外交部暨驻外各机构岁计会计事务处理办法

1、【法规名称】 外交部暨驻外各机构岁计会计事务处理办法【颁布部门】 【颁布时间】 2003-07-28【正文】外交部暨驻外各机构岁计会计事务处理办法第 1 条 外交部 (以下简称本部) 经常费及临时费岁入岁出预决算之编制，由会计处依照有关法令规定办理，本部预算经完成立法程序后，由会计处依据预算法规定，编制预算分配表送达行政院主计处，并依各业务计划分别实施内部分配，各主管司、处、室及会计处应负严密控制之责。第 2 条 本部会计事项及各项收支处理，除依照会计法、公库法及其他有关法令之规定外，并依左列各款办理：一收入款项由会计处根据财政部填发之动支库款通知及各项收入凭单，

2、编制收入传票，呈部次长核章后，送由出纳科分别领收，除零用金外，均应随时存入或解缴国库。二本部各单位凡有关动用经临各费之案件，须先送会计处核签，并作权责发生之登记。三经临各费之支出，应由会计处核对支出凭证，就预算范围内动支。四会计处根据各项支出凭证，编制付款凭单，呈请部次长或授权代签人核章后，送由财政部台北区支付处办理支付。五未实施集中支付之美金款项其收支仍由会计处编制传票照前款程序送出纳科依照执行。六收支传票，经出纳科执行后，应逐日登入现金出纳簿，并送还会计处登帐。七会计处根据帐册记录，按时编制各项会计报表，呈请部次长核示后分别报送有关机关，送审计部之会计报表并应加送支出凭证。八现金结存表，由

3、出纳科编制一式三份，一份呈部次长核阅，一份送会计处核对，一份存查。九本部专户存管国库之款项发生支付时应以国库专户存管款项支票为之。其支票应由部次长或授权代签人签发，并由会计长总务司长、出纳科长会签。一本部处理驻外各机构经费，除应遵照有关会计法令外，并依左列规定办理：(一) 驻外各机构之经费由本部依行政院主计处核定之预算分配数向财政部领取并结汇后，会计处应按月依据各驻外机构之员额核计用人费并同各项定额经费编具经费清单办理汇拨。(二) 驻外各机构之临时费由会计处依据有关规定及财务状况签请部次长核定之。第 3 条 本部经费收支帐务之处理依“普通公务单位会计制度之一致规定暨有关法令规定”办理。第 4

4、条 本部主管驻外各机关 (以下简称各驻外机构) 会计人员之设置，依照行政院主计处设置驻外使领馆会计人员规程办理。在未设置会计人员之使领馆团处之会计事务，得由本部指派具有会计学识或适当之人员兼办。前项兼办人员应受本部会计长之指挥监督。第 5 条 驻外各机构之会计人员 (包括兼办会计人员) ，应恪遵会计法令在机关首长依其职掌指挥下，与出纳及事务人员密切联系，分工合作。其他人员均应各依其职掌处理事务，遇有关联之事项，亦应密切联系，互相协调。第 6 条 各驻外机构之预决算由本部依法汇编，至其财务收支事项之处理，帐簿之设置，报表之编制，除派有专任会计人员者，得依“普通公务单位会计制度之一致规定”及其有关

5、规定办理外，其余均须依照第十七条之规定办理。第 7 条 馆长或经办会计人员交代时，除依公务人员交代条例办理外应将会计凭证帐簿及报表，以及应收应付等未了之财务收支事项，分别列册移交，以前历任之会计凭证帐簿及报表等会计档案，均应一并移交。第 8 条 各种会计凭证，应自总决算公布日起，至少保存二年，各种会计报告帐簿及重要备查簿，自总决算公布日起，至少保存五年，但日报月报之保存期限，得缩短为三年，期限届满后报经外交部及审计机关之同意，始得销毁之。奉准销毁文件，仍应抄存目录备查。第 9 条 会计年度之划分，依预算法之规定。第 10 条 各种帐簿除业已用完者外，不得于年度终了前更换新帐簿，使用完毕之簿籍及

