新时期高校档案利用服务工作初步研究

1、    新时期高校档案利用服务工作初步研究    邹诗华摘要：现在我国社会经济的发展速度已经逐渐趋向于更为快速的状态，在这样的环境下，档案的重要性也变得越来越明显，而且档案利用服务工作也随之产生。对于高校来说，档案利用服务工作的存在不仅可以提升高校的建设水平，同时还可以使教师自身的教学质量得到保障。所以下文将对新时期下高校档案利用服务工作进行研究。关键词：新时期;高校;档案利用;服务工作其实对于档案这一词语来说，大多数人对其都不陌生，但是档案利用服务工作的存在，却是很少有人知道的。对于高校的档案来说，其所记录的就是高校从建立以来的历史，这些历史都是高校中

2、的每一位领导、每一位教师以及每一位学生共同制造的，而且也是每一个人对高校进行了解的一个重要资料。但是现在我国社会经济的发展脚步已经变得越来越快，所以在这样的环境下，高校就要考虑怎样才可以使相关的档案工作可以与社会经济的发展始终保持一致，同时现在各个高校之间的竞争也变得越来越激烈，在面对这一情况的时候，高校中的领导也要去思考怎样才可以提升自己的竞争力。1 高校档案利用服务过程中存在的问题1.1 高校档案利用服务的对象单一对于高校来说，其档案利用服务所面对的对象主要是学生，其次才是老师或者是学校另外的一些工作人员，这样的工作情况会在很大程度上阻碍高校档案服务工作的发展。其实高校的档案利用服务工作主

3、要意义是为了高校可以朝着更好的方向发展，同时也为高校提供一些可以发展的方向等。但是由于高校档案利用服务的对象相对来说比较单一，而且大多数情况下，高校档案利用服务工作都是不具有对外开放性的，所以这样一来高校就很难提升自身的知名度，同时还会在一定程度上阻碍高校的发展。1.2 档案利用服务工作的观念陈旧对于我国的任何一个行业来说，相关工作人员在对档案进行管理的过程中，所使用的大多都是比较传统的管理模式，同时在管理过程中所秉承的观念相对来说比较传统，大部分管理人员都会认为档案是具有最高程度的保密性的，对于单位外部人员来说，都不能随意对档案进行查看。但是现在我国已经逐渐转变为了一个信息化的时代，所以以往

4、的档案管理模式已经不再适合现在的时代发展背景。对于我国的档案管理来说，工作人员所秉承的工作原则基本上都是“你借我调”，这种档案的使用模式具有很大程度的被动性，而现在高校的档案利用服务工作也是如此，如果高校档案利用服务工作长期处于这一状态，那么档案自身所拥有的使用价值根本得不到完全的发挥，同时高校自身的竞争水平也就很难得到提升。1.3 传统的工作方式跟不上时代发展的步伐现在我国的档案管理工作人员大多数都缺乏一定程度的创新意识，在对档案进行收集以及管理的过程中，从始至终使用的都是同一种工作模式。现在我国的信息技术已经处于了一种高速发展的阶段，而且网络在社会上也得到了更加广泛的普及，虽然档案基本上都

5、是以纸质的形式存在，但是现在已经是信息时代，纸质档案已经无法满足社会在发展过程中的要求。同时管理人员在对纸质档案进行管理的过程中，出现工作失误的概率相对来说还比较高。除此之外，对于高校档案利用服务工作来说，其中所包含的档案基本上都不是最原始的档案，如果相关的工作人员想要查找原始档案或者是查找更为详细的档案，那么就需要通过档案馆才可以得到。但是档案管的存在很大程度上束縛了整个高校档案利用服务的工作效率，同时还会对其发展造成一定程度的影响。2 新时期高校档案利用服务工作出现问题的原因2.1 高校缺乏档案意识现在对于我国的高校来说，其工作重点基本上都放在了学生身上，很少会有高校去重视对于档案的管理，

6、甚至有些高校中，存放时间相对来说比较长的档案很有可能已经丢失。除此之外，基本上只有高校中的领导才能对所存放的档案进行查看，基本不对外开放。在这样的环境下，连高校都没有重视档案的管理，那么相应的档案管理人员也就根本不会严格的执行自己的工作，这也就会在很大程度上阻碍高校档案利用服务工作的发展。2.2 档案管理方面的资金相对来说比较少高校中的领导基本上都没有对档案管理工作有过多的重视，所以高校对于整个档案管理工作所投入的资金相对来说就会比较少，由于投入资金的缺乏，这也就会导致整个档案的管理模式处于落后的状态，同时高校中相关的档案管理人员也无法去学习一些与时俱进的管理模式以及管理理念等，这样一来整个高

