财务报销制度

1、费用控制管理规定一、 为合理控制费用支出，提高经济效益，结合本公司的实际情况，特制定本制度。二、 请所有员工都有成本概念，因为你节省的每一分钱，都将是公司的利润，也可能与你的奖金息息相关。三、 备用金备用金，指公司管理层及指定员工经总经理批准用于日常开支并以现金方式借用的款项。备用金分常规备用金和临时备用金。（一） 备用金领用手续1、常规备用金的领用人员、领用金额根据审批后的预算决定，于每月5日办理备用金领用手续。借支用途仅用于因公借款，不允许私人借支，原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借支现金；领取备用金，应填写借款申请单 ，财务部审核，由公司总经理批准后，才可办理备用金借款手续。2

2、、临时备用金是为应付临时大额支出而向公司暂借的现金。 申请程序如下：1）申请人：a.由各部门经理指定一人为该部门临时借款申请人；b.销售部及技术服务部所有人员。填写 借款申请单 3）财务部：经部门经理审核签字后的借款申请单，由财务审核借款申请单及附件，审核无误后在“财务经理”处签字。4）总经理：总经理对以上审核的申请单内容进行再次审核，确定申请单是否支付，审核无误后在“总经理”处签字。（二） 备用金核销方式1、常规备用金：1) 公司员工办理备用金借款手续后，相关费用报销手续按照公司报销程序办理。2) 借款人应于每月30日前与财务核对备用金使用明细及余额。3) 每年 12 月 31 日之前，所有

3、员工所借备用金一律办理归还手续，公司根据需要核定次年的备用金领用人员及标准。4) 公司员工离职，必须归还所借备用金，由财务部开具收款收据，否则行政人事部不予办理离职手续。2、临时备用金：1）临时备用金支出事项结束后，要求在事项结束的当月进行报销，最迟不超过事项结束后七个工作日内办理核销手续（遇休假日顺延）。2）若当月发放工资前，员工有逾期未报销的备用金，则所借备用金额从其工资中预扣除。上次备用金报销手续未完毕前，该员工不得再预借备用金。3）如遇非本人原因造成的逾期报销或其他特殊情况，应提交情况说明书，报经公司总经理批准后可根据具体情况特殊处理。四、 差旅费差旅费， 指所有公司员工为公司事务所发

4、生的交通费用、 食宿费用、 招待费及其他费用。（一） 出差申请1、员工由于工作需要须安排出差，应按照员工守则办理出差申请。2、员工出差需要暂支借款的，应填写借款申请单，写明出差事由并出示 员工出差申请单（附件二），报部门经理复核后交公司财务经理审核，由公司总经理批准后方能办理出差借款手续。3、对于未申请出差的员工私自出差，将作旷工处理，并不得报销任何差旅费用。4、已办理常规备用金领用手续的人员不允许办理出差费用预借，如有特殊情况需填写 借款申请单（附件一） 并报公司总经理批准后方可办理。（二）差旅费报销单据审批职责1、申请人：公司出差人员（如两人以上出行，需同时签名于“出差人”栏项下，一人申请

5、统一报销）2、部门经理：出差人员部门经理审核该出差人员差旅费报销单，审核内容包括出差时间、行程及报销金额。确认无误后在“部门经理”处签字。3、财务经理：经部门经理审核签字后的报销单，由财务经理审核票据金额、合理性及有效性，审核无误后在“财务经理”处签字。4、总经理：总经理对以上审核的报销单内容进行再次审核，确定报销单是否支付，审核无误后在“总经理”处签字。（三） 差旅费报销方式1、员工出差费用应于出差当月报销，最迟不超过出差结束后七个工作日（遇休假日顺延），如有遗漏延至下月5日前提交财务部。员工凭 员工出差申请单（附件二）和 差旅费报销单（附件三）向财务部办理报销手续，并结清出差暂借款。 （由

6、于销售部人员工作的特殊性，销售部发票可每月报销两次） 。2、若当月发放工资前，员工有逾期未报销的出差费用，则暂借的出差费用从其工资中预扣除。上次预借出差费用报销手续未完毕前，该员工不得再预借出差费用。3、如遇非本人造成的逾期报销，应提交情况说明书，报经总经理批准后方可免于处罚。4、出差期间发生的交通费、住宿费和招待费等相关费用一律凭真实、合法、有效的原始凭证（出差补贴例外）填写 差旅费报销单 （附件三） 后报销处理。住宿费报销需附发票、酒店水单和刷卡记录单。5、差旅发票遗失不得以其他发票充抵报销；6、2 人或 2 人以上出差一律由其一人负责报销事宜，以便核算出差总费用；7、每次出差费用应一次处

7、理完毕，不得留待下次出差合并报销。（四） 差旅费报销规定视情况而定1、出行1）市内外出办事应搭乘公共交通，非机动车和出租车车费应严格控制。遇特殊情况需搭乘非机动车和出租车，需说明事由、起止地点和时间，需要总经理审批方可报销。2）市外出差发生的长途汽车费、中途中巴费、火车费、船费一律凭票报销，并列出时间、路线、金额和事由。市外出差尽量搭乘公共交通，如遇特殊情况需搭乘出租车，需说明事由、起止地点和时间，报公司总经理批准后方可报销。3）为节约成本，增加公司营业利润，长途出差以火车为标准，4 小时内火车车程不得坐卧铺（只能报销二等座及以下火车票） ，4 小时以上可以报销硬卧或一等座。4）员工出差遇特殊

