食品公司会计电算化内部管理制度

1、食品公司会计电算化内部管理制度 食品股份公司会计电算化内部管理制度 第一章总则 一、会计电算化管理是会计电算化工作的重要内容,为推动公司会计电算化工作的健康发展,保证会计信息处理和存储的合法、安全、精确、牢靠,特制定本管理方法。 二、开展会计电算化工作,是促进会计基础工作规范化和加强财务管理水平,高经济效益的重要手段和有效措施。各单位要把会计电算化作为提高会计工作质量和建立现代企业制度的一项要工作来抓。 三、逐步提高会计人员的电算化操作水平,使一部分会计人员能够负责会计软件的维护,并培育部分会计人员逐步把握会计电算化数据分析工作。 四、讲求效益,处理好准时更新技术设备与勤俭节省的关系,既不盲目

2、追求最新技术和先进设备,也不忽视技术的发展趋势,造成设备过快陈旧过时。 五、统一应用财务管理软件。为适应财务管理网络化,提高企业管理水平的要,我公司所属单位统一采用“金蝶k3系统”作为财务管理软件。并为以后与其他信息系统的联网做好预备工作,逐步建立以会计电算化为核心的公司信息管理系统,做到单位内部信息资源共享,充分发挥会计电算化在经营管理中的作。 第二章替代手工记账验收条件 一、采用电子计算机替代手工记账,是指应用会计软件输入会计数据,由电子计算机对会计数据进行处理,并打印输出会计资料。替代手工记账是会计电算化的基本目标。 二、公司获得省财政厅授权成立会计电算化验收小组,自行验收公司所属单位的

3、会计电算化工作并报省财厅会计处批准。 三、替代手工记账的单位,应具备以下条件; 1、配备了“金蝶k3系统”财务软件、相应的计算机硬件及机房空调设备; 2、配备了相应的会计电算化工作人员。全部会计从业人员必需具备会计电算化初级培训资格,使用网络财务软件单位必需至少具备一名以上会计电算化中级维护员; 3、执行公司内部管理制度; 4、“金蝶k3系统”(下称k3系统)与原总公司自行开发的会计核算软件(以下称旧软件)或手工帐表(未电算化单位)并行3个月以上,且新旧核算软件的结果数据相全都;假如新旧软件核算结果不全都,并且不全都原因不属人为错误,可由专人查明原因,并向验收小组供应书面报告; 5、新旧软件并

4、行期间,新旧软件全部核算结果会计资料都必需装订成册,作为会计档案保存,并作为验收的主要依据。 6、记账凭证类别使用统一记账凭证,以适应会计电算化工作的需要; 7、提前一周填写y市财政局会计处规定的标准格式申请表向集团公司会计电算化验收小组提出书面申请。 第三章会计电算化岗位责任制 一、建立会计电算化岗位责任制,要明确每个工作岗位的职责范围,切实做到“事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查”。 二、会计电算化岗位可设电算主管、软件操作员、审核员、电算维护员、电算审查员、数据分析员和出纳岗位、档案管理员。 1、电算主管:全面负责集团公司会计电算化工作,制订电算化发展规划、总体方案及操作人员

5、的权限掌握; 2、软件录入员:编制记账凭证,并负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入工作,输出记账凭证、会计账簿、报表,进行部分会计数据处理工作,要求达到会计电算化初级学问培训的水平; 3、审核员:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认; 4、电算维护员:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据;对软件所需的维护和升级负责同软件供应商进行联络;对财务部门无法解决的硬件问题负责同计算机中心联系; 5、电算审查员:负责监督计算机及财务软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊,此岗位由计算机中心和审计室有关人员兼

