襄阳市XXX学档案分类及编号(樊城区)

1、襄阳市XXX学档案分类及编号方案为了使我校综合档案管理工作逐步规范化、标准化、科学化、更好地为学校建设和发展服务，根据中华人民共和国档案法及其实施办法，参照中华人民共和国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求及鄂档200613号湖北省中小学校档案管理暂行办法，结合我校档案工作的实际，特制定本方案：一、 选用范围及主要内容：（1）本大纲适用于学校全部档案的分类和编号。（2）本大纲包括学校档案的一级类目的设置和二级类目的划分所采用基本方法以及分类代号。二、 类目设置（1）一级类目的设置序号标识符号类别主要内容1DQ党群工作类主要包括学校党群部门在工作中形成的各种材料2XG行政管理类主要包括行政职能部

2、门（教务处、科技、基建、设备、财务等部门除外）工作中形成的文件材料3JX教学工作类主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料4XJ学籍类主要包括学生异动、学生名册、考试成绩、质量分析等材料5JS教师业务类主要包括教师教育、教学、教研职评、自编教材、论文、事迹材料6JJ基本建设类主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料7SB设备仪器类主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用等环节形成的文件材料8CK财会类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料9SX声像类主要包括在教学、教研等活动中产生的照片、录音带、录像、奖状、奖旗等证书10DZ电子类主要包括磁

3、盘、光盘、磁带11SW实物类主要包括奖品、印章、字画、赠品、其他（2）二级类目的设置党群工作类、行政管理类、教学工作类不设二级类目，财会类、声像类、电子类、实物类设置二级类目，分类法是：财会类按类别形式分类，声像类、实物类按载体形式分类。具体如下：财会类CK1凭证原始凭证、对账单、记账凭证2账簿总账、日记账、明细账3报表预、决算报表、年报表4其他档案移交、保管、销毁清册声像类SX1照片照片、底片2声像带录音带、录像带电子类DZ1磁盘备份磁盘、软件磁盘2光盘软件光盘3移动硬盘数据备份实物类SW1奖品奖状、奖杯、锦旗、奖章、荣誉证书2印章失效印章、发文章、法人章、办事机构印章、其他职能机构印章、工

4、作用章3字画题词、签名、书画三、 案卷的排列及编号方法（1）党群工作类、行政管理类、教学工作类、教师业务类按问题结合年度排列，永久、长期（30年）混合编流水号、短期（10年）单独编号。其中属于教学管理内容的采用自然年度，其余可采用教学年度。涉及学籍问题的，可采用入学的年度。教师业务档案以个人为主。（2）基本建设类、设备仪器类按类别分项目进行排列，永久、长期混合编流水号，短期单独编号。（3）财会类按类别、年度排列；凭证、报表按年月序，账簿按总账、日记账、明细账序。（4）特殊载体形式档案（照片、录音带、录像带等）按载体分专题进行排列。四、档案的结构模式和标识方法（1）不设二级类目的结构模式及方法全

5、宗号1998DQy1 案卷顺序号连续符号 一级类目代号保管期限 连接符号 年度号 连接符号全宗号（2）设二级类目的结构模式及方法全宗号1998CK·11 案卷顺序号 连续符号 二级类目代号 （阿拉伯数字） 一级类目代号 连接符号 年度号 连接符号 全宗号五、档案的编目（1）党群工作，行政管理、教学工作类按排列编制的案卷号顺序编目、永久、长期混合编一本目录，短期单独编号。每本案卷目录条目一般不超过四位数（以下同）（2）基本建设、设备仪器等科技档案编制分类目录和总目录。（3）会计档案编制分类目录和总目录。（4）声像档案单独编制目录，并与其他有关的档案互编参见号。（5）电子文件可采用在线或

6、离线方式归档。离线备份介质按载体类型分类，按年度排列、编号，编制目录。（6）实物（印章、锦旗、奖状、重要纪念物等）单独编制目录，并与其他有关的档案互编参见号。六、档案的总体排列案卷分大类按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放，库房的箱柜编顺序号。建立存放档案示意图。对与文件材料配套的声像材料，除在备注栏目中注明外，应单独存在和保管。案卷入柜时要做到账、卡、物相符，定期对档案进行检查，发现问题及时解决。襄阳市XXXX学档案归档范围案卷类目保管期限表类名序号归 档 范 围保管期限DQ党群工作类1区教委、襄阳市XXX学党支部工作计划、实施方案、报告、总结、组织史永久2襄阳市XXX学党支部

