档案资料管理制度

1、目 录一、档案资料管理制度 . 0 1. 档案的建立. 0 2. 档案资料的管理 . 1 3. 档案管理制工作流程. 2 4. 公司档案管理制度. 3 一、档案资料管理制度1. 档案的建立1. 公司设立专门的档案室，由专人负责管理。2. 建档流程：收集整理分类编号登记输入电脑入柜。3. 档资料的分类：将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。类别资料内容项目概况a：服务项目合同行政文件资料a：政府部门及主管领导部门文件b：公司及服务单位相关文件c：规章制度、通知、通报等文件d：接待来访参观记录表e：员工工作考核办法人事资料a：员工个人资料、聘用表、员工持证上岗情况b：员工劳动

2、合同文件c：员工业绩考核及奖罚记录d：员工培训计划和个人成长记录e：员工培训考核记录f：员工外出考评及参加演练记录用品用具资料a：物品采购记录表b：物品入库登记表c：物品领取登记表巡检记录a：日常巡查记录、交接班记录b：安全防范措施c：查岗记录d：紧急事件处理记录投诉与整改记录a：接待记录表b：投诉处理意见汇总表c：回访记录表车辆管理资料a: 车辆管理记录b：车辆保养维修记录会计账目a：会计凭证 b：会计账簿c：财务会计报告 d：其他会计资料2. 档案资料的管理1. 档案室、使用部门双档管理制为避免档案的损坏、遗失、使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案对重要原

3、始档案进行严格管理，办公室保存复印件的存档管理制度。2. 管理要求（1）建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理。（2）采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、u盘或者光盘等。（3）确保档案在使用过程中安全、不丢失、不泄密。（4）坚持档案资料收集的系统化。（5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存。（6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。（7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理手续。3. 档案管理制工作流程一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类录入机读目

4、录将档案整理完毕整理装订档案制作检索工具档案入库分类上架。二、借阅1. 本单位人员借阅档案由本人提出书面申请办公室主任审核主管领导签字批准档案室负责查找有关档案借阅人填写借阅档案登记薄借阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。2. 外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单办公室主任审核主管领导签字批准档案室负责查找查阅人填写借阅档案登记薄查阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。三、收集、交接、整理、统计工作1. 立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2. 兼职档案员（资料员）根据

5、不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3. 次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）4. 三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5. 兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6. 兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7. 档案室对案卷进行分类、整理。8. 编制档号。9. 编制案卷目录等各种检索工具。10. 入库。11. 做好档案的统计、保洁12. 开展档案的利用13. 进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、鉴定销毁档案销毁提出申请办公室主任审核主管领导签字批准档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相

6、关部门业务人员共同组成）进行鉴定档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记办公室主任签字批准主管领导裁签字批准总经理签字批准档案室及相关部门到指定地点2 人以上监销档案室及相关部门办理销毁清册档案室归档。4. 公司档案管理制度为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合办统一保存。2、综合办档案管理员负责公司所有档案资

7、料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合办档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。二、归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档

8、；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由工程部部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合办备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合办保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合办保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。三、档案保管制度1、公司综合办设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜

9、，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工

10、作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。四、档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。五、档案管理员岗位职责1. 负责收集公司分散在各部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、保存。2. 做好公司立卷档案的鉴定和保存期限。3. 负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计。4. 负责保