6、装订成册之会计凭证与报表，均应分年编号收藏，并编制目录备查。第 11 条 各种公款除办公费中之零用金外，均应以各该馆名义存入银行，其属于当地货币者，应存入驻在国信用卓著，殷实可靠之银行，其属于美金，应存入纽约中国国际商业银行，其有特殊情形者，应专案呈报外交部核准备案。前项零用金，依公库法规定以各该馆月份办公费额三分之一为限。第 12 条 各驻外机构除仅有馆长一人者外，银行存款户之签字，应由两人以上共同签署；但会计人员为当然签署人、雇员及额外人员，不得指派为出纳人员或兼办会计人员。第 13 条 收入之处理如左：一各驻外机构所收之护照费、护照签证费、货单签证费、各项证明书费等行政规费收入，以及代收

7、之签证电报费，均应随时通知会计人员列帐，当日将所收款项存入银行，并应分别填制行政规费收入明细报告表，及签证电报费收入报告表，按月报部凭核。二行政规费为国家之岁入，除经报由本部依法核准坐支抵解有案者外，各驻外机构不得擅自动支，并须按月汇缴或呈报本部于应领经费内扣缴。三岁入类各种会计帐表所列之金额，应以其实际收进之货币为记帐单位，如收进之货币系结汇美金解缴者，除应列原币外，并应列记结汇美金之数额及其折合率。四华侨捐献国家或用以举办国家各种事业之各项捐款、献债、献息或捐献其他财物及有价证券，凡可以随时变现者，其收支处理，应遵照行政院令颁之“统一捐献金收支处理办法”办理。国内外各机关转发经费或私人委讬

8、保管款以及侨民遗产等款项均应分别上帐，每笔应详细记载不得遗漏。第 14 条 经费之处理如左：一各驻外机构之经常费由本部按月分配，至专案经费，由本部专案核拨。二前项经常费之支出，应于每月终了十五日内检据报销，专案经费之支出，应按外交部指定之办法检据报销。三各驻外机构均应依照第十七条帐务之处理内规定编制左列各项报告：(一) 现金出纳登记簿抄页 (月报)(二) 行政规费收入明细报告表 (月报)(三) 签证电报费收入报告表 (月报)(四) 经费支出计算书 (月报)(五) 电务工作月报表 (月报)(六) 财产增减表 (月报)(七) 银行存款对帐单影本 (月报)(八) 财产目录 (年报)四各驻外机构经费均

9、系汇发美金，各种会计帐簿表册记列之金额，应以美金为记帐单位，其以美金以外货币记列者，应于结帐前折合为美金，并应载明其折合率凡以当地币按官价折合美金报销者，应检附原以美金向当地银行兑入当地币之兑换证件于支出凭证内，一并送审，如以当地币按市价折合美金报销者，应检附经手兑换人所出具之兑换证明单，兑换证明单之内容，应包含兑出美金数额，兑入当地币数额，折合率及兑换年月日等项。五银行兑换证件或经手兑换人所出具之兑换证明单，应经馆长及会计人员签章。六各项费用支出，均应取具单据，所有单据，均应符合“支出凭证单据证明规则”之规定。七各驻外机构非经呈准不得向外借款，亦不得要任何团体或个人贷款或垫款。八各驻外机构于

10、废置财物之变卖与处置，其属动产者，如家俱机器用具、车辆等，应先呈经本部核准，其属不动产者，应呈由本部转呈行政院核准，并依预算程序为之。九各驻外机构经费之支用，应依预算法第五十五条之规定，不得将下月或下期经费提前支用，遇有剩余时，得转入下月或下期继续支用，但以同一会计年度为限。一各驻外机构于收到拨汇之薪俸款项后，应即清发，不得拖延。一一首长更调时，有关财务收支之未了案件，仍应由前任负责清理，其确因事实困难，无法即时清理者，仍应专案列册移交后任代为清理，其不能继续清理者，应呈报外交部核议，违者由接任首长及会计人员负连带责任。第 15 条 会计人员之责任如左：一各驻外机构有关现金收支凭证，非经会计人

