秘书工作要建立自己材料库

1、秘书工作要建立自己的材料库一、建好'政策资料库”，让文章有“高度”初学写材料的人可能会遇到这种情况，自己熬了一个通 宵写出来的初稿，领导看后评价“材料高度不够”，什么叫 “高度不够” ？说白了就是写出来的材料缺乏思想性。要让材料有高度，平时需注意三个方面的学习：一是对国家大政方针政策特别是与本单位业务相关的 国家政策的学习；二是对上级部门重要文件和决策部署精神的学习；三是对各类重要会议和领导讲话精神的学习。让这些政策精神和要求真正融入大脑，才能站得高、看得远、 写得透。这些年来，我坚持按照''国家政策”"各级文件”''上级 领导讲话”'

2、'重要会议部署”''报刊摘录”等类别建立政策理 论资料库，并定期进行整理，增加新政策、新文件、新资料, 删除过时内容。有时间就打开资料库学习研究，还建立了专 门的“政策研读笔记”，随时将自己的理解和想法记录下来。 通过日常学习和积累，写材料时对上级精神的把握和运用就 比较得心应手。二、建好'单位史料库”，让文章有“厚度”每个单位的工作、每个领导的思路，都有其延续性。作 为文字秘书，必须要对本单位的发展历程、规划计划、目标 走向，特别是一些重点业务工作的推进，有全面的了解和把 握，否则写出的材料会缺乏“厚度”。我所在单位，从2012年开始，西南油气田实施了矿区业务

3、改革，压减管理机构和冗员，推进业务重组和社会化业 务移交。对这样一项持续多年的企业重大改革，文字秘书如 果不全面了解改革历程、目标、重点、推进思路、推进举措 等，要写一篇改革方面的材料，必定会挂一漏万。因此，合 格的文字祕书一定要建立单位的历史资料库。我这几年建立的单位史料库，内容包括以下几个方面:一是本单位历年综合性工作总结；二是重点工作推进情况资料；三是重要文件资料； 四是重要领导讲话；五是历年大事记；六是重要历史图片资料等。这会极大地方便对历史资料的查阅回顾，并增加材料的 纵深感、厚重感。三、建好'同行经验库”，让文章有“宽度”一些秘书在写材料特别是写经验交流材料时，经常会在 后

4、面加上"我们一定会借鉴兄弟单位的宝贵经验，推进xx 工作更上新台阶”这样的话。的确，单位之间、同行之间工 作经验的相互学习和借鉴，是推进工作的有效方式。对文字 秘书而言，建立“同行经验库”不但很有必要，而且十分重 要。它的内容应包括两个方面：一是写作经验库的建立。虽然说文无定法，但材料写作 有它的规律性。这些规律或经验往往掩藏在一些有经验的 “老秘”撰写的文字材料中。我经常利用参加各种经验交流 会、工作汇报会以及外出学习调研等机会，广泛收集各种类 型的文字材料，将它们扫描成电子文档，按照''工作报告” “总结汇报”''经验材料""领

5、导讲话”等进行归类，形成'材 料写作经验库”，随时学习和借鉴。二是同行工作经验库。每个行业、每个单位的工作都有 可借鉴之处。在写材料时，要注意吸收其他单位的好做法、 好经验。我经常随单位领导到外油田、外单位学习调研，或 参加各类工作汇报会，十分注意收集各单位工作汇报、经验 介绍等文字资料，将其整理成'同行经验库”，并仔细研究， 找到与本单位工作的相似、相通之处，再结合单位工作实际, 适时将有关经验融汇到工作报告、工作部署类的材料写作 中，形成新的举措和方法，指导本单位的工作实践。四、建好“单位信息库”，让文章有“深度”这里所说的'深度”，是文字材料与单位实际工作联系 之“深”，即文章要接地气。一篇“筋道”的文字材料，不 但要体现宏观政策精神，还要深植于实际工作的厚土，紧密联系本单位实际情况。这个信息库应包含两个层面：一是本级单位信息资料。包括单位基本情况、重点工作安排、各阶段工作部署及完成情况、取得的成效及经验、各 级领导到访及重要讲话资料等。二是下级单位信息资料。包括各个单位基本情况、重点工作进展动态、工作特色及典型做法、临的主要困难和问题等。收集单位各类信息资料主要有以下几个渠道： 一是整理各部门和单位日常工作汇报材料； 二是参加各部门、各单位重点工作专题汇报会; 三是跟随