8、情况可以乘坐飞机，但必须事先在 员工出差申请单（附件二）上注明，机票原则上允许报销六折以内的金额，特殊情况超出需要直属副总批示原因，由总经理审批方可报销。5）出差结束后 5 个工作日内凭 员工出差申请单（附件二）和 差旅费报销单 （附件三）向财务部办理报销相关费用。2、住宿出差人员的住宿费实行限额凭据报销办法，按出差的实际住宿天数计算报销。1）市内出差不得报销住宿费。市外出差当天不能返回者，住宿费在规定的限额标准内凭正式发票据实报销（具体标准见） 国内出差住宿标准 ，超出规定限额标准的部分由报销人自理，特殊情况经总经理批准后予以报销。2）出差人员由其它单位免费接待、住在自己或亲友家，不予报销住

9、宿费。3）随同上一级领导出差人员，住宿费可根据具体情况处理，确实需要同住的，其住宿费经公司总经理审批后按上一级领导的标准报销。4）外出期间需要招待重要客人时，确实需要同住一个酒店而超标的，应在发票上注明原由，经公司总经理审批后报销。3、出差补贴出差补贴属于定额补贴，标准为：市外每天50元 （包括伙食费用） ，采用分段补贴式，以票据上显示时间为准：出发日：12:00 前由公司出发补贴 50 元，12:00 以后出发补贴 25 元；返程日：12：00 后返回公司补贴 50 元，12：00 前返回补贴 25 元。4、其他1）公司员工外出参加培训或会议期间，住宿费用超过统一标准的，须事先报公司总经理审

10、批；主办方提供食宿的，不再享受定额补贴。2）出差由客户单位提供食宿的，不再享受出差补贴。3）员工非因公出差或因私绕道出差费用，不得报销。4） 规定不得报销的内容， 如遇特殊情况需报销， 由公司总经理掌握审批， 并说明原因，方可报销。五、 公车使用制度（一）公司各部门用车需提前告办公室，由办公室任定海同志统一协调安排，并由任定海同志同意申请方可用车。（二）用车人用车前需在用车登记簿登记外出事由、外出时间等信息。（三）用车人在每次用车后记录好起始路程以及结束路程，统计用车公里数，并签好字。六、 通讯费用通讯费用，指所有公司员工为公司事务所发生的通讯费用。通讯费报销方式：（一）通讯费实行费用包干制度

11、，费用报销标准依据通讯费标准（二）通讯费的发放方式：公司每个月月初统一报销上月的通讯费用，实际根据发票报销，超过话费补贴的费用自理。七、 办公用品费办公费用： 指公司日常经营活动中需要产生的办公用品支出， 包括大额办公用品与小额办公用品。（一）大额办公用品主要包括电脑、打印机等大件昂贵物品，小额办公用品主要包括文具、纸张、参考书等小件消费品。（二）大额办公用品购买需要行政人事部提交 采购申请单（附件四） ，经公司总经理批准交至采购部，由采购部专人购买，交付申请者使用时，申请者需填写领用单。（三）小额办公用品由行政人事部汇总至采购部统一购买，需要时在行政人事部专人处签字领取。八、 福利费（一）福

12、利费由公司统一规划。（二）福利费经总经理审批后发放至员工工资上。九、费用报销流程（一）费用报销单据要求1、报销时的原始发票或者收据必须是真实的，所有栏目必须填制齐全，单位名称必须完整，供应商的发票盖章必须要清晰明了，字迹和金额大小要一目了然，发票的粘贴由报销人根据发票的从小到大从右至左整齐的粘贴在原始凭证粘贴单上，同类性质必须粘在一起，并填好相应的费用报明细清单（附件六）。2、 增值税发票上的单位名称、 税号、 银行账号、 联系电话和公司地址必须要正确无误，否则财务不予接受或者报销（车票、餐饮票等特殊票除外） 。3、 差旅费报销单（附件三）或 费用报销单（附件五）上不能反应的支出，需提供费用明

13、细清单（附件六）列明每笔支出详请，以便公司财务复核。4、 差旅费报销单 （附件三）或费用报销单（附件五）一律用黑墨水填写，否则，财务部不予受理。5、 差旅费报销单 （附件三）或费用报销单（附件五）应按照报销项目依次粘贴，确保报销内容、报销金额与所附发票必须一致，否则不予报销。（二）费用报销流程1、申请人：1) 由各部门（不含销售部及技术服务部）经理指定一人为该部门费用报销申请人，2) 销售部及技术服务部所有人员。公司员工费用报销，需填写 差旅费报销单 （附件三）或 费用报销单 （附件五） ，正确书写报销内容，按照次序附上相应合法单据，写清单据张数，自行审核后在申请人栏签字；2、自行交部门经理确

14、认该笔费用发生时间、金额及真实有效性，部门经理审核无误后在部门经理栏签字；3、自行交公司财务经理审核单据是否填写正确，金额是否准确无误，票据是否合规及有效，财务经理审核通过后在财务经理栏签字，若金额在10000元以上，需由财务总监审核。此过程报销人必须与公司财务办理单据交接手续；4、经公司财务经理或财务总监审核后自行交直属副总审批后，由直属副总再次审核，确定报销单是否支付，审核无误后在直属副总栏签字；5、若需总经理审批的，由公司财务经理交总经理在总经理栏签字后，将 差旅费报销单 （附件三）或 费用报销单 （附件五）直接交出纳付款。6、出纳收到 差旅费报销单 （附件三）或 费用报销单 （附件五），再次核实金额后及时将报销款划入员工工资卡，不得