11、员签章，不得为出纳之执政。二凡有关国库负担或收入之一切契约，以及动产不动产之买卖契约，均应由会计人员会同签章。三会计人员非根据合法之单据不得编制传票或记帐，但整理结算等事项，无原始凭证者，不在此限。四会计人员对于不合法之会计程序或会计文书，应立即更正，不更正者，应拒绝之，并报告该机构首长。前款不合法之事项，如系由于该机构首长之命令者，会计人员应以书面声明异议，如不被接受时，应报告本部，不为异议及报告时，会计人员应负连带责任。五会计人员因执行职务与各机构首长发生争议时，由本部或由本部商同行政院主计处处理之。会计人员有违法失职情事时，应由各机构首长报请本部依法处理，或报请本部函请行政院主计处处理之

12、。六各机构会计档案，包括会计凭证及报表与记载完毕之会计簿籍等，遇有损失或损毁情事时，会计人员应即呈报各机构首长报请本部函知审计部及行政院主计处，非经审计部认为其对于善良管理人应有之注意，并无怠忽，并予解除责任者，应付惩戒，遇有上述情事，匿不呈报者，从重惩戒。七会计人员解除或变更职务时，交代不清者，应依法惩处。因而致国库受损失者，并应负赔偿责任。八会计人员不得擅离职守，如须请假或出差，应呈请各机构首长，指派人员代理，其期间不逾一个月者，得自行委讬人员代理，但仍应先期呈报，并连带负责。九会计人员不得兼办出纳或经理财物事物。第 16 条 与会计事务有关职掌之划分如左：一各机构首长掌理左列与会计有关事

13、项：(一) 负全机构财务收支监督及考核之责任。(二) 各种会计帐簿之签章。(三) 各种会计报告之审核及签章。(四) 收入款项书据之审核及签章。(五) 缴款书之审核及签章。(六) 各种支出凭证之核批。(七) 银行存款户支票之签字。(八) 检查现金财物证券票据人员之指派。(九) 代收代付暂收暂付等款项之查核。(一) 会计文书之批判。(一一) 其他有关事项。二会计人员掌理左列各会计事项：(一) 各种会计帐簿之登记并签章。(二) 各种会计报表之编制并签章。(三) 各种收款及领款收据之审核及签章。(四) 填制缴款书通知出纳人员缴款。(五) 薪俸津贴及工饷表册之核章。(六) 代收代付暂收暂付等款项之稽核。

14、(七) 现金财物证券票据之稽核。(八) 营缮工程购置变卖财物之会同监办。(九) 根据财产增减表查核财产增减情形。(一) 根据财产明细分类帐核对财产目录。(一一) 凡在当年度经费内已发生而尚未清偿之债务或契约责任部份，应于会计年度结束前，列表连同契约证件副本呈报本部依法申请保留逾期不予受理。(一二) 会计簿籍会计报告及会计凭证之保管。(一三) 银行存款户支票之会签。(一四) 有关会计文书之拟办及核会。(一五) 应收及垫付款项之催收核结。(一六) 其他有关事项。三出纳人员掌理左列与会计有关事项：(一) 办理现金票据证券之出纳移转及保管。(二) 填具收款收据送金单及开发银行支票等。(三) 保管各种支

15、票簿送款簿存摺存单，有价证券及契约合同等。(四) 根据缴款书送金单办理缴款及存款手续。(五) 填制经费领款收据。(六) 汇寄或收兑外埠往来款项。(七) 登记现金出纳登记簿。(八) 其他有关事项。四经理财物事务人员职掌左列与会计有关事项：(一) 登记零用金备查簿。(二) 取具购置财物之估价单。(三) 保管各种财产及废坏财物之检查与报核，登记财产明细分类帐，编制财产增减表及财产目录。(四) 办理购置变卖财物及营缮工程之招标手续。(五) 会计年度终了查明购置财产及其他费用之应付未付款项。(六) 登记工友仆役到离差日期，核计其工作日数及编制其工饷表册。(七) 其他有关事项。第 17 条 帐务之处理如左

16、：一为期表达经费收支状况，驻外各机构得视其会计事务之繁简，依需要自行增设必要之补助帐，但必须以能产生本部所需之会计报告为原则。二驻外各机构对于岁入与经费收支事项合并设置一套帐簿记载，分设现金出纳登记簿及各种细帐。现金出纳登记簿应按收支先后顺序记载。明细帐应按各收支事项性质所应归属之科目分类记载。三驻外各机构设置左列各会计科目，应根据实际发生之收支事项分类登记。(一) 资产科目：1 现金及银行结存：凡本部驻外各机构库存现金与银行存款之收入与付出均属之。2 行政规费收入缴部：凡各种护照及货单签证费各项证明书费等收入款项按月缴部时应以本科目列计。3 签证电报费收入缴部：凡华侨回国签证电报费收支款项按

