谈事业单位档案管理的现状及对策

1、    谈事业单位档案管理的现状及对策    张璇摘 要：在事业单位发展建设时，档案管理是较为重要的内容，对事业单位综合发展效益有着重要影响。本文主要针对事业单位档案管理工作中存在的问题和对策展开分析，并根据具体问题提出了相应解决措施。关键词：事业单位档案管理;事业单位现状分析;解决对策在事业单位档案管理中一般是采用传统人工管理的方式，在日常管理过程中，工作人员因重要事项需要对档案信息重复统计工作，在一定程度上会使工作人员的日常工作更加烦琐，同时，采用人工档案分类管理模式的缺点是容易出现数据错误，严重影响事业单位综合发展效益。因此，在今后我国事业单位发展

2、建设时，应该逐渐转变传统档案管理工作中存在的问题。1 现如今我国事业单位档案管理工作存在的问题1.1 对档案管理工作的重视力度不足在我国档案管理工作实际建设时，事业单位对该项工作的重视力度不足，经常会存在各种各样的问题。同时，相关工作人员的责任意识和服务意识不足，只是一味注重档案的无限堆积，在后期使用时经常会出现较为混乱的局面，严重影响事业单位各项工作的开展。1.2 把管理设备相对落后在传统事业单位发展建设时，有一部分管理者认为，档案管理工作对事业单位综合发展效益的提高影响不大，对这部分内容的重视力度不足，企业管理者投入的技术设备不足，只是采用传统人工管理的模式，不仅不能有效提高档案管理工作效

3、率，在实际搜索档案内容时经常会搜索错误的情况。因此，在今后事业单位发展建设时，应该加强对计算机设备的引入力度，从而促使档案管理工作能够更加井然有序化，能够在最短时间内搜索到相关档案内容，也能有效降低管理人员的工作任务。2 解决事业单位档案管理工作问题的有效措施2.1 逐渐提高档案管理工作人员综合素养在今后我国事业单位发展建设时，相关管理人员应该注重提高工作人员综合素养，从而促使事业单位档案管理工作能够更加井然有序化，主要措施可以从以下几个方面展开论述分析。第一，可以定期召开工作人员参加技术交流培训会，在技术交流培训会上可以向工作人员介绍档案管理的相关工作技巧和工作技能。第二，应该逐渐提高工作人

4、员责任意识和服务意识，应该促使工作人员了解到本案是国家重要财富之一，是促进事业单位健康发展的重要内容。第三，档案管理服务中心应该定期组织工作人员进行相关电子设备使用技巧和应对付故障性问题的解决能力，使得工作人员在使用电子设备统计档案信息出设备故障性问题时，能够在较短时间内解决故障性问题，防止对档案管理正常工作进度造成影响。只有这样，工作人员在后期工作时才能减少懒散和懈怠工作情绪，认真对待每项工作内容和管理内容。2.2 逐漸完善事业单位档案管理规章制度档案信息对现如今我国社会和地区的发展进步有着重要的借鉴意义，但在传统事业单位档案管理过程中由于各项规章制度不健全，在一定程度上会造成档案管理难度较

5、大。因此，在如今信息化档案管理过程中应该加强各项规章制度的制定，在潜移默化中减少档案管理工作中出现无序混乱的局面，主要措施主要包括以下几个方面。第一，档案管理服务中心在录入档案信息时应该更加统一化，对于档案中的字体、格式、排版有更加明确化的规定，进而在一定程度上使得档案信息更加规律化，方便档案管理后续查找工作高效率进行。第二，档案管理服务中心在对档案进行分类保存的过程中，应该按照不同分类指标妥善保存，同时应该将纸质版档案信息统一录入计算机系统，使得各类档案信息分类更加具体化，方便后续工作人们查找相关档案信息。2.3 完善事业单位档案管理各项设备在传统档案管理过程中，由于基础设备较为简陋，档案管

6、理服务中心在进行档案分类处理和保管的过程中大多数是采用人工分类的方式，在一定程度上使得工作人员的工作任务量增大，同时人工档案分类方式也存在分类准确度不高等问题，进而使得工作人员在后期查找档案信息时查找环节较为复杂，也有可能出现档案丢失的问题。因此，在今后档案管理服务中应该根据档案管理的不同步骤合理采购计算机和打印机等相关电子设备。同时，档案管理服务中心在挑选相关硬件设备的过程中更应该从多方面考虑，选择质量较好、使用寿命较长的相关硬件设备。2.4 注重事业单位档案管理安全防护随着现如今我国信息化建设的逐渐普及和发展，信息化为现如今人们的生产和生活带来了巨大便利性。档案服务管理中心的档案信息逐渐在

7、互联网公开，进而在一定程度上有利于促进人们更加方便快捷的查询档案信息，减少了传统人工档案管理模式中的各种烦琐工序。但是随着现如今档案信息的逐渐公开，也会一些不法分子盗取档案信息带来了可能，档案服务管理中心的档案信息大多是一些机密性文件，一旦被不法分子盗取利用便会造成严重的后果。因此，在如今档案信息化管理过程中应该加强网络安全设备，档案管理服务中心工作人员对于档案中较为重要的机密性文件更应该加强防护工作，从而防止事业单位档案信息被不法分子盗取。2.5 逐渐建立高效率的网上档案管理系统随着我国科学技术水平的逐渐提高，信息技术逐渐应用到人们日常生活工作中的各个角落，从而为人们群众日常生活工作提供了更加便利化的服务。3 结束语总而言之，随着现如今我国信息化建设逐渐普及，传统档案管理模式向信息化管理模式转变逐渐成为社会发展的必然趋势。因此，在现如今档案管理过程中应该完善各项规章制度、完善档案管理基础设备、加强档案管理安全防护、增强工作人员专业知识技能，进而在一定程度上加强信息档案管理工作建设，为现如今人们的生产生活提供了便利化服务。参考文献