试论高校图书馆数据管理体系的构建

1、    试论高校图书馆数据管理体系的构建    张红岩【摘 要】数据管理工作对高校的教学管理和科研意义重大，国外一些高校图书馆已经开展或者准备开展此项工作。我国本领域研究起步较晚，成果较少，拟就高校图书馆开展数据管理的目的与意义；高校图书馆数据管理平台构建的基本原则；数据管理体系整体框架和角色分工等问题进行论述。【关键词】高校；图书馆；数据管理；体系构建0 引言现代意义上的数据管理是利用计算机和通讯技术对数据进行有效的收集、整理、存储、分析和应用，提高数据的管理效率，充分发挥数据的价值。数据管理的主要内容包括明确数据管理主体、建立数据质量标准、加强数据生

2、命周期全过程管理等。对于高校而言，数据管理工作具有重要意义，高校不仅有大量科研数据，而且还有大量的教学和日常工作数据。它们都是高校在科研和教学过程中积累的宝贵财富，具有重大的现实和潜在利用价值。澳大利亚、美国、英国的一些大学图书馆已经开展了数据管理业务1，1 高校图书馆开展数据管理的目的与意义（1）开展规范、高效的数据管理是保持数据真实性和有效性的必要手段。很多高校没有对数据管理工作引起足够的重视，没有专门的机构和人员从事数据管理工作或者管理人员缺乏专门的技能。缺乏统一的数据管理制度和管理平台，数据的录入和修改缺乏严格的管理程序。（2）开展规范、高效的数据管理有助于实现资源共享，提高资源利用率

3、。文献2认为，科技数据只有在充分流动和共享中才能体现出它的科学价值、经济价值和社会价值，这是提出数据共享政策的重要依据。现代数据管理充分利用信息技术的优势，构建基于互联网的数据管理平台，不仅可以实现学校内部部门间的数据共享，而且可以实现学校间的数据共享，从而使数据的潜在价值得到最大限度的发挥。（3）开展规范、高效的数据管理是进行数据挖掘和决策支持的前提。我们应该打破传统数据管理重视收集和存储的观念，利用spss等功能强大的数据挖掘软件重点进行数据的深入、全面、系统的挖掘和分析，揭示数据间的内在联系，探索科研和工作中的规律性知识，从而实现数据的增值和知识创造，进而为决策提供有价值的参考。（4）开

4、展规范、高效的数据管理是提高管理水平，进行科学管理的有力工具。通过科学的数据分析可以发现管理中存在的问题和漏洞，有助于提高管理的科学性，降低管理的成本和风险。（5）开展规范、高效的数据管理是图书馆提高服务水平、拓宽服务领域的迫切需要。图书馆必须紧跟用户的信息需求，拓宽服务领域，开展数据管理业务，为学校的科学管理和科学研究提供全方位的、嵌入式的数据服务。只有这样，图书馆才能很好履行大学学术支持中心的使命，得到学校普遍认可。2 高校图书馆数据管理体系构建的基本原则（1）转变观念，统一认识，从全局的高度认识数据管理的重要性。首先要认识到数据管理不是图书馆一个部门能完成的工作，需要学校领导层的高度重视

5、，需要学校层面的统一安排和部署，并提供相应的人力物力支持，各有关部门互相配合、互相协调才能做好这项工作。（2）建章立制、明确职责，完善相应的规章制度和标准体系。要建立全面的数据质量保障机制，建立数据的监控和定期检查机制，特别是严格控制基础数据的质量。还要建立数据管理的效益评估机制；通过数据管理给教学科研带来的实际利益，比如节约成本、提高效率、简化流程；通过数据管理对各种风险的管控效果。我们要制定并实施科学合理的数据标准体系，对数据的收集、转换、组织、存储、利用、分析等各个环节进行严格规范，确保不同部门和不同操作人员工作的一致性和连贯性，减少工作中的随意性，避免数据的格式混乱。（3）建立专门机构

6、，配备相应人员开展专业化数据管理工作有必要成立由图书馆和学校信息化部门牵头，其它各部门参与的数据管理工作组，负责数据管理工作的具体实施和各部门间的协调，并为各部门进行的数据管理工作进行具体指导。保证数据管理工作的统一规划、统一实施、统一管理。（4）加强数据质量管理，建立全面的数据质量保障机制数据的准确性和可用性是数据管理工作的核心，所以必须对数据进行全程质量控制，确保数据的真实、完整和有效。数据质量管理是一项系统工程，涵盖数据质量问题的预防、识别、度量、分析、监控、清洗等内容。（5）做好数据管理系统的安全防护，确保数据的安全性首先要对数据和相应的存储介质按照其重要性进行分类，赋予相应的保密级别

7、，重要的介质要按照实际需要进行备份，防止数据损毁丢失，并由专人进行管理，未经允许不得随意挪动。其次，要加强数据生命周期的全过程管理，管理过程要覆盖数据从产生到失去使用价值或进行销毁的所有环节。最后，要建立定期检查和清理制度，对重要介质和数据要对其进行定期检查，及时更换超过安全保存期限的介质。（6）立足应用，做好数据的挖掘和分析工作首先，在系统构建时要强化数据管理系统的数据分析功能，为用户提供联机数据分析服务，根据用户要求在线输出可视化分析结果。其次，图书馆数据管理机构应该进行专业化的数据分析工作，根据教学管理和科研的需要，有重点的进行数据分析挖掘，主动提供相关研究报告，进行数据推送服务。此外，

8、在提供丰富的分析服务的同时还要根据不同用户对数据的不同需求提供个性化服务3 高校图书馆数据管理系统的实现3.1 数据管理体系整体框架整个体系框架由三层构成，分别是战略层、控制层、技术层。战略层是对数据管理工作的总体规划，负责描述数据治理的总体战略、实施步骤和发展目标等纲领性内容。控制层起着承前启后的作用，负责描述和控制数据管理工作的具体内容和各模块的具体划分，通过组织架构、规章制度、工作流程、标准体系、质量控制、安全防护、权限设定和元数据管理等工作实现数据管理目标。技术层关系到各项规划功能的具体实现，包括系统开发、运维、数据组织和系统平台的测试等内容。3.2 数据管理角色和职责分工数据认责是数

9、据管理工作的核心内容之一，数据管理的参与者主要包括以下几类：数据所有者包括科研人员和各单位，他们是数据管理的重要参与人，他负责按照相关规定提交基础数据。录入人员由各院系和部门指定，负责从所在单位的数据所有者接受数据，对其进行初步审核，按照数据所有者的要求和有关规定进行数据录入。管理员是整个数据管理团队的总协调者，由图书馆数据管理馆员和学校信息化部门的人员组成，负责各项数据管理制度的具体落实和数据库的日常管理与维护。用户需求是数据管理工作的出发点和落脚点，用户需要掌握数据库使用的方法和技能，熟悉数据库的功能，按照要求合理是利用数据资源。同时，用户还可以向数据所有者和录入人员提出使用数据库过程中存在的各种问题。4 结语数据管理既是一项重要的基础性工作，又是一项复杂的系统性工作，需要学校各个部门共同参与。数据管理体系框架的构建是数据管理工作的基础，它为数据管理工作的真正实现提供了保障，所以要科学、系统的进行规划。我们要立足于应用进行数据管理工作，提高数据服务能力和服务水平，不断拓