试议数字信息档案长期安全保存策略

1、    试议数字信息档案长期安全保存策略    张琬渝摘要：在信息技术在各个行业的应用中，档案管理事业也在逐渐应用新技術手段，有效应用数字信息管理手段。但是在应用数字信息管理手段的同事，还要对档案的长期保存工作有所重视，有效利用现代化手段去管理数字信息档案，这也是未来档案管理工作的重要发展方向。当然，在数字信息档案管理过程中，要特别注意安全方面的问题，避免数字信息档案丢失、损坏，让数字信息档案能够长期保存。本文主要对数字信息档案长期的安全保存中的问题做简单分析，提供相应的保存策略。关键词：数字档案信息；策略；安全保存现在人们对档案信息越来越重视，各企事业

2、单位对档案管理工作更是重视，因为当值能够直接为企事业单位的发展提供重要依据，有着较强的意见性和参考价值，所以在数字信息档案的长期安全保存上也就特别关注。从我国当前的档案管理来看，还是存在一定的问题，主要是因为档案管理工作刚刚进行数字化管理模式，其中的缺陷也是比较多的，因此在数字信息档案长期保存方面还需加大研究力度，提出切实可行的保存策略，这样也能让数字档案管理工作的质量有所提升。1 数字档案长期保存中存在的问题1.1 档案真实性问题我国以前在档案管理工作上都是传统的纸质档案管理方式，在这个基础上开展数字化的档案保管方式，首先要做的工作就是加工和扫描，而在这个过程中也会衍生很多问题，比如扫描识别

3、率不能达到100%，从而使得档案信息出现失真的现象；选择参数出现错误，导致档案保存工作出现分类不明的情况，进而提升档案的失真性。再就是在数据迁移的时候也避免不了出现一些问题，最终在恢复数据信息的时候出现一定的困难等问题。1.2 存取方面的问题对档案信息进行数字化管理，主要依靠的就是介质条件，比如计算机，一般情况下计算机语言在三个月的时候就需要更新一次，如果多年后再恢复档案信息，并不能保证档案信息数据完全恢复出来。同时，在利用计算机读取档案信息数据的时候是需要相应的计算机设备的，要是计算机设备出现了问题，会直接导致档案数据不能顺利读取以及保存。不同的软件在运行的时候都有一定的环境要求，所以在不同

4、载体上储存数字信息档案都不能相互更替，要是不能转化，读取信息时候就会受到影响。1.3 档案管理技术落后网络技术发展比较迅速，且明显高于社会发展步伐，所以也使得在新技术的应用上需要一定的适应时间，加上我国在网络技术的创新发展上没有过多的技术支持，导致新技术应用上还比较吃力。当前，我国数字信息档案长期保存主要应用的技术进行身份识别、电子签名以及信息隐藏技术等，但是这些新技术还处于诸多档案管理技术的一小部分，要是没有专业的管理人员进行操作，应用因技术还是有一定难度的，这也是继续解决的问题。1.4 安全性问题再是数字信息档案长期安全保存中，最重要的问题就是安全，特别是在比较复杂的社会环境中去管理档案信

5、息，这其中会涉及到很多企事业单位的机密文件，还有诸多个人隐私，利用计算机系统对数字信息档案进行管理的话，一旦计算机的系统遭到了黑客入侵，很容易损害到档案信息，因为计算机系统在自我保护方面是比较薄弱的，所以档案信息容易被删除或者被篡改，也不能够长期保存。对于这一问题，相关技术人员要特别重视，改善数字信息档案保存的安全性，降低安全问题出现的几率。2 数字档案信息长期保存策略分析2.1 建设政策性法规我国应该制定专门的法律、法规.为数字档案管理提供可靠的保障。一是加快制度建设。要根据我国的实际情况，借鉴国外在数字档案管理的经验基础上，建立科学的、有利于数字档案长期保存的法律制度；二是建立数字档案安全

6、评估制度。制定一系列的保证数字档案资源长期保存的体系结构；三是建立数字档案信息安全标准。档案部门应加强网络安全防范和信息系统安全技术的研究。研制出适合我国情况的数字档案的安全管理标准和技术。2.2 数据备份与恢复策略建立有效的数据备份和恢复机制。档案信息系统产生数字资源的日备份，定期大备份，备份服务器的数据同步更新备份，成本不高，方便实用备份的时候要注意备份的完整性，一个完整的备份主要包括数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划；数字形态的档案资源主要应该采用异地镜像保存的方法，这样可以防止自然灾害所带来的毁灭性的灾难。2.3 数字迁移和数字仿真技术目前数据迁移是数字信息资源长期保存

7、的较优选择。在迁移的过程中可以改变部分格式或者存储载体。这样可以便于用户据此判断出所需信息的真实可靠性以及这些数字资源与原始记录之间的联系。数据仿真新的系统环境下建立一个兼容原始数据、设备及其管理系统的运行环境，使得原来的数据、设备和系统能运行在现行的软硬件系统上。是延迟技术淘汰的一种方法。2.4 计算机防火墙与防病毒技术防火墙的安全策略主要有两条：一种是禁止方式的防火墙，就是防火墙把所有不允许的通讯都给禁止掉，只能通过被允许的数据信号；另外一种是允许方式的防火墙。所有信号除了被禁止的都是可以通过的防病毒技术。除了安装防火墙外还有以下几种：一是安装杀毒软件，安装正版的杀毒软件，并且定时地更新和

8、扫描；二是建立局域网。档案系统不接入互联网，并且尽量限制使用移动设备；三是预订电子邮件病毒警报服务。保证整个网络信息系统运行机制的安全可控。2.5 物理安全策略在当前愈发复杂的管理环境中，就更加需要采取一定的方式对数字信息档案进行科学化的管理。一是要严格遵守管理制度，防止外人非法进入计算机机房，避免各种偷窃和破坏活动；二是要严格控制服务器和管理软件的访问权限，利用用户访问认证，严格规定用户和管理人员权限，防止有意和无意的非法操作所造成的系统安全问题；三是防止电磁泄漏。确保服务器有个良好工作环境。结束语对于数字信息档案管理工作来说，要想让其长期安全保存，首先要在良好的储存载体上下功夫，这其中是需要多种先进技术手段支持的，同时还要保证数字档案的知识可靠性、安全性以及长期可存性。在数字档案保存期间，要全程都进行数字化安全技术管理，提升档案管理人员的专业技术水平以及作风教育，确保数字信息档案能够安全的被保存下来。此外，做好数字信息档案的长期安全保存工作，也有助于现代科学技术的进步，促进档案信息管理事业的进一步发展。参考文献1陈敏.档案数据迁移载体的选择策略研究j.数字与缩微影像，2014（03）2其米格.事业单位数字档案管理的重要性及其应用j.东方企业文化，2015（23）3孙杨民，刘昆鹏