事业单位电子档案管理探讨

1、    事业单位电子档案管理探讨    陈锦灿【摘 要】 新时期的事业单位档案管理工作已经逐步实现了办公自动化，即将所有档案信息经计算机录入生成电子文件，最后经过程序处理生成最终可供查阅整理的文件夹。与传统档案管理采用手工抄写及整理的方式对信息进行汇总相比，电子档案不仅可以为工作人员减负，还能提高利用效率。本文就事业单位电子档案管理的相关内容进行了分析。【关键词】 事业单位 电子档案管理 有效对策电子档案指以电子数据形式呈现的档案信息，其可以通过特定的程序和方式在计算机上展示出来。电子档案管理软件的应用可以从根本上改变事业单位以往档案管理工作存在的诸多弊

2、端，并能够为事业单位提供额外的附加服务功能，通过对于特定软件的操控，即可实现实时档案查询及档案编辑等工作的开展。一、事业单位电子档案管理的优势1、提高档案利用率。电子档案系统在录入档案时就有一定的格式规定，避免了传统纸質档案格式不统一、信息质量参差不齐的情况。而且，传统档案管理时，由于需要立卷，不同立卷人对立卷方式的理解不同，也难以形成统一的标准，从而可能会影响到档案的质量，也增加了使用的难度。电子档案能避免立卷过程的繁琐，减少立卷工作量，并且能让档案的提取和之后的归档更为便捷，提高了档案的利用率。2、档案信息的保存更为稳定，不易丢失。传统档案管理均是纸质版存放在仓库或者专门开辟一个空间用于存

3、放，不仅占地方，还对环境有较高的要求，例如潮湿的环境会使纸张变软，影响字迹，不利于存放等。电子档案只需要存储在优盘内或者存储卡以及电脑硬盘中，外界环境不会对其产生影响，可以长期保存。3、信息录入高效准确。电子档案信息录入的模式主要是通过办公自动化文件流转、扫描仪等方式将文件录入到计算机系统中的档案管理模块，然后再对其进行处理。大大地降低了人为的操作失误，同时节省了时间，提高了工作效率。4、档案信息便于补充完善。档案管理的过程其实是不断完善和补充的过程。在传统档案管理过程中当遇到此类情况时，往往是需要将纸质案卷拆卷后再重新整理编排，耗时耗力，且工作繁琐。采用电子档案管理时，在输入关键词后，查找到

4、对应的档案文件，对其中档案信息需修改地方进行补录增添编辑即可，方便快捷。5、查阅起来较为便利。档案录入完成后电脑可以自动生成目录和文献检索链接，便于用户在使用时查阅寻找，即只需要将所查信息的关键词或者主题输入检索框，就可以快速找到。二、事业单位电子档案管理的有效策略1、完善电子档案管理体系。电子档案管理体系的建立需要始终坚持集中性原则，即将全市事业单位的电子档案数据进行统一管理从而进一步提高档案的流通性，确保档案价值可以得到充分的挖掘。想要实现这一目标，就必须建立全市统一的、完善的档案管理体系，档案的制作、使用以及管理等诸多环节均需要明文规定，并对档案管理活动进行严格的监管。2、严格规范形成电

5、子档案的标准。近些年，电子档案在形成过程存在多种不同的文件格式，其格式转换、元数据收集、归档数据包组织是否合符要求等一系列的要求必须有完善的标准体系，必须严格遵照国家规定的统一标准格式。对于来源不同的电子档案的接收制作，存储方式，指标参数以及显示查询系统等等均要加以规范。与此同时，对电子档案的背景材料和源数据也要一并留存，确保形成的电子档案具有完整性。3、培养专业的档案管理人员。档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电

6、子档案管理工作的长期性、延续性。另外，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。4、提高档案管理平台的软硬件水平。为保证档案管理平台的运行稳定性和安全性，事业单位必须对档案管理平台的软硬件设施进行持续升级。在选择软硬件设施时，应当优先考虑高质量、高品质的正品软硬件，不得使用来源不明的软硬件。同时，档案管理人员需要定期对计算机设备采取病毒查杀操作，以清除具有潜在威胁性的木马病毒。5、档案保管制度要进一步合理化、科学化。只有具备严格的保管制度，档案的管理才能更为安全。具体措施如下：首先，对所用的优盘、存储卡质量进行

7、检验，保证质量合格，符合存储信息的标准。其次，对存储信息的载体如何科学保管进行规范处理，如优盘或者存储卡所处的环境不能太过于潮湿，温度要保持适度等。再次，定期对存储装置进行病毒查杀和清理，及时消灭其中潜藏的病毒。第四，增加对电子档案加密保护的重视程度，为防止其丢失，要提高检查频率，一旦发现载体或者信息本身存在问题，要及时汇报，做好备份，并及时进行人工修复。6、建立严格的电子档案管理模式。电子文件归档后，为保障文件安全，必须建立严格的电子档案管理模式。首先要规范存储载体，其保管条件应该远离有害气体与强磁场环境;其次要对计算机建立定期安全检测制度，保证计算机及其各种存储载体远离病毒，同时当载体产生损坏时，能够及时采取有效的补救措施;再次就是必须建立电子档案备份制度，当无法预知的损失一旦发生时，尽量地将电子档案的损失降到最低。三、结语总之，在事业单位中，档案管理工作的有效开展，大大提高了事业单位服务效率，为了做好事业单位档案管理，工作人员应该不断深入工作实践，有效的总结新时期事业单位电子档案管理对策，以此才能不断提高工作水平，进一步为事业单位可持续发展奠定良好基础。【参考文献】1 周春紫