大型商场办公室主任岗位工作流程

1、大型商场办公室主任岗位工作流程一、行政管理1、会议工作 ：业务分析会：每周五 13:30（日期、时间以某店为例，各商场可据实调整）工作程日期时间 工 作 步 骤序1. 会 议周 五 安排业务文员通知各业务部门经理 / 主管及通知10:00 前 其他相关人员参会。2. 会 场周五安排行政文员提前做好会场准备。准备13:00 前准时参会。遇事向商场总经理/店长请假；周五3. 参会 与会人员签到，建档；13:30 安排业务文员做好会议记录。安排业务文员撰写业务分析会会议纪要；4. 会 议业务分析会会议纪要初稿校审，交业纪要 撰周五下午务文员修改；写、 上至周六“ H业务文员将业务分析会会议纪要初稿1

2、2:00 前报报商场总经理 / 店长审阅、修改、定稿；业务文员将业务分析会会议纪要上报 中心总经理、分管副总裁审阅。5. 会 议周六业务文员建档业务分析会会议纪要；纪要 建 档、 下 发13:00 后业务文员下发 业务分析会会议纪要 ，各 部门经理 / 主管签收。6. 执 行 会议 决 议周五会议结束后 作为办公室 / 店长办负责人执行会议有关 决议; 监督、考核各部门经理/主管执行会议决议。办公例会： 每周六 13:30（日期、时间以北京 * 东四环店为例，各商场可据 实调整）工作程日期时间 工 作 步 骤 序1. 会 议周六安排业务文员通知各部门经理 /主管及其他通知10:00、八前相关人

3、员参会。2. 会 场周六安排行政文员提前做好会场准备。准备13:00、八前准时参会，汇报办公室上周工作总结、本周计划;周六遇事向商场总经理 /店长请假。如有重要内3. 参会容需汇报或协调，提前安排业务文员或指定13:30部门员工参会汇报;与会人员签到，建档; 安排业务文员做好会议记录 安排业务文员撰写办公例会会议纪要4. 会 议周六下午纪要 撰至周日写、 上12:00 前报5. 会 议纪要 建 周 日 档、 下 13:00 后 发6. 执 行周六会议会议 决结束后议 办公例会会议纪要初稿校审，交业务文员修改； 业务文员将办公例会会议纪要初稿报商场总经理 / 店长审阅、修改、定稿； 业务文员将办

4、公例会会议纪要上报中心总经理、分管副总裁审阅。 业务文员建档办公例会会议纪要； 业务文员下发办公例会会议纪要给各部门经理 / 主管，各部门经理 /主管签收。 作为办公室 / 店长办负责人执行会议有关 决议； 监督、考核各部门经理/主管执行会议决议商场员工大会： 每月第二周星期一， 18:30 后（日期、时间以北京 * 东四环 店为例，各商场可据实调整）工作程日期时间 工 作 步 骤序 联系、确认分管副总裁、中心总经理参会1. 大 会提前 3 日与否；筹备 协调商场企划部设计、制作会场背板、横2. 拟 定 大会议 程3. 会 前 准备4. 会 前 检查幅等终端； 通知物业、安保部门经理会议举办具

5、体日期和时间，请其安排人员提前做好会场布置 的准备（若无会议室），或安排行政文员做好 会议现场布置准备（有合适的会议室） 。 拟定大会议程，报商场总经理/店长审阅、确认； 安排业务文员下发员工大会通知，各部门提前 2日经理/主管签收； 业务文员在商场办公区公示栏公告员工大 会议程/通知； 业务文员建档每月员工大会议程 /通知。 安排行政文员通知各部门经理 /主管组织 本部门全体员工参会； 有关会议资料、物品等的准备到位；提前 1日 安排行政文员提前落实次日参会人员的晚餐； 安排驾驶班班长或行政文员提前落实好车 辆于次日大会结束后送员工下班回家。 提请、监督行政文员、企划部经理或物业、安保部经理

6、安排人员及时准备好会场；大会当天会议资料、物品、员工晚餐等的准备到位 通过驾驶班班长或行政文员安排车辆于会后送员工下班回家组织办公室 / 店长办员工参会；5. 举 行大会当天会议安排业务文员做好会议记录； 参加、主持员工大会； 安排行政文员或安保、物业部经理组织员工会后清场，恢复秩序。6. 会 议纪要撰会后 2 日写 、 上内报 业务文员撰写员工大会会议纪要； 校审员工大会会议纪要并交业务文员修改； 业务文员将修改后的员工大会会议纪要 ，报商场总经理 / 店长审阅、修改、定稿； 业务文员将员工大会会议纪要上报中 心总经理、分管副总裁审阅。7. 会议纪要建会后 2 日档 、 下内发 业务文员建档

