第2讲-文书工作与档案管理-文书工作(1)

1、p 方法与要求方法与要求p 公文文种选用公文文种选用p 事务文书选用事务文书选用1-1 知识准备知识准备 公文的种类公文的种类是指文书各种不同的名称，通常也称为文种。不同的名称的通用文书能体现出文书制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文书的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文书工作的质量与机关工作效率有直接的影响。 一、文种选用方法与要求一、文种选用方法与要求p适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。p适应机关不同的行文关系，在选择文种时准确判

2、适应机关不同的行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。时迅速处理。p适应行文的具体要求，保证文书准确处理和公文适应行文的具体要求，保证文书准确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理工的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理工作的科学、高效作的科学、高效p适应不同文书种类要求，以准确把握不同文种的适应不同文书种类要求，以准确把握不同文种的写作规律，实现文书写作的规范化。写作规律，实现文书写作的规范化。1. 文种划分的意义文种划分的意义2. 文种划分的依据文种划分的依据国家行政机关公文处理办法国家行政机

3、关公文处理办法（2000年）年）规定了规定了13个行政公文文种；个行政公文文种；中国共产党机关公文条例中国共产党机关公文条例（1996年）年）规定了规定了14个党的机关公文文种。个党的机关公文文种。相同的文种相同的文种（9个）不同的文种不同的文种条例条例决定、意见、通知、通报、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、报告、请示、批复、函、会议纪要会议纪要决议、指示决议、指示、公报、条、公报、条例、规定例、规定办法办法决定、意见、通知、通报、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、报告、请示、批复、函、会议纪要会议纪要命令、公告命令、公告、通告、议、通告、议案案3. 文种选用的方法文

4、种选用的方法p 在发文机关权限内选用恰当的文种在发文机关权限内选用恰当的文种p 在发文机关和收文机关行文的关系准确定在发文机关和收文机关行文的关系准确定 位中位中选用文种选用文种p 在明确发文具体目的、要求后选用文种。在明确发文具体目的、要求后选用文种。二、行政公文的选用二、行政公文的选用1. 命令命令 （1 1）命令（令）的适用范围）命令（令）的适用范围 依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。施行强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 命令的使用有严格的权限规定，国务院发布行命令的使用有严格的权限规定，国务院发布

5、行政法规；省、直辖市、国务院特批的大市政府发布政法规；省、直辖市、国务院特批的大市政府发布规章、县级以上政府方有权使用。规章、县级以上政府方有权使用。 二、行政公文的选用二、行政公文的选用1. 命令命令 （1 1）命令（令）的适用范围）命令（令）的适用范围 依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。施行强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 命令的使用有严格的权限规定，国务院发布行命令的使用有严格的权限规定，国务院发布行政法规；省、直辖市、国务院特批的大市政府发布政法规；省、直辖市、国务院特批的大市政府发布规章、县级以

6、上政府方有权使用。规章、县级以上政府方有权使用。 （2）命令的特点）命令的特点 强制性强制性 权威性权威性严肃性严肃性（3）命令的种类）命令的种类 发布令发布令行政令行政令嘉奖令嘉奖令2. 决定决定 （1）决定的适用范围）决定的适用范围 对重要事项或者重大行动作出安排；对重要事项或者重大行动作出安排； 奖惩有关单位及人员；奖惩有关单位及人员； 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （2）决定的特点）决定的特点 规范性、指挥性、时效性规范性、指挥性、时效性 （3）决定的种类）决定的种类 法规性决定；指挥性决定；知照性决定法规性决定；指挥性决定；知照性决定3

7、. 公告公告 （1）公告的适用范围）公告的适用范围 向国内外宣布重要事项或法定事项。公告属于宣告向国内外宣布重要事项或法定事项。公告属于宣告文种。文种。 （2）公告的特点）公告的特点 广泛性、庄重性、限定性广泛性、庄重性、限定性 （3）公告的种类）公告的种类 周知性类公告；事项类公告周知性类公告；事项类公告4. 通告通告 （1）通告的适用范围）通告的适用范围 公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （2）通告的种类）通告的种类 执行性通告；告知性通告执行性通告；告知性通告 （3）公告与通告的区别）公告与通告的区别发布机关的级别不同发布机关的级别不同

8、发布事项的范围不同发布事项的范围不同发布事项的方式不同发布事项的方式不同所发布事项的特点不同所发布事项的特点不同5. 通知通知 (1) 通知的适用范围通知的适用范围 表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 (2) 通知的特点通知的特点 应用广泛、发文数量多、执行性与告知性兼有。应用广泛、发文数量多、执行性与告知性兼有。 (3) 通知的种类通知的种类 批转性通知；转发性通知；发布性通知；指示批转性通知；转发性通知；发布性通知；指示类通知；任免类通知类通知；任免类通知六、通报六、通报 （一）通报的适用范围（一）通报的适用范围 表彰先进、批评错误、传达重

