顺丰华南地区储值卡系统成功案例

1、 华南市场部充值卡业务需求说明书华南市场部充值储值卡系统成功案例华南经营本部 IT服务部2014年8月16日一、 充值储值卡的功能充值卡仅可作为顺丰速运与持卡客户之间快递服务费用支付用途，不可作为顺丰速运其他非快递服务业务、第三方客户或业务的支付手段。持卡客户凭此充值卡需预先使用人民币进行充值以作预付运费，充值卡不具备外币支付、汇率转换、涉外支付功能。客户可使用充值卡进行运费、保价费、代收货款服务费及其他服务费的支付，但不可用于代收货款金额的支付。充值卡支持的付费方式有寄件寄付、到件到付，不支持第三方付款。二、 充值卡的功能模块登录界面,默认用户名是 admin,空密码：要求修改项1：用户名为

2、域账号，口令为域密码，即有关用户的相关信息请在SF域上进行验证。1、建立管理员按照以下步骤进行单击或者双击： 2、软件系统分为两大部分：1. 系统维护（用户管理、角色管理、部门管理、POST机管理等）2. IC卡管理 （发卡管理、充值管理、挂失卡管理、退卡管理等）第一大部分：系统维护相关设置：如下图步骤所示，用户设定参数值。 系统设置：输入软件名称，输入发行商,然后点击保存。按照下图步骤所示3、用户管理：写入数据记录，第五步骤要特别注意是分配用户权限的选择。注意：可以将屏幕最大化。 先按以下三个步骤做点击箭头 然后可以看到效果图，如下：管理员可以设定权限，把需要的权限功能打勾，如下图：最后一步

3、是：点击“保存”，然后就可以使用新账号进入系统。 4设置部门，如下图步骤： 要求修改项1：部门名称为三级目录式，即对应区部、分部、点部三级部门，能够进行增/修/改等操作，同时报表中所有涉及到部门的筛选条件都要求改为此三级目录式，可单选一级目录，或单选某一级目录下的二级目录，或单选某一级目录下的二级目录的三级目录，根据选择的部门进行相关数据的提取。新建 POS 机： 要求修改项2：POST机名称处填写格式为：6位的数字格式，同时字段设置为非数字型，要求部分0开头的数字格式能够正常统计。业务操作规范1：在新建Post机时POST机名称登记为收派员的工号。第二大部分：IC 卡管理.IC 卡全局配置：

4、如下图步骤所示，用户设定参数值。 创建会员（新建会员流程）：要求修改项3：创建会员时，部门设置为三级目录结构（同修改项1），同时，身份证号码必填且为15位或18位。另，充值时需要设置充值金额与赠送金额，实际的卡内可用金额为充值金额+赠送金额。创建会员时，卡号以666+地区码开头，流水号开始，如66675500001或66602000001，地区码以登录用户所在地区（020/755等）为准。密码设置默认为用户电话号码后6位，同时增加“重设密码”功能。业务操作规范2：“身份证号码”输入客户开卡时的身份证，用于注销或换卡时的身份识别；“用户姓名”输入开卡的姓名，“用户名称”、“性别”、“出生日期”、

5、“电子邮件”字段不用输入。充值卡发卡/售卡流程充值卡的宣传、销售工作主要由收派员承担，但卡的发放、充值操作只能在专业市场所在分点部，收派员不得单独进行充值卡的发、售操作；第一次充值的最低金额不得低于300元，且必须为50元的整数倍，开卡无需任何费用。具体操作流程如下图：流程说明：Ø 专业市场收派员对现有客户和潜在客户进行充值卡的宣传推广；Ø 客户提出申请，收派员协助客户填写充值卡申请表，内容包括：收派员工号、充值卡卡号、首次充值金额、客户手机、身份证号码、营业地址等。填写完毕后向客户收取与表格中金额栏对应的费用（暂不支持刷银行卡），并提供收据；Ø 收派员将充值卡申

6、请表及现金带回分点部，财务文员根据表格内容开卡、充值，将充值卡和发票交给收派员；操作完成后将表格归档，生成台帐；Ø 收派员将卡和发票交给客户，并收回收据。Ø 客户可自行前往分部申请开卡，并办理相关事宜。Ø 客户更改密码：需持充值卡和身份证，前往实体分点部进行更改。由于密码默认统一设置，因此建议客户首次使用前更改密码。充值卡消费流程流程说明：Ø 收派员在收取或派送快件时，客户提出使用充值卡付款需求；Ø 单票付款快件，收派员在POS机上进入消费界面，输入该票快件运费金额；Ø 多票付款快件，收派员在POS机上进入消费界面，输入该批快件运费总

7、额；Ø 请客户出示充值卡放置POS机感应区读卡；Ø 客户输入密码确认付款信息；Ø 重点：收派员将客户卡上11位卡号填写至运单客户编码处。卡号规则为666+地区代码+流水号。例：66602000001。Ø 数据正确性：POS机上传时，管理系统中未更新的数据需重新上传，如，POST机（编号017876）对卡66602012345于2011-09-10消费100元，但未上传，POST机（编号023456）对卡66602012345于2011-09-11消费100元，上传时要将管理系统中更新为1000-100-100=800元，并且有相关消费明细。会员管理： 增

