贸易批发企业内部关键控制点探析

1、贸易批发企业内部关键控制点探析摘要：作为现代企业制度的重要内容，内部控制 能够衡量一个企业的管理是否合理，增强企业的核心竞争 力。贸易批发企业在经营活动当中，存在诸多的不确定性因 素，而内部管理机制不健全的企业，容易偏离内部控制的轨 道。为此，本文将以某贸易批发企业为例，在对该企业内部 控制存在问题分析的基础上，提炼出该企业内部的关键控制 点。关键词：贸易批发企业；内部控制；关键点中图分类号：f71文献标识码：a文章编号：1001-828x(2014) 01-0-01一、案例企业某贸易批发企业实行国内冷冻食品的贸易批发业务，从 国外直接进口冷冻食品，其中在市场技术方面，基本实现了 市场技术作业

2、体系标准化；在运营管理方面，从采购到售后 服务实现了有效管理控制；在技术贸易方面，取得了韩国、 日本等国家的进口权。经调查，该企业在内部控制存在以下 的问题：(1) 内部控制环境方面。企业内部控制制度不完善， 表现为：首先是组织机构，设置了 3位董事和1位执行董事, 总裁和总经理均为1人交叉任职，因此董事会的所有事务基 本由总经理执行，未能发挥董事会的职能。其次是内部责任 的互相推脱，企业内部控制没有统一标准，在经营过程中出 现资金紧张问题时，财务部门、人力资源管理部门、采购部 门等各个部位互相推诿责任，譬如财务部门认为销售部门未 能实现预算目标，导致没有按时收回贷款，而销售部门则认 为采购部

3、门从国外采购冷冻食品时滞后，不能够及时满足国 内贸易批发的销售需求。(2) 风险评估方面。首先是目标设定不合理，没有在 企业内部层层分解，以致落实不到位，譬如企业预期2013 年实现贸易批发销售收入10亿元，但直到8月份，销售收 入仅有5亿元，距离预期目标尚有较大的差距。其次是风险 识别考虑不周，在业务扩张方面急于求成，没有建立相应的 风险管理机制和机构。再次是风险评估体系和方法的缺失， 企业领导对风险评估的重视程度不高，在面对风险的时候， 是否采取规避、减少、共担、接受等方式，往往都由总裁/ 总经理一人主观决定。(3) 内部控制活动方面。首先是货币资金问题，企业 没有做到收支两条线，银行对账

4、单由出纳负责索取，以及盘 点库存现金，而资金的审批没有采用集中方式。其次是采购 和付款问题，企业没有分离不相容的业务，从国外采购的冷 冻食品不能够满足贸易批发需求，同时对供应商的管理较 弱，增加了采购业务的风险。其次是销售和收款方面，为了 加快回款的速度，给予销售人员接触现金的机会，而且没有 建立合同审批制度，都无形中增加了内部控制活动的风险。二、贸易批发企业内部关键控制措施鉴于案例企业内部控制方面存在的一系列问题，为了进 一步提高内部控制的水平，我们需要结合贸易批发企业发展 的特点和要求，从以下几方面做好内部控制的措施：（一）内部控制环境的营造为了有效的内部控制，我们需要营造良好的内部控制环

5、 境，首先是内部控制意识的增强。在制定内部控制规定的时 候，明确相关人员的责任，让整个企业员工都了解内部控制 的要求，以提髙内部控制的氛围水平。其次是企业组织机构 的完善，明确部门和岗位的职责范围，并健全执行系统和监 督系统，其中最为重要的是建设董事会，将总裁和总经理职 位分离，避免职权交叉，制衡董事会、股东会、总经理之间 的权力，合理划分部门之间的职责，做到各司其职。再次是 企业文化的培养，以便引导和激励职工履行责任，共同实现 企业的目标，企业的领导者需带头建立权责分明的企业环 境，并建立风险管理理念，打造层次分明的风险文化，让每 个职工都能够正确对待风险。最后是人力资源政策的建立， 在招聘

