内控： - 中科院大气所计财处

1、中国科学院大气物理研究所财务借款与报销管理实施细则（试行）所属各部门：为了切实加强我所财务管理和内部控制，有效预防控制各类风险发生，根据国家相关财经法规及我院各项财务管理制度，并结合我所的实际情况，对我所财务借款、报销等有关规定制定以下实施细则，请认真执行。第一条 各部门应重视财务报销工作，安排熟悉财务报销流程的人员办理借款报销业务，按照“谁借款，谁报销”的原则，代理借款人应负责完成报销的全过程。各类借款、报销单据在报请相关职能部门及所领导审批前（如需要），至少应分别由“经费负责人”、经济事项的“经办人”及能够证明该笔业务真实性的“验收证明人”三人签字，上述三人相互监督，对该笔业务的真实性、合

2、规性和及时报销负责。各部门应保证内控制度有效，不使内部控制流于形式。第二条 财务借款、报销业务应在所ARP网上报销系统中进行，报销人按报销内容不同在网上报销系统中填写不同类别的借款单/报销单，认真详细填写借款/报销事由、金额、课题号、结算方式等，打印好并由各级责任人审批签字后，将纸制单据和网上单据一并提交给财务人员进行审核（二者缺一不可）。（详见：网上报销注意事项及简要操作规程）。根据中国科学院会计档案建档规范中对会计档案整理立卷的有关要求，ARP网上报销系统报销单及借款单的打印应统一使用专用打印纸（尺寸大小为：265mm X 132mm），如使用其他打印纸打印，打印后必须裁切成与专用打印纸相

3、同尺寸。此外，根据档案规范要求，会计凭证所附原始单据折叠粘贴时应去除金属物，故请报销人员不要使用订书钉等金属物固定原始单据。第三条 报销人提交报销的发票须为合法、有效票据，一般包括税务机关统一印制的发票和财政部门统一印制的行政事业性收据。从单位外部取得的各种发票，必须要有两章，即税务部门（或财政部门）监制章和发票出据单位的财务专用章（或发票专用章），各单位使用的内部收据不能作为报销凭据。“发票台头”（客户名称或付款单位等）处须填写我单位全称“中国科学院大气物理研究所”，不得使用“中科院大气所”、“大气所”等简称。票据品名、数量、单价、总价等各项内容应填写齐全，品名摘要应清晰具体，不得以大类代替

4、（一次购买物品种类较多的，也可另附商家开具的明细清单（或购物小票）。票据金额及日期不得涂改，且金额大小写应一致。经办人取得发票时，应按发票上提示的方法通过网上查询等方式验证发票的真伪，在确认发票真实、合法后方可提交报销。第四条 各类大额开支的借款及报销需附有合同、协议等双方认可的文字材料原件（分期付款的首次付款时应附合同原件），其中：合同签署单位、开具发票单位及收款单位三者应严格一致。所内审批手续应完备，并及时报销。第五条 办公实验用房、建筑物（或场地）的建筑安装维修改造等工程款项在借款及报销时需附有合同及工程预算书，并经行政资产处审核批准，按国家规定属于限额内工程项目的，应按有关规定实行定点

5、采购。第六条 科研用仪器设备的购置、租用、研制、改造，以及材料、配件、低值器具等的购置按照大气物理研究所采购管理暂行规定（气发2008115号）文件执行，金额在1万元以上的，须经科技处审批，金额在10万元以上的(含)需附课题预算书。照相机、摄像机等特殊商品的采购，应根据课题任务需要提交申请，经科技处审批后，方可借款/报销。凡列入政府采购范围内的商品和服务，应依照政府采购有关规定进行采购，未按政府采购规定采购或政府采购手续不全的不予借款、报销。购置仪器设备、家具、材料等单据的报销，单价在1500元以上的专用仪器设备需经科技处按固定资产登记入库、并验收证明；1000元以上的家具类物品，需经行政资产