9、要精神或者情况。表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 （二）通报的特点（二）通报的特点 典型性、教育性、真实性。典型性、教育性、真实性。 （三）通报的种类（三）通报的种类 表彰通报；批评通报；情况通报表彰通报；批评通报；情况通报 （四）通报和通知的同异之处（四）通报和通知的同异之处 1、相同之处、相同之处 都属于告知性文种，都要求有关单位和人员了解都属于告知性文种，都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动；都是下行文。公文内容或配合行动；都是下行文。 2、不同之处、不同之处 （1）发文目的不同；）发文目的不同； （2）内容不同；）内容不同； （3）发送对象不同。）发送对象不同。七、议案

10、七、议案 （一）议案的适用范围（一）议案的适用范围 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （二）议案的特点（二）议案的特点 法律依据性；事项的重大性；批准生效性；行政范法律依据性；事项的重大性；批准生效性；行政范畴的独特性。畴的独特性。议案议案 （三）人民政府的议案与人民代表议案的比较（三）人民政府的议案与人民代表议案的比较 1、两者的联系、两者的联系 （1）都有议案的提出权；）都有议案的提出权； （2）内容都关系国计民生；）内容都关系国计民生； （3）批准单

11、位是相同的。）批准单位是相同的。 2、两者的区别、两者的区别 （1）作者属性不同；）作者属性不同； （2）办理的办法不同；）办理的办法不同； （3）涉及的范畴不同；）涉及的范畴不同； （4）提出的时间不同。）提出的时间不同。八、报告八、报告 （一）报告的适用范围（一）报告的适用范围 适用于向上级机关汇报工作；反映情况；答复上级适用于向上级机关汇报工作；反映情况；答复上级机关的询问。机关的询问。 （二）报告的特点（二）报告的特点 汇报性、陈述性、具体性。汇报性、陈述性、具体性。 （三）报告的种类（三）报告的种类 工作报告；建议报告；呈请报告工作报告；建议报告；呈请报告九、请示九、请示 （一）请示

12、的适用范围（一）请示的适用范围 向上级机关请求指示、批准。请示事项一般是超出向上级机关请求指示、批准。请示事项一般是超出单位权限、无法实施的重要事项及无法解决的重大事单位权限、无法实施的重要事项及无法解决的重大事项。项。 （二）请示的特点（二）请示的特点 请准性、权限明确性、内容单一性。请准性、权限明确性、内容单一性。 （三）请示的种类（三）请示的种类 求示性请示；求示性请示； 求助性请示；求助性请示； 求准性请示求准性请示 （四）请示与报告的区别（四）请示与报告的区别 行文目的不同；行文目的不同； 行文时间不同；行文时间不同； 内容含量不同；内容含量不同； 上级办理不同。上级办理不同。（2）

13、命令的特点）命令的特点 强制性强制性 权威性权威性严肃性严肃性（3）命令的种类）命令的种类 发布令发布令行政令行政令嘉奖令嘉奖令2. 决定决定 （1）决定的适用范围）决定的适用范围 对重要事项或者重大行动作出安排；对重要事项或者重大行动作出安排； 奖惩有关单位及人员；奖惩有关单位及人员； 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （2）决定的特点）决定的特点 规范性、指挥性、时效性规范性、指挥性、时效性 （3）决定的种类）决定的种类 法规性决定；指挥性决定；知照性决定法规性决定；指挥性决定；知照性决定3. 公告公告 （1）公告的适用范围）公告的适用范围 向国

14、内外宣布重要事项或法定事项。公告属于宣告向国内外宣布重要事项或法定事项。公告属于宣告文种。文种。 （2）公告的特点）公告的特点 广泛性、庄重性、限定性广泛性、庄重性、限定性 （3）公告的种类）公告的种类 周知性类公告；事项类公告周知性类公告；事项类公告4. 通告通告 （1）通告的适用范围）通告的适用范围 公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （2）通告的种类）通告的种类 执行性通告；告知性通告执行性通告；告知性通告 （3）公告与通告的区别）公告与通告的区别发布机关的级别不同发布机关的级别不同发布事项的范围不同发布事项的范围不同发布事项的方式不同发

15、布事项的方式不同所发布事项的特点不同所发布事项的特点不同5. 通知通知 (1) 通知的适用范围通知的适用范围 表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 (2) 通知的特点通知的特点 应用广泛、发文数量多、执行性与告知性兼有。应用广泛、发文数量多、执行性与告知性兼有。 (3) 通知的种类通知的种类 批转性通知；转发性通知；发布性通知；指示批转性通知；转发性通知；发布性通知；指示类通知；任免类通知类通知；任免类通知六、通报六、通报 （一）通报的适用范围（一）通报的适用范围 表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况

16、。 （二）通报的特点（二）通报的特点 典型性、教育性、真实性。典型性、教育性、真实性。 （三）通报的种类（三）通报的种类 表彰通报；批评通报；情况通报表彰通报；批评通报；情况通报 （四）通报和通知的同异之处（四）通报和通知的同异之处 1、相同之处、相同之处 都属于告知性文种，都要求有关单位和人员了解都属于告知性文种，都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动；都是下行文。公文内容或配合行动；都是下行文。 2、不同之处、不同之处 （1）发文目的不同；）发文目的不同； （2）内容不同；）内容不同； （3）发送对象不同。）发送对象不同。七、议案七、议案 （一）议案的适用范围（一）议案的适用范围 适用