8、减 IC 卡金额（充值卡充值流程）： 充值卡的充值要求客户上门至分点部、形象店或小组作业固定点进行操作，不允许收派员单独携款进行相关操作。单笔充值的最高金额不得超过3000元，最低不得低于100元，且必须为50元的整数倍。要求修改项4：增减金额（充值）时，需要设置充值金额及赠送金额两项，且可用金额为充值金额+赠送金额。详见要求修改项3。会员换卡：会员卡延期：会员卡挂失：更新会员资料： 会员退卡： 数据上传下载：串口数据下载（上传） 把所有 POS 机的数据上完毕之后，单击“导入数据”。要求修改项5：数据上传下载时，能够有用户权限设置仅上传下载的权限，并自动进行“导入数据”，而不需要再点击“导入

9、数据”，数据上传下载的模式只设置为COM口，COM口和波特率设置后不允许修改。同时，消费金额给予一定比例的积分，积分按一级部门进行不同设置。对账流程为满足客户运费查询及余额查询的需求，目前初步设计了两种方法：Ø POS余额显示在POS机上“充值卡客户余额查询”模块可实现余额查询功能。另外，客户每次使用充值卡进行付费时，POS机可显示卡上余额以供客户查询。Ø 消费清单专业市场所在分部每月固定时间打印一次充值卡客户消费清单，由收派员提供给客户查阅，若该月没有消费记录，则不必提供。如果客户在其他时间需要我司提供某一固定时间段内的消费记录明细，则需凭充值卡卡号至分点部、形象店上门查

10、询。刷卡数据录入及收款管理 收派员当天班次结束后，需返回分部将手持充值卡POS机终端接入分部充值卡终端机，进行数据上传，上传结束后由分部财务文员负责对当天所有刷卡记录进行异常校验，根据刷卡清单在应收现金报表中作相关处理，冲抵等额现金。分点部终端机功能试点开始后，专业市场所在分点部内会新增一台终端“卡机”，由分部主管、财务文员或者仓管员进行相关操作，不得由收派员直接操作。该“卡机”具备以下功能：Ø 制卡Ø 充值Ø 余额修改Ø 收派员POS端刷卡数据录入Ø 生成区分卡号的消费数据清单Ø 账单打印、查询Ø 充值卡-客户信息数据库的

11、管理及更新分点部及收派员的权限设定分点部及收派员的权限分别如下表所示：权限名称分点部收派员制卡、充值账单查询及打印刷卡消费客户信息管理及更新余额查询余额修改刷卡数据录入财务管理制度（华南财务制定以下为建议，可能考虑不周） 充值l 储值卡系统导出当天充值报表，分部财务核对并将充值款单独存入银行。存单及充值报表当天寄区部，区部也可查询当天充值数据此卡是否允许挂失，据了解目前挂失无法与服务器实时同步。另是否可以允许退卡。分部财务收款流程l 专兼职收款员根据销售员应交款汇总表与储值卡系统导出当天消费汇总（按POS机明细导出，POS机对应收派员工号）差额收款。l 收派员认为应交款有异常时，按现有标准流程

12、操作。账务核算此部分需要财务本部予以支持规范。l 充值l 折扣（例如充300送30）l 消费据了解充值及消费均允许跨网点。是否可能存在问题需要考虑？异常处理流程少收应收款额情况：l 收派员在客户现场时发现少收款情况，应立即向客户反映正确应收金额，同时将差额补做一次消费（如果是事后发现少收客户款项，则收派员必须先按报表交款后，可以由财务提供刷卡记录，由收派员自行与客户沟通解决，不再作补刷卡操作）。多收应收款额情况：l 收派员在客户现场时发现多收款情况，应立即向客户反映正确应收金额，同时撤销该条错误消费金额；完成撤消操作后，再补操作一次正确金额的消费记录。收款异常检查：l 分点部财务与收派员每日结

13、算散单款发现应交运费存在差异时，可通过运单底联上客户编码判断该运单是现金付款还是POS机付款操作。充值卡客户编码规则：666开头。POS机遗失处理：l 收派员发现POS机遗失或损坏后，应立即上报分点部负责人；同时，该POS机当日的消费记录，以该收派员当日实际收、派件的运单作为凭证(报表需能统计出消费款项？并需确认调账规则)。应收款额的差错处理：l 因寄方计错运费或其他原因导致收错运费，且收派员已离开客户现场时，应按照散单客户退款流程操作；如是少收费用，则由收派员联系客户再次补刷卡收取差额，如无法收回，由当事收派员承担损失；如多收费用，则由当事收派员退还现金给客户。l 此卡是否允许挂失，据了解目