17、月缴部时应以本科目列计。4 其他收入缴部：除上述各种收入款项以外之其他收入款项如财产售价财产孳息等收入缴部时应以本科目列计。5 经费支出：凡部拨经常费与临时费于实际支用时计列本科目，收回时以红字记载。6 暂付款：凡未确定用途之经费支出或其他暂付垫付款项均以本科目列计。7 押金：凡存出之保证金如房屋押租等之付出与收回均属之。(二) 负债科目：1 部拨经费：凡由本部核拨之各种经费款项均属之。2 行政规费收入：凡各种护照及货单签证费各项证明书费等之收入款应以本科目列计。3 签证电报费收入：凡华侨回国签证电报费之收入款应以本科目列计。4 其他收入：除上述各种收入款项以外之其他收入款如财产售价，财产孳息

18、等收入时以本科目列计。5 代收款凡代收所得税捐款、或其他款项等，其收付时均以本科目列计。四驻外各机构业务简单者，得不设置记帐凭证，直接根据原始凭证编号入帐，但须在原始凭证上加盖左式戳记。五簿籍组织系统如左：六会计簿籍之种类如左：(一) 现金出纳登记簿1 格式： 210×297 2 说明：(1) 本登记簿为序时簿之一种，全部收支事项，均须依发生顺序登记之。(2) 收支事实发生后，依其币别记入“收入”或“支出”之相当栏内，及过入明细分类帐，并于每日最后一笔帐登记完了时，应按币别分别结算其余额记入“结存”栏，每月终了时，在紧接最后一笔帐之次一行内，记入当月份收支总额，并在摘要栏填明“本月合

19、计”字样，余详见实例。(3) 本登记簿之结存数，应与同一期间内，各月份经费分类明细帐内之余额，及各项收入款明细帐内之收入累计数之总和再减去暂付款明细帐内余额后之差额相等。(4) 以美金兑换当地币时，其折合率应按当时实际兑换之折合率填入“美金与当地币之折合率”栏，在银行兑换者并应保留承兑银行所发给之兑换证件，如系在自由市场兑换者应备该馆经手兑换人出具之兑换证明单 (兑换证明单应包括：一、兑出美金数额。二、兑入当地币数额。三、折合率。)(5) 本登记簿每页复写两张，月终将上页撕下连同银行存款结帐单影印本乙份一并报部。(二) 行政规费收入明细帐1 格式： 210×297 2 说明：(1)

20、凡收入护照签证费、货单签证费、及各项证明书费，除登入现金出纳登记簿外，应即记入本明细帐各专栏内。(2) 本分类登记簿应分月设置，每月终了时，逐项结算其收入总额，该项收入款汇缴或由本部于经费内坐扣后，应在原属月份帐内用红色墨水登记，以利冲减其收入累计数 (详见附发实例内五十九年十二月份行政规费收入明细帐) 。(3) 本登记簿与行政规费收入明细报告表采用同样格式并合订成册，记载时应使用复写纸。(三) 其他收入款明细帐：1 格式：与行政规费收入明细帐同。2 说明：(1) 凡收入“财物变价”“房租收入”“侨胞捐款”及其他非本部拨发之经费，得依发生之事实分别设立专栏设载之。(2) 本明细帐如收支事实简单

21、时，可连续使用，不必分月设置，但于每届月终时，应加以结算。(3) 本明细帐内收入之款，如有解缴或支出时，用红字在相当栏内冲销之。(四) 签证电报收入明细帐：1 格式： 210×297 2 说明：(1) 本明细帐专为记载收入之签证电报费使用，但经收之“华侨回国签证电报费”应与“护照签证电报费”分页登记，并在其右上角上之费别栏填明，以资识别。(2) 本明细帐应分月设置，依事实发生之顺序依次记载之，并逐笔计算其收入合计数记入“收入累计数”栏，该项收入款汇缴或由部于经费内坐扣后，应在原属月份帐内用红字予以冲销。(3) 本明细帐与签证电报费收入报告表采用同样格式，并合订成册，记载时应使用复写纸

