公文写作常识

1、一、公文写作知识（一）、公文的特点和种类公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：由法定作者制发；具有法定的现实执行效用；具有规范的体式；履行法定的程序。目前国家行政机关通用的公文共有13种，集团公司日常工作中能用到的主要有一下几种：1、决定对某些重要事项或重大行动做出安排时所使用的文种。应当注意的是，用决定来安排的行动必须是“重大的”，所处理的事项必须是“重要的”，而布置和处理一般的日常工作就不适宜使用这个文种。按内容划分，决定可以分为三种：（1）对重大行动做出安排的决定。（2）表彰先进的决定。（3）处分

2、违法违纪人员的决定。决定与决议的区别：A决定可以由会议作出，也可以由领导集体作出，而决议则必须由会议讨论通过。B决定的内容一般来说比较具体，而决议则比较原则，理论性比较强。2、通告在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项时所使用的文种叫通告。通告的发布范围比公告小，它所发布的有关事项只要求有关人员遵守、执行，对一定范围内的公众起着制约的作用。如国务院关于保障民用航空安全的通告等。通告不用红头文件，而是通过张贴和登报的方式发布。公告与通告的区别：（1）内容有差别。公告公布的局势较重要的事项，多为国内外关注的大事；通告宣布的事在一定范围内应当遵守或者周知的事项，多数属于一般的事项。（2）发布范围不同

3、。公告面向国内外，与国外无关的事项就不用公告文种；通告面向国内的一定范围，大至全国某个方面，小至一个省、一个市甚至一个的单位。（3）作者级别不同。公告应由国家权力机关、高级领导机关或政府有关职能部门发布，一般单位特别是基层单位不使用公告。而通告则各机关、团体和企事业单位都可以使用。3、通知批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免人员时所使用的文种叫通知。通知是使用单位最多、用途最广泛的一种公文。内容涉及面很广，可以是国家大事、重要的政策措施，也可以是具体的工作事项。它的作用也很广泛，既可以指示工作、发布规章、又可以用来

4、批转下级公文或转发上级和不相隶属机关的公文。所以，它的使用频率是最高的。通知的分类：（1）指示性通知。传达要求下级机关共同执行事项的通知叫指示性通知。这类通知针对重要的社会问题或执行政策时遇到的急待解决的问题，及时提出明确的指示性意见和要求，对实际工作具有重大的指导意义。例文5国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发1996×号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1月1日起，将

5、证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%，地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日（2）批转性通知。批转下级机关公文的通知叫批转性通知。上级机关对下级机关上报的具有普遍指导意义的公文，可连同原文用批转性通知的形式下发，用于指导下属工作。有时上级机关在批转公文时还要加上按语即对这份公文所作的评价。例文6国务院关于批转国家税务总局关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作意见的通知国发199712号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 国

6、务院同意国家税务总局关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收作的意见，现转发给你们，请遵照执行。 加强个体、私营经济税收征管，强化查帐征收工作是规范个体、私营经济管理，促进个体、私营经济健康发展的重要措施。各级人民政府要高度重视，切实加强领导，协调税务、工行政管理、公安和金融等有关部门，积极稳妥地做好这一工作，并帮助税务部门解决工作中出现的困难和问题。国家税务总局要结合深化税收征管改革，切实做好对这项工作的组织指导和监督检查。各有关部门要相互支持、密切配合，确保这项工作的顺利进行。 本通知的具体实施意见，由国家税务总局会同有关部门制定。本通知的贯彻执行情况，各省、自治区、直辖市和计划单列市人民

7、政府应于七月底前报告国务院，同时抄送国家税务总局。 附件：关于加强个体私营经济税收征管理化查帐征收工作的意见（略） 国务院（公章） 一九九七年二月十八日（3）转发性通知。即转发上级机关、同级机关和不相隶属机关公文的通知。例文7北京市人民政府转发国务院关于开展和保护社会主义竞争的暂行规定京政发1980125号各区、县人民政府，市政府各委、办、局：现将国务院关于开展和保护社会主义竞争的暂行规定转发给你们，请遵照执行。附件：关于开展和保护社会主义竞争的暂行规定北京市人民政府（公章）一九八年×月×日（4）知照性通知。传达要求有关单位需要周知事项的通知叫知照性通知。例文8国务院关于成