6、处按固定资产登记入库，并验收证明；未达到固定资产标准的低值器具，也需经科技处（或行政资产处）验收证明。第七条 各部门采购办公用品（消耗材料）、电脑配件、劳保用品、图书资料等在报销时，凡所提供发票不能详细列明所购物品名称、单价、数量等信息的，需附商家开具的所购物品明细清单（或购物小票），明细清单应包括所购物品的名称、单价、数量、总价等项内容，其汇总金额应与发票金额相符。严禁使用公款以购买办公用品（耗材）、劳保用品、图书资料等名义购买商业预付卡，或用于个人消费、请客送礼等。根据财政部、科技部关于专项经费中“材料费原则上不可用于购买普通办公材料，确有必要购买与课题研究相关的办公材料时，数量不宜过大，

7、并详细说明”的相关规定，各专项经费课题应严格控制采购普通办公用品的数量。根据中国科学院事业单位资产管理暂行办法（科发计字2005160号）的规定，完善我所办公用品（耗材）的采购、验收及审核报销等管理制度。各部门在采购办公用品（耗材）时，应尽量采取集中批量采购方式，以最大限度获取规模效益。其中：采购打印、复印耗材（含打印纸、硒鼓、墨盒(粉)等）需通过政府采购，由中央政府采购协议供应商出具政府采购验收单，作为履行政府采购程序的凭证。采购其他办公用品的，建议选择政府采购定点供应商，因特殊情况需自行分散采购的，应参照政府采购价格。为加强各类资产实物管理，减少“以购代耗”现象的发生，材料消耗量大的部门应

8、设兼职资产协管员，对本部门大宗、贵重的办公用品（耗材）等建立领用备查帐，进行实物登记管理。 第八条 使用科研经费购买的各种图书资料，属课题组共用，单册（套）价格在人民币800元（含）以上的，报销时还需经图书馆验收登记。 第九条 各类计算测试、分析化验、加工制作等费用，金额在1万元以上的，需经科技处审批，金额在5万元以上的(含)需附课题预算书。支付给外单位的测试化验加工费属于服务费范畴，应凭双方签订的合同和对方单位开具的税务发票报销。第十条 差旅费报销按照财政部中央国家机关和事业单位差旅费管理办法(财行2006313号)和中国科学院野外科学考察期间差旅费开支暂行办法的有关规定执行。因公出差报销时

9、，应按要求填写“出差报告单”（见附表1），详细列明出差人员名单、出差目的地、出差时间、前往单位、出差任务及取得的结果等事项，并由部门负责人审核签字。出差报销单据在时间上、行程上不连续的，应在“出差报告单”备注栏内注明原因。出差机票（含国际、国内）应附机场盖章的登机牌方可报销。报销非本单位人员差旅费的需注明理由，其中：客座人员住宿费需注明客座单位姓名、住宿时间、工作情况并附宾馆结算清单，与工作无关费用不得报销。野外出差报销时需附野外观测试验考察情况简要报告，并经科技处审核签字。参加会议的差旅费在报销时应附有会议通知等证明材料，各项费用开支应与会议通知内容相符。出差人员的外埠城市内交通费实行定额包

10、干；实际工作中携带仪器、资料、样品或进行调研考察等确需乘坐出租车的，也可凭发票据实报销，但不再享受出差交通补助。鉴于淡季机票优惠幅度较大、动车组开通后列车座席变化等原因，出差人员在城市间乘坐飞机、火车软座（卧）及轮船二等舱等交通工具的，由部门（课题）负责人根据工作需要及经济合理性原则确定。具备刷卡条件的一般性出差，财务部门一般不预借现金。不具备刷卡条件的野外出差需预借现金的，应详细填写“出差借款申请单”（见附表2），制定野外科学考察、观测实验计划和经费预算，详细列明出差人员名单、出差目的地、出差时间、出差任务及差旅费借款的测算依据、测算过程等，并附课题任务书，经科技处审核签字后到财务部门办理。

11、第十一条 举办各种会议、活动应按照中央国家机关会议费管理办法(国管财2006426号)和财政部关于调整中央国家机关会议费开支标准的通知（国管财2008331号）执行，尽量在所内召开，所内无法承接的，应在中央政府采购定点会议场所举办会议，并按我所有关规定于会前认真填写“会议活动审批表”（见附表3），严格执行国家关于会议费开支标准的有关规定，严格控制会议数量、会期和规模，并履行审批手续。会议费中不得发生旅游、宴请及发放礼品等项费用，严禁虚列会议支出，套取资金留存宾馆，挪作他用。报销时除应附有政府采购定点会议场所的会议结算验收清单以外，还应附有：会议通知、会议日程安排、会议签到表和会议纪要等相关证明