7、员工大会会议纪要； 业务文员下发员工大会会议纪要，各部 门经理/主管签收。8. 执 行会议次日会议决起议 作为办公室 / 店长办负责人执行员工大会 有关决议； 监督、考核各部门经理/主管执行大会决议商场年度总结表彰大会： 每年春节后一周内， 正月十五元宵节前 （各商场根据 各自实际情况确定会议日期和时间） 。工作程 序1. 确定 大会日 期2. 下发 会议通 知3. 成立 会务组4. 大会筹备春节前 请示商场总经理 / 店长，确定大会日期。日期时工作步骤 间 拟定召开商场总结表彰大会的通知； 大会通知报商场总经理 / 店长审阅、通过； 业务文员下发大会通知， 各部门经理 / 主管签收 春节前?

8、 业务文员在商场办公区公示栏公告大会通知； 业务文员建档大会通知文件。 确定会务组和责任人，明确职责，分工协作；春节前召开第一次会务组责任人会议，落实各项工作。 安排行政文员联系、落实好会场或酒店； 安排行政文员通知各部门经理 / 主管届时组织员工参会，要求上报参会人员数量、名单及表演 春节前节目；5. 拟定 大会议春节上班后第草拟大会议程； 联系、确认分管副总裁、中心总经理参会与否1、2天大会议程报商场总经理 / 店长审阅、确认； 安排业务文员下发大会议程， 各部门经理 / 主管 签收； 业务文员在商场办公区公示栏公告大会议程。 安排行政文员再次落实会场或联系酒店，确认无变化； 再次联系、确

9、认分管副总裁、中心总经理参会与否；春节 上与否；班后第召开会务组会议，布置、推进大会各项工作；1、 2 天如邀请厂商、营业员及商场所在地行政职能部门领导参会，安排各相关部门负责人分发邀请； 如需调派车辆，安排行政文员提前联系、确定6. 会前准备提前 1天 最后一次召开会务组会议，汇总大会各项工作完成情况，协调解决困难事项； 安排行政文员通知各部门经理 / 主管落实本部门员工参会，安排好大会当天商场重点岗位值班人员； 安排行政文员再次联系酒店，确认次日会务所需场地、音响设施、宴席等的准备到位； 安排行政文员再次联系调派的车辆； 邀请有关领导、人员出席； 安排行政文员落实所有奖状、奖品以及其他物

10、品的准备到位。 安排行政文员组织相关部门 / 人员提前到酒店 作好现场布置；大会当天有关物品提前送到酒店；安排驾驶班班长或行政文员落实好车辆于大会 结束后送员工下班回家。组织办公室 / 店长办全体员工参会；7. 举行大会当安排业务文员做好会议记录；会议天参加、主持员工大会。落实业务文员撰写总结表彰大会会议纪要8. 会议校审会议纪要并交业务文员修改；纪要撰会后 2日内业务文员将修改后的总结表彰大会会议纪要写、上报报商场总经理 / 店长审阅、修改、定稿；业务文员将员工大会会议纪要上报中心总经理及中心分管副总裁审阅。9. 会议业务文员建档总结表彰大会会议纪要；纪要建r.、r,1*会后 2业务文员下发

11、会议纪要，各部门经理/主管档、下日内发签收。10. 执会议次作为办公室 / 店长办负责人执行员工大会有关行会议日起决议。决议监督、考核各部门经理/主管执行大会决议。办公室一周工作例会： 每周日 16:30（各商场办公室 /店长办根据各自实际情况 确定会议日期和时间） 。工作程序日期时间工作步骤1. 通知周日10:00 前安排业务文员通知办公室 / 店长办员工下午 开会。2. 会 场 准备周六16:00 前安排行政文员提前做好会场准备。组织、主持会议：上周办公室/店长办工作小结，提出工作中存在的问题及解决方案；3. 举 行周日本周工作部署； 商场本周工作重点； 办公室 /会议16:30店长办团队

12、建设及协作等事宜。安排业务文员做好会议记录。4. 建 立台帐周日下午安排业务文员作会议记录、建档，无须撰写会议纪要。同城两店 /多店业务互动会议： 每月一次，轮流承办（各商场可根据各自实际 情况确定会议日期和时间）工作程序日期时间工作步骤1. 会 议提前 2 天通知本商场各部门经理 / 主管作好参会及通知交流发言准备； 请各部门经理 / 主管提前安排好会议当天 部门工作。2. 会 场提前一小如在本商场开会，安排行政文员提前做好会准备时场准备。3. 组 织组织本商场各部门经理 /主管准时参会；会议当天参会提前准备、携带好参会必需资料。4. 会 议纪要撰会议次日写、上报5. 执 行会议结束会议决后