8、立国家行政学院的通知国发199373号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：为了适应推行国家公务员制度和实施国家公务员暂行条例的需要，加强对高、中级国家公务员的培训，决定成立国家行政学院，为国务院直属事业单位。国务院（公章） 一九九三年十月十六日（5）会议通知。会议通知分两种，一种是比较简单的会议，它的事项不大，涉及的单位特定，只需把开会的议题、时间、地点、出席人员等交代清楚即可。另一种是较为复杂的会议通知，它的内容事关重大，会期较长，参加人员较多，组织准备工作也较复杂，应具体写明以下内容：A召开会议的目的、主持单位和会议名称；B会议内容；C会议安排；D与会人员范围；E与会要

9、求：如入场凭证，报到时间及地点，与会者须携带的有关会议材料，与会人员要做的准备工作等。会议通知要提前发文，以便有关人员做好准备。例文9国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知（国发号）各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：为进一步调动全国人民改革开放和建设社会主义的积极性，更好地完成党的十四大提出的各项任务，国务院决定，年“五一”国际劳动节前夕召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会，表彰全国各行各业、各条战线在改革和建设中做出突出贡献的先进个人。现将有关事项通知如下：一、表彰范围这次大会拟表彰全国劳动模范和先进工作者名。表彰范围是：年以来，在改革开放、经济建设、工农

10、业生产和各项社会事业中做出突出贡献的工人、农民、专业技术人员、管理人员、机关工作人员及其他人员。二、组织领导国务院成立全国劳动模范和先进工作者表彰大会筹备委员会（以下简称筹委会）。筹委会受国务院委托负责审批全国劳动模范和先进工作者，并领导表彰大会的筹备工作。国务委员、国务院秘书长罗干担任筹委会主任，中华全国总工会副主席、书记处第一书记张丁华，人事部部长宋德福，劳动部部长李伯勇，国家经贸委主任王忠禹，国家教委主任朱开轩，国家科委副主任朱丽兰，农业部部长刘江，中共中央办公厅副主任胡光宝，国务院副秘书长李树文担任副主任，国务院有关部门及中宣部、团中央、全国妇联、北京市的负责同志担任委员。筹委会下设办

11、公室，国务院副秘书长李树文兼任办公室主任，并设副主任若干人。筹委会办公室设在全国总工会。三、工作要求评选、表彰全国劳动模范和先进工作者是我国各族人民政治生活中的一件大事。为切实做好这项工作，各省、自治区、直辖市人民政府和各有关部门，一定要加强领导，认真做好表彰大会的筹备工作。评选全国劳动模范和先进工作者，要面向基层，面向经济建设第一线。要评选坚持党的基本路线，一贯勤勤恳恳、任劳任怨、改革创新、事迹突出的先进人物。妇女、少数民族应占一定比例。通过评选活动，广泛宣传各行各业先进人物的模范事迹和崇高精神，动员广大群众以先进模范人物为榜样，努力工作，为夺取改革开放和现代化建设事业的新胜利而努力奋斗。劳

12、动模范和先进工作者评选条件、评选方法、评选数额分配等事项，由筹委会另行通知。 中华人民共和国国务院 一九九四年四月二十七日（6）任免性通知。任免人员的通知叫任免性通知。例文10关于金华伦同志任职的通知桂宣干200053号本部各处室：金化伦同志拟任职务任前公示期已满，没有异议。经部务会议研究决定：任金化伦同志为自治区党委宣传部网络管理处处长（试用期一年），免去其自治区党委宣传部办公室副主任职务。中共广西壮族自治区委员会宣传部二年五月九日4、通报通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。从行文方向来看，通报是典型的下行文。通报的分类：（1）表彰性

