营运资料管理制度(精编版)

1、营运部资料管理制度目的：为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，拟制定本制度。一、需归档的文件资料：1. 政府下发的重要文件及相关部门来函；2. 公司下发的重要文件；3. 商户资料：（1） ）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；（2） ）商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等）；（3） ）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4. 部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；5. 内部管理资料（各类报表） ；6. 其它重要资料。二、文件的收、发管理1. 部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处

2、进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续；（1） ）资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；（2） ）部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；（3） ）资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收；2. 需对外发送的文件资料：（1） ）工作联络单；传真；会议纪要；（2） ）部门回函。三、文件的传阅、借阅管理1. 传阅程序、范围和借阅程序、范围：（1） ）文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；（2） ）部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交

3、回资料管理员处进行归档；（3） ）部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写文件借阅登记表 ，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；（4） ）文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；（5） ）文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；（6） ）部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；2. 建立文件网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件（1） ）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2） ）发布人：相关人员（3） ）发布程序：所有发布文件须经部门经理审核签字后方可进行发布四、文件

4、的保管、保存1. 设立独立资料柜保存本部门重要资料；2. 所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录并进行电子备份，以便日后文件的快速查找；3. 商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；4. 租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；5. 资料保存时间：（1） ） 资料保存期为年；（2） ）合同等相关资料保存期为该租户撤租后年；（3） ）部门内部计划、报告等各项文件保存期为年；（4） ）专业书籍长期保存；6. 保管方式：要求书面文档( 原件或复印件 )五、文件的保密1. 机密文件系指：（1） ）

5、租户与公司的合作条件；（2） ）涉及具体数据的相关资料；（3） ）对租户和公司有重要影响的文件等；2. 根据文件的重要性设置不同的文件保密时效；3. 机密文件的调阅需经部门经理审批同意后方可调阅；4. 资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心， 加强保密意识；六、文件的销毁1. 对于超过保存期限的档案， 由资料管理员登记造册， 经管理员和部门经理共同签字认可后，方可进行销毁；2. 销毁文件需由专人负责销毁，严禁将销毁文件作为它用或作废纸处理。附录：附件【 1】收文登记表附件【 2】发文登记表附件【1】发文登记表n日编o期号文件名称份发签备数至部门收注附件【2】收文登记