13、议 根据领导安排撰写会议纪要； 上报会议纪要给各商场总经理 / 店长审阅、 修改； 上报会议纪要给中心总经理、分管副总裁审阅； 根据需要下发会议纪要给同城各商场或中 心各商场； 业务文员建档会议纪要。 作为本商场办公室 / 店长办负责人执行会 议有关决议； 监督、考核本商场各部门经理/主管执行会 议决议；中心部门经理会议： 每季度间）。1次（各中心根据各自实际情况确定会议日期和时 如需上报会议决议执行情况，按会议决议 或上级领导要求按时、如实汇报。工作程序日期时间工作步骤通知本商场各部门经理 / 主管做好参会及交1. 会 议提 前 3流发言准备；通知天请各部门经理 / 主管提前安排好会议期间部

14、门工作。会议期2. 组 织间参会3. 会 议会后 1-2纪要撰日写、上报4. 执 行会议结会议决束后议组织本商场各部门经理 / 主管准时参会； 提前准备、携带好参会必需资料。 根据领导安排撰写会议纪要； 上报会议纪要给中心总经理审阅、 修改、定 稿； 上报会议纪要给分管副总裁审阅； 根据需要下发会议纪要给中心各商场； 本商场业务文员建档会议纪要 作为本商场办公室负责人执行会议有关决议； 监督、考核本商场各部门经理/主管执行会议决议； 如需上报会议决议执行情况， 按会议决议或 中心总经理、 分管副总裁要求按时、 如实汇报0集团办公条线会议： 每年 1-2 次工作 程序日期时间 工 作 步 骤上报

15、集团文件给商场总经理 / 店长参阅；请示商场总经理 / 店长确定参会人员；1. 请 示汇 报接获集团文件的当天或次日安排行政文员上报参会人员名单给集团会 议联络人；安排行政文员通知相关人员按集团要求参会，并下发或公告集团文件；各参会人员开始准备参会资料；安排业务文员存档集团文件2. 会 前准 备 安排行政文员再次联络参会人员，确认 /催办参会资料的准备到位；提前 2-3 安排行政文员购买火车票；天 安排行政文员联系集团办公室条线会议联络人，落实酒店、回程车票等事宜。3. 参会 组织参会人员到达集团指定的会议地点； 提前 1 天 与集团办公室主任或会议联络人对接工作会议当天组织参会人员准时参会会

16、议次日组织参会人员返程4. 执返回商场向商场总经理 /店长（如未参会）汇报集团办公条线会议的主要精神， 商讨、制定落实方议 决 案； 如需上报本商场行动方案， 按会议要求上报 作为商场办公室 / 店长办负责人执行会议有 关决议； 如涉及商场重要事项安排， 在商场最近的办 公例会或员工大会等会议上宣贯， 落实集团办 公条线会议精神及商场总经理 / 店长的工作指 示。集团总结表彰大会： 每年 1 次，春节前工 作 日 期 时工作步骤 程序 间 上报集团文件给商场总经理 / 店长参阅； 请示商场总经理 / 店长确定参会人员；接获集1.请团文件示汇的当天报或次日 安排行政文员上报参会人员名单给会议联络

17、 人； 安排行政文员通知相关人员按集团要求参会 ，并下发或公告集团文件； 各参会人员开始准备参会资料； 安排业务文员存档集团文件。2. 先按集团 组织各类先进的评选并上报中心、集团审批进评规定的选、上报时间期；限组织一事一奖的评选并上报中心、集团审批请示商场总经理 / 店长确定本商场负责集团 总结表彰大会晚会节目的负责人或组委会；3.节目编排、上报按集团节目负责人筛选或编排晚会节目，确定演职规定的人员；时间期指导、监督节目编排和进程，并协助商场总经理/店长审核节目；安排行政文员将商场节目及演职人员名单上报集团。4.会 前准 备提前 1 周 安排行政文员落实赴集团参会的车辆或车票安排行政文员再次