13、通报。即表彰先进集体或先进人物，教育、引导干部群众学习和赶超先进典型的通报。如国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报。（2）批评性通报。即披露和批评错误，教育和引导他人引以为鉴的通报。如国务院办公厅关于江西省上栗县“3·11”特大爆炸事故情况的通报。（3）情况性通报。即传递信息沟通情况，让人们了解事态发展，为工作提供指导或参考的通报。如广西壮族自治区人民政府办公厅关于金秀融水伞降隆林4个自治县县庆项目建设情况的通报。通报、通知、通告的区别： （1）三者告知的范围不同。通知和通报主要用作内部行文，告知的是有关单位，有些通知还是保密的，而通告则是周知性公文，应公开发布，使之众所周知

14、。（2）三者用途不同。通报可用来表彰先进，批评错误，而通知、通告都没有这种用途。通知的一些用途，如任免干部、批转、转发公文、发布规章制度等又是通告和通报所没有的。（3）三者告知的内容不同。这三者都对受文者有告知的功能，但告知的内容却有所不同。通告和通知告知的是“事项”，如机构的建立或撤销、公章的改换或启用等，而且都是事前或事初告知，二者的不同之处是告知的范围有大有小。而通报所告知的是“情况”，如工作情况、会议情况、事故情况等，所以均是事后才可告知。例文11国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报国办发199961号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：中国女子足球队是我国

15、体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展做出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。各地区、各单位要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚韧不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。 国务院办公厅 一

16、九九九年七月十二日5、报告报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议，以及恢复上级机关查询或交办事项时所使用的一种陈述性公文。从行文方向来看，报告属于上行文。其主要作用是向上级机关陈述下情，便于上级机关和领导同志了解情况、处理问题、指导工作、正确决策。报告一般不要求批复。报告中不得夹带请示事项。报告的分类：（1）工作报告，即汇报工作进展情况，总结经验教训，提出今后工作意见的报告。（2）情况报告，既反映重要情况、重大事故、重要问题的报告。（3）建议报告，即对某些问题或重要事项提出意见、建议，要求批转到一定范围内贯彻执行的报告。（4）答复报告，即答复上级机关交办或查询事项的报告。（

17、5）报送报告，既下级机关向上级机关报送文件、物品的报告。6、请示请示是下级机关和组织向上级机关和组织请求指示或批准事项所使用的一种公文形式，是党政机关经常使用的一种上行文，其使用频率仅次于通知。请示的分类：（1）政策性请示。这类请示或用于向上级机关征询如何理解党和国家方针政策、法律法规中的有关内容，或用于征询解决工作中遇到的新情况、新矛盾和新问题的政策依据或处理理意见。（2）事务性请示。这类请示或用于请求上级机关批准开展某项工作、办理某一事项，或用于请求帮助解决人、财、物等实际困难和问题。请示的特点请示只适用于有直接隶属关系的上下级之间。和其他文种比较，请示有着极其鲜明的特点：（1）行文方向单

18、一，不要多头请示请示只能是上行文，而且只能是给自己的直接主管上级的上行文，不要同时给自己的多个上级机关请示，否则可能导致得到多个上级机关不同的答复，从而给工作增加困难。（2）事先行文请示必须事先行文，必须等上级机关明确表态后才能付诸行动。如果事情已经开始做了或已经做完了才请示的话，都属于“先斩后奏”，这是违反管理规定和组织纪律的。（3）一文一事请示内容要单一，一篇请示只能写一件事，不能一文多事，如果有几件事要请示上级机关，可以分别写成几分呈送。（4）不能越级请示一般来说，请示不要越过直接的上级机关向更高一级的上级机关请示问题。 自己的直接上级机关解决不了的问题，应由上级机关向其上级机关请示。7

19、、批复批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。批复的分类（1）指导性批复。这种批复在答复下级机关请示事项的同时，就某方面的工作的开展提出指导性的意见和要求，以利于下级机关开展工作。（2）表态性批复。这种批复只对请示事项作出明确答复，不提出其他工作意见和要求。（3）法规性批复。这种批复用于批准下级机关拟制的行政规章，或答复下级机关提出的涉及具体法律问题的请示。例文15国务院关于同意××省设立××市给××省人民政府的批复国发19×× ×号××省人