22、。当月份如无此项收入时，除将年度月份加以填注外，应在“备考”栏，注明“本月份无收入”字样。(五) 经费分类明细帐：1 格式： 210×250 2 说明：(1) 凡由外交部汇拨之经费，除应记入现金出纳登记簿外，均须在本明细帐内设立专栏登记之。(2) 凡属经常性之经费，如人事费、馆舍租金、官舍租金办公费、馆长交际应酬费、馆员交际应酬费、电报费等应在本明细帐内设立专栏登记外，并须设立“其他一栏以备登记临时性之经费。(3) 本明细帐依收支事实所属之月份，分月设帐登记之，例如凡收入九月份之经费，其收支事实发生之时间，虽在八月或十月，仍应登记九月份帐内。(4) 本明细帐每届月终，当月份收支事实全

23、部完了时，应逐项加以核结，以利编制经费收支计算书。(5) 本部专案拨发之经费，应依据部令指示之“专案报销”或“并某月份经费报销”等字样，于收帐时，分别在备注栏详细注明。(6) 凡以驻在国以外各国之钱币购置物品，或支付有关费用时，一律折合美金记帐并将其折合率记入备注栏，报销时，应附送兑换水单。(7) 本明细帐除将部拨经费按其性质分别设立专栏外，并按经费支出性质分类记列于专栏内，经管人员并应随时加以检查核对。(8) 本部按月汇发之定额经费如办公费等，如有剩余时可转入次月份继续支用，转出之月份帐内用红字冲销，转入之月份内用蓝字登记，并在摘要注明“×月份转入”字样。(六) 暂付款明细帐：1

24、格式： 210×297 2 说明：(1) 凡经费来源尚未确定而须先行垫支之款项，及代外交部或其他单位暂时垫付之款项，其他临时垫付之款项，均须登入本明细帐。(2) 垫付款项，如已奉外交部核准专案拨发归垫时，并规定应办理报销者，不论其为“专案检据报销”或“并某月份经费报销”除在本登记簿内收回栏登记外，均须将收支数额，转登记于“经费分类明细帐”内。(3) 垫付款项于收回时，应在原支出数同一行内之“整理标注”栏，划一“”符号，以示结清。(4) 凡外交部已拨发之经费 (如电报费等) ，其支出超过原发数额时所垫付之款项，仍应就经费分类明细帐继续记载，不得登入本明细帐。(七) 财产分类明细帐：1

25、格式： 210×297 2 说明：(1) 本财产帐为登记本单位内全部财产之用。其单价及金额栏一律折合美金记帐。(2) 财产类别分为左列各类：土地、房屋建筑及设备、机械及设备、交通运输及设备、杂项设备、其他。(3) 前列各类财产，其名称单位不相同者，应分设帐簿登记。七会计报告之种类如左：(一) 现金出纳登记簿抄页1 格式： 210×297 2 说明：(1) 现金出纳登记簿抄页为各馆财务状况之主要报告，每月终了后十五日内，将现金出纳登记簿上页撕下呈部。(2) 呈送本表时，须附呈行政规费收入明细报告表，签证电报费收入报告表，其他收入报告表，财产增减表。(二) 经费收支计算书1 格

26、式： 210×297 2 说明：(1) 本表依据经费分类登记簿编制之。(2) 本部每月拨发之定额经费，如人事费、馆舍租金、官舍租金、办公费、馆长交际应酬费、馆员交际应酬费，以及专案拨发之经费，而经部令指定并某月份经费报销者，应于各该月份经费支用完毕时，编制本表三份，一份存查，二份连同支出单据粘存簿一并呈部核转审计部。(3) 本月份内如有第七条之 (五) 经费分类登记簿说明第 (十) 项之事实发生时，除将转入数并列收入数栏外，并须在备考栏内注明上月转入数额。(4) 凡部拨经费指定专案报销者，毋须编制本表，仅将支出单据备文或以会计报告及凭证递送单呈部核办。(三) 行政规费收入明细报告表1