18、联络参会人员作好参会准备，通知行程安排；提前 2-3天 安排行政文员联系集团总结表彰大会会议联络人，落实酒店、回程车票等事宜； 赴集团参会费用的申请，办理相关财务手续确认赴集团参会的车辆或车票的落实5. 参会组织参会人员到达集团指定的会议地点；提前 1 天落实与会人员的食宿安排；与集团总结表彰大会会议联络人进行工作对 组织参会人员准时参会； 现场组织获奖人员领奖或安排参会人员代领会议期间奖； 各项奖状、奖金的集中管理； 现场指挥或指导本商场晚会节目的演出。组织、安排部分参会人员返程；会后 1-2组织、参加中心会议或集团条线会议；日组织、安排剩余参会人员返程。 与商场总经理 / 店长根据会议精神

19、商讨、 制定 落实方案； 如需上报本商场行动方案，按会议要求上报6. 执返回商行会场后一议决月内议 作为商场办公室 / 店长办负责人执行会议有 关决议； 监督、考核本商场各部门经理/主管执行会议有关决议； 在商场年度总结表彰大会上再次表彰获奖人 员、颁发奖状，宣贯集团年度工作总结和新一 年工作计划等会议精神， 落实商场总经理 / 店长 的工作指示。工作日期时间程序1. 请 接获集团 示汇 文件的当 报 天或次日2.总结计按集团规划的定的时间撰写、期限上报集团责任总结、目标责任汇报大会： 每年1次，春节后一个月内工作步骤 上报集团文件给商场总经理 / 店长参阅； 请示商场总经理 / 店长确定参会

20、人员； 安排行政文员上报参会人员名单给会议联 络人； 安排行政文员通知相关人员按集团要求参 会，并下发或公告集团文件； 各参会人员开始准备参会资料； 安排业务文员存档集团文件。 根据集团年度总结表彰大会的有关精神， 修 改、调整本商场年度工作总结及新一年目标责 任书，报商场总经理 / 店长审阅、修改； 安排业务文员上报修改后的商场年度工作 总结及新一年目标责任书给中心总经理、 分管 副总裁审阅、修改、定稿； 安排业务文员上报商场年度工作总结及新 一年目标责任书定稿上报集团责任总结、 新一 年目标责任汇报大会会议联络人； 业务文员建档商场年度工作总结及新一年目标责任书定稿。?提前 1 周安排行政

21、文员落实赴集团参会的车辆或车票。安排行政文员再次联络参会人员作好参会 准备，通知行程安排； 赴集团参会费用的申请， 办理相关财务手续 3. 会 ；?前准 安排行政文员联系集团责任总结、 目标责任 备提前 2 天汇报大会会议联络人， 落实酒店、回程车票等 事宜； 准备 2 份商场总经理 / 店长汇报的商场年度 工作总结、新一年目标责任书， 1 份交商场总 经理/店长保管， 1份留存备用。组织参会人员到达集团指定的会议地点；提前 1 天4. 参会 会议期间 落实与会人员的食宿安排； 与集团责任总结、 目标责任汇报大会会议联 络人进行工作对接。 组织参会人员准时参会。 组织、安排部分参会人员返程；会

22、后 1-2 组织、参加中心会议或集团条线会议;日 组织、安排剩余参会人员返程。5.执行会返回商场议决后一月内议 与商场总经理 / 店长根据会议精神商讨、制 定落实方案； 如需上报本商场行动方案， 按会议要求上报 作为本商场办公室 / 店长办负责人执行会议 有关决议； 监督、考核各部门经理/主管执行会议决议 在商场月度员工大会上宣贯集团总结、 目标 责任大会的有关精神；组织、主持签约仪式， 各部门经理 /主管与商场总经理 /店长签订新 一年度的目标责任书、廉洁自律责任状 、安 全责任书等。2、总结计划员工工作周报：A.个人员工工作周报：（日期、时间以北京 * 东四环店为例，各商场可据实调整）工作

23、日期时间工 作 步 骤程序1. 填每 周 五个人亲自填写、完成员工工作周报写18:00 前2. 上周五 18:00报 批上报商场总经理 /店长审阅、批注、八前阅3. 参 每 周 六阅 修 10:00 前阅读商场总经理 /店长的批阅意见建议或 要求； 如须补充、完善，按总经理/店长的要求 修改、调整。4. 上每周六报 建 上报业务文员建档员工工作周报 10:00 前档B.办公室/店长办员工员工工作周报：（日期、时间以北京 * 东四环店为例，各商场可据实调整）4.员工上报建每周日10:00 前上报业务文员建档员工工作周报工作程序日期时间工作步骤1.员工每周五员工本人亲自填写、 完成员工工作周报；填

