解读档案信息资源针对性收集模式

1、    解读档案信息资源针对性收集模式    孔凡莹摘  要：当今社会，由于计算机技术和网络技术的高度发达和普及，将人们代入到了一个信息化的时代，一个数字化的时代，档案信息资源也因信息化时代的到来，使得其使用价值与日俱增，档案管理工作也越来越受到人们的关注和重视。但是也正是由于信息时代的到来使得如今的信息资源处于“大爆炸”的状态，这对档案信息资源的收集带来了巨大的挑战，在一定程度上加大的档案信息资源收集工作的难度，利用档案信息资源针对性收集模式进行档案信息资源的收集能够大大的提升收集档案信息资源的质量，基于此本文将对档案信息资源针对性收集模式进

2、行解读。关键词：档案信息资源;信息收集;针对性;收集模式自从人类社会进入21世纪以来，网络技术与计算机技术就进入了一个飞速发展的阶段，直至今日计算机与网络已经成为人们日常生活中必不可少的基础设施，不仅如此网络和计算机的大面积普及也改变了档案的存在形式，档案的信息资源也呈现多元化的发展趋势，传统的纸质档案正逐渐被新型档案所代替，这即使档案管理遇到的一次巨大的发展机遇，又是档案管理遇到的一次巨大的挑战，特别是对于档案信息资源收集来讲，档案形式的改变、档案信息资源含量的扩大，这些是档案信息资源收集现需要面对的问题。为此对本文将以高校的档案收集为例对档案信息资源针对性收集模式进行解读。1 现阶段高校档

3、案信息收集工作的状态经过对我国高校的档案信息资源收集工作调查研究发现，目前我国绝大多数的高校的档案信息资源收集工作主要都是由社会兼职人员来完成，除此之外，在实际的档案管理工作中，各个职能部门的档案工作人员也有兼职人员的存在，并且所占比例还不少，人员的变动也非常的大。这是一个十分不好且非常严重的现象，因为这样会造成档案管理工作的各个环节不能进行有效的连接，从而导致档案得不到有效的利用，发挥不出档案信息资源应用的价值。高校的档案收集工作还存在这样一种现象，那就是有些部门在利用完档案信息资源之后不能及时的进行归档，特别是对于一些重要性很高的档案，这种现象尤其容易出现。同时高校工作人员对档案信息资源收

4、集工作的认识错误也是一个非常普遍的现象，有些工作人员错误的认为档案信息资源的收集工作只是档案管理部门自己的工作，和他人没有任何关系，因此对档案信息资源收集工作即不关心也不重视。这种种现象的存在都在一定程度上增大了档案信息资源收集工作的开展难度，如果不采取有效的措施对这些不良现象进行处理，那么不仅不能有效的、顺利的开展档案信息资源的收集工作，还会造成档案信息资源的流失，为高校和国家带来重大的损失。以我国某著名高校为例进行分析，该高校从建立档案馆开始就加大了档案管理工作的管理工作，档案信息资源的收集工作涵盖了学校日常工作的方方面面，但是该高校的档案信息资源收集工作还是存在着非常严重的问题，例如档案

5、信息资源的门类不全、档案信息资源的内容有缺失等等问题。就该校的教务系统来说，该校的教务系统需要进行收集、整理、归档的档案信息资源主要有以下几种：第一，综合性档案;第二，招生工作档案;第三，学科与实验室档案;第四，课堂教学与教学实践档案;第五，毕业生工作档案;第六，学位工作档案;第七，教材档案;第八，学籍管理档案。但是在实际的收集工作中只有第二、第五、第六、第八这几种档案进行了归档，其他种类的档案都因没有受到足够的重视而放在了相应的科室中，并没有及时的归入到档案馆进行科学的、有时效的统一管理。这样一来就为后期的档案信息资源开发和利用带来了极大的不便，极大程度的降低了档案信息资源的利用率。2 常规

6、收集方法2.1 定期集中收集模式2008年教育部和国家档案局共同制定并实施的高等学校档案管理办法第十八条中规定了高校档案材料归档时间：学校各部门应当再次学年6月底前归档;各院系等应当再次学年寒假前归档;科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。这就规定了学校各管理部门和业务机构，在工作中产生的各类档案资料，由产生形成档案资料的部门或个人，按照归档要求收集整理立卷，按规定时限向高校档案馆或综合档案室移交。每年开学的3月份到6月份基本上都是高校文书档案、教学文件、财会档案的收集高峰期，高校档案馆或综合档案室的馆藏档案基本也都是在这个时间里收集。集中收集可以依照

7、图例所示进行。基于这种档案收集工作网络体系，可以大大提高档案信息资源的收集效率，也为学校不断增加档案信息资源提供了组织保障。然而对于立卷较差的部门，档案材料的收集情况不尽理想，多是因为兼职档案管理员档案意识不高、经常调动、责任心不够等原因造成的。因此我们在进行常规性档案信息资源收集的同时还要采取针对性地档案信息资源收集模式。2.2 針对性地档案信息资源收集模式2.2.1 档案信息资源的跟踪收集于高校档案管理活动的全过程，确保档案的完整性和准确性，切实提高高校档案利用水平。对于校内重要活动信息资料的收集，宜采用现场跟踪收集的方法，对于应归档的文件材料，及时进行签字验收并归档，以保证文件材料的齐全

8、完整。对科研档案的收集，采取跟踪收集的方法，坚持做到“三个结合”，即坚持档案收集与计划管理相结合;坚持档案收集与成果管理相结合;坚持随时收集与现场收集相结合。随时收集往往与日常工作相结合，这种收集方式具有及时、灵活、简便的特点。再者例如知名学术研究者的学术报告、学术发言应注意及时录音整理;学术研究者去世后，对其生前留下的研究材料，档案管理人员不可能地进行鉴定验收并收集归档。2.2.2 档案信息资源的重点收集要保证学校档案收集的齐全与完整，在全面收集的同时，还应进行重点收集。首先是对重点部门档案的收集，重点部门指的是具有重要保存价值文件材料的形成部门，如学校办公室、组织、人事、教务、科研、基建等

9、部门。其次是对学校重大活动、重大事件、重大项目、重点人物档案材料的收集。掌握收集重点，可以防止学校主要档案材料的丢失和遗漏。3 结束语综上所述，可以清楚的看出高校的档案信息资源收集工作是一项极其复杂的工作，其中涉及了档案信息资源的收集、档案信息资源的整理、档案信息资源的归档，同时还可以清楚的看到高校档案信息资源收集中作中所存在的问题，管中窥豹这些问题也是社会中档案信息资源收集工作的常见问题和收集难点所在，为了有效的解决这些问题，就要采取档案信息资源针对性收集模式对档案信息资源进行档案信息资源的收集，只有这样才能提高档案信息资源的收集质量，提高档案信息资源的利用率与利用价值，为档案的开发与利用以及信息化建设打下结实的基础。参考文献1潘海燕.办公室文书档