27、 格式：与行政规费收入明细帐同。2 说明：(1) 本表系与行政规费收入明细帐合册装订，记帐时采用复写方法，故于月终结帐后，即可撕下随同其他各表一并呈送。(2) 本月份无收入时，仍应在备考栏注明“本月份无收入”字样，随同其他各表一并呈送。(四) 签证电报费收入报告表1 格式：与签证电报费收入登记簿同。2 说明：(1) 本表系与签证电报费收入明细帐合册装订，记帐时采用复写方法，故于月终结帐后，即可撕下随同其他各表一并呈送。(2) 本月份无收入时，仍应在备考栏注明“本月份无收入”字样，随同其他各表呈部。(3) 表内收入数如拟在经费内坐扣时，应将“由本馆汇缴”字样划去，余类推。(五) 电务工作月报表1

28、 格式： 210×297 注意(1) 本表请按月填报一式四份以便核发电费。(2) 横的专费电 (包括转电) 之原密码电底请连同月报表送部审查。(3) 每月所收部电请勿填报。(4) 请勿在月报表及电费单据上摘录电由以免泄密。(5) 请于备注栏内注明译电人员姓名级职。(6) 本表各栏如不敷用可用第二页。2 说明：(1) 本表专为列报专费电之电报费而使用，并按月填报一式四份，一份存查，三份连同单据粘存簿呈部。(2) 译电人员姓名应填注于备注栏内。(3) 每月所收部电及华侨回国签证电，均不得并入本表填报。(4) 如当月份未拍发专费电时，除将“本月收入数”及“本月结存”各栏详实填列外，并在本表

29、备注栏内填一“无”字后呈报。(5) 电报费报销因采行月清月结方式，该表“上月结存”可不必填注。(六) 财产增减表1 格式： 210×297 2 说明：(1) 凡财产之增加或减少，应于每月底依据财产明细分类帐编制之，如当月份无增减时，可免送。(2) 此表分为增加及减少两部份，增加者列前，减少者列后，凡一种财产其单价不同者，须分列表内，并于最末一行，填明增减后合计总数。(3) 此表应编制三份，一份存查，二份随现金出纳登记簿抄页一并呈部。(七) 财产目录1 格式： 210×297 2 说明：(1) 此表为表示各馆在一定日期内现存财产数量与价值之静态报告，于每年六月底根据财产明细分

30、类帐编制之。(2) 凡同一种财产而单价不同者，须分列于表内，全部财产之总金额，应结一总数填入金额栏之最末一行内。(3) 此表编制三份，一份存查，二份随每年六月份报表一并呈报。(备注：附表请参阅中华民国现行法规汇编 83 年 5 月版 (七)第 42634280 页)第 18 条 经费之列报，暂分为经常费与临时费两种，兹分别规定如左：一经常费：凡系本部按月汇拨之人事费 (包括职员雇员薪俸房租津贴加给等) 、办公费、馆舍租金、官舍租金、交际费、特别费及专案核准拨发之经费 (如购置费、调任人员川什费、酒会补助等) 而经部令规定并某某月份经费报销者均属之。二临时费：凡本部按月汇拨之电报费、宣传情报费、

31、及专案核准拨发之经费，而经部令规定专案报销者均属之。三经常费，应每月办理报销一次，不得积压。四办理经常费报销，应按规定填制经费收支计算书，并将支出单据整理编号粘贴单据粘存簿一并呈部。五凡属临时费应于每一案款支用完毕时，应专案检齐单据呈部，不得积压。六办理临时费报销，毋须填制经费收支计算书，仅将支出单据整理编号粘贴单据粘存簿，并在单据粘存簿第一页内注明本部核准拨款文字号，拨款数额，实支总数以利核结。七电报费之报销应按左列规定办理：(一) 每月一日至该月月底所拍发之电报，除公费电应列入办公费内列报，及华侨回国签证电应列入代收华侨回国签证电报费内核算外，其余凡属专电电报费及一般护照签证电报费之支出， (该项支出数应登记于经费分类登记簿电报费专栏内) 应编制电务工作月报表一式四份，一份存馆备查，三份呈部。(二) 横的专费电 (包括转电) 之原密码电稿，应连同月报表呈部审查。(三) 电报费单据应粘贴于单据粘存簿内，并予以编号，但不得在