档案分类编号规定

1、档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地 为公司各项工作服务，特制定本规定。、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档 案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大 类进行保管。厅P名称代号1合同类H2行政管理类G3会计档案类K4资产类Z5声像类S6荣誉证书类R7项目管理类X8图书管理类T三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组 成。公司代号与档案代号用“ /”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间

2、用“一”隔开“H&H”为公司代号，即为“北京瀚海阳光物业经营管理有限公司”拼音首字母名称的 缩写。档案保管期限的代号：永久卷用“ A”表示；长期卷用“ B”表示（合同类）；2年卷用 “C”表示（人事类），标在挡案袋的封面上。四、公司各类档案编号模式:1、合同类：H&H /X(XX) HXXXXX XXX| I案卷顺序号1 年代号属类号部门名称项目名称合同类属类号分为：F房屋租凭类；T其他类。2、行政管理类：H&H /X(XX) GXXXXX XXX 案卷顺序号年代号 属类号部门名称项目名称行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报；

3、D 档案信息管理。3、会计档案类：H&H /X(XX) KXXXXX XXXI I案卷顺序号1 年代号属类号部门名称项目名称会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。4、资 产 类：H&H /X(XX) ZX XXXX XXXI I案卷顺序号1年代号 属类号部门名称项目名称资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。5、声 像 类：H&H /X(XX) SXXXXX XXXI案卷顺序号年代号 属类号部门名称项目名称声像类属类号分为：L录像类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。6、荣誉证书类：H&H /RX XXX 案卷顺序号属类号荣誉证书类

4、属类号分为：Z证书类；B奖杯类。7、项目管理类：H&H /X（XX） MXXXXX XXX I案卷顺序号年代号 属类号部门名称项目名称8、图书管理类：H&H /TXX XXX| 编码属类号图书管理类属类号：物业管理书 WG;其他工具书QG;会计书KJ;招标书ZB;购买杂 志GZ;订杂志DZ。五、档案编号示例:H&H /QBG GR 2015 001上述编号的文件是：北京瀚海阳光物业经营管理有限公司青清项目部办公室201长期行政管理人事管理以及培训计划类第001号文件。六、档案电子版归档：1、将所有归档的档案扫描成PDF的格式存入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索

5、 的档案信息。以便日后查找。2、档案资料的文件夹结构模式是：1-项目名称-年度-部门名称-年度-档案类型名称-归档文件案卷名称 -月度-文件名称 （这种结构模式适合管理类档案，基建类档案）；2-项目名称-年度-部门名称-年度-文件名称（这种结构模式适合设备档案，实物档案， 音像档案）。3、电子声像类档案的名称要应简明概括、准确反映电子声像(照片、录音、录像等)的基本内容，包括：时间、地点、人物、事由附件一：归档范围及保管期限表名称属类号归 档 范 围保管期限(H)F1、房屋租赁合同永久合同 类T2、其它类合同长期1、筹建本公司的可行性报告，申请与政府批文。2、营业执照、资质证书永久3、公司验资

6、报告永久4、公司的经营目标、长期规划以及总体发展规划。永久5、本公司董事会议永久(G)行(Z)政(1)会议纪要、记录、重要的汇报材料。(2)，庄文件。6、本公司颁发的决定、决议、指示、条例、规定、通知、通报等。永久长期务(1)重要的永久政综(2) 的长期7、公司关于企业官理的各项规章制度，以及各职能部11的职责范管合围和岗位责任制。8、公司的设计部的各种工作流程、出图制度以及质量控制管理的长期相关规定。长期9、公司的财务的基本情况报表。理(1)年度的；永久(2)季度和月份的。永久10、其他文件类类(H)会总1、本公司的各种工作计划、总结、报告。(1)年度或年度以上的。长期议结纪汇(2)季度、月

7、份的。2、本公司各职能部门形成的工作计划、总结。长期长期长期长期要报3、公司会议形成的重要文件、记录。4、公司年度活动计划。(D)1、本公司概况，大事记及反映本公司重要活动的各种文件材料。永久档案2、本公司编印的简报。长期信息管理3、本公司档案管理各种规章制度和办法。4、本公司档案验收文件以及交接清单。5、档案目录、销毁清册、凭证。6、本公司财产、物资等的交接凭证、清册。7、监控、巡视等记录永久永久 长期 长期保管名称属类号归 档 范 围期限1、本公司员工入/离职档案、个人资料及签订的劳动合同。(R) 人 事 管 理2、3、4、5、6、本公司对职工任免、升级、调资、技术职称聘任的文件资料。本公