7、校档案利用服务工作也就无法发挥出自身最大的作用。除此之外，资金的缺乏还会导致档案管理人员所使用的设备相对来说比较落后，对管理人员的工作效率造成很大程度的影响。最后对于那些长期存放的纸质档案来说，这些档案会受到存放环境的影响，产生潮湿发霉的现象，而由于管理设备的落后，这些档案都无法得到较高程度的还原，最终这些档案只能被废弃掉，对高校的发展造成一定程度的影响。2.3 档案管理工作对于经济的发展无关紧要其实大多数人都认为档案管理工作的存在意义并不大，档案管理工作的情况也根本不会影响到我国整个社会的经济发展。正是因为人们的这种意识，使得档案管理工作在高校中根本得不到应有的重视，整个高校的发展也会止步不

8、前。其实如果档案管理工作的水平以及质量可以得到保障，那么高校在发展的过程中就会因为该项工作的存在获取更多的利益，高校领导一定要对档案的重要性以及档案管理工作的重要性有一个充分的认识。3 解决高校档案利用服务工作中的问题途径3.1 实行网络化管理，扩大服务范围在信息化的今天，以往的档案管理模式已经很难满足现在社会发展的需求，所以现在高校可以针对档案管理工作实行网络化的管理。网络化管理的存在不仅可以在很大程度上提升档案管理人员的工作效率，同时还可以为高校在档案管理工作中节约更多的物资以及人力等，其实更为重要的是，网络化管理模式会在最大程度上降低档案丢失的概率，也会减少管理人员在对档案进行管理时出现

9、失误的频率。最后，高校还可以把整个档案利用服务工作的覆盖的范围进行适当的扩大，以便可以有更多的人可以因为高校档案利用服务工作的存在得到相应的便利，而且整个档案查询工作的程序也可以变的更加简易，节省人们的时间。3.2 转变档案利用服务工作的服务观念，与时俱进对于我国高校的档案利用服务工作来说，大部分工作人员所持有的观念基本上都是比较传统的，这些工作人员普遍认为，该校档案利用服务工作只能为高校中的教师以及学生提供相关的服务，其他人员并不享有该项权利。如果档案长期存放在这样的工作观念下，那么不但档案自身的价值得不到充分的利用，同时方案利用服务工作的质量也无法得到保障。所以针对这一情况，工作人员在面对

10、那些可以公开的档案时，就可以适当的对服务工作范围进行扩大性调整，以便更多的人都可以享受到这一服务工作所带来的便利。同时，相应的工作人员还要注意，一定要根据我国社会的发展情况对自己的工作观念进行不断的更新，使其保持在与时俱进的状态。3.3 改变档案管理的工作方式经过调查结果可以显示，现在我国大多数档案管理人员所使用的工作方式都存在着一定程度的问题，比如不适合现在社会的发展，或者是不符合所在学校的发展情况。所以针对这些工作方式的问题，档案管理人员就需要对自己的管理模式进行改变，對于高校中的档案管理来说，就一定要结合高校的实际发展情况以及社会的发展情况的那个多个方面，创建出具有科学性的管理制度，挑选

11、适合高校的管理模式，只有这样，整个档案管理工作的水平才可以得到提升。同时，现在社会对于整个档案管理的要求已经不再停留在速度以及精准度的标准上，而是又对其提出了要具有科技性的要求。所以档案管理人员一定要对自己的工作方式进行改变，同时在改变的过程中，还要注意一定要符合高校档案利用服务工作，以便这一工作可以更加顺利的开展。3.4 培养新型的档案管理人才现在，我国高校中大部分档案管理人员的年龄相对来说都比较大，同时其秉承的思想相对来说也比较传统，如果高校领导想要对其思想进行转变，那么在短时间内是根本实现不了的，甚至也有可能是根本不能实现的。所以针对这一情况，高校就可以选择聘请富有经验的管理人员去培养出新一批的档案管理人才，并且对整个档案管理工作的制度以及模式及等进行改革。这样一来，高校中的档案管理工作才可以更加满足档案利用服务工作的要求，同时新的档案管理人才也可以在很大程度上使得整个档案管理工作的效率得到提升。4 结束语总之，高校档案利用服务工作的存在，不仅可以使高校所拥有的档案发挥自己最大的价值，同时还可以推动整个高校的发展。但是高校档案利用服务工作