17、于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （二）议案的特点（二）议案的特点 法律依据性；事项的重大性；批准生效性；行政范法律依据性；事项的重大性；批准生效性；行政范畴的独特性。畴的独特性。议案议案 （三）人民政府的议案与人民代表议案的比较（三）人民政府的议案与人民代表议案的比较 1、两者的联系、两者的联系 （1）都有议案的提出权；）都有议案的提出权； （2）内容都关系国计民生；）内容都关系国计民生； （3）批准单位是相同的。）批准单位是相同的。 2、两者的区别、两者的

18、区别 （1）作者属性不同；）作者属性不同； （2）办理的办法不同；）办理的办法不同； （3）涉及的范畴不同；）涉及的范畴不同； （4）提出的时间不同。）提出的时间不同。八、报告八、报告 （一）报告的适用范围（一）报告的适用范围 适用于向上级机关汇报工作；反映情况；答复上级适用于向上级机关汇报工作；反映情况；答复上级机关的询问。机关的询问。 （二）报告的特点（二）报告的特点 汇报性、陈述性、具体性。汇报性、陈述性、具体性。 （三）报告的种类（三）报告的种类 工作报告；建议报告；呈请报告工作报告；建议报告；呈请报告九、请示九、请示 （一）请示的适用范围（一）请示的适用范围 向上级机关请求指示、批准

19、。请示事项一般是超出向上级机关请求指示、批准。请示事项一般是超出单位权限、无法实施的重要事项及无法解决的重大事单位权限、无法实施的重要事项及无法解决的重大事项。项。 （二）请示的特点（二）请示的特点 请准性、权限明确性、内容单一性。请准性、权限明确性、内容单一性。 （三）请示的种类（三）请示的种类 求示性请示；求示性请示； 求助性请示；求助性请示； 求准性请示求准性请示 （四）请示与报告的区别（四）请示与报告的区别 行文目的不同；行文目的不同； 行文时间不同；行文时间不同； 内容含量不同；内容含量不同； 上级办理不同。上级办理不同。请示例文请示例文请示例文请示例文请示例文请示例文十、批复十、批

20、复 （一）批复的适用范围（一）批复的适用范围 适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。 （二）批复的特点（二）批复的特点 针对性；权威性。针对性；权威性。 （三）批复的种类（三）批复的种类 专指性批复；普发性批复专指性批复；普发性批复批复例文批复例文十一、意见十一、意见 （一）意见的适用范围（一）意见的适用范围 对重要问题提出见解和处理办法。对重要问题提出见解和处理办法。 （二）意见的特点（二）意见的特点 作者广泛；内容具体；行文方向多样。作者广泛；内容具体；行文方向多样。 （三）意见的种类（三）意见的种类 政策性意见；工作性意见政策性意见；工作性意见十二、函十二、函 （一

21、）函的适用范围（一）函的适用范围 不相隶属机关之间商榷工作，询问和答复问题，请不相隶属机关之间商榷工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。求批准和答复审批事项。 （二）函的特点（二）函的特点 灵活简便；平行往来。灵活简便；平行往来。 （三）函的种类（三）函的种类 商榷函；询问函；请准函；答复函商榷函；询问函；请准函；答复函函例文十三、会议纪要十三、会议纪要 （一）会议纪要的适用范围（一）会议纪要的适用范围 传递会议情况和议定事项。传递会议情况和议定事项。 （二）会议纪要的特点（二）会议纪要的特点 行文关系的多样性；执行事项的依据性。行文关系的多样性；执行事项的依据性。 （三）会议纪要的种

22、类（三）会议纪要的种类 1、决议性和情况信息性；、决议性和情况信息性； 2、办公例会纪要和座谈会纪要、办公例会纪要和座谈会纪要 3、综合会议纪要和专门会议纪要、综合会议纪要和专门会议纪要会议纪要例文会议纪要例文知识要点知识要点2 常用事务文书常用事务文书一、计划一、计划 （一）计划的特点（一）计划的特点 目的性、超前性、实践性、协调性目的性、超前性、实践性、协调性 （二）计划的种类（二）计划的种类 按计划的时间分：多年规划、年度计划、季度计划、月度按计划的时间分：多年规划、年度计划、季度计划、月度计划计划 按计划的内容分：科研计划、教学计划、学习计划、军事按计划的内容分：科研计划、教学计划、学习计划、军事训练计划训练计划 按计划的性质分：综合计划、专项计划按计划的性质分：综合计划、专项计划 二、简报二、简报 （一）简报的特点（一）简报的特点 简、快、实简、快、实 （二）简报的种类（二）简报的种类 按日期分：定期、不定期；按日期分：定期、不定期； 按内容分：日常性简报、专题性简报、会议简报按内容分：日常性简报、专题性简报、会议简报 按形式分：单一简报、综合简报按形式分：单一简报、综合简报 按用途分：汇报性简报、动态