24、报18:00 前?每周六上报办公室主任批阅。办公室 /店长办主任批阅办公室员工的 员工工作周报；2. 批阅10:00 前将员工工作周报返回员工参阅、完善。3.员工每周日阅读办公室 /店长办主任的批阅意见、建议或要求；参阅修改10:00 前如须补充、完善，按办公室/店长办主任的要求修改、调整。部门工作周报：A.办公室/店长办部门工作周报：（日期、时间以北京 * 东四环店为例，各商场可据实调整）工作程序日期时间工作步骤1.填每周五亲自填写、完成办公室 / 店长办部门工作写10:00 前周报。2.上 报批 阅每周五10:00 前上报商场总经理 / 店长审阅、批注。3.参 阅修 改每周六10:00 前

25、 阅读商场总经理 / 店长的批阅意见、建议 或要求； 如须补充、完善，按总经理/店长的要求修改、调整4.上每周六报建上报业务文员建档部门工作周报10:00 前档B.其他部门部门工作周报：（日期、时间以北京 * 东四环店为例，各商场可据实调整）工作日期时间工作步骤程序每 周 日各部门经理 / 主管填写完成本部门部门工10:00 前作周报。每 周 日各部门经理 / 主管上报本部门部门工作周10:00 前报给商场总经理 / 店长批阅。每 周 一各部门经理 / 主管参阅、修改、调整部门10:00 前工作周报。每 周 一各部门经理 / 主管上报本部门部门工作周10:00 前报给办公室 / 店长办业务文员

26、建档。部门月工作总结计划：A.办公室/店长办月工作总结计划：（日期、时间以北京 * 东四环店为例，各商场可据实调整）工作程序日期时间工作步骤1. 填写每月 28 日亲自填写、 完成办公室 / 店长办月工作总18:00 前结计划。2. 上报每月 28 日上报商场总经理 / 店长审阅、批注。批阅18:00 前3. 参阅每月 29 日阅读商场总经理 /店长的批阅意见、 建修改12:00 前议或要求；4.上报每月 29日如须补充、完善，按总经理/店长的要 求修改、调整。上报业务文员建档办公室 /店长办月工建档12:00 前作总结计划B.其他部门月工作总结计划：（日期、时间以北京 * 东四环店为例，各商

27、场可据实调整）工作日期时间程序每月 28 日18:00 前工作步骤每月 28 日18:00 前每月 29 日12:00 前每月 29 日12:00 前各部门经理 /主管填写完成本部门月工作 总结计划。各部门经理 /主管上报本部门月工作总结 计划给商场总经理 /店长批阅。各部门经理 /主管根据商场总经理 /店长 的审阅意见建议或要求，修改、调整本部 门月工作总结计划。各部门经理 /主管上报本部门月工作总结 计划给办公室 /店长办业务文员建档。商场月工作总结计划：（日期、时间以北京 *东四环店为例，各商场可据实调整）工作程序日期时间工作步骤1. 撰写每月 1 日12:00 前完成商场月工作总结计划

28、的撰写。2. 上报每月 1 日将月工作总结计划上报商场总经理 /店长审阅12:00 前审阅。3. 参阅每月 3 日根据商场总经理 /店长审阅的意见、建议修改10:00 前和要求进行修改、定稿。安排业务文员将商场月工作总结计划4. 上报每月 3 日上报中心总经理、分管理副总裁审阅；、建档10:00 前业务文员建档商场月工作总结计划部门年度工作总结、目标责任书：每年12月10-20日工作程日期时间工 作 步 骤序 按集团要求，与商场总经理/店长研究商 定，草拟各部门撰写、 上报本部门年度工作 总结、新一年目标责任书的文件通知；1. 发文12月 10日、公告 将文件报商场总经理 /店长审阅、修改、

29、定稿； 安排业务文员发文，各部门经理/主管签收； 业务文员在商场办公区公示栏上公告文件；业务文员存档文件。作为办公室 / 店长办负责人，撰写办公室 /12 月 10-18店长办年度工作总结及新一年目标责任书；2. 撰写日指导、监督各部门经理/主管撰写年度工作总结、新一年目标责任书。各部门经理 /主管将本部门年度工作总结、3. 上报12月 18日新一年目标责任书上报商场总经理 /店长审审阅18:00 前 阅。4. 参阅12月 20日根据商场总经理 /店长审阅的意见、建议和修改18:00 前 要求进行修改、定稿。各部门经理 /主管将本部门年度工作总结、5. 上报新一年目标责任书上报办公室 / 店长