12、材料，金额在5万元以上的会议还应附与会议场所签订的协议等。第十二条 出国访问、接待外宾来访、国外审稿和发表论文等支出，按国家及我院外事管理相关规定执行，由科技处主管外事负责人审批。其中：科研人员出国访问的费用报销应符合课题预算，报销时需附院国际合作局出国批件。因公出国用汇和境外期刊版面费用汇一般不再批准人民币现金借款。因公出国换汇需提交出国批件、用汇预算等材料，经科技处审核后向财务处申请借款，领取转账支票并填写换汇申请表后直接到开户银行换汇；境外期刊版面费用汇一般采用换汇后直接电汇的方式支付，经办人需提交版面费通知等材料提交科技处审核后向财务处借款，领取转账支票并填写换汇申请表后直接去开户银行

13、办理换汇和汇款手续。第十三条 各种劳务费、专家咨询费开支应真实发放并严格发放手续，按要求需填写“发放明细表”（见附表4），由本人签收，不得由他人代签，更不允许代领后不按清单发放、进行再次分配。相关负责人应对发放的真实性负责，并在发放表上声明签字。专家咨询费应严格执行国家有关发放标准。发放手续应规范，不得以会议签到表代替专家咨询费发放表。专项经费中不得支出本项目（课题）成员及相关管理人员专家咨询费。劳务费的发放由人事部门审核批准，有关野外科学观测、实验的劳务费还需经科技处审批。研究生的开题、中期、毕业答辩等有关研究生培养方面的评审(阅)费，按照研究所制定的相关标准执行，由研究生部审核批准。劳务费

14、、专家咨询费的发放方式如下，其中：发放给所内人员（含所内职工、离退休、研究生、临时聘用人员等）需计入其工资报酬总额的各类补贴、奖金、加班费、劳务费等款项原则上应随工资统一发放，不得在工资外发放现金；发放给所内人员的可不计入其工资总额的稿费、专家咨询费等款项以及发放给所外人员的劳务费、专家咨询费等，除特殊情况（偏远地区、外籍人员等不具备打卡条件的）可发放现金外，原则上应由发放人按规定格式（见附表4）提供领款人本人的银行存折帐号（不支持16位信用卡号），由财务部门汇总后按月通过银行转帐方式直接打入各领款人银行存折。第十四条 为科研、管理等工作需要而发生的各种必要的公务接待支出，应认真执行我院关于严

15、格控制“三公经费”支出的通知(计字2011127 号)及企业、事业单位实行业务招待费使用情况报告制度的暂行规定中关于“业务招待费支出不得超过当年收入5”的规定。各部门应本着有利工作、务实节俭、杜绝浪费的原则，严格控制各种业务招待开支，压缩接待规模和次数，不得使用公款相互宴请大吃大喝、不得使用公款组织旅游、不得组织到娱乐场所活动、不得使用财政资金购买赠送商业预付卡及贵重礼品等。报销时在ARP网报系统中填写招待费报销单（注明客人单位名称），按我所有关规定进行审批，其中：金额一次超过200元的需由财务负责人审批签字，超过400元的还需由主管财务所领导审批签字。属于会议及国际合作交流范畴的应办理相应的

16、审批手续，其中：外宾接待支出应严格按国家及我院外事管理相关规定执行，报销时须由科技处负责外事工作负责人审批。 第十五条 对课题合作单位的外拨款，应严格按照课题预算拨付，在借款/报销时应附有课题预算书（任务书）、子课题（专题）任务书、经费分配方案及合作协议等双方单位认可的书面协议，并经科技处审批签字。其中：973、863、科技支撑、公益行业专项、先导专项等课题预算中分配给其他参加单位经费的，除需在预算书“课题参加人员基本情况表”中列明参加单位及人员外，还需在预算书“承担单位研究经费支出预算明细表”中列明具体的项目承担单位及分配经费金额。严禁将科研经费以各种名义违规转移、转拨至所外，或换取现金、挪

