关于做好文秘档案管理工作的思考

1、第 1 页 共 4 页关于做好文秘档案管理工作的思考【摘要】： p 】文秘档案管理工作如何才能满足社会时代的需要，是每一个从业者都必须思考的重大问题。本文从规范公文处理程序，把好公文形成关开始，就档案管理工作的整个流程进行了详尽论述，提出的观点对于指导当前文秘档案管理工作具有重要意义。【关键词】：p 】文秘；档案；管理档案是国家机构、企业、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个

2、体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，文秘档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。现就如何做好文秘档案管理工作开展如下探讨：1. 规范公文形成和处理程序第 2 页 共 4 页公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文秘处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公

3、室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我院就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我们医院在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：（1）文种使用不当。文种的选择与确立，是公文写作成败的关键，也是能否实现行文目的的首要环节。对文种的使用，要注意坚持四条原则：必须按照党和国家公文法规的统一规定准确使用文种；要符合制文机关的法律地位和权限；要以正确的行文关系做依据；要考虑发文的具体目的与要求。之所以如此，是因为公文一经发出，即产生一种权力关系，体现着严格的权限与政治从属，因此，

4、我们决不可掉以轻心，更不能马虎从事，随心所欲。但从实际情况看，一些单位对文种的使用，掉以轻心的有之，而随心所欲的情况也不乏其例。主要有第 3 页 共 4 页请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。（2）附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。（3）公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。（4）公文主题词标注不准确，不利于检索查找。（5）数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。2. 做好公文的评估分类公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文秘人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一第 4 页 共 4 页部分普通的、不重要的( 但不能立即或随意销毁，而是放到别处) ；