30、办主任办公室12月 20日备份，办公室 / 店长办主任将以此为依据，主任备份18:00 前撰写商场年度工作总结及新一年目标责任书。各部门经理 /主管补充、完善本部门年度 工作总结、新一年目标责任书，形成定稿；6. 完善各部门经理 /主管将本部门年度工作总结、上报、新一年目标责任书上报办公室 /店长办主1 月 1-5 日、建档任，以此作为撰写商场年度工作总结及新一年目标责任书的依据；各部门经理 /主管将本部门年度工作总结 、新一年目标责任书，上报办公室 /店长办业务文员建档商场年度工作总结、新一年目标责任书：每年12月20-30日工作程日期时间工 作 步 骤序12月1. 撰写20-30 日以商场

31、各部门年度工作总结、新一年目标责 任书为依据，撰写商场年度工作总结、新一 年目标责任书。2.报审12月 30初稿日前 将商场年度工作总结、新一年目标责任书 报商场总经理 / 店长审阅、修改、初定稿； 安排业务文员上报中心总经理、分管副总 裁初审。3. 完善1 月 5 日、定稿前 根据各部门经理 / 主管修改、 补充的本部门年度工作总结及新一年目标责任书，修改、 完善商场年度工作总结及新一年目标责任书? 按中心总经理、分管副总裁的初审意见和 要求进行修改、完善，形成定稿。4.上报1 月 5日、建档 安排业务文员上报中心总经理、分管副总 裁终审； 业务文员建档商场年度工作总结、目标责 任书。5.

32、集团 春节后一集团召开年度责任总结、目标责任大会前大会上月内，由业务文员上报集团大会会务组制作大会资料； 提前打印好商场年度工作总结、目标责任 书，交商场总经理 / 店长在集团大会上汇报， 办公室/ 店长办主任备份。3、外联：政府部门等的日常联络工作程日期时间工 作 步 骤序每季度一提前做好外联计划，包括外联单位、方式、1. 规划次费用等。外联前一请示商场总经理 / 店长，按计划开展外联公关2. 请示周工作。每季度一3. 联络次 提前确定外联单位。主要外联单位有：商 场所在地省、市、区政府及工商、公安、城 管、消协、技监局、街道、地方党工团等职 能部门及有关组织。 联络周期：原则上每季度联络或

33、拜访一次 ；充分利用节假日合并公关，一般在节假日 前 10-15 天运作。 联络方式：视情形电话联络、上门拜访、 礼节性宴请等。4. 汇报/ 次日5. 建立Zzk肚W千外联当天台帐/ 次日外联前6. 财务1-2 日手续外联后 1周内外联当天重大节日相关单位、人员的公关工作 程日期时间序年度+节1. 规划前规划外联前2. 请示1-2 周节前 1-23. 联络周 提前预约：与外联对象提前预约，安排好 外联。向商场总经理 / 店长汇报每次外联的情况和 外联成果。每次外联的对象、情况、结果等有关事宜建 立台帐。办理财务手续，申领财物。外联费用报销，办理财务手续。工作步骤提前做好外联的计划，包括外联单位

34、、人员 、方式、费用等。按商场总经理 / 店长确定的方案开展外联； 请示商场总经理 / 店长， 按计划开展外联公关 工作。 节日类别：春节，元旦、圣诞，中秋。以 春节为主。 公关对象：各外联单位领导、有工作关系的科职员 公关方式：电话、贺卡；重要单位和领导：宴请；礼物 / 礼金卡等。 提前预约：提前预约外联对象，安排好外联。4. 汇报外联当天/ 次日向商场总经理 / 店长汇报每次外联的情况和 外联成果。5. 建立外联当天每次外联的对象、情况、结果等有关事宜建台帐/ 次日立台帐。6. 财务外联前1-2 日办理财务手续，申领财物。手续外联后 1周内外联费用报销，办理财务手续。行政执法、突发事件等的

35、公关工作程日期时间 工 作 步 骤 序1. 现场 即时接 待事发第时间 遇到或接获通知后，第一时间赶赴现场接 待或处理（若不在商场，立即联系、安排相 关人员接待或处理） ； 了解来人及事件的有关情况； 突发、紧急事件紧急处理2. 通知了解情况后，根据职能部门对口归属管辖或相关负事件类别，通知商场总经理 / 店长或相关部门责人主当时负责人即时到场，作为主接待者、主指挥者接待或现场指挥、处理事件或参与接待、处理事件参与。3. 现场即时处 当时理4. 上报事后第请示时间5. 善后规定期限处理内6. 总结事后一周 现场协调、处置相关问题； 一般性问题或事件当场解决，重大事件、 超越职权事项即时上报商场