17、作他用。第十六条 列入研究所公共事业费预算的经费，各部门应本着“精打细算、勤俭节约”的原则严格按照预算合理安排支出，不得超支、挪用。在预算执行过程中，由于突发事件，或客观情况发生较大变化等原因，确需超预算或在预算外使用经费的，须以书面形式提出申请报告，经包括分管业务所领导及主管财务所领导在内的至少两位所领导批准（金额超过5万元的还需经所长批准）后方可支出，并由计划财务处列入当年预算调整计划报所务会备案。第十七条 在职职工参加各种学历教育、继续教育、职称考试培训等费用报销，由组织人事处批准。除特殊需要，一般不得参加院外系统在京外举办的各种培训。第十八条 电话费、电话补贴的报销，按国家及我所相关规

18、定执行，由行政资产处（服务中心）主管负责人审核批准。无线网卡及资费的报销，由报销人根据工作需要提出申请，科技处、行政资产处审核批准。野外观测实验专用数据传输费的报销，由科技处审核批准。第十九条 取暖费、物业费的报销，按国家及我所相关规定执行，由行政资产处审核批准。第二十条 职工报销探亲路费，应由人事处审核并出具探亲对象、地点的证明，按“国家机关工作人员探亲路费报销问题”的有关文件规定审核报销。第二十一条 按照职工公费医疗暂行管理办法规定，职工住院医药费借款须由所医务室审核批准后，由人事处负责人及财务处负责人审批签字，一万元以上的还应由分管医务室工作的所领导审核批准。职工医疗费的报销，按公费医疗

19、的有关规定，医务室审核汇总后，报计划财务处结算付款。统筹医疗费按中国科学院职工子女统筹医疗暂行办法规定的条件，持费用报销单据及“职工子女统筹医疗证”到计划财务处审核报销。第二十二条 办理各类借款/报销业务，经过上述程序审批合格后，金额在2万元以上的（含，下同），必须经计划财务处处长审批，金额在5万元以上的，还必须经主管财务的所领导审批，金额在10万元以上的，还必须经所长批准，审批顺序为自下而上。借款时应明确经费出处，报销时的经费出处应与借款时一致。第二十三条 各类借款应坚持“一事一借，一借一清”的原则，每一事项都应单独办理借款手续。同时，建立财务结算催报制度。各项借款应在业务办理完成后及时报销

20、，逾期不报，将对当事人采取“前帐不清，后帐不借”的措施。支票领用人在付款并取得发票后应在两周内提交财务报销，对于经办人及代理人累计多笔借款挂帐未报销的，财务将视情况暂停其办理其他借款，直至上述款项报销结清后恢复。现金支出业务取得发票后，应在3个月内（且不得跨年）完成报销，过期不再受理。积极提倡使用公务卡结算，取得发票后，应及时提交财务报销。第二十四条 根据中华人民共和国现金管理暂行条例中的有关规定，1000元以上的支出应通过银行结算（本市一般采用支票，京外采用银行汇款）或公务卡结算，不得使用现金结算，个人汇款或使用除公务卡外的其他银行卡进行消费结算的，视同为现金结算方式。根据我所关于全面推行“

21、网上报销”并试行银行卡结算方式的通知，职工的现金业务报销款将通过“网上银行”直接打入报销人银行帐户，财务处一般不再给予报销现金。根据中国科学院大气物理研究所公务卡报销结算管理暂行办法（气发2009130号）的要求，积极推进公务卡改革，提倡使用公务卡结算，减少现金支出，凡列入公务卡强制结算目录的公务支出项目，具备刷卡条件的（含外地），应使用公务卡结算。第二十五条 根据国家有关文件规定，任何个人不得因私借用公款。第二十六条 所内有关部门对内提供有偿服务需进行内部结算或要求财务代收代扣、分摊提取的费用，应填写内部服务结算凭证（三联单）或提交正式书面扣款通知及相关材料，及时到计划财务处办理手续。由所内