6、、待遇、业绩、升迁等方面，都设置合理的政策程序, 建立尊重、重用、培养人才的人力资源政策，采用物质激励 和精神激励的措施激发职工的主动性、积极性和创造性，使得员工在企业获得归属感和责任感。（二）风险评估能力的强化首先是制定合理的风险评估目标，以激发企业发展动力 和员工凝聚力为目的，注重发挥董事会的作用，而董事会在 风险评估偏好方面，需要结合企业的战略目标，并将目标层层分解，同时制定各个目标实现的风险评估管理措施。其次是通盘考虑风险的影响,贸易批发企业在发展的同时，需要考虑风险的影响因素，包括财务风险、采购风险、生产风险、 销售风险等，企业可以内部访谈或者调查的方式，收集齐全 的资料，尤其是中髙

7、层管理者和企业职工，皆为访谈或者调 查的重点对象，除此之外，市场资料、竞争对手资料、银行 资料、政策资料等，都是内部控制风险识别的重要参考佐证。再次是风险评估机制的建立，针对影响企业目标实现的潜在 风险事项，贸易批发企业从内控角度评估风险，每个管理负 责人要采用复合式评估的方法，对各自部门的风险进行评 估，特别是新计划执行之前，需要全面评估风险的不确定因 素，以便为内部控制提供科学依据。最后是风险应对能力的 提高，贸易批发企业在考虑各方面情况的基础上，在识别出 可能面临的风险之后，采用定性和定量评估的方式，找出所 有影响内部控制的风险因素，进而制定风险防控的应对措施。（三）内部控制活动的科学化

8、首先是货币资金内部控制设计的健全，企业应该严格落 实“收支两条线"，在得到会计主管签字批准之后，将超出 限额现金送存银行，确保资金的完整安全，同时以单独列表 的方式，标明不能够及时送存银行现金的金额和理由，以便 银行核对。至于出纳以外的财务人员，负责银行对账单的索 取、银行对账单的核对，并定期盘点库存现金，然后编制现金盘点报告单,最大限度减少资金管理舞弊情况的发生。除此之外，企业还需要严格实行资金支出的授权批准，以明确 资金的使用权限，譬如案例企业总裁和财务总监的货币资金 支出限额分别为5万元和3万元。其次是国外冷冻食品进口 与付款内部控制设计的健全，目的是减少国外冷冻食品进口 业务

9、舞弊现象和提供经营活动的效益保障，贸易批发企业一 个方面需要建立进口采购与付款的岗位责任制，其中包括请 购、审批、询价、拟定合同、审核合同、验证、付款申请等 分工，而不能仅有一个部门或者单个人员负责付款与付款整 个过程，譬如在询价的时候，指定专门的询价人员，对能够 提供所需国外冷冻食品的供应商进行统一询价，全面了解冷 冻食品进口的质量、价格、交货期、交货方式、付款方式等, 询价之后，将结果报给销售部门和财务部门，确定国外进口 冷冻食品采购的数量和价格是否合理，最后由主管人员确定 供应商。另一方面是定期核对应付账款、应付票据、预付账 款等。再次是销售与收款内部控制设计的健全，严禁销售人 员接触现

10、金，由财务人员办理承兑汇票和现金收款业务，同 时健全销售合同审批制度，强化财务内部审核，严格把关国 外冷冻食品进口质量，可设立质量保障中心和客服中心，确 保产品符合客户的需求。三、结束语综上所述，贸易批发企业内部控制经常存在内部控制制 度不完善、内部责任互相推脱、风险评估目标设定不合理、 风险识别考虑不周、风险评估体系和方法缺失，以及货币资 金、采购和付款、销售与收款等方面的问题，譬如企业领导 对风险评估的重视程度不高，在面对风险的时候，是否采取 规避、减少、共担、接受等方式，由总裁一人主观决定。为 此，贸易批发企业需要结合企业发展的特点和要求，营造良 好的内部控制环境，并强化风险评估能力，实现整个贸易批 发企业内部控制活动的科学化。参考文献：1 张健浅谈企业内部控制存在的问题及对策j财 经