一是通过审阅已经拟好 的文书获得，两者相辅相成。秘书在核稿的过程中，既要 带着发文意图是什么的疑问去审稿，更要检查文书是否准 确、有效地反映了行文意图，是否因为文字表述的原因而 使行文意图发生变化、扭曲或者淡化、不明。第二，校准行文定位。文稿定位不清是文书写作中常见的错误。秘书在核稿时，应当重点从行文方向、行文意 图两个方面对文书准确定位，并据此审核及修改文稿。文 稿定位不当直接会对需要通过公务文书办理的事件的结果产生重要影响。所

7、以，秘书一定要突破局限，从全局出发,从整个单位的性质、职责以及在公务活动中所扮演的角色等方面全面考量，确保文书准确定位。第三，明晰权责划分。公务文书具有法定的权威和效力，在文稿中如何划分权责，是最难也是最为重要的内容。在日常工作中常常会碰到拟文者对发文单位与收文单位间 的权责划分不清的情况。秘书在核稿的过程中，应当在掌 握发文意图、明确定位的基础上，重点审核文书中所反映 的发文单位与收文单位之间的权责关系，避免出现权责不 明、相互推诿的情况。秘书还应当认真思考一下，该文发 出后会对收文单位产生什么样的影响，会对相关的公务活 动产生什么样的影响，以及由此引发的对单位形象、声誉 以及社会公共关系等所造成的影响