36、总经理 / 店长请 求指示。 接待或事情处理完毕后，第一时间将有关 情况和结果上报商场总经理 / 店长； 如需善后处理，可同时汇报处理意见、方 案，并请求商场总经理 / 店长的进一步工作指 示。按相关要求和程序，遵照商场总经理 / 店长的 指示，主动、积极处理、协调，直至圆满完 成。反省 内协同相关部门经理 / 主管制订同类事件的对于安全、媒体负面报道等重大突发事件 ，要组织、配合相关部门对事件发生的原因 、处理过程、处理方案、处理结果等形成书 面材料；紧急预案； 组织或协助相关部门对有关部门人员或商场全体员工进行学习、反省； 对于肇事者和相关责任人，按集团和商场 的规章制度予以处理。来访、考

37、察、会务等的接待工作 程日期时间 工 作 步 骤 序接获通知1. 领会1 小时内 /精神当日 领会文件或领导通知接待的精神； 汇报商场总经理 / 店长（如不知情），商定 接待事项； 确定接待日期、人物、规格、事由等重要事项。2. 确定接获通知接待议2 小时内/程当日 确定接待会务组，落实各项工作责任人或 接待人员； 落实各项接待事宜； 安排行政文员将接待议程下发给各责任人3. 保持接待前联络贵宾来访、考察及大型重要会务： 保持与对方的联络； 组织接待会务组、责任人或接待人员召开 碰头会，每日 / 定期监控接待工作进度；大型会务需发邀请函的， 提前 10天发送邀 请。4. 接待 前期准 备5.

38、现场接待 接待专用财、物的申领与安排； 安排专人落实接待用车、食宿、现场准备 提前 2-3等事宜；天 召开最后一次会务组会议，协调、推进各项接待工作。 安排专人落实接待专用礼品、食品和其他提前 1 天物品； 检查各项接待工作是否准备到位。亲自或安排专人全程、现场接待及接送安接待当天排；/数日安排专人组织相关部门、人员清理现场等6. 结算费用接待结束 当天/次 日 与相关单位结算费用； 财务报销。7. 答谢8. 建 立 台帐电话、邮件、手机短信等方式答谢嘉宾，接待结束增进情感；一周内征求嘉宾意见、建议，以利今后改进、提升。接待结束落实行政文员建立接待工作台帐。次日重要客户来商场购物的安排、协调工

39、作程序日期时间工作步骤接获各级领导通知后，与客户联络，了解1. 了解接获通知相关情况。情况1 小时内 /对口条线外联单位或人员的购物，请示集当日团相关领导意见，按要求安排、协调购物事宜，并汇报商场总经理 / 店长。2. 联 系接获通知联系业务部门寻求支持、帮助。客户有明确业务部2 小时内 /要求的，按客户要求联系相关厂商，初步洽门当日谈商品种类及价格等。3. 客 户厂商初步有关情况及时反馈客户；反馈洽谈后根据客户需求调整或确定商品等。4. 陪 护 购物接待中现场亲自陪护购物或安排专人陪护购物，帮 助客户完成购物行为。按客户要求落实送货上门、安装等售后服5. 售 后客户要求务；服务期限内10 日

40、内联系客户，了解商品使用及售后服务质量等情况。完成购物后，按领导要求或与客户商定的6. 结 算售后一周费用跟销售厂商结算；费用内财务手续的办理。7. 建 立台帐售后建立外联工作台帐。政府、行业协会等组织的会议、活动的参加工作 程日期时间序工作步骤接获通知1. 领会1小时内/精神当日接获通知2. 填报2小时内/资料当日3.会议会议/活/ 活动动前前准备 领会文件或领导通知接待的精神； 汇报商场总经理 / 店长（如不知情），商定 有关事项，按总经理 / 店长要求、指示参加会 议或活动；对口条线外联单位的会议、活动，及时请 示集团相关领导研究，待决定后按指示参会 或参加活动。按有关单位发文的要求填报

41、参会 / 活动资料、 提供企业有关材料、办理会务费用等相关事 宜。重要会议、重大活动： 提前与会议 / 活动组织单位联系沟通，确定 参会/ 活动的有关细节； 保持与对方的联络； 行程及交通工具等的安排、确定； 若有集团领导或其他员工参加的，提前抵 达会议/活动地点，做好后勤保障工作； 领导若需发言，提前准备好书面文字、PPT等资料，并经领导审阅、确定；如需提供会务组，则提前上报；会议/ 活动期间，办公室 / 店长办或商场有 关工作的妥善安排。4. 参会会议/ 活组织准时参会。/ 活动动期间5. 结算返回商场履行财务报销手续。费用后6. 建立活动结束建立参会 / 活动工作台帐 台帐后会议/活7.