8、司人事劳资方面的各项规章制度。本公司对职，奖励、处分的文件资料。本公司录用、转正、定级、调资的文件材料。本公司工资条例及标准。长期 长期 长期 长期 永久 长期培训7、8、员工花名册。公司对先进个人的表彰和奖励的文件资料。>_t 1 4, ;一 r 、r 1 1 、 t (、 .、.> ? > .r. r. ， , 、/ r r 、r，、r长期计划9、贝工数目培训“划、力杀啊个大化科。(1)重要的。长期2年(2)的。(P)会计凭证1、2、原始凭证、记帐凭证。银行存款对帐单、银行存款余额调节表。长期长期1、总分类帐、明细分类帐。永久(K)会(Z)会计2、3、银行日记帐、现金日记

9、帐。固定资产明细帐、固定资产卡片。永久永久计档帐簿4、辅助帐簿。(凭证、账簿等)永久案类(B)1、年度财务报告。永久或长期会计报表2、3、月、季、年财务报表及财务分析。公司内部各种统计报告长期长期(H) 会计 综合 类1、2、3、会计移交清册。会计档案保管清册。会计档案销毁清册。长期长期长期(Z) 资 产 类家具 (J) 电器 (D) 设备 (S)1、各种办公家具统计表。2、各种电器维修保养手册以及统计表。3、各种设备的维修保养手册以及统计表。永久永久永久(R)荣誉证书类证书(Z)奖杯(B)1、本公司荣欣颁发的奖状和证书。2、登载本公司作品的报刊、杂志。3、各种奖品事物。永久 长期 永久名称属

10、类号归 档 范 围保管期限(S) 声 像 档 案 类(G)照片(Z)反转片(P)录像带(L)1、反映公司发展过程的录象带、照片、剪报。2、公司举办各种集体活动，文体活动的照片。3、公司召开重要会议的照片、录象带。4、领导及贵宾来本单位视察、参观时形成的照片、录象带等材料。5、外出开会参观、考察带回来的有查考保存价值的照片、录象带。6、公司获得的奖状、奖杯、奖品、奖章和证书的照片。7、公司职工教育、员工培训情况的照片、录象带。8、公司一般性会议形成的照片。9、各类工程实景照片、反转片以及光盘。10、与有美单位和客户的留存的照片、录音、录像等。11.日常监控类影像资料(遇宿重大事件按公司指示办理)

11、永久永久永久永久永久永久永久长期长期长期不得少于半年(X) 项目 管理 类(WL往来函件1、图文传真、联系函、各类通知以及会议纪要等。2、设计变更、补疑、澄清。3、招投标文件。4、施工检查、图片以及对应图纸长期 长期 长期 长期(FA)力杀设计1、方案设计图册。2、效果图。3、装修方案请示长期长期(SG施工图设计1、施工图蓝图、皎，图蓝图。2、商业区、小区、楼层等改造的施工图长期长期(DZ)1、往来函件。长期电子2、方家设计成果。长期文档3、施工图设计成果。长期1、各部门日常运行记录文件。2年-3年(JL)2、紧急事件处理过程记录。2年-3年记录3、应急预案。长期文件JG1、物业管理书。长期(T)QG2、其他工具书。长期图书JH3、行政管理书。长期管理MS4、会计书。长期类GZ5、购买杂志。长期DZ6、订杂志。长期档案管理职责划分、管理部主任档案管理职责划分：1、本公司与其他单位来往的合同及文件原件归档管理2、行政管理类3、资产类:、办公室主任档案管理职责划分：1、项目管理类2、合同管理3、声像档案管理类4、荣誉证书类5、员工档案资料管理（分项）6、公司各类活动资料收集管理（分项）7、图书管理类8、资产类:、客服管理员档案管理职责划分：1、房屋租赁合同类2、客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查