20、民政府：你省关于撤销××县设立××市的请示（×政发19×× ×号）收悉，国务院同意撤销××县，设立××市（县级）由省直辖，以原××县的行政区域为××市的行政区域，不增加人员编制。此复。国务院（公章）一九××年×月×日8、函函是机关之间商洽工作、联系事项、询问和答复问题，像无隶属关系的有关主管部门请求批准事项时所使用的一种公文。函即信件。公函就是办公往来的信件。从行文方向上看，函作为上行文、下行文、

21、平行文均可，但以平行文居多，常用在不相隶属的机关或部门之间。函的分类函可以从不同的角度分类，因而函的种类较多。按行文方向划分，有去函和复函两种。去函即发文机关制作的商洽公务、询问有关问题、请求批准有关事项的函。复函即发文机关制作的答复来函询问问题、批准来函请求事项的函。按行文用途划分，有商洽函、询问函、答复函、请批函等。按行文格式划分，有公函和便函两种。例文15××部人事司关于商调××同志的函×人函字1995 ×号××局人事处：因工作需要，拟调××同志来我部外事司工作，如果同意，请将该同志的档案

22、、现实表现材料和体检表一并寄来。盼予函告。××部人事司（公章）一九九五年×月×日9、会议纪要会议纪要是党政机关用于记载重要会议的主要精神和议定事项，要求机关各部门、有关方面或下级机关共同遵守和贯彻执行的及时性、指导性公文。会议纪要的使用范围很广，任何一级党政机关的会议都可以做纪要。会议纪要既可用做上行文，也可用做下行文。会议纪要的分类（1）办公会议纪要。是各机关、团体、企事业单位领导人在研究决定日常工作事项的行政会议上形成的纪要。（2）专题会议纪要。是领导机关就某个方面或某一专题工作所召开的会议上形成的纪要。这类纪要要对下级机关的工作都有指导的意义，需要

23、下级机关贯彻执行的。例文16桂龙新闻网基本建设协调会议纪要20016月25日下午，自治区党委副书记马庆生同志主持召开区直有关部门负责人会议，就贯彻落实中央关于各省、自治区、直辖市要重点建设好一两个新闻网站的精神和今年2月21日自治区党委书记办公会议的有关决定精神，加强桂龙新闻网的基本建设进行协商、研究。会议决定：一、同意批准桂龙新闻网为正处级的全民所有制事业单位，核定给网站30个名额的事业编制，其中财政全额拨款编制15名（有效期5年，5年后与财政逐步脱钩，转为自收自支编制），自收自支编制15名。请自治区机构编制委员会办公室尽快办理有关审批手续。（以下各条从略）出席人员：略列席人员：略10、意见

24、：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 根据"意见"定义的内容，可分为对重要问题提出见解的意见、对重要问题提出处理办法的意见等2种类型来行文。（二）公文文体结构与处理常识1、应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。公文基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公文

25、作者合法性、真实性及公文效力的标志。2、公文格式排版规定保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“”，必要时加期限（如机密5年），3号或4号黑体。紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中附件：应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件

26、号。注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。3、公文的稿本（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定生效标志（签发等）。（3）正本。是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志。（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记

27、。（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。4、公文写作的基本要求合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。5、行文规则可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。6、公文写

28、作的语言运用公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。7、公文处理的基本原则（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则8、收文处理的一般过程（1）公文的收受与分流签收：指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式外收文登记：由外收发人员在完成签收

29、工作后，对收文情况做简要记载。启封：外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。内收文登记：由内收发人员对收文情况做详细记载。分办：有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。摘编：文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。（2）办理收文拟办：由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。批办：机关领导者或部门负责人提出处置意见。承办：有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办：由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。（3）组织传阅与催办查办组织传阅：使公文有工作人员中的有效传阅活动。催办：由

30、公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。查办：由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。（4）处置办毕公文包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。9、发文处理程序与方法（1）文稿形成拟稿：撰拟公文文稿。会商：当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。核稿：文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。签发：指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿：按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。（2）公文的制作注发：定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。缮印：制作供对外发出的公文。用印或签署：在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。（3）公文的对外传递分装：按规定具体拣配和封装公文。发出：将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。（4）处置办毕公文包括：阅卷归档、暂存、销毁。10、公文销毁的方式和范围销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、删除。以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