6、任; 6、数据分析员:负责对计算机的会计数据进行分析,供应有关分析资料供领导决策参考。 7、出纳:只能使用“现金管理”模块。 8、档案管理员:负责财务软件和会计资料档案的管理。 三、各单位可依据实际状况,在不违反内部牵制制度的前提下,交叉设置各岗位,但要保持相对稳定。出纳只能使用“现金管理”模块,录入员和审核员必需分设。 第四章会计电算化操作管理制度 一、明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,杜绝未经授权人员操作财务软件; 二、操作人员离开机房前,应执行相应命令退出财务软件; 三、凡需要修改财务软件,必需书面提出修改理由、修改内容,报公司财务管理部,由财务管

7、理部统一向金蝶公司协商; 四、一切修改操作必需在界面菜单下操作,严禁擅自打开数据库强行修改。 五、审核通过或已登帐的机内凭证,系统不供应修改功能。发觉已经录入并审核通过或已登帐的记账凭证有误时,只能采用留有痕迹的修改。 第五章计算机硬件管理制度 一、计算机硬件及机房网络设备由具有电脑硬件基础学问的程序员负责管理,公司电脑室设兼职计算机病毒监察员对整个集团公司的计算机病毒进行监测。 二、计算机房工作时必需自觉保持清洁,不得将与工作无关的其他物品(尤其是对电脑正常工作有害的物品及易燃物品)带入电脑机房。严禁在电脑机房内吸烟。严禁随便拔插电脑机房的电源设备。 三、电脑机房必需配备空调设备,保持适当的

8、温度、湿度环境。 四、上机前应首先检查电源和设备运行是否正常,如发觉问题应准时报告,经过电算维护员检查认可、才能使用。尤其是在计算机设备发生严重故障时,不得随便自行检修,应准时报告电脑室,等候检修。 五、限定服务器操作权,不得随便转变服务器的设置。 六、遇到突发性停电时,应马上退出系统、关机、关电源; 七、下班前,必需检查机器设备是否已关好,关切断全部电源。 第六章软件和数据管理制度 一、会计核算软件必需有独立的硬盘或子目录。不得与其他软件混淆放置; 二、计算机硬件和软件出现故障时,电算维护员在确认有关数据已作备份后,可进行排解障碍的有关措施;如无法解决,可依据状况通知计算机中心或金蝶公司有关

9、人员,寻求解决方法; 三、软件操作员依据审核通过的原始凭证编制记账凭证并准时打印,附上原始凭证并经审核员进行二次审核正确后存放保管,以备装订存档; 四、每次输入的会计凭证都必需备份存盘,月底结账后 即应把当月会计数据备份入磁盘或光盘中储存管理; 五、科目汇总可以分期或按月进行,其中,八栏式本期科目汇总表可替代总账账簿使用; 六、现金、银行存款日记账按月打印;其他账簿每年打印两次:第一次在上半年结束后30天内打印;第二次在年度结束后45天内打印。依据实际状况,发生业务少的,可满页打印,但应保证每年至少打印一次。 七、会计报表的编制、打印输出要依据财务制度的规定设置公式编制。各种报表需经软件操作员

10、、审核员、电算主管签章确认后方为正式报表。报表必需通过设定取数公式编制,不得用非正常手段进行填制;报表的数据必需与结账结果相符,表内表间数据的勾稽关系必需正确无误,取数公式一经设定,必需保持不变,如需修改,需保存书面报告。 八、输出数据未经本单位财务主管许可,严禁擅自携带外出和外借。 九、确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的修改;对磁性介质存放的数据要保存双备份:一份存放档案室,一份存放财务部; 十、对正在使用的应用会计核算软件进行修改、升级和计算机硬件设备进行更换等工作,必需保证明际会计数据的连续和安全;由电算维护员办理审批手续,经过电算主管和计算机中心有关负责人同意后,由电算主管、电算维护员、计算机有关人员进行监督,并要求软件供应商协同操作; 十一、为防止外来病毒感染,在未进行有效病毒检测前,任何人不得使用外来磁盘在会计核算用电脑上进行任何操作。不得随便将会计用磁盘在其他电脑上操作。 十二、会计档案包括会计资料和会计软件。存档的会计档案,要每年进行检查、复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