42、 宣传动结束一报道周内8. 内部返回商场分享后 重要会议、重大活动特别是集团领导出席 、发言的，需在事后撰写相关文章，并视重 要性在第一家居内报内刊或社会媒体上 公开宣传报道； 领导发言文章及宣传报道文章、资料的建档。视会议/活动的重要性，在商场相关层级会议 、学习培训活动时，介绍、交流会议 / 活动重 要内容、精神，与商场员工一起分享。外联名单的整理及公司资料的邮寄工作程 日期时间 工 作 步 骤 序1.汇总 商场开业各部门经理 / 主管提供外联人员名单给办、制作前至开业公室/ 店长办行政文员，确保姓名、单位、职外联名初期务、地址等要素无误；册行政文员汇总、制作整个商场的外联名册2. 补充、

43、更新 即时名册各部门经理 / 主管及时补充、更新外联人员 名单给行政文员；行政文员更新整个商场的外联名册。3. 每半每年 6 月年审核、12月、修正 行政文员每半年打印一次外联名单，交商 场总经理 /店长及各对口条线部门经理 / 主管 审阅、修正； 商场总经理 / 店长、各部门经理 /主管审阅 、修正外联名单； 行政文员根据商场总经理 / 店长及各部门 经理/ 主管的审阅、修正，更新、完善整个商 场的外联名册，并建档； 商场外联名册如需提供给集团相关部门， 按要求上报。4. 公司即时，按资料的期次邮寄第一家居等公司资料，均按集团、商 场总经理 / 店长以及商场有关部门的要求，安 排行政文员寄送

44、；行政文员建立邮寄工作台帐公司内部接待工作程日期时间 工 作 步 骤接到各级领导通知后，通过领导了解或直接联系来人： 确定来人级别、人数及随同人员姓名、性1. 了解情况接获通知 别等基本情况；1 小时内 / 确定来人的飞机航班号或火车车次及抵达当日时间； 确定来人的行程天数及主要行程安排等； 了解来人在食宿、用车等方面的要求。落实专人安排车辆接送； 落实专人作好食宿安排；接获通知如需要，落实专人代订机车票;2. 落实接待2 小时内 /落实专人准备接待礼品（集团领导公关用当日）、物品（水果、茶水等） 、所需资料等；3. 现场接待4. 后续工作 如领导到本商场会晤当地领导、接待参观考察、指导工作等

45、，安排专人提前一小时准 备好会议室 / 接待室、参观考察等场所。 落实专人作好现场接待；接待期间 重要领导及需协调工作关系的亲自接待领导有事后任务安排的，按领导的要求办 接待后规理；定期限内若涉及费用，办理好费用的结算和财务报5. 建立台帐销手续。接待后 24、文书工作：商场文件的起草、工作程序报审、发文日期时间 工 作 步 骤安排行政文员建立外联工作台帐 日内1. 起 草 文件 按商场总经理 / 店长的要求起草商场内部 文件，或建议商场领导为加强商场管理等事 需要时 项发文；按集团公司行文的规范和格式等要求起草 文件。2. 上 报 审阅文件起草文件上报商场总经理 / 店长审阅；的 当 日 /

46、根据商场总经理 / 店长的审阅意见、要求进次日行修改并定稿。业务文员负责发文，商场各部门经理/主管3. 发 文、建档文件审定签收；之日/ 次 业务文员将文件在商场办公区公示栏公告 业务文员建档文件作为办公室 / 店长办负责人执行文件精神。4. 执 行文件下发、监督之日起监督、考核各部门经理/主管执行文件精神各部门重要文件、资料的撰写、校审工作程日期时间 工 作 步 骤 序1. 各部门提出起草 、需要时撰写协助 各部门重要文件、资料撰写后，按各部门 经理/主管要求进行校审； 如需要，代各部门撰写、校审重要文件、 资料； 按集团行文规范和格式等要求起草文件或 撰写资料。文件、资2. 上 报料起草、审阅撰写的当日/次日 由各部门经理 /主管或由办公室主任上报 文件、资料给商场总经理 /店长审阅； 根据商场总经理 /店长的审阅意见、要求进 行修改并定稿。文件资料3. 发 文审定之日、建档/ 次日 由各部门经理 /主管或由办公室 /店长办业 务文员发文，商场各部门经理 /主管签收； 各部门经理 /主管或业务文员将文件在商 场办公区公示栏公告；业务文员建档文件、资料4. 执 行文件下发、监督之日起监督、考核各部门经理/主管执行文件精神各级领导所需文章的撰写、