7、、民主生活会记录、纪要、报告永久3襄阳市XXX学党内统计年报、党员名册永久4襄阳市XXX学党员组织关系介绍信、党费收据、存根、吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的通知永久5区教委、襄阳市XXX学关于组织工作、党员干部工作的计划、安排、考核材料永久6襄阳市XXX学关于落实政策的有关材料30年7襄阳市XXX学关于群众来信、来访及处理意见30年8襄阳市XXX学关于统战工作的计划、情况调查、总结、典型材料、统计名册、报表30年9襄阳市XXX学党支部发布的决定、办法、 安排、通报和通知30年10区教委、襄阳市XXX学关于加强党的建设民主评议、党员轮训工作的安排意见、通知30年11省市、区纪检、

8、监察部门、襄阳市XXX学关于纪检、廉政建设、思想作风建设的规定、通知、计划、总结30年12襄阳市XXX学关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、领导干部任免、启用印章的请示、批复、通知永久13襄阳市XXX学干部职工报到证、增人卡、进编卡、调配介绍信、工资转移单、审批表永久14襄阳市XXX学关于教职工录用、转正、定级、调资、职评、享受教龄津的报告、请示、批复、通知永久15襄阳市XXX学关于教职工退休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补助的报告、请示、批复、通知、审批表永久类名序号归 档 范 围保管期限DQ党群工作类16襄阳市XXX学关于教职工年度考核、评先表模、违纪处理永久17区工会、区教育工会

9、、襄阳市XXX学关于工会工作的计划、总结、活动安排、通知、工会名册、报表永久18工会会议记录、纪要永久19工会组织参与的各种活动的实施意见、安排、通知30年20区委、区教育局、襄阳市XXX学关于妇委、老干委、关协、计生工作的计划、总结、通知、先进事迹材料30年21襄阳市XXX学教职工代表大会的请示报告、会议通知、日程安排名单、决议、选举结果、领导讲话、大会发言材料30年22团市委、区教育局团委、襄阳市XXX学关于共青团工作的计划、报告、总结、规定、通知、团委会议记录30年23团委组织参与的各种学会、社会活动、勤工俭学、社会实践有关材料30年24襄阳市XXX学团委表彰先进团支部、优秀团员、批准入

10、团、离团的材料及团干部、团员名册、统计年报永久25襄阳市XXX学校庆材料永久26襄阳市XXX学教职工出席上级会议的发言、典型材料、各报刊杂志登转本校的文章、材料30年27襄阳市XXX学关于加强德育、美育、爱国主义教育、精神文明建设的安排、通知30年28市文明办、市教委、襄阳市XXX学关于文明建设、创建文明单位、文明处室、文明班级的决定、条例、计划、总结、通知永久类名序号归 档 范 围保管期限XG行政管理类1市教委、区教育局、襄阳市XXX学关于行政管理方面的综合性文件30年2襄阳市XXX学学校工作计划、报告、总结、大事记、简介永久3襄阳市XXX学行政会议记录、纪要永久4襄阳市XXX学校务值周记载

11、10年5襄阳市XXX学综合统计报表、教职工名册永久6襄阳市XXX学各处室、年级组工作计划、安排、总结30年7区教育局、襄阳市XXX学关于审计工作的计划、规定、通知30年8襄阳市XXX学关于学校考核、督导、评估、创建的调查材料及经验总结30年9襄阳市XXX学房地产、物资、工程、助资助学、合同、凭证、协议书、清册30年10区教育局、襄阳市XXX学教职工政治思想工作动态、业务学习的决定、通知、计划、总结30年11区教育局、襄阳市XXX学关于两假工作的安排、规定、通知10年12区教育局、襄阳市XXX学关于加强教师队伍管理、职业道德规范学习的规定、通知30年13区教育局、襄阳市XXX学关于教师聘任制的实

12、施方案、通知30年类名序号归 档 范 围保管期限XG行政管理类14襄阳市XXX学关于校园文化建设，加强学生思想政治教育的规定、报告、总结、通知永久15区教育局、襄阳市XXX学关于开展普法宣传教育、学习教师法、教育法的实施规则、考核标准、安排意见30年16市、区档案局、市教委、区教育局、襄阳市XXX学关于文书档案保密、公文处理、宣传信息、专利工作的计划、总结、规定、通知30年17襄阳市XXX学关于治安保卫工作的计划、总结、决定30年18襄阳市XXX学关于财务、财产、公费医疗、卫生、房屋管理、绿化工作的计划、报告、总结及各种规章制度永久19区教育局、襄阳市XXX学关于学校建设的总体规划、报告、通知

13、、批复30年20区教育局、襄阳市XXX学关于学校教育经费、统计管理、收费行为的规定、通知、请示、报告、批复30年21襄阳市XXX学关于勤工俭学、校办产业开发管理的办法、计划、总结、统计报表永久22各界领导、人士来校视察、参观、访问、交流、捐资的文件材料及领导讲话、题词、有关照片永久类名序号归 档 范 围保管期限JX教学管理类1省、市、区教育部门、襄阳市XXX学关于教学任务、课程设置、教学安排、管理和教改方面的计划、规定、办法通知30年2市教委、区教育局、关于教师培训、考核、继续教育的文件30年3襄阳市XXX学关于教学方面的规章制度、报告、请示、批复30年4襄阳市XXX学年度教学工作计划、总结、