22、多个课题（核算单元）共同承担的费用，应在支出报销时落实好具体的经费出处，尽可能避免事后转（调）帐归垫。原则上不得为结题验收而调帐，也不得在结题后调帐。经审计确认超预算支出需进行帐目调整的，需填写内部服务结算凭证，并附调帐原因说明及详细课题支出清单等材料，由相关部门批准，计划财务处审核。第二十七条 财务部门对外受理借款/报销业务时间为：每个工作日上午8：3011：30，下午财务人员进行内部结帐、记帐、填制报表等项工作，以及外出办理银行、税务、统计等项业务，一般不受理借款/报销业务。第二十八条 为了按时完成年终财务决算工作，确保决算报表编报质量，完整准确地反映全所各类经费的收支余状况，原

23、则上每年的12月21日至下年度1月15日期间计划财务处进行年终结帐、编制决算工作，暂停对外办理各种借款、报销业务。当年发生的各类发票的报销截止时间为当年12月20日，过期作废。各类借款（包括尚未报销的支票、借款及汇款等）应在当年12月20日前清理报销完毕，无正当原因不得形成跨年度挂帐。每年12月20日至31日期间发生的各项业务发票的报销截止时间为下年度2月底（将计入下年度支出），过期作废。第二十九条 本实施细则自发布之日起施行，由计划财务处负责解释。原关于借款与报销的暂行规定、关于落实审计意见 加强财务管理的通知（气发200978号）、关于落实2011年届中审计意见 加强财务管理的通知（气发2

24、01154号）中与本细则抵触的部分以本细则为准。本细则如与今后国家及我院出台的有关文件相抵触，以新出台文件为准。附件：财务借款、报销简要流程1、办理各类借款、报销，须在所ARP网上报销系统中按不同类别填写借款单/报销单，认真填写事由、金额、课题号、结算方式等，并由经办人、验收证明人、经费负责人签字。2、如涉及相关归口管理部门审批的，提交归口管理部门审批签字。借款、报销归口审批职能部门一览表借款、报销事项科技处行政资产处人事处研究生部图书馆医务室购置、租用、研制加工仪器设备审批、入库购置材料、配件、低值器具等费用1万元以上的审批计算测试、分析化验、加工制作等1万元以上的审批课题对外拨款审批涉及野

25、外观测、实验的审批科研类会议审批审批国际合作(出国/来访)、国外版面费等外币支出审批建筑维修改造等工程款审批购置家具审批、入库取暖费、物业费、电话费审批劳务费、加班费、奖金等审批职工教育培训审批研究生教育培养(开题、中期、毕业等)审批购买图书单册/套800元以上的审批医药费审批3、借款/报销金额达到2万元、5万元及10万元以上（含）的，以及部分特殊业务（招待费、会议费、劳务费等），除经费负责人及归口管理部门审批外，还分别需经财务负责人、主管财务所领导以及所长审批，审批权限如下：借款/报销金额审批人20,000元（含）至50,000元财务负责人50,000元（含）至100,000元财务负责人、主

26、管财务所领导100,000元（含）以上财务负责人、主管财务所领导、所长审批顺序：先由归口管理部门审批，再财务负责人->主管财务所领导->所长，自下而上审批。4、将纸制单据和网上单据一并提交财务审核（二者缺一不可）。附表1： 中国科学院大气物理研究所出 差 报 告 单部 门课 题 号出差人员名单目 的 地起止时间年 月 日 年 月 日前 往 单 位乘何交通工具报销金额元出 差 任 务及 取 得 的结 果备 注部门负责人课题负责人出差人说 明1、 出差人员在办理出差报销手续时需认真填写此出差报告单。2、 出差人员回单位一个月内应到财务办理差旅费报销手续。3、 交通费、住宿费等报销单据在

27、时间上、行程上不连续的，应在备注栏内注明原因。4、 部门负责人包括部门正、副主任(处长)、支部书记等。附表2: 中国科学院大气物理研究所出差借款申请单部 门课 题 号出差人员名单目 的 地起止时间年 月 日 年 月 日出 差 任 务乘何交通工具预借金额元野外科学考察观测实验计划预 借 经 费支 出 预 算科 技 处部 门负责人课 题负责人出差人说 明1、 具备刷卡条件的一般性出差，一般不预借现金。2、 不具备刷卡条件的野外出差需预借现金的，应详细填写本申请单，并附课题任务书，经科技处审核签字后到财务部门办理。3、 出差人员回单位一个月内应到财务办理差旅费报销手续。4、 部门负责人包括部门正、副主任(处长)、支部书记等。附表