中职学校数字化校园管理中工作流的应用分析

1、    中职学校数字化校园管理中“工作流”的应用分析    肖立志摘 要科技水平的飞速发展，使人们进入了数字化时代，在各行各业的发展中，均能够看到数字化的影子，而本文将要阐述的是“数字化”的普及，在中职学校日常校园管理中应当怎样有效地应用“工作流”。关键词中职学校；校园管理；数字化；工作流doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.150g717 a 1673-0194（2017）04-0-021 数字化同“工作流”之间的关系数字化是在科技水平不断发展的情况下衍生来的，本文将要探讨的“数字化”主要是指办公自动化，其作为新

2、型的一种办公方式，是计算机网络功能同现代化办公体系结合的化身，只要是用于办公业务的新设备、新技术以及新机器等均属于办公自动化的范畴。中职学校为了实现数字化办公的有效性，需要对原有的管理结构进行优化，组建一支优秀的管理团队，并从学院管理的实际情况出发，对现有的管理模式进行调整，从而使办公效率得到提高。早在20世纪的70年代就出现了“工作流”一词，其是从办公自动化以及生产组织化等领域中总结出来的。人们为了更好地对工作中的角色和任务进行定义，就在一些行业规章的遵循下提出了“工作流”，其不仅能够监控工作任务完成情况，在一定程度上还能在工作效率提高的同时，使生产成本降低，因而被广泛的应用在企事业单位的日

3、常管理中。“数字化”的出现，人们对工作流提出了更高、更多的要求，其必须在“数字化”的应用下使现有的资源利用率以及工作效率得到进一步提高，并要求工作流程的透明度与规范性不断增强，并且大多数工作者认为只有信任度和沟通效果得到提升，才能确保良好的服务管理质量，对校园管理也应如此。2 数字化校园管理中有效应用“工作流”的方法2.1 遵循重要管理原则笔者经过多年的工作实践总结，在数字化校园管理中，若想达到“工作流”有效应用的目的，就必须遵循以下几项重要的管理原则。2.1.1 遵循适用性原则对中职院校日常的管理工作来讲，数字化管理的有效性必须符合实际工作中的管理流程以及管理习惯，只有将学院管理工作的组织结

4、构以及体系真实地反映出来，才能有效应用“工作流”。2.1.2 遵循统筹性原则首先需要重新思考和组织学校整体的管理结构，以此将具体的工作流程确定出来，而要完成这一过程就必须组建一支管理团队，一般情况下，队长是直接由校长担任的，其选定某一个时间将各个部门的管理者组织到一起，重新对校内工作管理流程进行确定、商讨、修正及测试等活动。2.1.3 遵循规范性原则中职院校日常校园事务管理的标准和规范均取决于“工作流”，此时在数字化技术的应用下，其需要重新对日常管理记录进行协调和处理，并抛开一切的外界干扰因素，使学校业务管理的有效性和规范性得到保证。2.2 “工作流”的具体应用2.2.1 应用在校园日常管理体

5、系中首先应当将中职院校日常的岗位职责、管理模式以及管理体系等内容确定出来，才能将“工作流”确定。现阶段，经过實践调查某些中职院校并没有在数字化技术的应用下将现代化的院校管理体系构建出来，依然使用着传统的管理手段，即直接负责人是校长，督办人是副校长，落实人是院系的这样一种管理形式。若没有应用到信息化技术，那么所取得的管理效果是较差的。若是在管理中渗透了数字化，那么在信息传递速度增快的同时，校园整体管理效率也能得到提高。另外，各个中职院校应根据自身办学的特点，制定出不同的管理架构。2.2.2 应用在工作流程中设计校园管理工作流程的主要目的是为了在管理原则的遵循下，将更多的参与者纳入其中，以便能将某

6、个预期的校园管理目标实现，促进良好管理效果的取得。当在数字化校园管理模式中应用到“工作流”时，其能够在充分对校园管理体系的考虑下，对各个部门现行的组织架构进行合理分工，随后在设计“工作流”中纳入更多的、有关固定事物处理的工作内容，使其管理工作更加具体、详细。将职能部门作为主管单位这样一种管理形式，不仅能对各个部门的管理职责进行明确，还能将更加具备快捷性、科学化与合理性要求的工作管理流程设计出来，促使管理效率不断提升。如：中职院校的学生或教师因事请假，不再需要以纸质的方式获得班主任或上级领导的审批，只需要提交固定的请假申请表即可，图1为请假申请单。2.2.3 应用在信息化控制中笔者认为中职院校首

7、先应当根据校内管理实况，在数字化技术的应用下将oa功能性平台创建出来。oa平台能够对“工作流”相关的控制模块进行完善，如：管理模块和分类管理模块等，完善模块的建立有助于提高流程操作的便捷性，诸如：修改、查询或取消等。随后应当在oa平台的利用下设计出具体的“工作流”，而这首先需要对“工作流”应用的基本情况进行分析，如：管理部门、流程名称、运行范围以及说明等，只有在充分掌握工作流程应用实况、工作流程的分析图以及表单信息表的基础上，才能将更加行之有效的、数字化的“工作流”在oa平台上设计出来。且校园管理者只需要在oa平台上登录，学校主页面便会显示出来，当系统显示登录后，登录者便会受到“待办事宜”的通知，此时仅需要通过网络页面便能完成信息的传送操作，若是登录者在手机上下载了app，在网络状态下也能灵活地控制好工作流程。3 结 语对中职院校日常的校园管理而言，管理是否有效在一定程度上决定了学校的教学质量以及社会形象的塑造。在社会信息化背景下，数字化技术的应用越来越广泛，将其应用到中职院校日常“工作流”的管理中，是时代发展的必然趋势，科学化“工作流”的应用会促进校园管理工作更加规范，有助于对各种资源的综合利用。主要参考文献1刘龙.“工作流”在中职