14、前挂失无法与服务器实时同步。另是否可以允许退卡？账务核算此部分需要财务本部予以支持规范。l 充值（例如充300送30）区部财务根据分部财务寄送的充值款银行进账单，与储值卡系统导出的当天充值报表核对后入总账。借：现金 300贷：预收账款-单位往来-其他（充值卡） 300l 赠送借：销售费用-其他 30贷：预收账款-单位往来-其他（充值卡） 30l 消费据了解充值及消费均允许跨网点。是否可能存在问题需要考虑？答：全网充值卡业务已明确不能跨网点消费及充值，要中端机进行控制。前期试点期间，充值业务数据不上传BILLING及NC，NC核销时依据每天提取储值卡系统当天消费金额，并按收派员工号汇总消费金额来

15、核销销售员应收散单款，通过现金科目中转至总账，冲减预收账款：借：现金（中转-充值卡，需提交NC需求）此部分经沟通若需提NC需求可能时间不能保证，预计下月15日以后再看，因此暂能按“现金”科目进行中转，这样会虚增虚减现金流，试点区可以在编制现金流量表时进行批注说明。每天需对预收帐款（充值卡）与供应商充值卡系统余额进行核对。贷：应收账款-散单每天在总账内结转充值卡已消费金额：借：预收账款-单位往来-其他（充值卡）贷：现金（中转-充值卡）统计报表1（卡操作明细报表）：可以选择各种条件进行搜索查询统计报表2（卡操作汇总报表）：可以选择各种条件进行搜索查询 统计报表3（会员档案）： 备份机制：要求修改项

16、6：提供自动异机备份机制，使得每天的数据能够在0：00自动备份至异机FTP。卡片初始化：在使用卡片之前都必须进行卡片初始化，初始化的功能包括:1、卡片进行加密，2、如果卡片正常使用，将卡片强制重置为空，这一点用户必须谨慎使用。视图查看操作信息列表： 要求修改项7：报表需求：统计汇总与统计明细报表的筛选条件中，增加开始时间（yyyy-mm-dd hh24:mi:ss）和结束时间（yyyy-mm-dd hh24:mi:ss）的条件，增加部门（三级部门目录）的条件，增加POST机的条件，以及报表结束时有统计汇总刷卡金额的功能。字段说明：开始时间：业务发生时间，指POST刷卡时产生的业务往来，格式为2

17、011-02-03 11:22:33；结束时间：业务发生时间，指POST刷卡时产生的业务往来，格式为2011-02-04 11:22:33；部门（区部）：对应“用户管理”的“部门”一级目录；部门（分部）：对应“用户管理”的“部门”二级目录；部门（点部）：对应“用户管理”的“部门”三级目录；POST机：对应“POST机”中“POST机名称”字段，即收派员工号，如017876；业务发生金额：指POST刷卡时产生的金额，单位到元，如110；汇总报表(POST），以POST为单位汇总区部分部点部POST机业务发生金额755755A755AB112233200755755A755AB332211400合

18、计600注：按区部/分部/点部进行gropu by明细报表(POST)区部分部点部POST机业务发生时间业务发生金额755755A755AB1122332011-9-1 11:11200755755A755AB1122332011-9-1 12:11400合计600客户消费报表(卡），以客户卡号为单位汇总区部分部点部POST机业务发生金额755755A755AB112233200755755A755AB332211400合计600汇总报表（卡），以区部/分部/点部为单位汇总区部分部点部开卡数充值金额赠送金额业务发生金额755755A755AB11223350050200755755A755AB

19、33221150050400合计301000100600明细报表（开卡），以区部/分部/点部为单位汇总区部分部点部开卡日期开卡数卡用户姓名卡用户名称755755A755AB2011-01-011Fszzc郑治成755755A755AB2011-01-021Zgz张国柱合计/2/明细报表（充值），以区部/分部/点部为单位汇总区部分部点部充值日期充值金额赠送金额卡用户姓名卡用户名称755755A755AB2011-01-0110010Fszzc郑治成755755A755AB2011-01-021000100Zgz张国柱合计/1100110/明细报表（消费），以区部/分部/点部为单位汇总区部分部点部

20、消费日期消费金额积分卡用户姓名卡用户名称POST机755755A755AB2011-01-0110010Fszzc郑治成111222755755A755AB2011-01-02100010Zgz张国柱222111合计/110020/明细报表（未上传对账）区部分部点部消费日期消费金额卡用户姓名卡用户名称POST机755755A755AB2011-01-01100Fszzc郑治成111222755755A755AB2011-01-02100Zgz张国柱222111余额/700/说明：针对部分POST机未上传，需要提供对账表数据，包括该卡号的初始充值记录、所有消费记录，以及余额。即体现消费数和剩余金额与账面不符的记录。明细报表（退卡操作）2011-09-28财务需求新增区部分部点部卡用户姓名卡用户名称合计充值金额合计赠送金额合计消费金额剩余充值金额剩余赠送金额755755A755ABFszzc郑治成10010505010755755A755ABZgz张国柱20020210010余额/700/说明：1、合计充值金额为该卡所有的充值金额（不含赠送）； 2、合计赠送金额指该卡所有赠送的金额（不含充值