14、安排、课程安排表、校历表、作息时间表30年5襄阳市XXX学年度招生计划、报告、总结、招生工作会议记录、纪要30年6襄阳市XXX学教务教研方面的经验、总结、教育教学质量奖励材料、教师教学信息反馈情况30年7襄阳市XXX学教师教学、教研方面的编研材料10年8襄阳市XXX学自编、主编的教材、讲义、典型教案30年9襄阳市XXX学中考报名表、成绩、质量分析、学生去向统计30年10襄阳市XXX学学年度考核成绩统计、质量分析30年11襄阳市XXX学学年度考试试卷（空白）及答案、评分标准、试卷分析30年12市教委、七中关于评选表彰三好学生、优秀学生干部、先进班集体、学科竞赛活动的规定、通知、通报、先进材料30

15、年13襄阳市XXX学学生体育比赛达标、体质健康、军训的综合材料及参加各种体育比赛的成绩、通报、奖杯、奖旗、奖状、照片30年14襄阳市XXX学体育运动会秩序册、成绩册及相关照片30年类名序号归 档 范 围保管期限XJ学籍管理类1襄阳市XXX学学生异动、休学、退休、留学、复学、转学、辍学、开除学籍的报告30年2襄阳市XXX学学生花名册、人数统计表永久3襄阳市XXX学初中录取新生名册30年4襄阳市XXX学初中毕业生名册30年5襄阳市XXX学初中学生学籍册30年6襄阳市XXX学中考报告表、成绩、资格审查表、质量分析、试卷30年7襄阳市XXX学各年级统考、分班成绩册、统计表永久类名序号归 档 范 围保管

16、期限JS教师业务类1襄阳市XXX学教师等级评定、专业职务评聘的申报材料及批准的通知30年2襄阳市XXX学教师培训、进修、继续教育、专业合格证考核材料及班主任工作计划、总结30年3襄阳市XXX学教师基本功训练、讲授试验课、观摩课、公开课、优秀课教案30年4襄阳市XXX学教师自编讲义、教材及典型经验材料30年5襄阳市XXX学老师在各种刊物和学术学科竞赛活动中发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料30年6教师创造发明、技术革新的成果、鉴定、评价、应用情况等方面的材料30年7襄阳市XXX学教师受表彰、奖励、处分的报告、决定、通知、事迹材料30年8教师健康状况30年类名序号归 档 范 围保

17、管期限JJ基本建设类1襄阳市XXX学地形、地质材料、水电、气、管道分布图永久2襄阳市XXX学征用地请示、批复文件、土地证、房产证永久3襄阳市XXX学基建报告、批复计划、建设许可证、红线图永久4襄阳市XXX学招标文件、承包合同、公证书、协议书永久5襄阳市XXX学工程地质资料永久6襄阳市XXX学项目竣工验收报告、预、决算资料永久7襄阳市XXX学施工管理资料（工程设计变更、工程洽商单、材料代用核定审批单、工程施图、工程竣工图）永久类名序号归 档 范 围保管期限SB设备仪器类1襄阳市XXX学仪器设备申购报告、计划、批复和准购指示、定购合同长期2襄阳市XXX学各种教学仪器、模型的开箱、安装、调试记录及装

18、箱单、保修单、合同长期3襄阳市XXX学各种教学仪器、模型说明书、出厂合格证、图纸及全套随机文件材料、使用记录、维修记录、故障、事故记录与设备共存4襄阳市XXX学各种教学仪器、模型移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复长期类名序号归 档 范 围保管期限CK财会类凭证CK11襄阳市XXX学预算内各种原始凭证、记账凭证15年2襄阳市XXX学预算外各种原始凭证、记账凭证15年账簿CK21襄阳市XXX学总账25年2襄阳市XXX学预算内账簿（含明细账、分户或登记账）25年3襄阳市XXX学预算外账簿（含明细账、分户或登记账）25年4襄阳市XXX学现金、出纳帐、银行存款账25年报表CK31襄阳市XXX学决算报表（含基建综合决算）永久2襄阳市XXX学预算内会计报告永久3襄阳市XXX学预算外会计报告永久其他CK41襄阳市XXX学会计移交清册15年2襄阳市XXX学会计档案保管、移交、销毁清册25年3襄阳市XXX学教职工工资册永久类名序号归 档 范 围保管期限SX声像类照片SX11上级领导来校视察永久2其他有保存价值的照片、底片永久3本校重大活动中形成的照片（历届运动会、文娱汇演）永久4学校的有关会议（教代会、学术研讨会、科技交流）永久录像SX21上级领导来学校检查、视察工作的录像带永久2电视台播放学校新闻等的录像带永久3其他有保存价值的录像带3